ภาพรวมของสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ และการส่งคืน
ความสามารถของสินค้าคงคลังใน Dynamics 365 Field Service รวมถึง:
- คลังสินค้า
- การปรับและการโอนสินค้าคงคลัง
- การบริโภคและการเรียกเก็บเงินผลิตภัณฑ์ระหว่างคำสั่งงาน
- การจัดซื้อ
- การส่งคืน
- สมุดรายวันสินค้าคงคลัง
ก่อนที่คุณจะใช้ระบบสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ และการส่งคืนสินค้า สิ่งสำคัญคือคุณต้องคุ้นเคยกับความสามารถในแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์ใน Field Service ลิตภัณฑ์จะถูกติดตามในสินค้าคงคลังเฉพาะในกรณีที่ฟิลด์ ประเภท Field Service ถูกตั้งเป็น สินค้าคงคลัง มิฉะนั้น การเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังจะไม่ปรากฏเมื่อคุณเพิ่มผลิตภัณฑ์ลงในใบสั่งงาน ใบสั่งซื้อ และการอนุญาตให้ส่งคืนสินค้า (RMA)
หากต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรเพื่อสร้างและแก้ไขตารางที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลัง ให้เพิ่มบทบาทความปลอดภัย การซื้อสินค้าคงคลัง ลงในบทบาทความปลอดภัยที่มีอยู่
สำหรับความต้องการสินค้าคงคลังพื้นฐาน องค์กรจำนวนมากใช้ความสามารถแบบสำเร็จรูป สำหรับความต้องการสินค้าคงคลังและการกำหนดราคาที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น Field Service ได้รับการออกแบบมาเพื่อรวมเข้ากับระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ในตัวอย่างทั่วไป Field Service จะผสานรวมกับ Dynamics 365 Supply Chain Management โดยใช้เทมเพลต "Prospect to cash" ใน Dataverse ที่สร้างไว้ล่วงหน้า
แผนภาพต่อไปนี้แสดงโฟลว์ของสินค้าคงคลัง การซื้อ และการส่งคืนใน Field Service
คลังสินค้าและสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์
ใน Field Service คลังสินค้าเป็นที่ตั้งของบริษัทใดๆ ที่เก็บสินค้าคงคลัง คลังสินค้ารวมถึงสถานที่ที่คงที่และเคลื่อนที่ เช่น:
- คลังสินค้า
- รถบรรทุกช่าง
- ศูนย์การกระจาย
- กำลังโหลดท่าเรือ
สินค้าคงคลังที่คลังสินค้าแต่ละแห่งจะได้รับการอัปเดตตามผลิตภัณฑ์ใบสั่งงานที่ใช้งาน ตามคำสั่งซื้อใบสั่งซื้อ การคืนสินค้า การปรับปรุง และการโอน การอัปเดตจะถูกบันทึกในตาราง สินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์ ที่เกี่ยวข้อง
สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ในคลังสินค้า ระบบจะติดตามข้อมูลต่อไปนี้:
- ปริมาณที่มีอยู่: จำนวนหน่วยที่ยังคงเหลืออยู่สำหรับการขาย
- ปริมาณที่จัดสรร: จำนวนหน่วยที่ขณะนี้ระบุไว้ในคำสั่งงานเป็นผลิตภัณฑ์ในใบสั่งงานที่ถูกจัดสรร
- ปริมาณในมือ: ผลรวมของค่า ปริมาณที่มีอยู่ และ ปริมาณที่จัดสรร โดยทั่วไป ฟิลด์นี้แสดงถึงหน่วยที่ยังคงมีอยู่ในคลังสินค้าของคุณ แม้ว่าจะถูกยืนยันการทำงานแล้วก็ตาม
- ปริมาณในการสั่งซื้อ: จำนวนหน่วยที่แสดงในใบสั่งซื้อในปัจจุบัน แต่ยังไม่ได้รับและเพิ่มในสินค้าคงคลัง โดยทั่วไป ฟิลด์นี้แสดงถึงหน่วยที่อยู่ระหว่างทาง
หมายเหตุ
ด้วยการเพิ่มคลังสินค้าลงในทรัพยากรที่สามารถจองได้แต่ละรายการ คุณสามารถกำหนดคลังสินค้าเริ่มต้นที่จะใช้เมื่อทรัพยากรที่สามารถจองได้นั้นใช้ผลิตภัณฑ์ในใบสั่งงาน
การปรับและการโอนสินค้าคงคลัง
ใช้การปรับปรุงสินค้าคงคลังเพื่อเพิ่มสินค้าคงคลังในคลังสินค้าหรือลบสินค้าคงคลังออกจากคลังสินค้าด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ใช้คุณลัษณะนี้ระหว่างการตรวจสุขภาพตามปกติเพื่อสะท้อนถึงการหดตัวและข้อบกพร่อง และเพื่อเปรียบเทียบสินค้าคงคลังที่คาดหวังกับสินค้าคงคลังจริง จากนั้นคุณสามารถปรับความแตกต่างได้
ใช้การโอนสินค้าคงคลังเพื่อการถ่ายโอนสินค้าคงคลังจากคลังสินค้าต้นทางไปยังคลังสินค้าปลายทาง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถถ่ายโอนสินค้าคงคลังจากคลังสินค้าไปยังรถบรรทุกของช่างเทคนิค
คุณยังสามารถเปิดใช้งานการปรับเปลี่ยนและการถ่ายโอนบนแอป Field Service สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างการถ่ายโอนสินค้าคงคลังได้ หากช่างเทคนิคพบกันในภาคสนามและโอนสินค้าคงคลังจากรถบรรทุกคันหนึ่งไปยังอีกคันหนึ่ง
สินค้าคงคลังในใบสั่งงาน
สินค้าคงคลังได้รับผลกระทบเมื่อมีการเพิ่มผลิตภัณฑ์ลงในใบสั่งงานและใช้งาน
ตัวอย่างเช่น สินค้าจะถูกเพิ่มเป็นค่าประมาณและจัดสรร (นั่นคือฟิลด์ สถานะรายการ ถูกตั้งค่าเป็น ประมาณ และฟิลด์ ที่ปันส่วน ถูกตั้งค่าเป็น ใช่) ในกรณีนี้ สินค้าคงคลังส่วนหนึ่งจะถูกสงวนไว้จากคลังสินค้าที่ระบุ แต่จะไม่ถูกหักออก
หากมีการใช้ผลิตภัณฑ์ในคำสั่งงานในระหว่างการสั่งงาน (นั่นคือ ฟิลด์ สถานะรายการ ถูกตั้งค่าเป็น ใช้แล้ว) สินค้าคงคลังที่คลังสินค้าที่เกี่ยวข้องจะถูกหักออกตามปริมาณผลิตภัณฑ์ในใบสั่งงาน โดยทั่วไป คลังสินค้าที่ระบุไว้ในผลิตภัณฑ์ในใบสั่งงานเป็นรถบรรทุกของช่างเทคนิค
ใบสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อ (PO) ใช้เพื่อสั่งซื้อผลิตภัณฑ์สำหรับคลังสินค้า นอกจากนี้ ยังใช้เพื่อสั่งซื้อผลิตภัณฑ์โดยตรงสำหรับใบสั่งงานเพื่อให้งานนอกสถานที่เสร็จสมบูรณ์
กระบวนการใบสั่งซื้อประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:
- ร้องขอผลิตภัณฑ์จากผู้ขายโดยการสร้างใบสั่งซื้อและเพิ่มผลิตภัณฑ์ในใบสั่งซื้อ
- รับการอนุมัติ
- จัดทำเอกสารการรับผลิตภัณฑ์ สร้างใบรับสินค้าของใบสั่งซื้อและผลิตภัณฑ์ในใบตอบรับของใบสั่งซื้อ เพื่อเพิ่มผลิตภัณฑ์ที่ได้รับไปยังสินค้าคงคลังของคลังสินค้า หรือเพื่อเพิ่มเป็นผลิตภัณฑ์ในใบสั่งงาน
การส่งคืน
บางครั้งองค์กรเดียวกันที่ติดตั้งชิ้นส่วนและอุปกรณ์ในสถานที่ของลูกค้า ต้องดำเนินการส่งคืนผลิตภัณฑ์หรือทรัพย์สินนั้นของลูกค้า คุณสามารถออกเครดิตให้กับลูกค้าที่เริ่มการคืนสินค้าได้ คุณยังสามารถติดตามการส่งคืนโดยเป็นส่วนหนึ่งของประวัติการบริการของสินทรัพย์ลูกค้าได้อีกด้วย
เหตุผลทั่วไปที่อาจต้องเริ่มต้นการส่งคืน ได้แก่:
- ชิ้นส่วนหรืออุปกรณ์ชำรุด
- ลูกค้าไม่พึงพอใจ
- จำเป็นต้องมีการซ่อม แต่จะไม่เกิดขึ้นในสถานที่ แต่เกิดขึ้นที่สถานที่ตั้งของผู้ให้บริการหรือผู้ผลิต
- อุปกรณ์อยู่ที่ตำแหน่งที่ตั้งของลูกค้า ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาเช่าที่กำลังจะสิ้นสุด และจะไม่ได้รับการต่ออายุ
Field Service รองรับการส่งคืนแบบสำเร็จรูปสามชนิด:
- ส่งคืนไปยังคลังสินค้า
- ส่งคืนไปยังผู้ขาย
- การเปลี่ยนแปลงของความเป็นเจ้าของอุปกรณ์
ในการออกการส่งคืน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- สร้าง RMA RMA ระบุผลิตภัณฑ์ที่สามารถส่งคืนได้และข้อมูลสำคัญอื่นๆ เช่น การกำหนดราคา นอกจากนี้ยังระบุการดำเนินการ ซึ่งเป็นชนิดของการส่งคืน
- สร้างใบรับสินค้า RMA การส่งคืนจะไม่เสร็จสิ้นจนกว่าจะมีสร้างการใบรับสินค้า RMA ใบรับสินค้า RMA จะยืนยันว่าได้รับผลิตภัณฑ์และปริมาณที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังระบุวันที่ของการรับและบุคคลที่จัดการ
ระบบจะปรับสินค้าคงคลังและสินทรัพย์ของลูกค้าโดยอัตโนมัติ
สมุดรายวันสินค้าคงคลัง
ธุรกรรมสินค้าคงคลังทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันสินค้าคงคลัง ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการจัดสรรผลิตภัณฑ์หนึ่งรายการในใบสั่งงาน สมุดรายวันสินค้าคงคลังจะถูกสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มปริมาณที่จัดสรรโดยหนึ่งรายการ เมื่อใช้ผลิตภัณฑ์เดียวกันนั้นเพื่อทำให้ใบสั่งงานสมบูรณ์แล้ว จะมีการสร้างสมุดรายวันสินค้าคงคลังอื่นที่ลดปริมาณคงคลังคงเหลือ สมุดรายวันจะได้รับการบันทึกสำหรับการเพิ่มและลดลงทั้งหมดของสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์ โดยทั่วไปสมุดรายวันสินค้าคงคลังทำหน้าที่เป็นตัวแยกประเภทสินค้าคงคลังภายใน Field Service
สิ่งสำคัญที่สุดคือบางครั้งสมุดรายวันสินค้าคงคลังจะใช้เพื่อรวมธุรกรรมสินค้าคงคลังของ Field Service เข้ากับระบบ ERP ภายนอก โดยขึ้นอยู่กับสถาปัตยกรรมของการรวม เพื่อให้การรวมระบบง่ายขึ้นและยืดหยุ่นมากขึ้น สมุดรายวันสินค้าคงคลังสามารถสร้างขึ้นได้ด้วยตนเอง