ส่งออกไปยัง Excel PivotTable

บทความนี้นำไปใช้กับ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) เวอร์ชั่น 9.1 โดยใช้ไคลเอนต์เว็บดั้งเดิม หากท่านใช้ ส่วนติดต่อแบบรวม แอปของท่านจะทำงานเหมือนกับ ส่วนติดต่อแบบรวม สำหรับแบบจำลอง Power Apps สำหรับเวอร์ชัน Power Apps ของบทความนี้ ดูที่: ส่งออกไปยัง PivotTable ของ Excel

คุณสามารถส่งออกข้อมูล Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) ไปยัง PivotTable ของ Office Excel เพื่อดูรูปแบบและแนวโน้มในข้อมูลได้ Excel PivotTable เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสรุป วิเคราะห์ สำรวจ และแสดงข้อมูล Customer Engagement (on-premises) ของคุณ คุณสามารถส่งเรกคอร์ดออกได้ถึงครั้งละ 100,000 เรกคอร์ด

ข้อกำหนดเบื้องต้น

• บนการติดตั้ง Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) เริ่มต้น ก่อนที่คุณส่งออกข้อมูลไปยัง Excel PivotTable ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า SQL Server ของคุณ สามารถเชื่อมต่อระยะไกลได้

  อนุญาตการเชื่อมต่อระยะไกลไปยังเซิร์ฟเวอร์ SQL

  1. เริ่มต้น SQL Server Management Studio

  2. เชื่อมต่อกับอินสแตนซ์ SQL Server

  3. คลิกขวาที่ชื่ออินสแตนซ์ SQL Server แล้วเลือก คุณสมบัติ เลือก การเชื่อมต่อ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตการเชื่อมต่อระยะไกลไปยังเซิร์ฟเวอร์นี้

• Windows Firewall อนุญาตการเชื่อมต่อ SQL Server ระยะไกล ข้อมูลเพิ่มเติม: วิธีการ: กำหนดค่า Windows Firewall สำหรับการเข้าถึงเครื่องมือจัดการฐานข้อมูล

ส่งออกไปยัง Excel PivotTable

ตัวเลือกในการส่งออกข้อมูลไปยัง PivotTable Excel ไม่สามารถใช้ได้ในเรกคอร์ด Customer Engagement (on-premises) ทุกชนิด ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือก จะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเรกคอร์ดนั้น

1. เปิดรายการเรกคอร์ด

2. บนแถบคำสั่ง ให้เลือก ส่งออกไปยัง Excel>PivotTable ไดนามิก

3. ในรายการ เลือกคอลัมน์ PivotTable ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายสำหรับฟิลด์ตามต้องการ และจากนั้นเลือก ส่งออก

   โดยค่าเริ่มต้น รายการฟิลด์ PivotTable ประกอบด้วยเฉพาะฟิลด์ที่แสดงในรายการ เลือกคอลัมน์ PivotTable

4. เลือก บันทึก จากนั้นบันทึกไฟล์ .xlsx ทำหมายเหตุของตำแหน่งที่คุณบันทึกแฟ้ม

   หมายเหตุ

   ถ้าคุณจะแก้ไขแฟ้มข้อมูลในภายหลัง ขอแนะนำให้คุณบันทึกแฟ้มก่อนที่จะเปิด มิฉะนั้น คุณอาจได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดนี้: Excel ไม่สามารถเปิดหรือบันทึกเอกสารมากกว่านี้ได้เนื่องจากไม่มีหน่วยความจำหรือเนื้อที่ว่างพอ

   เมื่อต้องการแก้ไข ดำเนินการต่อไปนี้:

   1. เปิด Excel และไปที่ ไฟล์>ตัวเลือก>ศูนย์ความเชื่อถือ
      2. เลือก การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ จากนั้นเลือก มุมมองที่ป้องกัน
      3. ภายใต้ มุมมองที่ป้องกัน ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับทั้งสามรายการ
      4. เลือก OK แล้วเลือก OK

      เรายังคงแนะนำให้คุณบันทึกและจากนั้นเปิดแฟ้มข้อมูลแทนที่จะเป็นการปิดใช้งานมุมมอง ซึ่งอาจทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณเกิดความเสี่ยง

5. เปิด Excel จากนั้นเปิดไฟล์ .xlsx ที่คุณบันทึกไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้

6. ถ้าคุณเห็นคำเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัย การเชื่อมต่อข้อมูลจากภายนอกถูกปิดใช้งาน ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา

7. เมื่อต้องการรีเฟรชข้อมูลในไฟล์ ในแท็บ ข้อมูล ให้เลือก รีเฟรชจาก CRM

   หมายเหตุ

   เมื่อต้องการดูและรีเฟรชข้อมูลไดนามิก จะต้องติดตั้ง Microsoft Dynamics 365 for Outlook ถ้าได้ติดตั้งและกำหนดค่าแล้ว ให้คลิก รีเฟรชจาก CRM เพื่อลงชื่อเข้าใช้ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) ถ้าคุณไม่ต้องการรับพร้อมท์อีกครั้งเพื่อเข้าสู่ระบบ ให้คลิก บันทึกที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านของฉัน ในหน้าลงชื่อเข้าใช้

8. ในการเพิ่ม PivotTable บนแท็บ แทรก เลือก PivotTable

   หมายเหตุ

   คุณต้องทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จสมบูรณ์เพื่อแทรก PivotTable PivotTable ไม่ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

9. ลากฟิลด์จาก รายการฟิลด์ PivotTable ไปยัง PivotTable สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู วิธีใช้ Excel

เคล็ดลับ

• ถ้าคุณส่งออกรายการไปยังแผ่นงานไดนามิกหรือ PivotTable ที่คุณคิดว่าเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) คนอื่นๆ คุณสามารถเพิ่มรายการเป็นรายงานได้ แล้วใช้รายงานร่วมกันกับผู้อื่น หรือทำให้สามารถใช้งานได้สำหรับผู้ใช้ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) ทั้งหมด

  ถ้าผู้รับอยู่ในโดเมนเดียวกันกับคุณ และเป็นผู้ใช้ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) คุณสามารถส่งอีเมลไฟล์ Excel แบบไดนามิก หรือเก็บไว้เป็นแฟ้มที่ใช้ร่วมกันได้ เมื่อผู้รับเปิดแฟ้มไดนามิก ผู้รับจะเห็นข้อมูลตามที่พวกเขามีสิทธิ์ดูใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) ดังนั้นข้อมูลที่ผู้รับเห็นอาจแตกต่างจากที่คุณเห็น

• ใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) ค่าเงินจะถูกส่งออกไปยัง Excel เป็นตัวเลข หลังจากคุณได้เสร็จสิ้นการส่งออกแล้ว ในการจัดรูปแบบข้อมูลเป็นสกุลเงิน ให้ดูที่หัวข้อวิธีใช้ของ ExcelHelp ที่ชื่อ “แสดงตัวเลขเป็นสกุลเงิน"

• ค่าข้อมูลและเวลาที่คุณเห็นใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) ปรากฏเป็น "วันที่" เท่านั้น เมื่อคุณส่งออกไฟล์ไปยัง Excel แต่เซลล์จริงแสดงวันและเวลา

• ถ้าคุณกำลังจะทำการเปลี่ยนแปลงและนำเข้าแฟ้มข้อมูลกลับไปยัง Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) จำไว้ว่าฟิลด์ถูกทำให้ปลอดภัย ฟิลด์คำนวณ และคอมโพสิตฟิลด์ (เช่น ชื่อเต็ม) เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และไม่สามารถถูกนำเข้ามาใน Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) คุณจะสามารถแก้ไขฟิลด์เหล่านี้ใน Excel ได้เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลกลับไปยัง Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) จะไม่สามารถปรับปรุงเขตข้อมูลเหล่านี้ ถ้าคุณต้องการปรับปรุงฟิลด์เหล่านี้ได้ เช่น ชื่อของผู้ติดต่อ แนะนำให้คุณใช้มุมมองที่จะส่งออกข้อมูลของคุณ ปรับปรุงใน Excel และนำเข้ากลับไปยัง Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) สำหรับการเปลี่ยนแปลง

• บางมุมมองของระบบ เช่น บัญชีลูกค้า: ไม่มีกิจกรรมส่งเสริมการขายใน 3 เดือนล่าสุด จะสามารถส่งออกไปยังเวิร์กชีต Excel แบบคงที่ได้เท่านั้น

• การตั้งค่าภูมิภาคของระบบปฏิบัติการของคุณ (ใน Windows แผงควบคุม>ภูมิภาค) และ Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)การตั้งค่าภูมิภาค (การตั้งค่า () >ตัวเลือก>ภาษา) ควรเหมือนกัน ถ้าไม่เช่นนั้น การรีเฟรชข้อมูลไดนามิกด้วย รีเฟรชจาก CRM อาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลได้

ประกาศเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว

หากคุณใช้ Microsoft Dynamics 365 (online) การส่งออกข้อมูลเป็นเวิร์กชีต แบบคงที่ จะสร้างสำเนาของข้อมูลที่ส่งออกและจัดเก็บไว้ภายในคอมพิวเตอร์ของคุณ ข้อมูลจะมีการโอนย้ายจาก Dynamics 365 (online) ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณโดยใช้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัย และไม่รักษาการเชื่อมโยงระหว่างสำเนาภายในเครื่องและ Dynamics 365 (online)

เมื่อคุณส่งออกเป็นเวิร์กชีต แบบไดนามิก หรือ PivotTable จะมีการรักษาการเชื่อมโยงระหว่างเวิร์กชีต Excel และ Dynamics 365 (online) ทุกครั้งที่เวิร์กชีตแบบไดนามิกหรือ PivotTable ได้รับการรีเฟรช คุณจะสามารถยืนยันตัวตนกับ Dynamics 365 (online) โดยใช้ข้อมูลประจำตัวของคุณ คุณจะสามารถดูข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์ในการดู

ผู้ดูแลระบบจะกำหนดว่าผู้ใช้ขององค์กรของคุณได้รับอนุญาตให้ส่งออกข้อมูลเป็น Excel โดยใช้ Security role หรือไม่

ดูเพิ่มเติม

ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel