Säker version med QR-kod

Det finns två sätt att släppa ett utskriftsjobb med Universal Print: direktutskrift och säker version. Med direkt utskrift släpps utskriftsjobbet omedelbart på skrivaren efter att användaren har skickat det, såvida det inte finns en jobbversion från tredje part konfigurerad på skrivaren. Säker frisättning hjälper till att förhindra spill från onödig utskrift och hjälper till att upprätthålla användarens integritet genom att hålla sina jobb tills de dyker upp på skrivaren.

Säker version med QR-kod är en av formerna för säker version. Med hjälp av Microsoft 365-mobilappen kan användaren skanna en QR-kod som är kopplad till skrivaren och släppa utskriftsjobbet. Detta stöds på Android-enheter för appversion 16.0.16501 eller senare och på iOS-enheter för appversion 2.76 eller senare. För att kunna använda säker version med QR-kod måste administratören konfigurera skrivaren i portalen för universell utskrift.

Förutsättningar

• Microsoft 365-mobilapp, version 16.0.16501 eller senare för Android och version 2.76 eller senare för iOS
• Associerad nödvändig prenumerationslicens för användning av Microsoft 365-mobilapp för arbetskonto
• Universal Print-licens tilldelad till användarkonto

Hur gör jag för att aktivera den?

Användare med behörighet som skrivaradministratör kan aktivera säker version med QR-kod per skrivare via hanteringsportalen för universell utskrift.

• Gå till Universell utskrift i Azure Portal aka.ms/UPPortal
• Gå till sidan Skrivare
• Klicka på en skrivare som du vill aktivera säker version för
• Gå till bladet Egenskaper på skrivarsidan
• Klicka på Alternativ för jobbversion
• Välj QR-kod som versionstyp och klicka på Spara
• Spara QR-koden på skärmen
• Skriv ut QR-koden
• Tejpa/limma utskriften av QR-koden på skrivaren

Slutanvändarupplevelse

Skrivare med säker QR-kodversion identifieras och installeras på användarens klientenhet på samma sätt som andra Universal Print-skrivare. Utskriftsupplevelsen är också densamma för att minimera slutanvändarens inlärningskurva. Den enda skillnaden med QR-kodversion är när användaren vill hämta sitt dokument på skrivaren.

Släppa utskriftsjobbet på skrivaren

• Gå fram till skrivaren
• Kontrollera att du är inloggad i Microsoft 365-appen med ditt företagskonto
• Skanna QR-koden på skrivaren på 1 av 2 sätt:
  1. Via telefonens kameraapp (rekommenderas)
  2. I Microsoft 365-appen kan du också gå till Appar > Genomsök genomsökning > av QR Code
• Det kommer att finnas en bekräftelsedialogruta som visas i appen. Namnet på skrivarresursen ska matcha namnet på den visade skrivarresursen på QR-kodutskriften (den i parenteser).
• Gå igenom flödet för att välja utskriftsjobbet och släppa det på skrivaren

Tips och metodtips

• Om du aktiverar säker QR-kodfrisättning på en skrivare kan användarna bara släppa utskriftsjobbet via Microsoft 365-appen på sin telefon efter att ha skannat QR-koden på skrivaren. Sätt ett annat sätt: utskriftsjobbet skrivs inte längre ut direkt från skrivaren när användaren skickar jobbet.
• Platsegenskaperna Stad, Byggnad, Golv och Rum för skrivaren visas i Microsoft 365-appen när användaren är på skrivaren och har skannat QR-koden. Vi rekommenderar att du uppdaterar skrivarens platsegenskaper för att säkerställa en smidig upplevelse för slutanvändaren.
• När du namnger din skrivarresurs ska du inkludera platsidentifierare som byggnad och golv. Inkludera identifierare om versionsmekanismen. Ett exempel är "BuildingName-RoomName-QRcode"
• När du har ändrat versionstypen till säker QR-kodutgivning skriver du omedelbart ut QR-koden och kopplar den på skrivaren.

Vanliga frågor och svar om

Hur gör jag för att vet jag att jag har rätt version av appen?

För Android: På Android Play Store-sidan för Microsoft 365-appen kan du kontrollera versionen av appen genom att rulla ned till "Om den här appen", klicka på den och rulla ned till Appinformation > Version. Alla versioner som är större än 16.0.16501 har funktionen.

För iOS: I Inställningar söker du efter Microsoft 365-appen och versionsnumret ska finnas i avsnittet "Om".

Vad händer om jag inte är inloggad på mitt företagskonto?

Du kommer inte att kunna frigöra utskriftsjobbet från ditt personliga konto eftersom du måste skicka utskriftsjobbet med ditt företagskonto. Ett felmeddelande visas där du uppmanas att logga in på ditt företagskonto.

Vad händer om jag har flera företagskonton?

Kontrollera att rätt företagskonto är loggat in och aktivt i Microsoft 365-appen. Använd funktionen Scan QR Code i Microsoft 365-appen i rätt företagskonto för att skanna skrivarens QR-kod.

Vad händer om jag är inloggad på både mina personliga och företagskonton i samma Microsoft 365-app?

Om du i det här fallet genomsöker QR-koden från telefonens interna kameraapp kan den automatiskt öppna Microsoft 365-appen med ditt personliga konto. Kontrollera att ditt företagskonto är det aktiva kontot i appen. Du kan verifiera genom att trycka på din profilbild, vanligtvis i det övre vänstra hörnet i appen, och titta på avsnittet "Jag".

Vad händer om jag har två installationer av Microsoft 365-appen – en för personligt bruk och en för arbete?

Detta gäller endast för Android-enheter. Om du i det här fallet genomsöker QR-koden från telefonens interna kameraapp öppnas automatiskt Microsoft 365-appen med ditt personliga konto. Du kan undvika detta genom att göra en av två saker:

1. Använd funktionen Scan QR Code i Microsoft 365-appen i ditt företagskonto för att skanna skrivarens QR-kod
2. Inaktivera telefonen från att automatiskt öppna versionen av Microsoft 365 med det personliga kontot genom att följa dessa steg:
   1. Öppna Inställningar på telefonen. Gå till Appar, Installerade appar eller Application Manager, beroende på vilket alternativ som är tillgängligt.
   2. På vissa telefoner hittar du standardappar direkt när du trycker på Appar. För andra måste du trycka på Avancerade > standardappar. På Samsung-telefoner trycker du på trepunktsikonen i Inställningar-appar > och väljer Standardappar. På Mi-telefoner går du till Inställningar > Appar > Hantera appar. Tryck sedan på ikonen med tre punkter överst och välj Standardappar.
   3. Tryck på "Öppna länkar" på skärmen Standardappar. Här visas snabbappar. Stäng av växlingsknappen bredvid den.

Kan jag använda min personliga telefon?

Ja, med tanke på att du kan logga in på ditt företagskonto med tanke på organisationens Intune-principer.

Fungerar detta med iOS-telefoner?

Ja. Microsoft 365-appen version 2.76 eller senare är tillgänglig för den här funktionen. Den kan laddas ned från App Store.

Kan jag stänga av säker utgåva på skrivaren utan att avregistrera skrivaren?

Ja, du kan växla tillbaka jobbversionstypen till direkt utskrift. Se till att ta bort QR-koden på skrivaren och att slutanvändarna känner till ändringen.

Vad händer om jag tar bort delningen och delar skrivaren igen?

När du tar bort en skrivare (dvs. tar bort skrivarresursen) kommer skrivaren inte att kunna identifieras för slutanvändarna. När du delar skrivaren igen förblir QR-koden oförändrad. Vi rekommenderar dock att administratören skriver ut den nya QR-kodutskriften om skrivarresursnamnet har ändrats för att undvika förvirring för slutanvändaren.

Vad händer om jag avregistrerar och registrerar skrivaren igen?

QR-koden för skrivaren ändras, så för att slutanvändaren ska kunna skanna QR-koden för att släppa sitt jobb måste administratören skriva ut den nya QR-koden och koppla den till skrivaren.

Fungerar säker version med QR-kod för anslutningsanslutna skrivare?

Ja.

Fungerar säker version med QR-kod för universalutskriftsklara skrivare?

Ja.

Behöver mina skrivare ha några specifika konfigurationer?

Nej, vi rekommenderar dock att du uppdaterar platsegenskaperna för skrivaren för att säkerställa en smidig slutanvändarupplevelse.

Vad händer om min skrivare redan har en annan version aktiverad, till exempel märkesutgåva?

Säker version med QR-kod fungerar fortfarande med andra former av säker version. Detta innebär dock att slutanvändaren måste "släppa" utskriftsjobbet två gånger. Först måste de släppa jobbet via Microsoft 365-appen genom att skanna QR-koden. Sedan måste de skriva in märket i skrivaren för att slutligen släppa jobbet för att skriva ut. Det beror på att säker version med QR-kod släpper utskriftsjobbet från Universal Print till skrivaren, medan andra former av säker version (t.ex. märkesutgåva) släpper utskriftsjobbet från själva skrivaren. Vi rekommenderar inte att du aktiverar säker version med QR-kod med skrivare som redan har andra säkra versionsmekanismer aktiverade.

Vad händer om mina användare skickar en säker PIN-kod med utskriftsjobbet?

Som du svarade på i föregående fråga fungerar säker version med QR-kod fortfarande med säker PIN-kod, men slutanvändaren måste gå igenom två flöden innan de får sitt utskriftsjobb. Vi rekommenderar inte att du aktiverar säker version med QR-kod med skrivare som redan har andra säkra versionsmekanismer aktiverade.

Finns det något alternativ om en användares telefonkamera inte fungerar?

Nej, vi behöver en fysisk kamera på telefonen för att skanna QR-koden. Du kan använda antingen telefonens interna kameraapp eller funktionen Skanna QR Code i Microsoft 365-appen.

Om jobbet inte släpps och det upphör att gälla, räknas det mot den inkluderade utskriftsjobbvolymen? (Dvs. betalar jag för jobb som inte släpps?)

Nej, alla jobb som inte har släppts räknas inte mot antalet utskriftsjobb och du debiteras inte för utskriftsjobbet.