คู่มือของผู้ดูแลระบบ Dynamics 365 for Outlook

สำคัญ

มีผลบังคับใช้ 1 ตุลาคม 2020 Dynamics 365 for Outlook ดั้งเดิม (เรียกอีกอย่างว่า Add-in ของ COM ใน Outlook) ถูกยกเลิก Microsoft จะไม่ให้การสนับสนุนหรืออัปเดตใดๆ เพิ่มเติม (รวมถึงการรักษาความปลอดภัยและการอัปเดตที่สำคัญ) ให้กับ Add-in ของ COM ใน Outlook สำหรับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing, and Field Service)

• มีผลบังคับใช้ 4 ธันวาคม 2020 Dynamics 365 for Outlook ดั้งเดิมไม่พร้อมใช้งานสำหรับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing, and Field Service) ใช้ Dynamics 365 App for Outlook แทน ที่ทันสมัย
• ผู้ใช้ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) สามารถใช้ Dynamics 365 for Outlook ดั้งเดิมต่อไปได้ และจะได้รับการอัปเดตความปลอดภัยที่สำคัญต่อไป อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้คุณเปลี่ยนไปใช้ Dynamics 365 App for Outlook ที่ทันสมัย อย่างเร็วที่สุด

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและขั้นตอนในการทำการเปลี่ยนแปลงอย่างราบรื่น ดาวน์โหลด คู่มือการวางแผนกลยุทธ์ Dynamics 365 for Outlook (add-in ของ COM)

Dynamics 365 for Outlook สามารถทำข้อความอีเมล ผู้ติดต่อ งาน และการนัดหมาย ให้ตรงกันระหว่าง Office Outlook และ Dynamics 365 (การทำข้อมูลให้ตรงกันแบบไคลเอ็นต์ถึงเซิร์ฟเวอร์) คล้ายคลึงกับการทำข้อมูลให้ตรงกันทางฝั่งเซิร์ฟเวอร์ ตัวกรองการทำข้อมูลให้ตรงกันจะถูกใช้ในการทำข้อมูลข้อความให้ตรงกันจาก Dynamics 365 ไปยัง Outlook หรือ Exchange การติดตามด้วยตนเอง หรือการใช้การติดตามตามกฎของกล่องขาเข้านั้นจะถูกนำมาใช้เพื่อทำข้อมูลข้อความให้ตรงกันจาก Exchange หรือ Outlook ไปยัง Dynamics 365

เมื่อคุณใช้ Dynamics 365 for Outlook มีแนวคิดเกี่ยวกับการทำข้อมูลให้ตรงกันบางส่วนที่เป็นประโยชน์และน่าจะทำความเข้าใจไว้ สังเกตว่า เพื่อให้ได้มาซึ่งฟังก์ชันการทำงาน Dynamics 365 for Outlook นี้ ผู้ใช้ Dynamics 365 for Customer Engagement แต่ละรายต้องเรียกใช้ Dynamics 365 for Outlook Add-in และเรกคอร์ดกล่องจดหมายของผู้ใช้ Dynamics 365 จะต้องได้รับการกำหนดค่าอย่างเหมาะสม

เมื่อคุณเลือก Dynamics 365 for Outlook เป็นวิธีในการทำข้อความให้ตรงกันในเรกคอร์ดกล่องจดหมายของผู้ใช้ อีเมล ผู้ติดต่อ การนัดหมาย และงานที่สร้างใน Outlook จะถูกทำให้ตรงกันกับหรือแอป Dynamics 365 หรือ Customer Engagement (on-premises)

สำคัญ

• คุณต้องมีรุ่นล่าสุดของ Dynamics 365 for Outlook (รุ่น 8.2.3) เพื่อเชื่อมต่อกับแอป Dynamics 365 เวอร์ชัน 8.2.3 ให้การรองรับTransport Layer Security (TLS) 1.2 ซึ่งจำเป็นสำหรับการเชื่อมต่อ Dynamics 365 for Outlook และแอป Dynamics 365 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดู การปรับปรุงสำหรับ Dynamics 365 for Outlook
• เมื่อใช้งาน Dynamics 365 for Outlook รุ่น 9.0 ในโหมดออฟไลน์ สิ่งที่แนบมากับเรกคอร์ดที่ได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกันจะไม่สามารถใช้ได้ในโหมดออฟไลน์ หากมีสิ่งที่แนบมากับเรกคอร์ด สิ่งที่แนบมานั้นจะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณกลับมาออนไลน์ หากคุณเพิ่มสิ่งที่แนบมาไปยังเรกคอร์ดในโหมดออฟไลน์ สิ่งที่แนบมาจะถูกทำข้อมูลให้ตรงกันกับเซิร์ฟเวอร์ เมื่อคุณกลับมาออนไลน์ การใช้สิ่งที่แนบมาในโหมดออฟไลน์ ให้พิจารณาบันทึกสิ่งที่แนบมากับอุปกรณ์ของคุณ
• ความสามารถทำงานแบบออฟไลน์ใน Dynamics 365 for Outlook รุ่น 9.0 ไม่สามารถใช้ได้ใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)
• การกำหนดเอง ที่มีการอ้างอิงในกลไกฐานข้อมูล SQL และอินสแตนซ์ออฟไลน์ภายในของ Dynamics 365 for Outlook ไม่ได้รับการรองรับ
• Microsoft Dynamics 365 for Outlook ไม่ถูกเปิดใช้งานบน Dataverse

Dynamics 365 for Outlook แนวคิดการทำข้อมูลให้ตรงกัน

ขอให้คำนึงถึงแนวคิดต่างๆ ต่อไปนี้เมื่อคุณใช้Dynamics 365 for Outlookเป็นเจ้าหน้าที่ในการทำข้อมูลให้ตรงกัน:

1. องค์กรที่ทำข้อมูลให้ตรงกัน สามารถระบุองค์กรที่ทำข้อมูลให้ตรงกันได้เพียงหนึ่งองค์กรเท่านั้น ถ้าคุณมีการกำหนดค่าองค์กร Dynamics 365 มากกว่าหนึ่งองค์กร คุณสามารถดูองค์กรที่ทำข้อมูลให้ตรงกันในการได้ ใน Dynamics 365 Configuration Wizard Configuration Wizard เป็นแอปพลิเคชันที่มีอยู่ใน Dynamics 365 for Outlook ขอให้สังเกตว่าคุณยังสามารถเชื่อมต่อกับองค์กรเพิ่มเติมได้โดยใช้Dynamics 365 for Outlook อย่างไรก็ตาม เมื่อไม่มีการกำหนดองค์กรเป็นองค์กรที่ทำข้อมูลให้ตรงกันใน Dynamics 365 for Outlook ข้อมูลข้อความใน Outlook นั้นจะไม่ได้รับการทำให้ตรงกันกับขององค์กรนั้น

2. กล่องจดหมายที่ทำข้อมูลให้ตรงกัน สามารถกำหนดกล่องจดหมาย Exchange หรือกล่องจดหมาย POP3 ได้เพียงกล่องเดียวสำหรับผู้ใช้ Dynamics 365 for Customer Engagement หนึ่งคน คุณไม่สามารถกำหนดกล่องจดหมายหลายๆ กล่อง และคุณไม่สามารถแม็ปผู้ใช้ Dynamics 365 for Customer Engagement มากกว่าหนึ่งคนให้กับกล่องจดหมาย Exchange หรือกล่องจดหมายอีเมล POP3 กล่องเดียวได้ กล่องจดหมายนี้จะเรียกว่ากล่องจดหมายหลัก

3. การทำข้อมูลอินสแตนซ์ Dynamics 365 for Outlook ให้ตรงกัน สามารถกำหนดอินสแตนซ์ของ Dynamics 365 for Outlook เป็นอินสแตนซ์ Dynamics 365 for Outlook ที่ทำข้อมูลให้ตรงกันได้เพียงอินสแตนซ์เดียวเท่านั้น เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้องค์กรจากพีซีเครื่องอื่นที่เรียกใช้Dynamics 365 for Outlook ที่ไม่ใช่อินสแตนซ์ Dynamics 365 for Outlookที่ทำข้อมูลให้ตรงกัน คุณจะได้รับข้อความโต้ตอบถามว่า คุณต้องการกำหนดให้อินสแตนซ์ Dynamics 365 for Outlook ปัจจุบันเป็นอินสแตนซ์ Dynamics 365 for Outlook ที่ทำข้อมูลให้ตรงกันหรือไม่ สังเกตว่า เมื่อคุณเลือกจะไม่ตั้งค่าอินสแตนซ์ Dynamics 365 for Outlook เป็นอินสแตนซ์ที่ทำข้อมูลให้ตรงกัน คุณยังคงสามารถเชื่อมต่อกับองค์กร Dynamics 365 for Customer Engagement และดำเนินงานได้ แต่ข้อมูลการรับส่งข้อความใน Outlook นั้นจะไม่ได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกันกับองค์กร Dynamics 365 for Customer Engagement

4. การทำข้อมูลให้ตรงกันแบบออฟไลน์ ความสามารถในการใช้งานแบบออฟไลน์นั้นจะใช้ SQL Server Express เป็นที่เก็บข้อมูลภายในเครื่อง เมื่อคุณเปลี่ยนเป็นโหมดออฟไลน์ หรือกลับมาออนไลน์ Dynamics 365 for Outlook จะทำข้อมูลของเรกคอร์ดสำหรับประเภทของเอนทิตีที่คุณเลือกให้ตรงกันกับ Dynamics 365 for Customer Engagement หรือ Customer Engagement (on-premises) เมื่อคุณเปลี่ยนเป็นโหมดออฟไลน์ หรือกลับมาออนไลน์ กระบวนการการทำข้อมูลให้ตรงกันที่แยกต่างหากนั้นจะเกิดขึ้น ซึ่งกระบวนการดังกล่าวนั้นไม่ใช่ส่วนหนึ่งของการทำข้อมูลการรับส่งข้อความให้ตรงกันที่อธิบายไว้ในที่นี้ ความสามารถในการใช้งานแบบออฟไลน์อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถสร้าง แก้ไข หรือลบเรกคอร์ดได้แบบออฟไลน์ และสามารถนำมาผ่านการทำข้อมูลให้ตรงกันกับ Dynamics 365 for Customer Engagement หรือ Customer Engagement (on-premises) ได้ในภายหลังเมื่อ Dynamics 365 for Outlook กลับมาออนไลน์อีกครั้ง

ประกาศเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว

หากต้องการใช้ Microsoft Dynamics 365 for Outlook คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลประจำตัวของคุณ (ที่อยู่อีเมลและรหัสผ่าน) คุณสามารถเลือกบันทึกข้อมูลนี้ภายในเครื่องเพื่อที่คุณไม่ต้องได้รับแจ้งให้ป้อนข้อมูลประจำตัวของคุณทุกครั้งที่คุณเปิด Outlook หากคุณเลือกบันทึกข้อมูลนี้ไว้ภายในเครื่อง Dynamics 365 for Outlook จะเชื่อมต่อกับ Microsoft Dynamics 365 (online) โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปิด Outlook

หลังจากที่คุณลงชื่อเข้าใช้และใช้ Dynamics 365 for Outlook เป็นครั้งแรก การเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณและ Dynamics 365 (online) จะเปิดทุกครั้งที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณสามารถเลือกปิดการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณและ Dynamics 365 โดยใช้การตั้งค่าการกำหนดค่าเท่านั้น แต่หากคุณปิดการเชื่อมต่อ Dynamics 365 for Outlook อาจมีประสิทธิภาพการทำงานลดลง

หากคุณใช้ Dynamics 365 for Outlook ในการติดตามอีเมล ชุดกิจกรรมที่เกิดขึ้นของอีเมลจะแสดงต่อผู้ใช้ในองค์กรของคุณที่มีสิทธิ์ดู

สำหรับอีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับ Dynamics 365 for Outlook จะส่งที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง ที่อยู่อีเมลของผู้รับ และบรรทัดหัวข้อของข้อความไปยัง Dynamics 365 (online) ซึ่งทำให้ Dynamics 365 (online) สามารถตรวจสอบว่าจดหมายใดๆ ควรจัดเก็บโดยบริการ Dynamics 365 (online) หรือไม่ เมื่อคุณติดตามรายการจดหมาย สำเนาของรายการนั้นจะมีการเก็บรักษาไว้โดยบริการ Dynamics 365 และสามารถมองเห็นได้โดยผู้ใช้อื่นในองค์กรของคุณที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม เมื่อคุณยกเลิกการติดตามรายการจดหมาย สำเนารายการนั้นจะมีการลบออกจาก Dynamics 365 (online) โดยอัตโนมัติเฉพาะเมื่อคุณเป็นเจ้าของรายการเท่านั้น

หากคุณใช้ Microsoft Dynamics 365 for Outlook เมื่อคุณใช้งานแบบออฟไลน์ สำเนาของข้อมูลที่ใช้งานอยู่จะมีการสร้างและจัดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ข้อมูลจะโอนย้ายจาก Dynamics 365 (online) ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณโดยใช้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัย และจะรักษาการเชื่อมโยงระหว่างสำเนาภายในเครื่องและ Dynamics 365 Online ในครั้งถัดไปที่คุณลงชื่อเข้าใช้ Dynamics 365 (online) ข้อมูลภายในเครื่องจะมีการทำให้ตรงกันกับ Dynamics 365 (online)

ผู้ดูแลระบบจะกำหนดว่าผู้ใช้ขององค์กรของคุณได้รับอนุญาตให้ใช้งานแบบออฟไลน์กับ Microsoft Dynamics 365 for Outlook โดยใช้ Security role หรือไม่

ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่าว่าเอนทิตีใดที่จะดาวน์โหลดผ่านการทำข้อมูลให้ตรงกันแบบออฟไลน์โดยใช้การตั้งค่า ตัวกรองการทำข้อมูลให้ตรงกัน ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่าฟิลด์ที่จะดาวน์โหลด (และอัปโหลด) โดยใช้ ตัวเลือกขั้นสูง ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองการทำข้อมูลให้ตรงกัน

หากคุณใช้ Dynamics 365 (online) เมื่อคุณใช้คุณลักษณะ ซิงค์กับ Outlook ข้อมูล Dynamics 365 ที่คุณกำลังซิงค์จะมีการ "ส่งออก" ไปยัง Outlook โดยจะมีการรักษาการเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลใน Outlook และข้อมูลใน Dynamics 365 (online) เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลระหว่าง Outlook และ CRM Online ยังคงเป็นปัจจุบัน ซิงค์กับ Outlook จะดาวน์โหลดเฉพาะ ID ของเรกคอร์ด Dynamics 365 ที่เกี่ยวข้องที่จะใช้เมื่อผู้ใช้พยายามที่จะติดตามและตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับรายการ Outlook ข้อมูลบริษัทไม่ได้เก็บอยู่บนอุปกรณ์

ผู้ดูแลระบบกำหนดว่าผู้ใช้ขององค์กรของคุณได้รับอนุญาตให้ทำข้อมูล Dynamics 365 ให้ตรงกันกับ Outlook โดยใช้ Security role หรือไม่