ภาพรวมของการจัดซื้อและการจัดหา

บทความนี้ให้ภาพรวมของฟังก์ชันที่พร้อมใช้งานในโมดูลการจัดหาและการจัดซื้อ

การจัดซื้อและการจัดหาครอบคลุมขั้นตอนทั้งหมดจากการระบุความต้องการสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการผ่านการจัดซื้อผลิตภัณฑ์ การรับสินค้า การออกใบแจ้งหนี้ และการประมวลผลการชำระเงินกับผู้จัดจำหน่าย กระบวนการการจัดซื้อสามารถถูกตั้งค่าคอนฟิกไปยังความต้องการทางธุรกิจ โดยการกำหนดลำดับงานและนโยบายการจัดซื้อ

การระบุความต้องการสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการ

ความต้องการสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการอาจเกิดขึ้นจาก ใบขอซื้อ ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานต้องการใช้ผลิตภัณฑ์ แค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ สามารถตั้งค่าเป็นคู่มือการเลือกผลิตภัณฑ์ที่มีให้เลือก หรือสามารถมีการร้องขอผลิตภัณฑ์ที่ยังไม่ได้ทำให้พร้อมใช้งานในแค็ตตาล็อก ซึ่งอนุญาตให้แผนกจัดซื้อสามารถพิจารณาวิธีการจัดหาผลิตภัณฑ์ได้

วงเงิน สามารถใช้เพื่อจำกัดค่าใช้จ่ายในการจัดหาวัตถุดิบ และ ลำดับงานการซื้อ เพิ่มตัวเลือกของการอนุมัติที่จำเป็นก่อนมีการสั่งซื้อเกิดขึ้น โดยยังสามารถระบุการปันส่วนเงินทุนงบประมาณได้ด้วย ถ้าจำเป็น

แผนกจัดซื้อระบุซัพพลายเออร์สำหรับผลิตภัณฑ์และบริการที่ต้องการ และนี่สามารถเกี่ยวข้องกับ คำขอใบเสนอราคา ที่จะส่งออกไปยังซัพพลายเออร์หลายรายที่มีความเป็นไปได้ สามารถแบ่งปันข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ที่มีการร้องขอ และผู้จัดจำหน่ายที่เป็นไปได้สามารถดูข้อมูลเหล่านี้ได้ว่าพวกเขาสามารถจัดส่งผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกันได้หรือไม่ ผู้จัดจำหน่ายส่งคืนการสั่งซึ่งมีการตรวจทานโดยแผนกจัดซื้อก่อนที่จะเลือกซัพพลายเออร์ที่พวกเขาต้องการจัดซื้อ

ใบสั่งซื้อรวมตัวเลือกเพื่อส่ง การสอบถามเกี่ยวกับการซื้อ ไปยังผู้จัดจำหน่าย ให้เป็นทางเลือกที่มีรายะละเอียดมากขึ้นสำหรับกระบวนการคำขอใบเสนอราคา การสอบถามเกี่ยวกับการซื้อสามารถใช้เพื่อช่วยในการสร้างเงื่อนไข เช่น ราคา ส่วนลด และวันที่รับสินค้าสำหรับใบสั่ง ถ้ามีการตั้งค่าผู้จัดจำหน่ายที่จะใช้พอร์ทัล ผู้จัดจำหน่าย จะมีการปิดใช้งานฟังก์ชันการสอบถามเกี่ยวกับการซื้อ ใบสั่งจะถูกใช้ร่วมกันบนพอร์ทัลผู้จัดจำหน่าย แทน และเมื่อ การยืนยันคำขอ ถูกส่ง ผู้จัดจำหน่ายสามารถยืนยันใบสั่งได้โดยตรง

แค็ตตาล็อกของผู้จัดจำหน่าย สามารถใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการจัดประเภทผลิตภัณฑ์ที่ผู้จัดจำหน่ายสามารถจัดส่งได้ ผู้จัดจำหน่ายสามารถเผยแพร่แค็ตตาล็อกของตนเองได้ ดังนั้นจึงเป็นการง่ายกว่าที่จะรักษาให้แค็ตตาล็อกเป็นข้อมูลล่าสุด สามารถแนบ รายการผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับอนุมัติ กับผลิตภัณฑ์ และการดำเนินงานนี้ช่วยแนะนำการเลือกผู้จัดจำหน่ายเมื่อมีการเปิดใบสั่งซื้อใหม่ และป้องกันไม่ให้มีการใช้ผู้จัดจำหน่ายโดยไม่ได้ตั้งใจ

การจัดซื้อ

ใบสั่งซื้อ สามารถสร้างได้หลายวิธีดังนี้:

• ตามผลของการวางแผนหลักซึ่งระบุความต้องการที่ต้องมีการซื้อ กระบวนการนี้สร้างใบสั่งซื้อที่วางแผนไว้ และเมื่อใบสั่งซื้อเหล่านี้ถูกนำออกใช้ ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้น
• โดยผ่านการประมวลผลใบขอซื้อที่ส่งผลต่อการจัดซื้อ
• โดยผ่านการประมวลผลของข้อตกลงใบสั่งซื้อ ที่มีการสร้างใบสั่งซื้อให้เป็นใบสั่งที่นำออกใช้จากข้อตกลง มีการใช้โดยทั่วไปเมื่อข้อตกลงการซื้อถูกใช้เพื่อแสดงใบสั่งซื้อแบบล็อตใหญ่
• แบบด้วยตนเอง เมื่อใบสั่งซื้อที่สร้างขึ้นไม่ขึ้นกับเอกสารอื่น

ใบสั่งซื้อที่ถูกกำหนดค่าด้วย ลำดับงานการอนุมัติการซื้อ ต้องมีการอนุมัติก่อนที่จะถูกบันทึกเป็นอนุมัติแล้ว และจำเป็นต้องดำเนินการนี้ก่อนจึงจะสามารถประมวลผลใบสั่งต่อได้

ใบสั่งซื้อได้รับการ ยืนยัน เพื่อแสดงว่ามีการสร้างข้อตกลงกับผู้จัดจำหน่าย จากนั้นใบสั่งซื้อจะค่อยๆดำเนินงานผ่านสถานะต่างๆจนกระทั่งมีการออกใบแจ้งหนี้หรือถูกยกเลิกในที่สุด

เมื่อคุณสร้างใบสั่งซื้อ ฟิลด์หลายฟิลด์จะถูกเติมข้อมูลไว้ล่วงหน้าด้วยค่าที่เป็นค่าเริ่มต้นจากข้อมูลที่เก็บไว้เกี่ยวกับผู้จัดจำหน่ายในหน้า ผู้จัดจำหน่าย นี่หมายความว่ามีการจำกัดจำนวนฟิลด์ที่คุณต้องกรอกข้อมูลในใบสั่งซื้อ ถึงแม้ว่าคุณสามารถเลือกที่จะแทนที่ค่าเริ่มต้นได้

ราคาและส่วนลด

ราคาและส่วนลดมีข้อมูลเกี่ยวกับราคา ส่วนลด และเงื่อนไขของเงินคืนที่พวกเขาเสนอให้ ราคาและส่วนลดสามารถแสดงเป็น ข้อตกลงทางการค้า ข้อตกลงทางการค้าแสดงรายการราคาของผู้จัดจำหน่ายที่มีราคาหรือส่วนลด และมีชุดของวันที่เฉพาะสำหรับข้อตกลงมีผลบังคับใช้ ราคาและส่วนลดสามารถมีการเจรจาต่อรอง และแสดงผ่าน ข้อตกลงการซื้อ ด้วยเงื่อนไขเช่น ข้อผูกมัดการซื้อในปริมาณหรือจำนวนเงินที่กำหนดเป็นเงื่อนไขเบื้องต้นสำหรับเงื่อนไขการเจรจา ข้อตกลงเงินคืน สามารถถูกสร้างขึ้นด้วยผู้จัดจำหน่ายที่การจัดซื้อสินค้าหรือกลุ่มผลิตภัณฑ์หนึ่งๆ อาจทริกเกอร์เงินคืนจากผู้จัดจำหน่ายที่ขึ้นอยู่กับยอดซื้อหรือปริมาณ

ตัวเลือกการจัดส่ง

มีตัวเลือกต่างๆสำหรับกระบวนการจัดส่งที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อ ผลิตภัณฑ์ที่สั่งสามารถถูกแบ่งออกเป็นกำหนดการ การจัดส่ง ที่บางส่วนของปริมาณที่สั่งสามารถมีการวางแผนสำหรับการจัดส่งในวันที่ที่แตกต่างกัน การจัดส่งยังสามารถรวม การจัดส่งโดยตรง ซึ่งเริ่มต้นมาจากใบสั่งขายที่ก่อให้เกิดการสร้างบันทึกการจัดส่งในใบสั่งขายในเวลาเดียวกัน ตามที่มีการบันทึกในใบรับสินค้าในใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อยังอาจเป็นส่วนหนึ่งของห่วงโซ่ ใบสั่งระหว่างบริษัท ยังมีการอ้างอิงเป็นใบสั่งซื้อระหว่างบริษัทที่ผลิตภัณฑ์ถูกสั่งซื้อจากใบสั่งขายระหว่างบริษัทที่ตรงกัน ในสถานการณ์นี้ บางขั้นตอนถูกสร้างขึ้นระหว่างใบสั่งระหว่างบริษัทที่เกี่ยวข้องสองรายการ

สินค้าเสริม

ผลิตภัณฑ์สามารถถูกตั้งค่าให้รวม สินค้าเสริมได้ ทั้งนี้เพื่อนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ที่มีการสั่ง ผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมอาจจำเป็น หรืออาจเป็นทางเลือก ในบางกรณี อาจเพิ่มสินค้าเสริมเป็นผลิตภัณฑ์ฟรีที่มาพร้อมกับการซื้อผลิตภัณฑ์อื่นๆ

ค่าธรรมเนียมใบสั่งซื้อ

สามารถกำหนดค่าธรรมเนียมให้กับใบสั่งซื้อ ซึ่งอาจเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติโดยใช้การตั้งค่าของค่าธรรมเนียมอัตโนมัติ หรือโดยการเพิ่มค่าธรรมเนียมด้วยตนเอง สามารถกำหนดค่าธรรมเนียมให้กับใบสั่งที่ระดับส่วนหัว หรือที่ระดับรายการใบสั่ง สามารถตั้งค่าการลงบัญชีของค่าธรรมเนียมในวิธีที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าค่าธรรมเนียมให้มีการลงบัญชีเป็นต้นทุนสินค้า ถ้าคุณทำเช่นนี้ ค่าธรรมเนียมต้องถูกกำหนดที่ระดับรายการใบสั่งก่อนที่จะสามารถยืนยันใบสั่งได้ มีตัวเลือกที่ช่วยในการปันส่วนค่าธรรมเนียมจากส่วนหัวของใบสั่งไปยังรายการต่างๆ

ใบรับสินค้าและการออกใบแจ้งหนี้

โดยทั่วไปใบสั่งซื้อที่รวมผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่จริงต้องการ การลงทะเบียนการมาถึง ให้เกิดขึ้นภายในคลังสินค้า และหลังจากนี้ ใบรับสินค้า จะมีการลงทะเบียนสำหรับใบสั่ง ใบสั่งซื้อที่มีผลิตภัณฑ์ที่ตอบสนองใบขอซื้ออาจถูกตั้งค่าคอนฟิก เพื่อให้พนักงานที่ร้องขอผลิตภัณฑ์ยังจำเป็นต้องมี การยืนยันการรับสินค้า

ใบสั่งซื้อบางรายการมีผลิตภัณฑ์ที่เป็นบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ไม่ใช่ทางกายภาพอื่นๆ ที่ไม่มีความจำเป็นในการรับสินค้าในคลังสินค้า ผลิตภัณฑ์สามารถถูกสร้างเป็นบริการหรือ ประเภทการจัดซื้อ ที่สามารถใช้ได้โดยตรงในใบสั่งซื้อสำหรับใบสั่งดังกล่าวได้ ด้วยใบสั่งเหล่านี้ บางครั้งมีการข้ามการลงบัญชีใบรับสินค้า และมีการออกใบแจ้งหนี้ให้ใบสั่งโดยตรง หรืออีกทางหนึ่งคือ มีการลงทะเบียนใบรับสินค้าในใบสั่งซื้อโดยไม่มีการลงทะเบียนการมาถึงก่อนหน้าใดๆ

การรับผลิตภัณฑ์อาจส่งผลต่อปริมาณการใช้อัตโนมัติสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ ซึ่งรวมถึงปริมาณการใช้โดยนัยที่มีการจัดส่งโดยตรง ปริมาณการใช้วัสดุในโครงการ หรือการลงบัญชีผลิตภัณฑ์เป็นสินทรัพย์ถาวร

เมื่อ ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย มาถึงจากผู้จัดจำหน่าย ใบแจ้งหนี้อาจถูกบันทึกใน ทะเบียนใบแจ้งหนี้ ที่ไม่ขึ้นกับใบสั่งซื้อก่อน และหลังจากนั้นจะถูกอนุมัติเป็นเรกคอร์ดโดยเทียบกับใบสั่งซื้อ การบันทึกใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายด้วยใบสั่งซื้อรวมการจับคู่ของใบรับสินค้ากับใบแจ้งหนี้

การกระจายการลงบัญชี สามารถระบุได้ในใบสั่งซื้อเพื่ออธิบายวิธีการลงบัญชีที่ควรเกิดขึ้นภายในบัญชีแยกประเภท และยังสามารถกำหนดวิธีการได้รับการปันส่วนเงินทุนงบประมาณเมื่อมีการรวมอยู่ในการตั้งค่าคอนฟิกของคุณได้

ใบสั่งซื้อที่มีการออกใบแจ้งหนี้จะบันทึกหนี้สินไปยังบัญชีผู้จัดจำหน่ายภายในบัญชีเจ้าหนี้ จากที่ซึ่ง การชำระเงินของผู้จัดจำหน่าย สามารถประมวลผลได้

ประสิทธิภาพของผู้จัดจำหน่าย

ประสิทธิภาพและการตรวจทานการจัดซื้อได้รับการสนับสนุนผ่าน การจัดซื้อและรายงานบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์การใช้จ่ายและการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของผู้จัดจำหน่าย