Format och ton

Artikel
03/12/2025

Not

Den här designguiden skapades för Windows 7 och har inte uppdaterats för nyare versioner av Windows. Mycket av vägledningen gäller fortfarande i princip, men presentationen och exemplen återspeglar inte vår nuvarande designvägledning.

Tonen i skrift är den attityd som författaren förmedlar till läsaren. Det är inte nödvändigtvis vad du säger, utan hur du säger det. Tonen är avsedd att skapa ett specifikt svar eller känslor i läsaren; den skapar en personlighet som kan engagera eller avvisa användare.

Obs! riktlinjer som rör användargränssnittstext visas i en separat artikel.

Designbegrepp

Windows-tonen

Använd Windows-tonen för att inge förtroende genom att kommunicera med användare på en personlig nivå genom att vara korrekt, uppmuntrande, insiktsfull, objektiv och användarfokuserad. Windows-tonen strävar också efter att vara lätt, inspirerande, enkel och pålitlig.

Använd inte en distraherande, nedlåtande eller arrogant ton. Undvik ytterligheterna i "maskin"-rösten (där talaren tas bort från språket) och "säljare"-rösten (där skriften försöker sälja oss något, för att locka oss, muntra upp oss, släta över allt som "enkelt")

Forskning från Microsoft visar att det i programvara ofta finns:

Överanvändning av datorterminologi och jargong, som många användare inte förstår eller misstolkar.
Inkonsekvent användning av terminologi.
ogenomträngliga, ofta oavsiktligt nedlåtande meddelanden, vilka användare som kämpar för att dechiffrera.

Dessa problem gör att användarna känner sig förvirrade, ointelligenta, nedslående och slutligen frånkopplade från sin erfarenhet av programvara.

Förnyad uppmärksamhet på meddelandekvalitet, inklusive tonen i texten, innebär att själva språket är en viktig ingrediens i den totala kundnöjdheten. Stöd användare med olika nivåer av teknisk kunskap, särskilt nybörjare, att dra nytta av alla saker ditt program kan göra.

Om du bara gör en sak...

Se till att texten är korrekt, uppmuntrande, insiktsfull, objektiv och användarfokuserad. Var enkel och pålitlig och använd i förekommande fall en lätt och inspirerande ton.

Riktlinjer

Använd Windows-tonen

Tonen i programmet ska vara:

Riktig. Användarna bör känna sig säkra på att informationen är tekniskt korrekt. Om informationen inte är korrekt blir användarnas upplevelse av den specifika uppgiften förstörd och de förlorar förtroendet för all annan hjälp som de läser från den källan.
Uppmuntrande. Använd språk som förmedlar att programvaran ger användarna möjlighet att göra saker, i stället för att låta dem göra saker. Använd till exempel "you can" i stället för "Windows låter dig" eller "den här funktionen tillåter dig". (Undantag: det är okej att använda "tillåt" när du refererar till funktioner, till exempel säkerhetsfunktioner, som tillåter eller nekar en åtgärd.)
Insiktsfull. Användarna bör tro att du (och i tillägg ditt program) vet när en viss uppgift är komplicerad och att du kommer att vägleda dem genom den. Behandla samtidigt användare som intelligenta personer som råkar behöva hjälp med ett visst problem.
Objektiv. Ibland vill användarna ha en bättre förklaring. ofta även om de bara vill veta vad de behöver gå vidare. Detta kräver objektivitet – att inse att målet (produktivitet, nyfikenhet, njutning) är användarens mål, inte författarens. Det kräver också att du sprider eventuella predisponerade begrepp om användaren.
Användarfokuserad. Skriv ur användarens perspektiv och helst utifrån vad du kan göra för användaren. Användarna bör känna att de kommer att hitta information som är relevant och tillgänglig för dem.

Du kan utveckla kommunikationen med dina användare ytterligare genom att vara:

Ljus. En lätt röst känns lätt att hantera och snabb att förstå. Det är inte svårt eller betungande, och det undviker att anstränga sig för att vara djupgående eller allvarlig.
Inspirerande. En inspirerande röst motiverar användarna och stimulerar dem att vidta åtgärder. En viss entusiasm markerar den här typen av röst, vilket ger den en mer engagerande personlighet än den maskinliknande tonen som användare ofta har kommit att förvänta sig av sina datorer.
Rättfram. En enkel röst är uppriktig och öppen, fri från sken eller bedrägeri.
Pålitlig. En pålitlig röst är värd förtroende, tillförlitlig, korrekt och ärlig. Det tar bara några få felaktigheter att förlora användarens förtroende, men det kan ta lång tid att få tillbaka det förtroendet.

Se däremot till att undvika följande toner, som är mycket mer benägna att få en negativ reaktion:

Maskinton. Känns som att ha ett opersonligt, oflexibelt utbyte med en dator eller robot.
Företagston. Känns som att ha en monolog med ett allsmäktigt, allvetande, opersonligt företag.
Polisens tonfall. Känns som att bli förhörd med en spärreld av påträngande frågor.
Advokatiskt tonfall. Känns som att bli ombedd att utföra någon juridiskt betydelsefull handling.
Försäljningsrepresentantens ton. Känns som att bli ombedd att köpa eller prova något, med eventuella bekymmer som slätas över.
Överlägsen, nedlåtande eller arg ton. Det känns som om programvaran förringar användare, pratar med dem eller upprörs av dem. Vanligtvis är den här tonen mycket teknisk, drar onödig uppmärksamhet till användarens misstag och känns oförskämd.
Skrytsam ton. Känns som om programvaran skryter om sina prestationer eller på annat sätt drar för mycket uppmärksamhet till sig själv.
Flippant ton. Det känns som om användarnas mål och känslor inte tas på allvar, eller att deras användning av programmet tas för givet.

Använda verkliga språk

Använd vardagliga ord när du kan och undvika ord som du inte skulle säga till någon annan personligen. Detta är särskilt effektivt om du förklarar ett komplext tekniskt koncept eller en åtgärd. Föreställ dig att du tittar över användarens axel och förklarar hur du utför uppgiften.

acceptabelt:

Använd den här proceduren för att ändra lösenordet.

Bättre:

Följ de här stegen för att ändra lösenordet.
Använd korta, enkla ord när det är möjligt. Kortare ord är mer konversationsbaserade, sparar utrymme på skärmen och är lättare att skanna.

acceptabelt:

Dessutom visar det här avsnittet...

Digitalkameror använder små mikrochips...

Digitalkameror använder små mikrochips...

Bättre:

I det här avsnittet visas också...

Digitalkameror använder små mikrochips...
Uppfinna inte ord eller tillämpa nya betydelser på standardord. Anta att användarna är mer bekanta med ett ords etablerade betydelse än med en särskild betydelse som den ges av teknikindustrin. När en branschterm krävs anger du en kontextdefinition. Undvik jargong, men kom ihåg att vissa uttryck som är specifika för datoranvändning – hackare, bränna en CD och så vidare – redan är en del av det dagliga talet.

felaktig:

Du kan använda mappar för att bucketisera dina favoriter.

rätt:

Du kan använda mappar för att kategorisera dina favoriter.
Använd inte symboler som ersättning för enkla ord.

felaktig:

användare & datorer

användare + datorer

domän/arbetsgrupp

Antal användare

rätt:

användare och datorer

domän eller arbetsgrupp

antal användare

Var exakt

Välj ord med en tydlig innebörd.

acceptabelt:

Eftersom du har skapat tabellen kan du göra ändringar i den.

Håll brandväggen aktiverad eftersom det kan skapa en säkerhetsrisk om du inaktiverar den.

Bättre:

Eftersom du har skapat tabellen kan du göra ändringar i den.

Håll brandväggen aktiverad eftersom det kan skapa en säkerhetsrisk om du inaktiverar den.
Utelämna onödiga ord – använd inte två eller tre ord när man gör det.

utförlig:

Följ dessa steg för att ändra ditt lösenord:

Bättre:

Så här ändrar du ditt lösenord:
Undvik onödiga adverb.

felaktig:

Det är inte särskilt svårt att ändra ditt lösenord.

rätt:

Det är inte svårt att ändra lösenordet.
Välj verb med ett ord framför verb med flera ord.

acceptabelt:

När du låser datorn...

Bättre:

När du låser datorn...
Konvertera inte verb till substantiv och substantiv till verb.

felaktig:

För att lösenordsskydda datorn...

Så här upprättar du en anslutning...

rätt:

För att skydda datorn med ett lösenord...

Så här ansluter du...

Var konsekvent

Konsekvent terminologi främjar inlärning och bättre förståelse för tekniska begrepp. Inkonsekvens tvingar användare att ta reda på om olika ord och åtgärder betyder samma sak.

Exempel:

switch, växla

starta, köra, starta, starta, köra

aktivera, aktivera, aktivera

bränn, kopiera
Konsekvent syntax hjälper till att ställa in användarnas förväntningar. När dessa förväntningar har angetts kan användarna snabbare parsa text som använder konsekvent syntax. Om instruktioner till exempel alltid skrivs i imperativ form lär sig användarna att ägna större uppmärksamhet åt imperativa meningar.

Sammandragningar

Sammandragningar ger en kortare, snappier, mer konversationsrytm till skrivande. Använd dem efter behov och i kontext. Använd inte sammandragningar med produktnamn eller andra lämpliga substantiv.

Talspråkligheter, idiomer och slang

Överväg att endast använda talspråk eller slang i särskilda situationer, till exempel produktresor, installationsskärmar eller innehåll som inte kommer att lokaliseras. Nyligen genomförda studier har visat att användarna tycker om det oväntade ordet eller den välbekanta frasen. Tänk på att det kan vara svårt och kostsamt att använda talspråk och slang för att översätta effektivt, så sådant språk används bäst omdömesgillt.

exempel:

Å andra sidan finns det vissa värden i registret som inte bör ändras.

Med SDSL är linjen dedikerad till din Internetanvändning, så du kommer inte att uppleva trafikstockningar i rusningstrafik på Internet, som du kan göra med kabeltjänsten.

Person

Adressera användaren som du, direkt eller indirekt.
Använd den andra personen (du, din) för att tala om för användarna vad de ska göra. Ofta är den andra personen underförstådd.

exempel:

Välj de bilder som du vill skriva ut.

Välj ett konto. (underförstådd)
Använd den första personen (jag, jag, min) för att låta användarna berätta för programmet vad de ska göra.

Exempel:

Skriv ut bilderna på min kamera.
Använd oss omdömesgillt. Den första personen plural kan föreslå en skrämmande företagsnärvaro. Det kan dock vara bättre att använda namnet på ditt program. Använd vi rekommenderar i stället för att det rekommenderas.
Undvik referenser från tredje person (användaren) eftersom de skapar en mer formell, mindre personlig ton.

Röst

Använd den aktiva rösten som framhäver personen eller saken som utför åtgärden. Det är mer direkt och personligt än den passiva rösten, vilket kan vara förvirrande eller låta formellt.

acceptabelt:

Ikoner kan ordnas efter namn i alfabetisk ordning.

När en personlig digital assistent (PDA) eller bärbar dator är ansluten...

Bättre:

Du kan ordna ikoner i alfabetisk ordning med ikonnamnet.

När du ansluter någon personlig digital assistent (PDA) eller bärbar dator...
Använd den passiva rösten bara för att undvika en ordig eller besvärlig konstruktion; när åtgärden snarare än doer är i fokus för meningen; när ämnet är okänt; eller i felmeddelanden, när användaren är ämnet och kan känna sig beskylld för felet om den aktiva rösten användes.

rätt:

Den nya ikonen ska visas i det övre vänstra hörnet.

Uppdateringar måste laddas ned och installeras innan de kan fungera.
frasinstruktioner i positiv formoch betona vad användarna kan åstadkomma i stället för vad de inte kan.

Attityd gentemot användaren

Var artig, stödjande och uppmuntrande. Användaren ska aldrig känna sig nedskrämd, skylld eller skrämd.

acceptabelt:

Det går inte att ta bort nytt textdokument: Åtkomst nekas.

Bättre:

Den här filen är skyddad och kan inte tas bort utan specifik behörighet.
Hitta rätt balans: var varm mot användaren utan att vara för intim eller för affärsliknande. Tänk dig att du hjälper en vän att använda produkten för första gången. Den här personen är inte din bästa vän eller betydande annan, utan istället en granne eller familjevän. Användarna bör känna sig bekväma och hemma när de använder ditt program, men språket ska inte kännas förmätet eller för bekant.
Begränsa till situationer som besvärar användaren på något sätt, till exempel:
- Användaren uppmanas att göra något obekvämt, till exempel vänta, upprepa en uppgift eller uppdatera ett program.
  
  rätt:
  
  Vänta medan Windows kopierar filerna till datorn.
- Användaren kan inte slutföra en uppgift på grund av en funktion som saknas, ett designfel eller ett programfel.
  
  rätt:
  
  Det går inte att spara med det angivna formatet. Välj ett annat format.
- Användaren har gjort allt för att vara till hjälp, som genom att delta i ett kundfeedbackprogram eller lämna in en felrapport.
  
  rätt:
  
  För att förbättra Fabrikam Backup-upplevelsen kan du delta i fabrikam-programmet för kundfeedback.
Du bör också använda när dess frånvaro skulle betraktas som curt.

I det här exemplet skulle de infogade felmeddelandena vara curt utan please.
Använd endast i felmeddelanden som resulterar i allvarliga problem för användaren (till exempel dataförlust, användaren kan inte fortsätta att använda datorn eller så måste användaren få hjälp av en teknisk representant). Be inte om ursäkt om problemet uppstod under programmets normala funktion (till exempel om användaren behöver vänta på att en nätverksanslutning hittas).

rätt:

Vi beklagar, men Fabrikam Backup upptäckte ett oåterkalleligt problem och stängdes av.

Meningsstruktur och längd

Eftersom användarna ofta söker igenom text göra varje ord räknas. Enkla, koncisa meningar (och stycken) sparar inte bara utrymme på skärmen utan är det mest effektiva sättet att förmedla att en idé eller åtgärd är viktig. Använd ditt bästa omdöme – gör meningarna snäva, men inte så snäva att tonen verkar abrupt och ovänlig.
Undvik upprepning. Granska varje fönster och eliminera duplicerade ord och instruktioner. Undvik inte viktig text – var explicit när det behövs – men var inte redundant och förklara inte saker som går utan att säga det.
Använd meningsfragment om det är lämpligt. Meningsfragment är korta och slagkraftiga , och eftersom de vanligtvis tar förhörsformen är de ett bra sätt att direkt engagera användaren.

rätt:

Vill du spara ändringarna i "Mina foton"?

Har du sparat en fil och sedan inte kommit ihåg var du sparade den?
Starta meningar med konjunktioner (och, men, eller) om du behöver.
Ersätt listor och tabeller med komplexa meningar. Listor (oavsett om de är numrerade eller punktlistor) och tabeller är tydligare och enklare att skanna.
Använd parallella grammatiska konstruktioner. Parallellitet kräver att ord och fraser som har samma funktion har samma form. Använd parallella språk när du uttrycker idéer med samma vikt och för gränssnittselement som är parallella i funktionen (till exempel rubriker, etiketter, listor eller sidrubriker).

rätt:

Lyssna

Klocka

Aktie

Samla

Dessa objekt är parallella eftersom de alla är imperativa verb med ett enda ord.

felaktig:

Musik

Video

Aktie

Lyssna

Dessa objekt är inte parallella eftersom musik och video är substantiv, men Dela och lyssna är verb.

Dela via