นโยบายการจับคู่สามทาง
บทความนี้แสดงตัวอย่างของการจับคู่สามทาง
ตัวอย่าง: การจับคู่แบบสามทางสำหรับสินค้าต่างๆ
สรุป: Ken เป็นผู้ควบคุมที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทในนามนิติบุคคลชื่อ Fabrikam Ken ตัดสินใจว่า ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดที่มีตามใบสั่งซื้อควรสามารถจับคู่กับรายการใบสั่งซื้อได้ (การจับคู่แบบสองทาง) ควรจับคู่การซื้อสินค้าที่ใช้เป็นสินทรัพย์ถาวร ใบแจ้งหนี้ควรจับคู่กับทั้งรายการใบสั่งซื้อและรายการใบรับสินค้า (การจับคู่สามทาง)
Fabrikam ดำเนินงานร่วมกับนิติบุคคลและพนักงานในทุกส่วนของโลก เมื่อปริมาณของธุรกรรมเพิ่มขึ้น ความขัดแย้งระหว่างใบรับสินค้าและใบแจ้งหนี้ก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน สิ่งนี้ส่งผลให้รายการสินทรัพย์ถูกตัดออกไป ใบแจ้งหนี้จากผู้สั่งมีการชำระเงิน แต่กระบวนการไม่รวมความขัดแย้งที่ระบุเมื่อได้รับสินค้าน้อยกว่าที่สั่ง หรือเมื่อไม่ได้รับสินค้าไม่ครบ การใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเนื่องจากพนักงานยังคงต้องการเครื่องมือและวัสดุอื่นๆ เพื่อปฏิบัติงานของตน Ken ต้องการที่จะมั่นใจว่าผู้จัดจำหน่ายได้ทำการจัดส่งผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อไป และสินค้าได้ถูกรับ โดยพนักงานของ Fabrikam ดังนั้น Ken จำเป็นต้องใช้การจับคู่แบบสองและสามทางสำหรับนิติบุคคลทั้งหมดในองค์กร การจับคู่ใบแจ้งหนี้ช่วยให้มั่นใจว่าปัญหาเกี่ยวกับสินค้าที่หายไปหรือยังไม่ได้รับสินค้าไม่สามารถติดตามและแก้ไขได้
นโยบายการจับคู่ใบแจ้งหนี้ในตัวอย่างนี้ช่วยบรรลุเป้าหมายเหล่านี้:
- Ken เป็นคนควบคุมขององค์กร Fabrikam เคนสามารถช่วยบุคคลในองค์กรของเขาในการระบุ และแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อ การรับ และการชำระค่าสินค้า (สินค้าและบริการ) จากผู้จัดจำหน่าย
- Phyllis และ April เป็นผู้จัดการฝ่ายบัญชีในแผนกบัญชีฝั่งเจ้าหนี้ที่ดูแลส่วนของสหรัฐอเมริกาของบริษัท Fabrikam พวกเขาสามารถบังคับใช้นโยบายขององค์กร และตรวจสอบให้แน่ใจว่า มีการทำจ่ายใบแจ้งหนี้หลังจากใบแจ้งหนี้ถูกจับคู่กับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าแล้วเท่านั้น ตามความเหมาะสม
- Tony เป็น ผู้จัดการฝ่ายผลิตที่รับผิดชอบในส่วนของสหรัฐอเมริกาของ Fabrikam โทนี่และบุคลากรด้านการผลิตคนอื่น ๆ สามารถที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับสินค้าตามที่สั่งจากผู้จัดจำหน่ายจริงๆ และสินค้าดังกล่าวถูกนำมาใช้ เพิ่อที่คนเหล่านี้จะได้มีสิ่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานของตน
ข้อกำหนดเบื้องต้น
Ken ตั้งค่า นโยบายการจับคู่ ในระดับนิติบุคคลเป็น การจับคู่แบบสามทาง
Ken ตั้งค่าการสลับ อัปเดตสถานะการจับคู่ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ที่นิติบุคคลเป็น ใช่
Ken ตั้งค่าฟิลด์ จับคู่ผลรวมราคา สำหรับนิติบุคคลเป็น เปอร์เซ็นต์ และป้อน เปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อ 15% เปอร์เซ็นต์
Ken ตั้งค่านโยบายการจับคู่ในระดับของสินค้าสำหรับสินค้า 1500 – เครื่อง CNC Milicron เป็น การจับคู่แบบสามทาง รายการนี้เป็นรายการสินทรัพย์ที่ใช้สำหรับการผลิตใน Fabrikam ใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้านี้จะถูกจับคู่กับรายการใบสั่งซื้อเพื่อดูราคา และกับใบรับสินค้าเพื่อดูปริมาณ
Tony ป้อนใบขอซื้อสำหรับเครื่อง CNC Milicron ห้าเครื่อง Alicia เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อที่ Fabrikam ออกใบสั่งซื้อให้นิติบุคคลชื่อ Contoso เพื่อจัดหาสินค้า
หมายเลขสินค้า ปริมาณ ราคาต่อหน่วย ยอดเงินสุทธิ รหัสค่าธรรมเนียม มูลค่าของค่าธรรมเนียม 1500 – เครื่อง CNC Milicron 5 8,000.00 40,000.00 การจัดส่ง และ ค่าขนส่ง 3,000.00 Arnie เจ้าหน้าที่บัญชีฝั่งลูกหนี้ที่ Contoso ตรวจทานการจัดส่งสำหรับหนึ่งสัปดาห์ Arnie เลือกธุรกรรมการจัดส่งเพื่อทำใบแจ้งหนี้ให้กับ Fabrikam สำหรับการจัดส่งเครื่อง CNC Milicron Arnie รวมค่าธรรมเนียมสำหรับการจัดส่งและการจัดการ Fabrikam ถือว่าค่าธรรมเนียมเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนสินทรัพย์นั้น
สถานการณ์
- Sammy ผู้ปฏิบัติงานในแผนกรับสินค้าที่ Fabrikam ได้รับเครื่องจักรทั้งหมดที่มีการจัดส่งจาก Contoso Sammy ป้อนจำนวนเท่ากับ 5 บนใบรับสินค้า เนื่องจากได้รับใบสั่งซื้อทั้งหมดแล้ว สถานะของใบสั่งซื้อจะเปลี่ยนเป็น ได้รับแล้ว
- April ผู้ประสานงานบัญชีฝั่งเจ้าหนี้ที่ Fabrikam ป้อนและตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ส่งมาจาก Contoso และตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้:
- สินค้าที่ต้องการการจับคู่สามทาง ปริมาณในรายการใบแจ้งหนี้ตรงกับปริมาณที่ได้รับ ปริมาณที่ได้รับจะถูกระบุในใบรับสินค้าที่จับคู่กับใบแจ้งหนี้
- สำหรับสินค้าที่ต้องใช้การจับคู่แบบสองหรือสามทาง ราคาบนรายการใบแจ้งหนี้จะอยู่ภายในค่าเผื่อที่กำหนดไว้ใน Microsoft Dynamics 365 Finance ซึ่งรวมถึงชนิดของการจับคู่ราคาต่อไปนี้:
- การจับคู่ราคาสุทธิต่อหน่วย – ราคาสุทธิต่อหน่วยในรายการใบแจ้งหนี้ตรงกับราคาสุทธิต่อหน่วยในรายการใบสั่งซื้อ และอยู่ภายในเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อ ในตัวอย่างนี้ ค่าเผื่อของราคาสุทธิต่อหน่วยคือ +8%
- การจับคู่ราคารวม – ราคาสุทธิในรายการใบแจ้งหนี้ตรงกับราคาสุทธิในรายการใบสั่งซื้อ และอยู่ภายในเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อ ในตัวอย่างนี้ ค่าเผื่อของราคารวมคือ +15%
เอกสารใบแจ้งหนี้จาก Contoso ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้
| สินค้า | ปริมาณ | ราคาต่อหน่วย | ยอดเงินสุทธิ |
|---|---|---|---|
| 1500 – เครื่อง CNC Milicron | 5 | 8,100.00 | 40,500.00 |
| ค่าจัดส่ง | 4,000.00 | ||
| ภาษี | 0.00 | ||
| มูลค่าสุทธิ | 44,500.00 |
รายการใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้
| หมายเลขสินค้า | ปริมาณ | ราคาต่อหน่วย | ยอดเงินสุทธิของรายการ | นโยบายการจับคู่ | การจับคู่ปริมาณในใบรับสินค้า | การจับคู่ราคา | การจับคู่ผลรวมราคา |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1500 – เครื่อง CNC Milicron | 5 | 8,100.00 | 40,500.00 | การจับคู่แบบสามทาง | ผ่าน | ผ่าน | ผ่าน |
เนื่องจากรายการใบแจ้งหนี้นี้ได้ผ่านกระบวนการจับคู่แล้ว จึงสามารถโพสได้
ตัวอย่าง: สามทางตรงกับชุดสินค้าสำหรับสินค้าและผู้จัดจำหน่าย
สรุป: Ken เป็นผู้ควบคุมที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทในนามนิติบุคคลชื่อ Fabrikam Ken ตัดสินใจว่า ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดที่มีตามใบสั่งซื้อควรตรงกับรายการใบสั่งซื้อ (การจับคู่แบบสองทาง) Cassie คือ ผู้จัดทำบัญชีในส่วนของ Fabrikam มาเลเซีย Cassie ระบุว่า สินค้าที่สั่งซื้อจากผู้จัดจำหน่ายหนึ่งในประเทศมาเลเซียควรตรงกับทั้งรายการใบสั่งซื้อและรายการใบรับสินค้า (การจับคู่แบบสามทาง) Cassie ยังสามารถเพิ่มนโยบายการจับคู่ไปยังระดับการจับคู่ที่สูงกว่าสำหรับใบสั่งซื้อบางอัน
ปริมาตรและยอดเงินเป็นสินค้าขนาดเล็ก และมีปัญหาบางอย่างเกี่ยวกับการจัดส่งสินค้าจากผู้ขายบางรายในประเทศมาเลเซีย ด้วยเหตุนี้ Cassie จึงตั้งค่าระดับของการควบคุมสำหรับบางชุดสินค้าและผู้จัดจำหน่ายที่มีการจัดซื้อในประเทศมาเลเซียเป็นการจับคู่แบบสามทาง
นโยบายการจับคู่ใบแจ้งหนี้ในตัวอย่างนี้ช่วยบรรลุเป้าหมายเหล่านี้:
- Ken เป็นคนควบคุมขององค์กร Fabrikam เคนสามารถช่วยบุคคลในองค์กรของเขาในการระบุ และแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อ การรับ และการชำระค่าสินค้า (สินค้าและบริการ) จากผู้จัดจำหน่าย
- Cassie เป็น ผู้จัดทำบัญชีในส่วนของ Fabrikam มาเลเซีย Cassie สามารถบังคับใช้นโยบายของบริษัท และตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้มีการชำระเฉพาะหลังจากที่จับคู่กับรายการใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าที่แสดงถึงการรับสินค้าและบริการเท่านั้น Cassie ยังสามารถเพิ่มระดับของการควบคุมในการจับคู่แบบสามทางสำหรับสินค้าบางรายการเพื่อควบคุมต้นทุนในการดำเนินงาน
ข้อกำหนดเบื้องต้น
Ken ตั้งค่า นโยบายการจับคู่ ในระดับนิติบุคคลเป็น การจับคู่แบบสองทาง
Ken Ken ตั้งค่าฟิลด์ จับคู่ผลรวมราคา สำหรับนิติบุคคลเป็น เปอร์เซ็นต์ และป้อน 10% เป็น เปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อ
Ken ตั้งค่าเผื่อของราคาต่อหน่วยสำหรับสินค้าทั้งหมดเป็น 2%.
Cassie ตั้งค่า นโยบายการจับคู่ ในระดับชุดสินค้าและผู้จัดจำหน่ายสำหรับสินค้า PH2500 – คอมพิวเตอร์และผู้จัดจำหน่าย Contoso เป็น การจับคู่แบบสามทาง
Alicia เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อในส่วนประเทศมาเลเซียของ Fabrikam ออกใบสั่งซื้อให้ Contoso เพื่อจัดหาสินค้าสามรายการ ดังที่แสดงในตารางต่อไปนี้ เมื่อ Alicia สร้างใบสั่งซื้อขึ้น นโยบายการจับคู่ ถูกแทนที่สำหรับเมาส์ไร้สายจากแบบสองทาง เป็นแบบสามทาง
หมายเลขสินค้า ปริมาณ ราคาต่อหน่วย ยอดเงินสุทธิ นโยบายการจับคู่ (ค่าเริ่มต้น) นโยบายการจับคู่ (บนรายการใบสั่งซื้อ) PH2500 - คอมพิวเตอร์ 2 2,500.00 5,000.00 การจับคู่แบบสามทาง การจับคู่แบบสามทาง MM01 – เมาส์ไร้สาย 2 40.00 80.00 การจับคู่แบบสองทาง การจับคู่แบบสามทาง USB ไดร์ฟ 200 10.00 2,000.00 การจับคู่แบบสองทาง การจับคู่แบบสองทาง
สถานการณ์จำลอง
- สินค้าถึงจุหมาย Sammy ผู้ปฏิบัติงานในแผนกรับของส่วน Fabrikam ของมาเลเซียหยุดชะงัก และไม่ได้ลงรายการบัญชีใบรับสินค้าทันที
- เดือนเมษายน ผู้ประสานงานบัญชีเจ้าหนี้ที่ Fabrikam ป้อน และตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ที่ Contoso ส่งมา และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลต่อไปนี้
- สำหรับสินค้าที่ต้องใช้การจับคู่แบบสามทาง ปริมาณในรายการใบแจ้งหนี้จะถูกจับคู่กับปริมาณสินค้าที่ได้รับ ปริมาณสินค้าที่ได้รับจะถูกระบุอยู่ในใบรับสินค้าที่ตรงกับใบแจ้งหนี้
- สำหรับสินค้าที่ต้องใช้การจับคู่แบบสองหรือสามทาง ราคาบนรายการใบแจ้งหนี้จะอยู่ภายในค่าเผื่อที่กำหนดไว้ในแอพลิเคชัน ซึ่งรวมถึงชนิดของการจับคู่ราคาต่อไปนี้:
- การจับคู่ราคาต่อหน่วย สุทธิ– ราคาต่อหน่วยสุทธิในบรรทัดใบแจ้งหนี้ตรงกับราคาต่อหน่วยสุทธิในบรรทัดใบสั่งซื้อ ภายในเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อ ในตัวอย่างนี้ ค่าเผื่อของราคาสุทธิต่อหน่วยคือ +2%
- ผลรวมราคาที่ตรงกัน – ยอดเงินสุทธิในบรรทัดใบแจ้งหนี้ตรงกับยอดเงินสุทธิบนบรรทัดใบสั่งซื้อ ภายในเปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อ ยอดเงิน หรือเปอร์เซ็นต์และยอดเงิน ในตัวอย่างนี้ ค่าเผื่อในการจับคู่ของราคารวมคือ +10%
เอกสารใบแจ้งหนี้จาก Contoso ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้
| สินค้า | ปริมาณ | ราคาต่อหน่วย | ยอดเงินสุทธิ |
|---|---|---|---|
| PH2500 - คอมพิวเตอร์ | 2 | 2,500.00 | 5,000.00 |
| MM01 – เมาส์ไร้สาย | 2 | 41.00 | 82.00 |
| USB ไดร์ฟ | 200 | 10.05 | 2,010.00 |
| ยอดรวมใบแจ้งหนี้ | 7,092.00 |
รายการใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้
| หมายเลขสินค้า | ปริมาณ | ราคาต่อหน่วย | ยอดเงินสุทธิของรายการ | นโยบายการจับคู่ | การจับคู่ปริมาณในใบรับสินค้า | การจับคู่ราคา | การจับคู่ผลรวมราคา |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PH2500 - คอมพิวเตอร์ | 2 | 2,500.00 | 5,000.00 | การจับคู่แบบสามทาง | ล้มเหลว | ผ่าน | ผ่าน |
| MM01 – เมาส์ไร้สาย | 2 | 41.00 | 82.00 | การจับคู่แบบสามทาง | ล้มเหลว | ล้มเหลว | ผ่าน |
| USB ไดร์ฟ | 200 | 10.05 | 2010.00 | การจับคู่แบบสองทาง | ผ่าน | ผ่าน |
หมายเหตุรายการต่อไปนี้:
- ในรูปรายการ PH2500 – รายการ คอมพิวเตอร์ คอลัมน์การจับคู่ปริมาณในใบรับสินค้ามีไอคอนคำเตือน เนื่องจากรายการใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบรับสินค้า
- ดู MM01 – รายการเมาส์ของ งรับสินค้า คอลัมน์ การจับคู่ปริมาณในใบรับสินค้ามีไอคอนคำเตือน เนื่องจากรายการใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบรับสินค้า คอลัมน์ การจับคู่ราคาต่อหน่วยมี ไอคอนคำเตือน เนื่องจากเกินค่าเผื่อราคาต่อหน่วยสุทธิ 2%
- คอลัมน์การจับคู่ปริมาณในใบ รับสินค้า ว่างเปล่าเนื่องจากการจับคู่สองทางไม่ตรงกับปริมาณในรายการใบแจ้งหนี้และรายการใบรับสินค้า
หากมีความจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติเพื่อลงรายการใบแจ้งหนี้ที่ยังมีความขัดแย้งกัน จะต้องเลือกตัวสลับ อนุมัติการลงรายการบัญชีโดยมีส่วนต่างของการจับคู่ ในหน้า รายละเอียดการจับคู่ใบแจ้งหนี้ ก่อน จึงจะสามารถลงรายการใบแจ้งหนี้ที่มีข้อผิดพลาดในการการจับคู่ราคาและปริมาณได้ ถ้าไม่ต้องใช้การอนุมัติ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ต่อไปได้ถ้าไม่มีข้อผิดพลาดในการลงรายการบัญชีอื่น
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดู ภาพรวมการจับคู่ใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้