ข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่สำคัญในระบบบัญชีเจ้าหนี้โดยใช้กลุ่มใบแจ้งหนี้
บทความนี้จะอธิบายวิธีการใช้ทะเบียนใบแจ้งหนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ แล้วใช้กลุ่มใบแจ้งหนี้เพื่อจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ และทำให้ค่าใช้จ่ายในหน้าใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายเสร็จสมบูรณ์
สร้างใบสั่งซื้อ
- ไปที่ ใบสั่งซื้อของ > บัญชี > เจ้าหนี้
- เลือก สร้าง เพื่อสร้างใบสั่งซื้อ
- ในฟิลด์ บัญชีผู้จัดจำหน่าย ให้เลือกผู้จัดจำหน่ายสำหรับรายการแบบหล่นลง ตัวอย่างเช่น เลือกผู้จัดจำหน่าย 1001
- เลือก ตกลง
- ในฟิลด์ หมายเลขสินค้า ให้เลือกหมายเลขสินค้าบริการในรายการแบบหล่นลง ตัวอย่างเช่น เลือก S0001 ยอดเงินสุทธิคือ 75.00 ซึ่งเป็นยอดเงินที่คาดหมายในใบแจ้งหนี้
- บนบานหน้าต่างการดำเนินการ เลือก ซื้อ
- เลือก ยืนยัน
สร้างและลงรายการบัญชีและใบแจ้งหนี้
- ไปที่ ทะเบียนใบแจ้งหนี้ > ของ > บัญชีเจ้าหนี้
- เลือก ใหม่
- เปิดการค้นหาเพื่อเลือกชื่อของทะเบียนใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการจะใช้
- เลือกชื่อทะเบียนใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการจะใช้
- เลือก รายการ เพื่อเปิดการลงทะเบียนและป้อนรายการค่าใช้จ่าย
- ในการค้นหา เลือกผู้จัดจำหน่าย ตัวอย่างเช่น เลือกผู้จัดจำหน่าย 1001
- ในฟิลด์ ใบแจ้งหนี้ ให้ป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้
- ในฟิลด์ คำอธิบาย ให้พิมพ์ค่าใดค่าหนึ่ง
- ในฟิลด์ เครดิต ให้ป้อนหมายเลข
- ในฟิลด์ ใบสั่งซื้อ ให้เปิดรายการแบบหล่นลงเพื่อเลือกใบสั่งซื้อที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้
- ในฟิลด์ อนุมัติโดย ให้เน้นผู้อนุมัติในรายการแบบหล่นลง และคลิก เลือก เพื่อเลือกผู้อนุมัตินั้น
- เลือก ลงรายการบัญชี
เปิดใบแจ้งหนี้จากกลุ่มและจับคู่กับใบสั่งซื้อเพื่อทำให้กระบวนการใบแจ้งหนี้เสร็จสมบูรณ์
- ไปที่ กลุ่มใบแจ้งหนี้ > ของ > บัญชีเจ้าหนี้
- เลือก ใบสั่งซื้อ เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายจากใบแจ้งหนี้ในกลุ่ม
- เลือกใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการตรวจทาน
- เลือก ปรับปรุงสถานะการจับคู่ เพื่อทำการจับคู่ให้เสร็จสมบูรณ์
- ในบานหน้าต่างการดำเนินการ เลือก ตัวเลือก
- เลือก เปลี่ยนมุมมอง
- เลือก มุมมองกริด
- เลือก ลงรายการบัญชี
- ปิดหน้า
- ไปที่ผู้ ออกตั๋ว > เงินของบัญชี > เจ้าหนี้
- เลือกผู้จัดจำหน่ายที่อยู่บนใบสั่งซื้อ ตัวอย่างเช่น เลือกผู้จัดจำหน่าย 1001
- ในบานหน้าต่างการดำเนินการ เลือก ผู้จัดจำหน่าย
- เลือก ธุรกรรม
- เลือกใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างขึ้น ทะเบียนใบแจ้งหนี้คงค้างมีการกลับรายการ และลงรายการบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม
นำเข้าใบแจ้งหนี้ที่มีการลงรายการบัญชีสมุดรายวันทะเบียนใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ
เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย ขั้นตอนเริ่มต้นจะลงทะเบียนใบแจ้งหนี้ในทะเบียนใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะแสดงถึงจำนวนเงินคงค้างทันที ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดการจดทะเบียนภาษีเฉพาะบางประเทศ กระบวนการนี้รวมถึงการจับคู่ใบเสร็จรับเงิน การตรวจสอบความถูกต้องของการจับคู่แบบ 3 ทาง และการอนุมัติในลำดับงานสำหรับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่ค้างอยู่ในกลุ่มใบแจ้งหนี้
คุณลักษณะ ระบบอัตโนมัติใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่มีการลงทะเบียนภาษี ทำให้กระบวนการลงทะเบียนใบแจ้งหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่นำเข้าโดยอัตโนมัติผ่านกรอบงานการจัดการข้อมูล (DMF) ฟิลด์ VENDORINVOICETYPE ในเอนทิตีส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายกำหนดว่าจะสร้างใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่ค้างอยู่แบบมาตรฐานหรือลงรายการบัญชีสมุดรายวันการลงทะเบียนใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า เมื่อฟิลด์เป็น InvoicePool จะมีการสร้างและลงรายการบัญชีสมุดรายวันทะเบียนใบแจ้งหนี้ มีการสร้างใบแจ้งหนี้ของผู้ขายที่ค้างอยู่ในกลุ่มใบแจ้งหนี้
กระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:
- สร้างใบสั่งซื้อ
- การนำเข้าใบแจ้งหนี้โดยใช้เอนทิตี ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย และ บรรทัดใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย หลังจากที่นำเข้าใบแจ้งหนี้เสร็จเรียบร้อยแล้ว สมุดรายวันการลงทะเบียนใบแจ้งหนี้จะถูกลงรายการบัญชีโดยอัตโนมัติ และสร้างใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่ค้างอยู่ภายในกลุ่มใบแจ้งหนี้ วิธีการแบบครบวงจรนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการจดทะเบียนภาษี