การจัดการเอกสารกับการรวม Microsoft Teams

การจัดการเอกสารด้วย SharePoint ช่วยให้คุณสามารถจัดการประเภทเอกสารทั่วไป เช่น Word, Excel, PowerPoint และ OneNote นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อบันทึกและจัดการเอกสารเหล่านั้นในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (เช่น Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) ที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint

ด้วยการรวม Microsoft Teams กับ Dynamics 365 คุณสามารถใช้การจัดการเอกสารกับ Microsoft Teams ได้ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารร่วมกันและซิงค์เอกสารกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าโดยอัตโนมัติโดยใช้ SharePoint สำหรับผู้เช่าแต่ละราย จะมีอินสแตนซ์ SharePoint เพียงรายการเดียว เอกสารใน Dynamics 365 และไฟล์ใน Microsoft Teams เหมือนกันบนเว็บไซต์ SharePoint ไซต์ย่อยอาจแตกต่างกัน แต่ไซต์รากจะเหมือนกัน

ไม่มีความสัมพันธ์แบบอัตโนมัติระหว่างสิทธิ์ใน SharePoint กับสิทธิ์ในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า หากต้องการเข้าถึงเอกสารระหว่าง Microsoft Teams และแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า คุณต้องได้รับสิทธิ์อย่างชัดเจนในการใช้การจัดการเอกสารสำหรับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าและ SharePoint สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม: สิทธิ์ที่ต้องการสำหรับงานการจัดการเอกสาร

ใช้แท็บ ไฟล์ ใน Microsoft Teams หรือแท็บ เอกสาร ในแอปการมีส่วนร่วมกับลูกค้าของคุณ เพื่อจัดเก็บและจัดการเอกสารในบริบทของเรกคอร์ดในเซิร์ฟเวอร์ SharePoint เอกสารจะจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ที่อนุญาตให้ผู้ใช้บน Microsoft Teams สามารถเข้าถึงเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ได้ตราบเท่าที่ผู้ใช้มีสิทธิ์ที่เหมาะสม

การเข้าถึงไฟล์ใน Microsoft Teams หรือแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าสำหรับผู้ใช้จะขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึงไซต์ SharePoint ที่จัดเก็บไฟล์ไว้

หมายเหตุ

• ผู้ใช้ที่เป็นผู้เยี่ยมชมใน Microsoft Teams จะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อพวกเขาพยายามเข้าถึงเรกคอร์ดแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าที่ปักหมุดไว้
• ผู้ใช้ที่เป็นส่วนหนึ่งของช่องทาง Microsoft Teams หรือทีมที่สามารถเข้าถึงแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้าจะไม่สามารถเข้าถึงเรกคอร์ดใน Microsoft Teams ได้

คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับ

1. ผู้ใช้ที่เป็นแขกใน Microsoft Teams มีสิทธิ์เข้าถึงเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 หรือไม่

ไม่ พวกเขาจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อพยายามเข้าถึงเรกคอร์ดที่ปักหมุดไว้

2. ผู้เข้าร่วมแชทและช่องทาง Microsoft Teams สามารถดูเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ที่ปักหมุดไว้ได้หรือไม่หากพวกเขาไม่มีสิทธิ์การใช้งาน Dynamics 365

ไม่ พวกเขาจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อพยายามเข้าถึงเรกคอร์ดที่ปักหมุดไว้

3. ฉันสามารถเพิ่มเอกสารลงในเรกคอร์ดของฉันได้หรือไม่หากไม่ได้ปักหมุดไว้ที่ช่องทาง Microsoft Teams

ขึ้นอยู่กับว่าผู้เช่า Dynamics 365 ของคุณมีตั้งค่าการรวม SharePoint หรือไม่ ถ้าคุณมีการเปิดใช้งานการรวม SharePoint แล้ว คุณสามารถเพิ่มเอกสารได้

หากคุณไม่มีการเปิดใช้งานการรวม SharePoint คุณจะต้องปักหมุดเรกคอร์ดไว้ที่ช่องทาง Microsoft Teams มิฉะนั้นคุณจะไม่สามารถเพิ่มเอกสารลงในเรกคอร์ดได้

4. จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันเพิ่มเอกสารลงในช่องทาง Microsoft Teams ที่เชื่อมต่อกับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 แล้วลบสมาชิกออกจากช่องทาง

ขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 หรือไม่

หากพวกเขามีสิทธิ์ในการเข้าถึงเรกคอร์ดแอป ผู้ใช้สามารถแก้ไขเรกคอร์ดใน Dynamics 365 แต่ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์จาก Dynamics 365 SharePoint หรือ Microsoft Teams ได้

หากพวกเขาไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ผู้ใช้จะได้รับข้อผิดพลาดและไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์จาก Dynamics 365 SharePoint หรือ Microsoft Teams ได้

5. ผู้ใช้จะได้รับสิทธิ์ใดบ้างเมื่อฉันเพิ่มพวกเขาในช่องทาง Microsoft Teams ที่ปักหมุดเรกคอร์ดและเอกสารเพิ่มในแท็บไฟล์

ขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 หรือไม่

หากพวกเขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ผู้ใช้จะสามารถแก้ไขเรกคอร์ดใน Dynamics 365 และ Microsoft Teams พวกเขายังจะได้อ่าน เขียน ลบไฟล์จาก Dynamics 365 SharePoint และ Microsoft Teams

หากพวกเขาไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ของคุณ พวกเขาจะได้รับข้อผิดพลาด แต่มีสิทธิ์ในการอ่าน เขียน ลบเมื่อมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์จาก Dynamics 365 SharePoint หรือ Microsoft Teams ได้

6. ที่ตั้งของ SharePoint ของแท็บไฟล์ Microsoft Teams เทียบกับแท็บเอกสารของเรกคอร์ด Dynamics 365 ที่เกี่ยวข้องคืออะไร

ข้อมูลด้านล่างนี้ใช้เมื่อไม่ได้เปิดใช้งานการรวม SharePoint สำหรับเอนทิตีใน Dynamics 365

เมื่อเพิ่มไฟล์จากเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ที่เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams เอกสารจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ SharePoint ที่มีพาธไฟล์ [ชื่อทีม]> เอกสาร> [ชื่อช่องทาง]> [ชื่อไฟล์] ไฟล์สามารถมองเห็นได้ในแท็บไฟล์ของช่องทาง Microsoft Teams และตารางที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของเรกคอร์ดแอป Dynamics 365

การเพิ่มไฟล์จากเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับช่องทาง Teams เป็นไปไม่ได้ เนื่องจาก SharePoint ไม่ได้เปิดใช้งานการรวม

เมื่อเพิ่มไฟล์จากช่องทาง Microsoft Teams ที่เชื่อมโยงกับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 เอกสารจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ SharePoint ที่มีพาธไฟล์ [ชื่อทีม]> เอกสาร > [ชื่อช่องทาง] > [ชื่อไฟล์] ไฟล์สามารถมองเห็นได้ในทั้งแท็บไฟล์ของช่องทาง Microsoft Teams และตารางที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของเรกคอร์ดแอป Dynamics

เมื่อเพิ่มไฟล์จากช่องทาง Teams ที่ไม่เชื่อมโยงกับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 เอกสารจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ SharePoint ที่มีพาธไฟล์ [ชื่อทีม]> เอกสาร > [ชื่อช่องทาง] > [ชื่อไฟล์] ไฟล์สามารถมองเห็นได้ในแท็บไฟล์ของช่องทาง Microsoft Teams

เมื่อช่องทาง Microsoft Teams มีหลายเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ที่เชื่อมโยงกัน เอกสารจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ SharePoint ที่มีพาธไฟล์ [ชื่อทีม]> เอกสาร > [ชื่อช่องทาง] > [ชื่อไฟล์] ไฟล์สามารถมองเห็นได้ในช่องทาง Microsoft Teams จากแท็บไฟล์และกริดที่เชื่อมโยงของเอกสารสำหรับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับช่องทาง

เมื่อเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams ไฟล์ที่เพิ่มไปแล้วในช่องทาง Microsoft Teams แสดงในตารางที่เกี่ยวข้องกับเอกสารสำหรับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 นั้น

ถ้าก่อนหน้านี้มีการเชื่อมโยงเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 กับช่องทาง Microsoft Teams และผู้ใช้เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams ใหม่ มีการเพิ่มตำแหน่งเอกสารอื่นใน Dynamics 365 สำหรับช่องทาง Microsoft Teams ใหม่ที่เกี่ยวข้องกับการเรกคอร์ด ผู้ใช้สามารถสลับไปมาระหว่างตำแหน่งที่ตั้งเอกสาร

7. ที่ตั้งของ SharePoint ของแท็บไฟล์ Microsoft Teams เทียบกับแท็บเอกสารของเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ที่เกี่ยวข้องคืออะไร

ข้อมูลด้านล่างนี้ใช้เมื่อเปิดใช้งานการรวม SharePoint สำหรับเอนทิตี Dynamics 365

เมื่อเพิ่มไฟล์ไปเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ที่เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams จากตำแหน่งที่ตั้งเอกสารสำหรับช่องทาง Microsoft Teams เอกสารจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ SharePoint ที่มีพาธไฟล์ [ชื่อทีม]> เอกสาร> [ชื่อช่องทาง]> [ชื่อไฟล์] ไฟล์สามารถมองเห็นได้ในทั้งแท็บไฟล์ของช่องทาง Microsoft Teams และกริดที่เชื่อมโยงเอกสารสำหรับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ในตำแหน่งที่ตั้งเอกสารสำหรับช่องทาง Microsoft Teams

เมื่อเพิ่มไฟล์ลงในเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ที่เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams ผ่านตำแหน่งที่ตั้งเอกสารสำหรับไซต์เริ่มต้น เอกสารจะถูกเก็บไว้ในไซต์ SharePoint ค่าเริ่มต้นที่ตั้งค่าด้วยสภาพแวดล้อม Dynamics 365 เอกสารไม่ปรากฏในแท็บไฟล์ Microsoft Teams สำหรับช่องทางที่เกี่ยวข้องกับเรกคอร์ด

เมื่อเพิ่มไฟล์จากเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ที่ไม่เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams ที่เอกสารถูกเก็บไว้ในไซต์ SharePoint ค่าเริ่มต้นที่ตั้งค่าด้วยสภาพแวดล้อม Dynamics 365

เมื่อเพิ่มไฟล์จากช่องทาง Microsoft Teams ที่เชื่อมโยงกับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 เอกสารจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ SharePoint ที่มีพาธไฟล์ [ชื่อทีม]> เอกสาร > [ชื่อช่องทาง] > [ชื่อไฟล์] ไฟล์สามารถมองเห็นได้ในทั้งแท็บไฟล์ของช่องทาง Microsoft Teams และกริดที่เชื่อมโยงเอกสารสำหรับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ในตำแหน่งที่ตั้งเอกสารสำหรับช่องทาง Microsoft Teams

เมื่อช่องทาง Microsoft Teams มีหลายเรกคอร์ด Dynamics ที่เชื่อมโยงกัน เอกสารจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ SharePoint ที่มีพาธไฟล์ [ชื่อทีม]> เอกสาร > [ชื่อช่องทาง] > [ชื่อไฟล์] ไฟล์สามารถมองเห็นได้ในแท็บไฟล์ของช่องทาง Microsoft Teams และกริดที่เชื่อมโยงของเอกสารในตำแหน่งที่ตั้งเอกสารสำหรับช่องทาง Microsoft Teams สำหรับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 ทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับช่องทาง

เมื่อเรกคอร์ด Dynamics เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams ไฟล์ที่เพิ่มไปแล้วในช่องทาง Microsoft Teams แสดงในตารางที่เกี่ยวข้องกับเอกสารสำหรับเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 นั้นในตำแหน่งที่ตั้งเอกสารสำหรับช่องทาง Microsoft Teams

เมื่อเรกคอร์ด Dynamics เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams ไฟล์ที่เพิ่มลงในเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 แล้ว (ไซต์ SharePoint ตามค่าเริ่มต้นที่ตั้งค่าด้วยสภาพแวดล้อม Dynamics 365) ไฟล์จะไม่ปรากฏในแท็บไฟล์ของช่องทาง Microsoft Teams และยังคงเป็นไซต์ SharePoint ค่าเริ่มต้นที่ตั้งค่าด้วยสภาพแวดล้อม Dynamics 365

ถ้าก่อนหน้านี้มีการเชื่อมโยงเรกคอร์ดแอป Dynamics 365 กับช่องทาง Microsoft Teams และผู้ใช้เชื่อมโยงกับช่องทาง Microsoft Teams ใหม่ มีการเพิ่มตำแหน่งเอกสารอื่นในแอป Dynamics 365 สำหรับช่องทาง Microsoft Teams ใหม่ที่เกี่ยวข้องกับการเรกคอร์ด ผู้ใช้สามารถสลับไปมาระหว่างตำแหน่งที่ตั้งเอกสาร

8. ใครสามารถดูตำแหน่งใดได้บ้าง

สิทธิ์ให้ดูตำแหน่งขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้ในโฟลเดอร์ใน SharePoint ถ้าโฟลเดอร์ SharePoint สร้างในช่องทาง Microsoft Teams จากนั้นผู้ใช้จะได้รับสิทธิ์ในการอ่านและเขียน

9. ฉันได้ลบผู้ใช้รายหนึ่งออกจากช่องทาง Microsoft Teams แต่พวกเขายังคงสามารถเข้าถึงเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องจาก Dynamics 365 ฉันจะจำกัดความสามารถในการเปิด แก้ไข และลบเอกสารจาก Dynamics 365 ได้อย่างไร

การเข้าถึงไฟล์ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้ใน SharePoint หากต้องการจำกัดผู้ใช้ไม่ให้เข้าถึงไฟล์เหล่านี้ ให้ลบผู้ใช้ออกจากไซต์ SharePoint

10. จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันลบบัญชี Microsoft Teams

ไฟล์จะถูกลบออกจาก Dynamics 365 และ SharePoint