แยกโฟลว์ออกเป็นกระบวนการแบบอัตโนมัติที่เล็กลง
เมื่อคุณตั้งค่าระบบอัตโนมัติ ให้พยายามออกแบบโฟลว์ของคุณเพื่อที่คุณจะได้ไม่มีระบบอัตโนมัติเดียวที่ครอบคลุมกระบวนการทั้งหมด มีสาเหตุหลายประการที่คุณควรสร้างหลาย ๆ โฟลว์ที่เล็กลง:
การบำรุงรักษาง่ายกว่า
การจัดการข้อผิดพลาดไม่จำเป็นต้องซับซ้อน
หลายคนสามารถทำงานในระบบอัตโนมัติได้
ไม่จำเป็นต้องรีสตาร์ทระบบอัตโนมัติตั้งแต่ต้นหากขั้นตอนล้มเหลว
ในตัวอย่างด้านล่าง มีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติหนึ่งระบบสำหรับขั้นตอนการอนุมัติ ซึ่งครอบคลุมกระบวนการต่าง ๆ ด้วยระบบอัตโนมัติเดียว
แผนภาพแสดงกระบวนการธุรกิจที่สร้างรายงานค่าใช้จ่าย กระบวนการธุรกิจทั้งหมดถูกตั้งค่าเป็นระบบอัตโนมัติแบบยาวเพียงขั้นตอนเดียวโดยมีขั้นตอน 10 ขั้นตอนให้ทำ
ตัวอย่างเช่น หากกระบวนการชำระเงินคืนล้มเหลว ระบบอัตโนมัติทั้งหมดจะถือว่าล้มเหลว หากข้อกำหนดหรือข้อกำหนดสำหรับการค้นหารายละเอียดการธนาคารของพนักงานมีการเปลี่ยนแปลง กระบวนการทั้งหมดจะต้องถูกระงับจนกว่าจะมีการอัปเดต
แต่คุณสามารถแยกระบบอัตโนมัติออกเป็นโมดูลได้ ดังที่แสดงในภาพต่อไปนี้
การทำงานอัตโนมัติครั้งที่สองเริ่มต้นเมื่อสถานะถูกอัปเดตเป็นการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดเสร็จสมบูรณ์ หากได้รับการอนุมัติ ผลลัพธ์จะถูกส่งทางอีเมลและสถานะถูกตั้งค่าเป็นอนุมัติ หากคำขอถูกปฏิเสธ คำขอจะร้องขอการแก้ไข ระบบอัตโนมัติที่สามเริ่มทำงานเมื่อสถานะถูกอัปเดตเป็นอนุมัติ ระบบจะค้นหารายละเอียดการธนาคารของพนักงานโดยอัตโนมัติและคืนเงินให้กับพนักงานและจัดเก็บรายงานค่าใช้จ่าย
ในตัวอย่างนี้ การทำงานอัตโนมัติ #2 ขึ้นอยู่กับการทำงานอัตโนมัติก่อนหน้านี้ในการตั้งค่าสถานะของรายงานค่าใช้จ่ายเป็น "การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดเสร็จสมบูรณ์" อย่างไรก็ตาม หากมีปัญหากับระบบอีเมลและ การทำงานอัตโนมัติ #2 ล้มเหลว งานใน การทำงานอัตโนมัติ #1 จะยังคงเสร็จสมบูรณ์ เฉพาะงานในการทำงานอัตโนมัติ #2 จะต้องเริ่มต้นใหม่