รับข้อมูลอีเมลที่สำคัญและการตอบกลับฉบับร่าง

การดึงข้อมูลสำคัญจากอีเมลของลูกค้าอย่างรวดเร็วและการร่าง การตอบ ที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับตัวแทน ส่วนบริการลูกค้า ที่ยุ่งอยู่ Microsoft 365 Copilot สำหรับการบริการ ทำมันให้คุณในเวลาเพียงไม่กี่วินาทีใช่ไหม? เมื่อคุณเปิดอีเมลใน Outlook, Copilot สำหรับการบริการจะแสดงสรุปข้อมูลที่สำคัญที่สุดในอีเมล ร่างการตอบกลับได้อย่างง่ายดายด้วยสรุปที่แสดงในแผงด้านข้าง หรือง่ายกว่านั้น ให้ Copilot สำหรับการบริการร่างการตอบกลับให้คุณ ใช้ AI เพื่อสร้างแบบร่างที่แนะนำตามเนื้อหาและบริบทของอีเมล ใช้แบบร่างที่แนะนำตามที่เป็นอยู่หรือเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการตอบกลับของคุณเอง

เนื้อหาที่แนะนำไม่ได้แทนที่เนื้อหาใดๆ ที่มีอยู่ในเนื้อหาของอีเมลตอบกลับของคุณ แต่จะผนวกเข้ากับเนื้อหาที่มีอยู่

ดูข้อมูลอีเมลที่สำคัญ

Copilot สำหรับการบริการสร้างสรุปข้อมูลที่สำคัญสำหรับอีเมลหรือเธรดอีเมลที่มีอักขระอย่างน้อย 1,000 ตัวหรือประมาณ 180 คำ สรุปเป็นรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่มีความยาวไม่เกิน 400 อักขระ การ์ด ข้อมูลอีเมลที่สำคัญ ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ข้อมูลอีเมลที่ใช้ในสรุปอีเมลพร้อมหมายเลขอ้างอิง เลือกหมายเลขอ้างอิงเพื่อดูข้อความที่อ้างอิงที่ถูกต้องจากอีเมลและชื่อบุคคลที่อ้างถึง
• ร่างปุ่มอีเมล เพื่อตอบกลับอีเมลด้วยความช่วยเหลือจาก AI
• ตัวเลือกในการคัดลอกสรุปหรือแชร์ความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้

ร่างอีเมลด้วย Copilot

เมื่อคุณเลือก ร่างอีเมล ในบานหน้าต่าง Copilot สำหรับการบริการ คุณสามารถเลือกพร้อมท์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้เพื่อร่างการตอบกลับ:

• เสนอการโทร: เสนอที่จะโทรหาลูกค้าในวันเดียวกันหรือวันถัดไป
• ขอข้อมูลเพิ่มเติม: ขอรายละเอียดเพิ่มเติมจากลูกค้าเพื่อช่วยแก้ไขปัญหา
• แสดงความเห็นอกเห็นใจด้วยคำติชม: มอบ การตอบ ที่แสดงความเห็นอกเห็นใจให้กับลูกค้าที่แสดงความคิดเห็นเรื่องร้องเรียน
• ให้รายละเอียดผลิตภัณฑ์/บริการ: เสนอรายละเอียดหรือตอบคำถามลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะ
• แก้ไขปัญหาของลูกค้า: การให้แนวทางแก้ไขและขั้นตอนการแก้ไขปัญหา หากมี ให้กับปัญหาของลูกค้า
• กำหนดเอง: ช่วยให้คุณสามารถระบุคำเตือนสำหรับการตอบกลับของคุณเอง

ใช้พร้อมท์ที่กำหนดเอง

ใช้พร้อมท์ที่กำหนดเองเพื่อรวมประเด็นการพูดคุย ระบุวัตถุประสงค์ของคุณสำหรับอีเมล และกำหนดความยาวและโทนเสียง จากนั้นเลือกลูกศร สร้างการตอบ เพื่อสร้างการตอบ ตรวจสอบ การตอบ เสมอ ก่อนที่จะแชร์กับลูกค้าของคุณ คุณสามารถแก้ไขพร้อมท์ที่กำหนดเองเหนือได้ หากจำเป็น และเลือก รีเฟรช เพื่ออัปเดตการตอบ

หมายเหตุ

• เนื้อหาที่มีอยู่ในเนื้อหาอีเมลจะไม่ถูกแทนที่ เนื้อหาที่แนะนำจะถูกผนวกเข้ากับเนื้อหาที่มีอยู่ในเนื้อความอีเมล
• คุณสามารถสร้างเนื้อหาที่แนะนำสำหรับอีเมลที่มีที่อยู่อีเมลภายในได้ หากที่อยู่อีเมลทั้งหมดเป็นแบบภายใน คุณจะเห็นตัวเลือกในการป้อนพร้อมท์ที่กำหนดเองเท่านั้น หากคุณเพิ่มที่อยู่อีเมลภายนอก ประเภทการตอบกลับที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะสามารถใช้งานได้

ในบานหน้าต่างพร้อมท์ที่กำหนดเอง คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้:

• เมื่อคุณป้อนพร้อมท์ที่กำหนดเอง พร้อมท์ที่แนะนำจะแสดงตามบริบทของอีเมลของคุณ คุณสามารถเลือกพร้อมท์ที่แนะนำเพื่อเพิ่มลงในกล่องข้อความของพร้อมท์ที่กำหนดเองได้
• คุณสามารถวางเมาส์เหนือเนื้อหาที่แนะนำ เลือกไอคอน รายการโปรด เพื่อบันทึกพร้อมท์ เลือกแท็บรายการโปรดเพื่อดูและใช้พร้อมท์ที่บันทึกไว้ คุณสามารถล้างไอคอนรายการโปรดเพื่อลบพร้อมท์ออกจากแท็บรายการโปรดของคุณได้
• หากต้องการสร้างคำแนะนำอื่น ให้เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม

ตรวจสอบและคัดลอกการตอบกลับที่แนะนำ

เมื่อคุณเลือกหนึ่งในพร้อมท์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า Copilot จะสร้างการตอบกลับที่แนะนำ แบบร่างอีเมลที่แนะนำมีดังต่อไปนี้:

• แสดงกรณีที่ใช้ในการสร้างเนื้อหาอีเมล คุณสามารถเลือกกรณีอื่นได้หากแบบร่างไม่ตรงกับความต้องการของคุณ
• ตัวเลือกในการปรับแต่งเนื้อหา คุณสามารถกำหนดแบบร่างอีเมลที่แนะนำเพิ่มเติมได้โดยการระบุพร้อมท์ใหม่ที่สร้างขึ้นจากคำแนะนำก่อนหน้า ซึ่งช่วยให้คุณปรับแต่งการตอบกลับอีเมลของคุณได้ คุณสามารถปรับความยาวและโทนเสียงของแบบร่างหรือเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมให้กับแบบร่างอีเมลได้โดยใช้ ปรับแบบร่าง
• แบบร่างอีเมลที่สร้างโดย Copilot สำหรับการบริการเป็นภาษาเดียวกันกับอีเมล อย่างไรก็ตาม คุณสามารถตั้งค่าแบบร่างอีเมลเป็นภาษาอื่นได้โดยใช้ตัวเลือก ภาษาแบบร่าง ใน ปรับแบบร่าง
• ตัวเลือกเพิ่มเติมช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้นใหม่หรือคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าของแบบร่างที่สร้างขึ้นได้

ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น จากนั้นเลือก เพิ่มลงในอีเมล เพื่อให้แอปพลิเคชันวางเนื้อหาลงในเนื้อความอีเมล

หมายเหตุ

เนื้อหาที่มีอยู่ในเนื้อความอีเมลจะไม่ถูกแทนที่ เนื้อหาที่แนะนำจะต่อท้ายเนื้อหาที่มีอยู่ในเนื้อความอีเมล

คุณยังสามารถเลือก คัดลอกไปยังอีเมล เพื่อคัดลอกการตอบทั้งหมดไปยังแบบร่างของคุณ หรือเลือกส่วนหนึ่งของคำตอบและใช้เมนูคลิกขวาเพื่อคัดลอกและวางส่วนที่เลือก