ภาพรวมใบขอซื้อ

บทความนี้อธิบายลำดับงานใบขอซื้อและสถานะต่างๆ ที่ใบขอซื้อมี

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าองค์กรของคุณ คุณสามารถสร้างใบขอซื้อสำหรับผลิตภัณฑ์ที่องค์กรของคุณใช้ ใบขอซื้อเป็นเอกสารภายในที่อนุญาตให้แผนกจัดซื้อซื้อสินค้าหรือบริการได้

หลังจากใบขอซื้อได้รับอนุมัติ จะสามารถใช้ในการสร้างใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารภายนอกที่แผนกจัดซื้อส่งให้กับผู้จัดจำหน่าย

การสร้างใบขอซื้อ

คุณสามารถสร้างใบขอซื้อบนหน้า ใบขอซื้อของฉัน และเลือกสินค้าและบริการที่คุณต้องการได้ คุณสามารถเลือกรายการจากแค็ตตาล็อกการจัดซื้อที่องค์กรของคุณสร้างไว้ หรือคุณสามารถร้องขอสินค้าที่ไม่พบในแค็ตตาล็อก โดยการเลือกประเภทการจัดซื้อ และป้อนรายละเอียดผลิตภัณฑ์

ก่อนที่คุณจะสามารถส่งใบขอซื้อเพื่อการตรวจทานได้ ลำดับงานต้องมีการตั้งค่าคอนก่อน คุณใช้ลำดับงานเพื่อย้ายใบขอซื้อโดยผ่านกระบวนการตรวจทาน จากสถานะการเริ่มต้นที่ ร่าง ไปเป็นสถานะขั้นสุดท้าย อนุมัติ

สถานะของใบขอซื้อ

เมื่อคุณสร้างใบสั่งซื้อใหม่ ใบสั่งซื้อนั้นจะถูกกำหนดสถานะ และสถานะยังถูกกำหนดให้กับทุกรายการที่คุณเพิ่มลงในใบสั่งซื้ออีกด้วย เมื่อคุณส่งใบขอซื้อไปยังลำดับงานสำหรับการตรวจทาน สถานะของใบสั่งซื้อและสถานะของแต่ละรายการจะมีการปรับปรุงตามที่เคลื่อนที่ผ่านแต่ละลำดับงาน

คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกกระบวนการลำดับงานใบขอซื้อเพื่อกำหนดเส้นทางใบขอซื้อผ่านกระบวนการตรวจทานเป็นเอกสารเดียว อีกทางหนึ่งคือ รายการบนใบสั่งซื้อสามารถกำหนดเส้นทางโดยแยกกันตามผู้ตรวจทานที่เหมาะสม ถ้าบรรทัดใบขอซื้อถูกตรวจทานโดยแยกกัน สถานะของแต่ละรายการใบขอซื้อสามารถอัพเดตในฐานะรายการเคลื่อนที่ผ่านกระบวนการตรวจทาน เมื่อกระบวนการตรวจทานรายการทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้ว และไม่มีขั้นตอนการตรวจทานคงเหลือสำหรับใบสั่งซื้อ สถานะของใบสั่งซื้อทั้งหมดยจะถูกอัพเดต

ลำดับงานของการขอเสนอซื้อ

แผนภาพต่อไปนี้แสดงสถานะต่าง ๆ ที่กำหนดให้กับใบสั่งซื้อและรายการใบขอซื้อ ตามที่เคลื่อนที่ผ่านแต่ละลำดับงาน

ความสัมพันธ์ระหว่างส่วนหัวของใบขอซื้อและสถานะรายการ

สถานะโดยรวมของใบขอซื้อจะขึ้นอยู่กับสถานะของรายการใบขอซื้อ ดังนั้น กระบวนการตรวจทานของรายการใบขอซื้อทั้งหมดต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อน จึงสามารถดำเนินการกระบวนการตรวจทานสำหรับรายการใบขอซื้อทั้งหมดให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แผนภาพต่อไปนี้แสดงสถานะต่าง ๆ ที่กำหนดให้กับส่วนหน้าของใบขอซื้อและรายการ ตามที่ใบขอซื้อเคลื่อนที่ผ่านแต่ละลำดับงาน

สถานะใบขอซื้อ	สถานะรายการใบขอซื้อ	คำอธิบาย
ร่าง	ร่าง	ใบขอซื้อและรายการใบขอซื้อถูกสร้างขี่นแล้ว แต่ยังไม่ได้ส่งเพื่อตรวจทาน ใบขอซื้อและรายการใบขอซื้อที่มีสถานะเป็น แบบร่าง สามารถถูกปรับเปลี่ยนได้ ใบขอซื้อและรายการใบขอซื้อยังมีสถานะเป็น แบบร่าง ถ้าถูกเรียกคืน แต่ไม่ได้ถูกส่งอีกครั้งเพื่อการตรวจทาน หมายเหตุ:คุณสามารถส่ง หรือเรียกคืนใบสั่งซื้อในระดับเอกสารได้ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถส่งหรือเรียกคืนรายการใบขอซื้อเดี่ยวได้
อยู่ระหว่างการตรวจทาน	อยู่ระหว่างการตรวจทาน ปฏิเสธแล้ว	ถ้าลำดับงานมีการกำหนดค่าคอนฟิกเพื่อกำหนดรายการใบขอซื้อของกับผู้ตรวจทานแต่ละคน แต่ละรายการสามารถมีสถานะเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทาน หรือ ปฏิเสธแล้ว ได้ สถานะของใบสั่งซื้อจะถูกอัพเดตเมื่อกระบวนการตรวจทานรายการใบสั่งซื้อทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้ว และไม่มีขั้นตอนการตรวจทานคงเหลือสำหรับใบสั่งซื้อ อยู่ระหว่างการตรวจทาน– รายการใบขอซื้อถูกส่งเพื่อตรวจทาน เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการลำดับงานสำหรับรายการใบขอซื้อ สถานะของรายการนั้นยังคงเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทาน จนกว่ารายการใบขอซื้อที่เหลือทั้งหมดจะได้รับการตรวจทาน ปฏิเสธแล้ว – มีการปฏิเสธรายการใบขอซื้อ รายการใบขอซื้อที่ถูกปฏิเสธแล้วสามารถทำการปรับปรุงและส่งใหม่ได้ ถ้าคุณส่งรายการใบขอซื้อที่ถูกปฏิเสธแล้วอีกครั้ง กระบวนการตรวจทานจะเริ่มต้นใหม่สำหรับรายการทั้งหมดในใบขอซื้อที่ยังคงอยู่ในระหว่างการตรวจทาน หมายเหตุ: คุณสามารถเรียกคืนใบขอซื้อที่ส่งไปแล้วได้ เมื่อคุณเรียกคืนใบขอซื้อ รายการใบขอซื้ออื่น ๆ จะถูกเรียกคืนเช่นกัน สามารถลบรายการใบขอซื้อที่ถูกเรียกคืนได้
ปฏิเสธแล้ว	ปฏิเสธแล้ว	ใบขอซื้อและรายการใบขอซื้อทั้งหมดถูกปฏิเสธ ใบขอซื้อและรายการใบขอซื้อทั้งหมดถูกปฏิเสธแล้ว สามารถส่งใหม่ได้
อนุมัติแล้ว	อนุมัติแล้ว ยกเลิก ปิดแล้ว	เมื่อกระบวนการตรวจทานรายการใบขอซื้อทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้ว และไม่มีขั้นตอนการตรวจทานคงเหลือสำหรับใบขอซื้อ อนุมัติ – กระบวนการตรวจทานสำหรับรายการใบขอซื้อเสร็จสมบูรณ์แล้ว และรายการได้รับการอนุมัติ ถูกยกเลิก – รายการใบขอซื้อถูกอนุมัติ แต่ไม่ได้ถูกยกเลิก เนื่องจากไม่เป็นที่ต้องการอีกต่อไป เฉพาะรายการใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้วเท่านั้นจึงสามารถยกเลิกได้ ปิดแล้ว – รายการใบขอซื้อได้รับอนุมัติ และเอกสารถูกสร้างขึ้นแล้ว ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อ ถ้าวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อคือเพื่อการใช้งาน ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้นตามรายการใบขอซื้อ ถ้าวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อคือการเติมสินค้า จะมีการสร้างเอกสารการเติมสินค้าหนึ่งฉบับขึ้นไป
ยกเลิก	ยกเลิก	ใบขอซื้อที่เลือกและรายการใบขอซื้อทั้งหมดได้ถูกยกเลิก หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ต้องการสินค้าที่อยู่ในรายการใบขอซื้ออีกต่อไป คุณต้องยกเลิกรายการใบขอซื้อ หากได้รับอนุมัติแล้ว เฉพาะรายการใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้วเท่านั้นจึงสามารถยกเลิกได้ ถ้ามีรายการใบขอซื้อใดอยู่ในระหว่างการตรวจทาน ใบสั่งซื้อจะมีสถานะเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทาน ในกรณีนี้ คุณสามารถเรียกคืนใบสั่งซื้อและลบรายการใบขอซื้อได้ตามความเหมาะสม
ปิดแล้ว	ปิดแล้ว ยกเลิก	ใบขอซื้ออยู่ในสถานะปิด และมีการสร้างเอกสารการเติมสินค้าหนึ่งฉบับขึ้นไป ปิดแล้ว – รายการใบขอซื้อได้รับอนุมัติ และเอกสารถูกสร้างขึ้นแล้ว ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อ ถ้าวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อคือเพื่อการใช้งาน ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้นตามรายการใบขอซื้อ ถ้าวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อคือการเติมสินค้า จะมีการสร้างเอกสารการเติมสินค้าหนึ่งฉบับขึ้นไป ถูกยกเลิก – รายการใบขอซื้อถูกอนุมัติ แต่ไม่ได้ถูกยกเลิก เนื่องจากไม่เป็นที่ต้องการอีกต่อไป เฉพาะรายการใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้วเท่านั้นจึงสามารถยกเลิกได้ หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่ต้องการสินค้าในรายการใบขอซื้อที่ปิดแล้ว คุณต้องยกเลิกรายการบนเอกสารการเติมสินค้าที่สร้างขึ้นสำหรับรายการใบขอซื้อ

การกระจายต้นทุนทางการเงินหลายบัญชี

คุณสามารถกระจายต้นทุนของผลิตภัณฑ์ที่รวมอยู่ในใบขอซื้อไปยังหลายบัญชีทางการเงิน ถ้าองค์กรของคุณใช้มิติ เช่น ศูนย์ต้นทุน และแผนก คุณสามารถกระจายต้นทุนของผลิตภัณฑ์ไปยังกับมิติสำหรับบัญชีทางการเงิน

วัตถุประสงค์ของใบขอซื้อ

วัตถุประสงค์ของการจัดหาวัตถุดิบทำให้กระบวนการของการเติมเต็มความต้องการจัดหายืดหยุ่นยิ่้งขึ้น เมื่อคุณสร้างใบขอซื้อ คุณสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ได้หนึ่งหรือสองประการ: การใช้งานหรือการเติมสินค้า ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อและการตั้งค่าองค์กรของคุณ ความต้องการจัดหาวัตถุดิบสามารถเติมเต็มได้โดยใบสั่งซื้อ ใบสั่งโอนย้าย ใบสั่งผลิต หรือคัมบัง

สำหรับนโยบายการจัดซื้อ คุณสามารถควบคุมวัตถุประสงค์ในใบขอซื้อที่พร้อมให้ใช้งานเมื่อมีการสร้างใบสั่งสำหรับองค์กรของคุณ

การจัดซื้อที่มีวัตถุประสงค์ในปริมาณการใช้

ใบขอซื้อที่มีวัตถุประสงค์ในการใช้วัสดุแสดงถึงความต้องการสำหรับสินค้าหรือบริการ ที่จะใช้เป็นการภายในองค์กรของคุณ ความต้องการที่สร้างขึ้นโดยใบขอซื้อชนิดนี้ จะถูกตอบสนองโดยใบสั่งซื้อเสมอ ถ้า Supply Chain Management ถูกตั้งค่าให้สร้างใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างหลังจากที่ใบขอซื้อได้รับการอนุมัติ

การจัดซื้อที่มีวัตถุประสงค์ในการเติมสินค้า

ใบขอซื้อที่มีวัตถุประสงค์ในการเติมสินค้า แสดงถึงความต้องการในการเติมสินค้าในสินค้าคงคลัง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างใบขอซื้อในการเติมสินค้าเพื่อที่สินค้าจะสามารถขายได้ในที่ตั้งการขายปลีกเฉพาะ ณ เวลาที่ระบุไว้ ความต้องการที่สร้างขึ้นตามใบขอซื้อชนิดนี้ที่สามารถเติมเต็มโดยใบสั่งซื้อ ใบสั่งโอนย้าย ใบสั่งผลิต หรือคัมบัง

เมื่อวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อคือการเติมสินค้า ความต้องจะแสดงเป็นปริมาณแทนยอดเงิน ดังนั้น บัญชีภาระผูกพัน การควบคุมงบประมาณ กฎทางธุรกิจสำหรับการกำหนดสินทรัพย์ถาวร (BRAD) การบัญชีของโครงกา และกฎใด ๆ ที่เกี่ยวข้องจึงไม่สามารถใช้ได้ เฉพาะผลิตภัณฑ์ที่มีการเก็บในคลัง และนำออกมาใช้กับนิติบุคคลที่ระบุ จึงสามารถตอบสนองความต้องของใยขอเติมสินค้าได้ เมื่อต้องการกำหนดผลิตภัณฑ์ที่พร้อมใช้งานเมื่อวัตถุประสงค์ของใบขอซื้อคือการเติมสินค้า ใช้หน้า กฎนโยบายการเข้าถึงประเภทการเติมสินค้า

เมื่อต้องการใช้ใบขอซื้อที่มีวัตถุประสงค์ของการเติมสินค้า ต้องตั้งกำหนดการหลักให้รวมถึงความต้องการของใบขอซื้อด้วย วิธีการเติมสินค้าสำหรับความต้องการที่สร้างขึ้นตามใบขอซื้อชนิดนี้ คือกำหนดโดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับนโยบายการจัดหาวัสดุที่มีการตั้งค่าสำหรับสินค้าในองค์กรของคุณ และวางแผนไว้โดยใช้กำหนดการหลัก

ใบขอซื้อและคำขอใบเสนอราคา

ในบางกรณี คุณต้องเริ่มต้นกระบวนการคำขอใบเสนอราคา (RFQ) เพื่อระบุผู้จัดจำหน่ายและราคาสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ร้องขอในใบขอซื้อ คุณสามารถสร้าง RFQ เมื่อใบขอซื้ออยู่ในระหว่างการตรวจทาน เมื่อคุณยอมรับการประมูล ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดจำหน่าย ราคา และอื่น ๆ จะถูกโอนย้ายไปที่ใบขอซื้อ

คุณสามารถระงับใบสั่งซื้อโดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ถูกระงับ บนหน้า รายละเอียดใบขอซื้อ ได้ กระบวนการของใบสั่งซื้อสามารถดำเนินต่อหลังจากคุณยกเลิกการระงับด้วยการล้างกล่องกาเครื่องหมายเท่านั้น

หมายเหตุ

ใน eProcurement RFQ สำหรับใบขอซื้อของคุณอาจอนุญาตผู้จัดจำหน่ายให้เพิ่มรายการสำรองได้ ในกรณีนี้ ใบขอซื้อของคุณจะแสดงตัวเลือกที่ได้รับอนุมัติ

การรวมบัญชีตามความต้องการ

ด้วยการรวมรายการใบขอซื้อจากหลายใบขอซื้อ คุณสามารถเพิ่มอำนาจการเจรจาต่อรองของคุณกับผู้จัดจำหน่ายของคุณ เพื่อให้ได้รับราคาที่ดีขึ้น ลดค่าจัดส่งสินค้าและค่าจัดการ ต้นทุน และลดต้นทุนค่าใช้จ่ายได้

รายการใบขอซื้อมีสิทธิได้รับรวมความต้องการเฉพาะเมื่อคำสั่งต่อไปนี้เป็นจริง:

• ใบขอซื้อได้รับอนุมัติแล้ว
• ใบขอซื้อเป็นไปตามเงื่อนไขกฎนโยบายการจัดซื้อสำหรับการประมวลผลและความต้องการรวมบัญชีด้วยตนเอง

รายการใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วและตรงตามเกณฑ์สำหรับการประมวลผลด้วยตนเองจะปรากฏในหน้า นำใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้วออกใช้ ถ้ารายการใบขอซื้อเป็นไปตามเงื่อนไขสำหรับการรวมความต้องการด้วย คุณสามารถเพิ่มรายการในโอกาสการรวมบัญชี

โอกาสการรวมบัญชีคือ ชุดของรายการใบขอซื้อที่จัดกลุ่มเข้าด้วยกัน เพื่อที่เจ้าหน้าที่จัดซื้อจะสามารถเจรจาข้อตกลงที่ดีที่สุดกับผู้จัดจำหน่ายได้ รายการใบขอซื้อที่คุณเลือกสำหรับโอกาสการรวมบัญชีปรากฏบนหน้า การรวมบัญชีใบขอซื้อ คุณสามารถปรับเปลี่ยนรายการในหน้านี้ ถ้าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มรายการใหม่ไปยังโอกาสการรวมบัญชี หรือลบรายการที่มีอยู่ได้

หลังจากที่คุณเพิ่มรายการใบขอซื้อไปยังโอกาสการรวมบัญชี และทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็นแล้ว คุณสามารถสร้างใบสั่งซื้อสำหรับการซื้อแบบรวมรายการใบขอซื้อ

หมายเหตุ

การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับรายการใบขอซื้อในหน้า การรวมบัญชีใบขอซื้อ จะแสดงให้เห็นในใบสั่งซื้อที่คุณสร้างขึ้น อย่างไรก็ตาม รายการจะยังคงไม่เปลี่ยนแปลงในใบขอซื้อเพื่อให้ประวัติถูกรักษาไว้

ในการสร้างใบสั่งซื้อสำหรับรายการใบขอซื้อที่ไม่มีสิทธิ์สำหรับการรวมความต้องการ หรือที่ไม่ได้เลือกโอกาสการรวมบัญชี คุณต้องดำเนินรายการด้วยตนเอง

รายการรวมบัญชีใบขอซื้อ

กระบวนการสำหรับการรวมความต้องการเริ่มต้นเมื่อใบขอซื้อได้รับการอนุมัติในลำดับงานและการจองงบประมาณ และมีการบันทึกภาระผูกพันที่เกิดขึ้น ถ้ามีการตั้งค่าคอนฟิกการควบคุมงบประมาณสำหรับองค์กรของคุณ แผนภาพต่อไปนี้จะแสดงให้เห็นลำดับกระบวนการสำหรับการรวมความต้องการ แผนภาพต่อไปนี้แสดงขั้นตอนสำหรับการรวมความต้องการ

เมื่อต้องการรวมรายการใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ตรวจทานรายการใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติที่ระงับไว้สำหรับการประมวลผลด้วยตนเอง และที่มีสิทธิ์ในการรวบรวม
2. เลือกรายการที่จะเพิ่มไปยังโอกาสในการรวบรวม
3. สร้างโอกาสการรวมบัญชีใหม่ หรือเพิ่มรายการไปยังโอกาสการรวมบัญชีที่มีอยู่
4. ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นใดๆ ไปยังรายการใบขอซื้อ และลบสินค้าในรายการใบขอซื้อที่ไม่ต้องการอีกต่อไป เพื่อรวมไว้ในโอกาสการรวมบัญชี
5. สร้างใบสั่งซื้อสำหรับรายการใบขอซื้อที่รวมบัญชี หรือสำหรับการสั่งซื้อรายการใบขอซื้อในโอกาสการรวมบัญชี

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

สร้างใบขอซื้อเพื่อปริมาณการใช้

ลำดับงานของใบขอซื้อ