พวกเขาสร้างหรือแก้ไขข้อมูลหรือไม่

การทำความเข้าใจกับงานในขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณสามารถตอบคำถาม โซลูชันจำเป็นต้องเก็บข้อมูลใดๆ หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น ข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องเก็บ ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาสำหรับแต่ละองค์ประกอบข้อมูลที่โซลูชันเก็บ

มีฟอร์มเดิมหรือไม่

วันนี้มีฟอร์มเอกสารปัจจุบันหรือฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลนี้ในหรือไม่ ฟอร์มดังกล่าวสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเมื่อคุณคิดถึงเค้าโครงของหน้าจอ และวิธีการเก็บข้อมูล

นอกจากนี้ ให้คิดถึงฟอร์มวิกฤตแบบวิกฤต:

• ควรมีการนำเสนอองค์ประกอบข้อมูลตามลำดับอื่นที่สอดคล้องกับวิธีการเก็บของคุณมากกว่านี้หรือไม่

• ฟอร์มสามารถแบ่งออกเป็น แบบแยกย่อย ขนาดเล็ก ที่อนุญาตให้ส่วนต่างๆ ของกระบวนการเกิดขึ้นในแบบคู่ขนาน มากกว่าหนึ่งในเวลาเดียวกันได้หรือไม่

เก็บข้อมูลอะไรบ้าง

ข้อมูลอะไรที่จะถูกเก็บ เรียกว่าอะไร นี่เป็นชื่อจริงจากแหล่งข้อมูล หรือชื่อสามัญที่ใช้ในส่วนนี้ของธุรกิจ คุณอาจต้องแมปชื่อข้อมูลในแหล่งข้อมูลกับชื่อที่ "เป็นมิตร" ที่ผู้ใช้ของคุณรู้

มีลำดับชั้นของข้อมูลหรือไม่ ตัวอย่างเช่น รายงานค่าใช้จ่ายแต่ละรายการสามารถมีหลายค่าใช้จ่าย และบางประเภทค่าใช้จ่ายต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

ข้อมูลใดที่สร้างขึ้นจากสูตรหรือการคำนวณ

มีการคำนวณที่ทำเพื่อสร้างข้อมูลหรือไม่ ถ้าใช่ จะต้องจัดเก็บผลลัพธ์ที่คำนวณได้หรือไม่ หรือจะปรากฏขึ้นในขณะที่ใช้งานแอปเท่านั้น ข้อมูลที่สามารถคำนวณใหม่ได้ตลอดเวลา (เช่น ผลรวมของรายการหรือจำนวน) อาจไม่จำเป็นต้องเก็บไว้

ตัวอย่างเช่น ID เฉพาะของรายงานค่าใช้จ่ายของเราจะถูกสร้างขึ้นโดยใช้วันที่วันนี้และชื่อพนักงาน จำเป็นต้องมีการจัดเก็บจึงไม่เคยเปลี่ยนแปลง เราจะคำนวณผลรวมย่อยค่าใช้จ่ายและผลรวมทั้งหมดด้วย แต่เนื่องจากสามารถคำนวณใหม่ได้ทุกเมื่อจากข้อมูลอื่นในรายงาน เราจึงไม่จำเป็นต้องบันทึกแยกต่างหาก

ต้องระบุข้อมูลหรือไม่

สำหรับขั้นตอนของกระบวนการนี้ ข้อมูลนี้ จำเป็นต้องระบุ เพื่อให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ หากจำเป็น ทำไมถึงจำเป็นต้องระบุ จำเป็นต้องระบุข้อมูลในบางสถานการณ์เท่านั้นใช่ไหม

ข้อมูลประเภทใด

ข้อมูลประเภทใดที่จะต้องเก็บ

• ข้อความแบบอิสระ: มีความยาวชุดที่อนุญาตหรือไม่ รายการของฟิลด์นี้ขึ้นอยู่กับฟิลด์อื่น (ตัวอย่างเช่น ค่าฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง เช่น ตัวเลือกเมนูแบบหล่นลงของ อื่นๆ) หรือไม่ มีรายการเริ่มต้นที่ควรเติมข้อมูลหรือไม่ ข้อความมาจากข้อมูลอื่นหรือไม่

• ตัวเลข: เป็นเปอร์เซ็นต์ใช่ไหม เป็นจำนวนเต็มใช่ไหม จำเป็นต้องมีจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่แน่นอนหรือไม่ มีจำนวนต่ำสุดหรือสูงสุดที่กำหนดไว้สำหรับตัวเลขนี้หรือไม่ ตัวเลขนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนอื่น (ตัวอย่างเช่น ไม่สามารถมากกว่าหรือน้อยกว่ารายการอื่น) หรือไม่ มีหมายเลขเริ่มต้นที่ควรให้ไว้ หรือหมายเลขที่คำนวณจากรายการอื่นๆ หรือไม่

• วันที่: รูปแบบใดที่คุณควรใช้สำหรับวันที่ ควรมีทั้งวันที่และเวลาหรือไม่ มีกฎสำหรับวันที่ (ขั้นต่ำ หรือสูงสุด ไม่สามารถมาก่อนวันนี้) หรือไม่ มีการคำนวณ (เช่น "เจ็ดวันนับจากวันนี้") หรือไม่ มีวันที่เริ่มต้นที่ควรเติมข้อมูลหรือไม่

• ตัวเลือก: การตอบสนองควรจำกัดเฉพาะชุดคำตอบหรือไม่ คำตอบที่ถูกต้องคืออะไร การตอบสนองขึ้นอยู่กับองค์ประกอบข้อมูลอื่นหรือไม่ มีตัวเลือกเริ่มต้น หรือค่าเริ่มต้นตามองค์ประกอบข้อมูลอื่นหรือไม่ คุณอนุญาตให้เลือกได้เพียงตัวเลือกเดียว หรือสามารถเลือกหลายตัวเลือกพร้อมกันได้หรือไม่

• รูปภาพหรือวิดีโอ: ควรเก็บรูปภาพหรือวิดีโอหรือไม่ รูปภาพหรือวิดีโอจะถูกเก็บจากกล้องในอุปกรณ์ของผู้ใช้หรือไม่ นี่เป็นรูปภาพหรือวิดีโอที่เข้ามาทางอีเมลหรือไม่ มี AI ใดบ้างที่ควรใช้กับภาพนี้ (เช่น ตรวจจับองค์ประกอบของภาพ)

คุณจะวางข้อมูลวันนี้ที่ไหน

เมื่อคุณแก้ปัญหาทางธุรกิจวันนี้ ข้อมูลจะถูกเก็บที่ไหน จะกลับไปสู่ระบบที่มีอยู่หรือไม่ จะเป็นสเปรดชีตหรือไม่ จะถูกเก็บเลยหรือไม่

หากข้อมูลยังไม่ได้รับการจัดเก็บแบบดิจิทัล คุณจะสร้างที่เก็บข้อมูล ซึ่งจะกล่าวถึงใน ข้อมูลอยู่ที่ไหน

อีกสิ่งที่ควรพิจารณาคือ ข้อมูลนี้มีประโยชน์ต่อกระบวนการอื่นๆ ในองค์กรหรือไม่ กระบวนการอื่นสามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติได้หรือไม่ หากมีข้อมูลนี้อยู่

มีคนใช้ข้อมูลนี้ในกระบวนการภายหลังหรือไม่

มีขั้นตอนต่อไปในกระบวนการที่ใช้ข้อมูลนี้หรือไม่ พวกเขาใช้ข้อมูลนี้อย่างไร หากข้อมูลนี้มีอยู่ก่อนหน้านี้ในกระบวนการ กระบวนการต่อไปที่สามารถเริ่มต้นบรรทัดก่อนหน้านี้หรือทำงานในแบบคู่ขนานหรือไม่

บางครั้งการดำเนินการอัตโนมัติช่วยลดเวลาโดยรวมในการแก้ปัญหาทางธุรกิจ เพราะข้อมูลจะพร้อมใช้งานก่อนหน้านี้ และผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่ทำงานเกี่ยวกับการแก้ปัญหาสามารถทำงานได้เร็วขึ้น สิ่งนี้สามารถนำไปสู่คุณค่าทางธุรกิจที่ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ใครบ้างที่ได้รับประโยชน์จากข้อมูลนี้นอกกระบวนการนี้

มีทีมหรือกระบวนการอื่นที่สามารถใช้ข้อมูลที่บันทึกในกระบวนการนี้ได้หรือไม่ (ไม่ใช่ขั้นตอนภายหลังในกระบวนการ แต่เป็นกระบวนการอื่นในธุรกิจที่อาจรวบรวมข้อมูลเดียวกันนี้ หรืออาจใช้ข้อมูลนี้ได้)

ผู้ใช้ทางธุรกิจบางครั้งเพียงคิดว่าอยู่ในขอบเขตของสิ่งที่พวกเขาทำในแต่ละวัน หากคุณย้อนกลับไป คุณจะเห็นโอกาสที่จะขยายข้อมูลนี้ไปสู่กระบวนการอื่นๆ ที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้หรือไม่ หลายครั้ง กระบวนการนั้นทำด้วยตนเองเนื่องจากกระบวนการในพื้นที่อื่นไม่มีวิธีการในการรับข้อมูล ขณะนี้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติ มีโอกาสที่กระบวนการอื่นจะสร้างในกระบวนการนี้หรือไม่

ตัวอย่าง: การสร้างข้อมูลรายงานค่าใช้จ่าย

นี่คือองค์ประกอบข้อมูลบางส่วนในเวิร์กชีพสำหรับกระบวนการเก็บรายงานค่าใช้จ่าย

ระดับข้อมูล	รายการข้อมูล	ชนิดรายการ	สามารถแก้ไขได้	รูปแบบที่อนุญาต	การตรวจสอบความถูกต้อง	ค่าเริ่มต้น / การคำนวณ
รายงานค่าใช้จ่าย	จำนวนรายงานค่าใช้จ่าย	Text	ไม่		ไม่สามารถเว้นว่างไว้	"EXP" + วันที่ (YYYYMMDD) + หมายเลขผู้ใช้
รายการค่าใช้จ่าย	วันที่ของค่าใช้จ่าย	Date	ได้	MM-DD-YYYY	ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ในอนาคต
รายการค่าใช้จ่าย	ชนิดของค่าใช้จ่าย	ตัวเลือก	ได้	เลือกจากรายการ: ท่องเที่ยว อาหาร โรงแรม การขนส่ง ที่จอดรถ อุปกรณ์	ไม่สามารถเว้นว่างไว้
รายการค่าใช้จ่าย	จำนวนเงิน	ตัวเลข	ได้	###,###.##	ไม่สามารถเว้นว่าง สามารถเป็นค่าลบ
รายการค่าใช้จ่าย	ใบเสร็จ	รูปภาพ	ได้	JPG, PNG	จำเป็นถ้าจำนวนมากกว่า $74.99
รายการค่าใช้จ่าย	ค่าใช้จ่ายที่เบิกได้	ใช่/ไม่ใช่	ได้	ใช่/ไม่ใช่		ค่าเริ่มต้นคือ ไม่
รายละเอียดค่าใช้จ่าย	นามสกุลของแขก	Text	ได้	สิ่งใด	จำเป็นสำหรับ อาหาร - ค่าใช้จ่ายประเภทที่จำนวนเงินมากกว่า $75

ในตัวอย่างนี้ มีการบันทึกข้อมูลสามระดับ (สิ่งนี้จะมีความสำคัญมากในขั้นตอนการออกแบบสำหรับการออกแบบหน้าจอและการออกแบบที่จัดเก็บข้อมูล)

• รายงานค่าใช้จ่าย : องค์ประกอบเหล่านี้จะถูกบันทึกหนึ่งครั้งสำหรับรายงานค่าใช้จ่ายโดยรวม

• รายการค่าใช้จ่าย : องค์ประกอบเหล่านี้จะถูกบันทึกสำหรับแต่ละค่าใช้จ่ายที่ถูกรายงานในรายงานค่าใช้จ่ายนี้ รายการค่าใช้จ่ายหลายรายการสามารถเชื่อมโยงกับรายงานค่าใช้จ่ายเดียวกัน

• รายละเอียดค่าใช้จ่าย : องค์ประกอบเหล่านี้เกี่ยวข้องกับรายการค่าใช้จ่ายเฉพาะ อาหาร และ โรงแรม และช่วยแยกประเภทค่าใช้จ่ายเหล่านั้นออกเป็นสองประเภท หากรายการค่าใช้จ่ายคือ อาหาร ชื่อแขก และ บริษัทของแขก จำเป็นต้องระบุ หากรายการค่าใช้จ่ายคือ โรงแรม ประเภทของค่าใช้จ่าย และ จำนวน จำเป็นต้องระบุ—และจำนวนของแต่ละรายการเหล่านี้จะต้องเท่ากับจำนวนของรายการค่าใช้จ่าย

ข้อมูลที่จะแสดงในแอปแต่ไม่ได้เก็บไว้ที่ใด เป็นการคำนวณแบบทันที:

• รวมรายการค่าใช้จ่ายลงในรายงานค่าใช้จ่ายทั้งหมด

• รวมรายละเอียดค่าใช้จ่ายลงในรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมด

• นับจำนวนรายการในรายงานค่าใช้จ่าย

• ตรวจสอบว่ารายงานค่าใช้จ่ายทั้งหมดเกินวงเงินอนุมัติสำหรับผู้จัดการของผู้ส่งหรือไม่

ข้อมูลที่ถูกเก็บในระหว่างกระบวนการรายงานค่าใช้จ่าย จะต้องผ่านรายการในระบบการเงิน อย่างไรก็ตาม รายงานค่าใช้จ่ายเองไม่ได้ถูกจัดเก็บออนไลน์ บนกระดาษเท่านั้นในขณะนี้ ดังนั้นจึงไม่มีระบบที่จะนำข้อมูลนี้ไปใช้ เราจะต้องสร้างขึ้นมา

การมีข้อมูลค่าใช้จ่ายทั้งหมดนี้ จะนำไปใช้ในการวิเคราะห์ในอนาคตหากเราจัดเก็บเป็นแบบดิจิทัล ตัวอย่างเช่น หากพนักงานทุกคนพักที่โรงแรมเดียวกันเมื่อเดินทาง การจัดซื้อสามารถดึงข้อมูลค่าใช้จ่ายและอาจเจรจาต่อรองในอัตราที่ดีกว่า เราจะบันทึกสิ่งนี้ไว้ในแผนโครงการของเรา

ขั้นตอนถัดไป: กฎทางธุรกิจคืออะไร

หมายเหตุ

บอกให้เราทราบเกี่ยวกับภาษาที่คุณต้องการในคู่มือ ทำแบบสำรวจสั้นๆ (โปรดทราบว่าแบบสำรวจนี้เป็นภาษาอังกฤษ)

แบบสำรวจนี้ใช้เวลาทำประมาณเจ็ดนาที ไม่มีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคล)