สร้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้า
ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าสำหรับใบสั่งขาย คือใบตราที่เกี่ยวข้องกับการขาย และที่ทางองค์กรให้กับลูกค้า ชนิดของใบแจ้งหนี้ของลูกค้านี้ถูกสร้างขึ้นตามใบสั่งขาย ซึ่งรวมรายการใบสั่งและหมายเลขสินค้า ต้องมีการระบุและลงรายการบัญชีหมายเลขสินค้าในบัญชีแยกประเภท รายการสมุดรายวันของบัญชีแยกประเภทย่อยไม่พร้อมใช้งานสำหรับใบแจ้งหนี้ของลูกค้าสำหรับใบสั่งขาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับใบสั่งขาย
ใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระ ไม่เกี่ยวข้องกับใบสั่งขาย ประกอบด้วยรายการใบสั่งที่รวมถึงบัญชีแยกประเภท คำอธิบายข้อความอิสระ และยอดขายที่คุณป้อนด้วยตัวเอง คุณไม่สามารถป้อนหมายเลขสินค้าบนใบแจ้งหนี้ชนิดนี้ คุณต้องป้อนข้อมูลภาษีขายที่เหมาะสม บัญชีหลักสำหรับการขายจะระบุอยู่ในแต่ละรายการใบแจ้งหนี้ ซึ่งคุณสามารถกระจายไปยังบัญชีแยกประเภทหลายบัญชี โดยการคลิก กระจายยอดเงิน ในหน้า ใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระ นอกจากนี้ ยอดดุลลูกค้าจะมีการลงรายการบัญชีไปยังบัญชีสรุปจากโพรไฟล์การลงบัญชีที่ใช้สำหรับใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่
- สร้างใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระ
- สร้างเท็มเพลตใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระ
- กำหนดเท็มเพลตใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระให้กับลูกค้า
- สร้างและลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระที่เกิดกลับ
ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว คือใบแจ้งหนี้ซึ่งเตรียมไว้เป็นการประเมินยอดเงินใบแจ้งหนี้จริงก่อนการลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ คุณสามารถพิมพ์ ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว สำหรับใบแจ้งหนี้ของลูกค้า สำหรับใบสั่งขาย หรือใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระ
หมายเหตุ
ในกรณีของการหยุดชะงักของระบบในระหว่างกระบวนการใบแจ้งหนี้ชั่วคราว คุณสามารถทิ้งใบแจ้งหนี้ชั่วคราวได้ คุณสามารถลบใบแจ้งหนี้ชั่วคราวที่ทิ้งโดยการ เรียกใช้งานประจำงวด ลบใบแจ้งหนี้ชั่วคราวด้วยตนเอง ไปที่ การขายและการตลาด > งานประจำงวด > ล้างข้อมูล > ลบใบแจ้งหนี้ชั่วคราวด้วยตนเอง
การใช้เอนทิตีข้อมูลใบแจ้งหนี้ของลูกค้าใบสั่งขาย
คุณสามารถใช้เอนทิตีข้อมูลเพื่อนําเข้าและส่งออกข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ของลูกค้าให้กับใบสั่งขายได้ มีเอนทิตีที่แตกต่างกันสำหรับข้อมูลในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้การขายและรายการใบแจ้งหนี้การขาย
เอนทิตีต่อไปนี้สามารถใช้สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับส่วนหัวของใบแจ้งหนี้การขายได้
- เอนทิตี้ส่วนหัวของสมุดรายวันใบแจ้งหนี้ การขาย (SalesInvoiceJournalHeaderEntity)
- ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้การขายเอนทิตี้ V2 (SalesInvoiceHeaderV2Entity)
ขอแนะนําให้คุณใช้เอนทิตี ส่วนหัวของสมุดรายวันใบแจ้งหนี้การขาย เนื่องจากจะให้ประสบการณ์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการนําเข้าและส่งออกส่วนหัวการขาย เอนทิตีนี้ไม่มีคอลัมน์ ยอดเงินภาษีขาย (INVOICEHEADERTAXAMOUNT) ซึ่งแสดงมูลค่าภาษีขายบนส่วนหัวของใบแจ้งหนี้การขาย หากสถานการณ์ทางธุรกิจของคุณต้องการข้อมูลนี้ โปรดใช้เอนทิตี ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้การขาย V2 เพื่อนําเข้าและส่งออกข้อมูลส่วนหัวของใบแจ้งหนี้การขาย
เอนทิตีต่อไปนี้สามารถใช้สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับรายการใบแจ้งหนี้การขายได้
- เอนทิตี้รายการ ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า (BusinessDocumentSalesInvoiceLineItemEntity)
- เอนทิตี้รายการใบแจ้งหนี้การขาย V3 (SalesInvoiceLineV3Entity)
เมื่อคุณกําหนดว่าเอนทิตีรายการใดที่จะใช้ในการส่งออก ให้พิจารณาว่าจะใช้การส่งข้อมูลทั้งหมดหรือการส่งข้อมูลส่วนเพิ่ม นอกจากนี้ ให้พิจารณาส่วนประกอบข้อมูลด้วย เอนทิตี รายการใบแจ้งหนี้การขาย V3 รองรับสถานการณ์สถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น (ตัวอย่างเช่น การแมปกับฟิลด์สินค้าคงคลัง) และยังรองรับกรณีการส่งออกเป็นการส่งข้อมูลทั้งหมดด้วย สำหรับการส่งข้อมูลส่วนเพิ่ม เราขอแนะนำให้คุณใใช้เอนทิตี รายการใบแจ้งหนี้ของลูกค้า เอนทิตีนี้มีส่วนประกอบข้อมูลที่ง่ายกว่าเอนทิตี รายการใบแจ้งหนี้การขาย V3 และเป็นที่ต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าไม่ต้องการการรวมฟิลด์สินค้าคงคลัง เนื่องจากความแตกต่างในการรองรับการแมประหว่างเอนทิตีรายการ โดยทั่วไปเอนทิตี รายการใบแจ้งหนี้ของลูกค้า จึงทำงานเร็วกว่าเอนทิตี รายการใบแจ้งหนี้การขาย V3
ลงรายการบัญชีและพิมพ์ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าแต่ละใบตามใบสั่งขาย
ใช้ขั้นตอนนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ตามใบสั่งขาย คุณอาจดำเนินการนี้ถ้าคุณตัดสินใจที่จะออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าก่อนที่คุณจัดส่งสินค้าหรือบริการ
เมื่อคุณลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ ปริมาณ ยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ สำหรับสินค้าแต่ละรายการมีการอัปเดตด้วยยอดรวมของปริมาณใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขายที่เลือก ถ้าทั้งทั้งคู่ปริมาณ ยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ และปริมาณ ยอดค้างส่ง สำหรับสินค้าทั้งหมดในใบสั่งขายเป็น 0 (ศูนย์) สถานะของใบสั่งขายจะเปลี่ยนเป็น ออกใบแจ้งหนี้แล้ว ถ้าปริมาณ ยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ 0 (ศูนย์) สถานะของใบสั่งขายยังคงไม่เปลี่ยนแปลง และสามารถป้อนใบแจ้งหนี้เพิ่มเติม
คุณสามารถดูสถานะของใบสั่งขายในหน้ารายการ ใบสั่งขายทั้งหมด ใช้หน้ารายการ ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่เปิด เพื่อดูใบแจ้งหนี้ที่คุณลงรายการบัญชี
การลงรายการบัญชีและพิมพ์ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าแต่ละใบตามบันทึกการจัดส่งและวันที่
ใช้กระบวนการนี้เมื่อบันทึกการจัดส่งอย่างน้อยหนึ่งได้ถูกลงรายการบัญชีสำหรับใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจะขึ้นอยู่กับบันทึกการจัดส่งเหล่านี้และจะสะท้อนถึงปริมาณจากบันทึกเหล่านั้น ข้อมูลทางการเงินสำหรับใบแจ้งหนี้จะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ป้อนเมื่อคุณลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้
คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่ยึดตามรายการบันทึกการจัดส่งสินค้าที่ได้มีการส่งจนถึงวันนี้ แม้ว่าสินค้าทั้งหมดสำหรับใบสั่งขายหนึ่ง ๆ ยังไม่ได้จัดส่งได้ คุณอาจดำเนินการนี้ถ้า ตัวอย่างเช่น นิติบุคคลของคุณออกใบแจ้งหนี้หนึ่งต่อลูกค้าต่อเดือนที่ครอบคลุมการจัดส่งทั้งหมดที่คุณส่งระหว่างเดือน แต่ละบันทึกการจัดส่งแสดงถึงการจัดส่งสินค้าบางส่วนหรือทั้งหมดของสินค้าในใบสั่งขาย
เมื่อคุณลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ ปริมาณ ยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ สำหรับสินค้าแต่ละรายการมีการอัปเดตด้วยยอดรวมของปริมาณที่จัดส่งจากบันทึกการจัดส่งที่เลือก ถ้าทั้งคู่ปริมาณ ยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ และปริมาณ ยอดค้างส่ง สำหรับสินค้าทั้งหมดในใบสั่งขายเป็น 0 (ศูนย์) สถานะของใบสั่งขายจะเปลี่ยนเป็น ออกใบแจ้งหนี้แล้ว ถ้าปริมาณ ยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ 0 (ศูนย์) สถานะของใบสั่งขายยังคงไม่เปลี่ยนแปลง และสามารถป้อนใบแจ้งหนี้เพิ่มเติม
ธุรกรรมสินค้าคงคลังมีการอัปเดตด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ และสถานะฟิลด์ สถานะของรายการ ในใบสั่งขายจะเปลี่ยนเป็น ออกใบแจ้งหนี้แล้ว
ดูสถานะของใบสั่งขายในหน้ารายการ ใบสั่งขายทั้งหมด
รวมใบสั่งขายหรือบันทึกการจัดส่งสำหรับการลงรายการบัญชี
ใช้ขั้นตอนนี้เมื่อใบสั่งขายหนึ่งรายการขึ้นไปพร้อมจะออกใบแจ้งหนี้แล้ว และคุณต้องการรวมไว้ในใบแจ้งหนี้เดียว
คุณสามารถเลือกใบแจ้งหนี้หลายใบในหน้ารายการ ใบสั่งขาย และจากนั้นใช้ สร้างใบแจ้งหนี้ เพื่อรวม ในหน้า การลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่า ใบสั่งโดยสรุป เพื่อสรุปตามหมายเลขใบสั่ง (ที่มีหลายบันทึกการจัดส่งสำหรับใบสั่งขายหนึ่ง ๆ) หรือตามบัญชีใบแจ้งหนี้ (ที่มีใบสั่งขายหลายใบสำหรับบัญชีใบแจ้งหนี้เดียว) ใช้ปุ่ม จัดเรียง เพื่อรวมใบสั่งขายลงในใบแจ้งหนี้เดียว ตามการตั้งค่า ใบสั่งโดยสรุป
แบ่งใบแจ้งหนี้ของใบสั่งขายตามข้อมูลไซต์และการจัดส่ง
คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกการแบ่งใบแจ้งหนี้ของลูกค้าตามไซต์หรือที่อยู่ที่จัดส่งบนแท็บ การอัปเดตสรุป ของหน้า พารามิเตอร์บัญชีลูกหนี้
- เลือกตัวเลือก แบ่งตามไซต์ใบแจ้งหนี้ เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้หนึ่งใบต่อไซต์เมื่อลงรายการบัญชี
- เลือกตัวเลือก แบ่งตามข้อมูลการจัดส่งของใบแจ้งหนี้ เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้หนึ่งใบต่อที่อยู่ที่จัดส่งในรายการใบสั่งขายเมื่อลงรายการบัญชี
ลงรายการบัญชีไปยังบัญชีรายได้สำหรับรายการใบสั่งขายที่ไม่มีราคาและไม่มีต้นทุน
คุณจะมีตัวเลือกในการอัปเดตบัญชี รายได้ ใน บัญชีแยกประเภททั่วไป สำหรับรายการบัญชีใบสั่งขายที่ไม่มีราคาและไม่มีต้นทุน
เมื่อต้องการตั้งค่าหรือดูข้อมูลนี้:
- ไปที่ ลงรายการบัญชีไปยังบัญชีรายได้สำหรับรายการใบแจ้งหนี้ใบสั่งขายที่มีราคาเป็นศูนย์และต้นทุนเป็ฯศูนย์ บนแท็บ บัญชีแยกประเภทและภาษีขาย ของหน้า พารามิเตอร์บัญชีลูกหนี้ (บัญชีลูกหนี้ > การตั้งค่า > พารามิเตอร์บัญชีลูกหนี้)
- เลือก ใช่ เพื่ออัปเดตบัญชี รายได้ สำหรับรายการใบแจ้งหนี้ใบสั่งขายที่ไม่มีราคาและไม่มีต้นทุน
- ถ้าเลือกตัวเลือกนี้ ใบส่วนลดจะประกอบด้วยรายการ 0.00 รายการ ในชนิดการลงรายการบัญชี ยอดดุลลูกค้า และ รายได้ บัญชีรายได้จะถูกกําหนดบนหน้าพารามิเตอร์ การลงรายการบัญชีสินค้าคงคลัง บนแท็บข้อกําหนดบัญชี ใบสั่งขาย
- ถ้าไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้ รายการที่ไม่มีข้อมูลราคาหรือต้นทุนจะไม่ลงรายการบัญชีที่บัญชี รายได้ ใบส่วนลดจะประกอบด้วยข้อมูล 0.00 รายการ ในชนิดการลงรายการบัญชี ยอดดุลลูกค้า
ข้อมูลหมายเลขลดับการสร้างรายการ
เมื่อคุณลงรายการบัญชีบรรทัดใบแจ้งหนี้ของลูกค้า คุณจะมีตัวเลือกในการสร้างหมายเลขลำดับของการสร้างบรรทัดตามลำดับ มีการมอบหมายหมายเลขลดับการสร้างรายการในระหว่างกระบวนการลงรายการบัญชี คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ของลูกค้าได้ โดยการอนุญาตให้กำหนดหมายเลขแบบไม่ต่อเนื่อง หมายเลขลำดับการสร้างรายการสามารถใช้โดยการรวมของบุคคลที่สาม ที่คาดว่าจะมีการเรียงลดับ โปรดปรึกษาแผนก IT ของคุณ เกี่ยวกับส่วนขยายใดๆ ที่อาจรวมกับหมายเลขลำดับการสร้างรายการ
เมื่อต้องการตั้งค่าหรือดูข้อมูลนี้ บนหน้า พารามิเตอร์บัญชีลูกหนี้ บนแท็บ อัปเดต ให้ตั้งค่าตัวเลือก กําหนดหมายเลขบรรทัดตามลำดับเมื่อลงรายการบัญชีบรรทัดใบแจ้งหนี้ของลูกค้า:
- ตั้งค่าตัวเลือกเป็น ไม่ เพื่อใช้การเรียงลดับหมายเลขแบบไม่ต่อเนื่อง สำหรับหมายเลขลำดับการสร้างบรรทัด
- ตั้งค่าตัวเลือกเป็น ใช่ เพื่อใช้การกำหนดหมายเลขตามลำดับ คุณต้องตั้งค่าตัวเลือกเป็น ใช่ ให้กับเอนทิตีที่มีที่อยู่หลักในอิตาลี คุณต้องตั้งค่าเป็น ใช่ เช่นกัน เมื่อเที่ยวบิน CustInvoiceTransRandLineCreationSeqNumFlight ถูกปิดใช้งาน
การตั้งค่าเพิ่มเติมที่เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการลงรายการบัญชี
ฟิลด์ต่อไปนี้เปลี่ยนแปลงกระบวนการพฤติกรรมการลงรายการบัญชี
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ปริมาณ | เลือกปริมาณเพื่อใช้เป็นพื้นฐานของการลงรายการบัญชีของเอกสาร ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับชนิดของเอกสารที่คุณกำลังลงรายการบัญชี เช่นบันทึกการจัดส่งหรือใบแจ้งหนี้
|
| การลงรายการบัญชี |
|
| การเลือกหลังสุด | เลือกตัวเลือกนี้เพื่อใช้การสอบถามที่เลือกในภายหลัง ตัวเลือกนี้ใช้สำหรับชุดงาน แบบสอบถามจะเรียกใช้เมื่อชุดงานเรียกใช้ |
| ลดปริมาณ | เลือกตัวเลือกนี้เพื่อลดปริมาณที่จัดส่งเมื่อเอกสารถูกลงรายการบัญชีอัตโนมัติ เพื่อให้ปริมาณที่ส่งเท่ากับสินค้าคงคลังที่มี |
| พิมพ์ | เลือกเวลาที่จะพิมพ์เอกสาร:
|
| พิมพ์ใบแจ้งหนี้ | เลือกตัวเลือกนี้เพื่อพิมพ์ใบแจ้งหนี้ ถ้าตัวเลือกนี้ปิดอยู่ คุณสามารถลงรายการใบแจ้งหนี้โดยไม่พิมพ์ |
| ส่งอีเมล | เลือกตัวเลือกนี้เพื่อส่งใบแจ้งหนี้สำหรับใบสั่งขายไปยังลูกค้าตามอีเมลที่แนบหลังจากมีการลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้แล้ว สิ่งที่แนบจะมีการส่งเป็นไฟล์ PDF และ XML ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อคุณเลือกเท่านั้นตัวเลือก เปิดใช้งาน CFD (ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) หน้า พารามิเตอร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หมายเหตุ: (MEX) ตัวควบคุมนี้สามารถใช้ได้เฉพาะกับนิติบุคคลที่มีที่อยู่หลักอยู่ในเม็กซิโกเท่านั้น |
| ใช้ปลายทางการจัดการงานพิมพ์ | เลือกตัวเลือกนี้เพื่อใช้การตั้งค่าการพิมพ์ที่ระบุไว้สำหรับธุรกรรม เอกสาร หรือโมดูลใน ในหน้า การตั้งค่าการจัดการพิมพ์ |
| ตรวจสอบวงเงินสินเชื่อ | เลือกข้อมูลที่ควรจะวิเคราะห์ เมื่อดำเนินการตรวจสอบวงเงินสินเชื่อ
|
| การแก้ไขสินเชื่อ | เลือกตัวเลือกนี้ เพื่อแสดงใบลดหนี้เป็นเดบิตในธุรกรรมใบสำคัญ |
| ลงเครดิตปริมาณที่เหลือ | ถ้าคุณกำลังลงรายการบัญชีใบลดหนี้ เลือกตัวเลือกนี้เพื่อรักษาปริมาณคงเหลือในใบสั่ง ถ้าไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้ ปริมาณคงเหลือจะตั้งเป็น 0 (ศูนย์) |
| อัปเดตบทสรุปสำหรับ | เลือกวิธีใบสั่งขายหลายใบที่ควรสรุป:
|