Nyckeluppgifter: Skapa utgiftsrapporter
Gäller för: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
I det här avsnittet beskrivs hur man skapar utgiftsrapporter och skickar in dem för godkännande. När du är på tjänsteresa eller ådrar dig andra utgifter på uppdrag av företaget skapar du en utgiftsrapport för de pengar som du spenderar genom att använda företagskreditkorten. Om du har betalat utgifter med dina egna pengar använder du utgiftsrapporten för att skicka utgifter för återbetalning. En utgiftsrapport beskriver i detalj hur och var utgifterna skapades.
Beroende på vilka typer av information som du ska registrera, kanske du måste skapa utgiftsrapporten i flera steg. Det här avsnittet beskriver uppgifter som du kanske måste utföra när du registrerar utgiftsrapporter.
Vad vill du göra?
Skapa en utgiftsrapport och lägg till information om utgifter
Specificera utgifter per rad
Fördela en utgift
Fördela en utgift i Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Lägg till en koncernintern utgift i en utgiftsrapport i Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Returnera ett kontantförskott i utgiftsrapporten
Dela upp en kreditkortstransaktion om du vill inkludera privata utgifter
Lägg till gäster
Bifoga kvitton i en utgiftsrapport
Skicka en utgiftsrapport
Skriv ut ett försättsblad med streckkod för en utgiftsrapport
Sök närliggande uppgifter
Skapa en utgiftsrapport och lägg till information om utgifter
Klicka på Utgifter i det övre länkfältet och klicka sedan på Utgiftsrapporter i fältet Snabbstart.
Gå till sidan Utgiftsrapport, åtgärdsrutan, fliken Utgiftsrapport, gruppen Ny och klicka på Utgiftsrapport.
Markera ej avstämda utgifter som ska läggas till i utgiftsrapporten och klicka sedan på Fortsätt. Om inga oavstämda utgifter ska läggas till avmarkerar du kryssrutan Välj alla transaktioner som standard och klickar på knappen Fortsätt.
Välj syfte för utgiften och ange sedan utgiftsplatsen.
Klicka på fliken Utgiftsrader, Lägg till ny utgift, och välj sedan den typ av utgift som du vill lägga till.
Ange information om utgiften på sidan Ny utgiftsrad.
Använd knapparna Specificera, Fördela belopp, Gästeroch Länka kvitton i gruppen Underhåll om du vill lägga till information.
Anteckning
Du kan lägga till kreditkortsutgifter i en utgiftsrapport, antingen när du skapar först rapporten eller efter att du har skapat och sparat rapporten.
Överst på sidan
Specificera utgifter per rad
För vissa utgifter kan du ange enskilda avgifter som genererar det totala beloppet. Du kan till exempel dela in en hotellavgift i daglig hyra av rummet, room service och tvättavgift.
Om du vill lägga till flera specificerade rader går du igenom följande procedur.
Markera utgiften som du vill specificera på sidan Redigera utgiftsrapport och klicka på Specificera.
Ange incheckningsdatum för utgiften och välj utgiftskategorin på snabbfliken Specificera.
Ange antal nätter och ersättning per natt och klicka sedan på Lägg till.
Klicka på Lägg till på fliken Specificerad radartikel.
Välj utgiftskategori och datum för utgiften och ange sedan beloppet som du vill specificera.
Upprepa steg 1 till 5 för varje utgiftspost. Klicka på Spara och stäng när du är klar.
Om du vill lägga till en specificerade rad går du igenom följande procedur.
Markera utgiften som du vill specificera på sidan Redigera utgiftsrapport och klicka på Specificera.
Klicka på Lägg till på fliken Specificerad radartikel.
Välj utgiftskategori och datum för utgiften och ange sedan beloppet som du vill specificera.
Välj projekt-ID om det behövs, och klicka sedan på Spara och stäng.
Överst på sidan
Fördela en utgift
Du kanske du vill tilldela ansvarsområde för utgifter till mer än en grupp, organisation eller partpost. Utgiftsbeloppet kan sedan fördelas mellan dessa grupper, organisationer eller parter. Anta till exempel att du reser 10 arbetsdagar för Tyskland. Du spenderar sex dagars arbete för juridisk person A och fyra dagars arbete för juridisk person B. När du fördelar utgiftsbeloppet, är juridisk person A ansvarig för 60 procent av utgifterna och juridisk person B är ansvarig för de återstående 40 procenten.
När du skapar fördela kostnader för ett projekt, kan du visa information om dina projekt i projektvalideringsformulären i Microsoft Dynamics AX. Du kan dock inte att filtrera projekt per juridisk person. Oavsett juridisk person som du är inloggad i ser du samma lista över projekt. Om du till exempel är inloggad i LE1 ser du samma lista över projekt som du skulle se om du var inloggad i LE2.
Varning
Om du måste uppdatera momsrelaterade fält efter att du har fördelat en utgift mellan två projekt, måste du omfördela utgiften. Om du fördelar en utgift mellan två projekt och sedan väljer momsinformation, kommer fördelningarna som du lägger till att tas bort och ersättas med standardfördelningen. Du meddelas inte om den här ändringen.
Markera utgiften som du vill fördela, gå till sidan Ny utgiftsrapport och klicka på Övrigt > Fördela belopp.
Välj om du vill fördela utgiften som ett belopp eller en procentandel på sidan Fördela belopp.
Välj den juridiska personen, projekt-ID och kategori där du ska fördela en del av utgiften.
Ange belopp eller procentandel, som du vill distribuera, och klicka sedan på kalenderikonen om du vill spara din post.
Klicka på Dela om du vill lägga till fler rader. Upprepa steg 3 och 4 tills du har fördelat den totala utgiften.
Om du vill fördela utgiftbeloppet lika mellan juridiska personer, klickar du på Fördela lika.
Överst på sidan
Fördela en utgift i Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Markera utgiften som du vill fördela, gå till sidan Ny utgiftsrapport och klicka på Övrigt > Fördela belopp.
Välj om du vill fördela utgiften med procentsatser eller belopp i fältet Fördela.
Klicka på Nytt om du vill lägga till en fördelningsrad och välj sedan den juridiska person där du vill distribuera en del av utgiften.
Beroende på om du har valt att fördela utgiften med procentsatser eller belopp anger du fördelningsprocentsatsen eller beloppet i lämpligt fält.
Välj huvudkonto, avdelning, kostnadsställe och syfte för utgiften.
Upprepa steg 3 till 5 om du vill fördela utgiften till en annan juridisk person.
Klicka på Spara och stäng efter att du har fördelat utgiften.
Överst på sidan
Lägg till en koncernintern utgift i en utgiftsrapport i Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Då och då kan du måste tilldela ansvarsområde för utgifter som har uppstått i en annan juridisk person i din organisation. Om din organisation har aktiverat koncerninterna utgifter, kan du välja ansvarig juridisk person när du anger en utgift. Du kan tilldela hela eller en del en utgift till en annan juridisk person.
Markera kryssrutan Koncernintern utgiftsrapport på sidan Ny utgiftsrapport på snabbfliken Utgiftsrapport.
På snabbfliken Utgiftsrader klickar du på Ny utgiftsrad.
Välj den juridiska personen där du tilldelar ansvarsområdet för utgiften, välj utgiftskategori och klicka sedan på OK.
Ange information om utgiften. Ange information om projektet om denna utgift relaterar till ett projekt.
Endast projekt som underhålls i den valda juridiska personen är tillgängliga.
Klicka på Spara och ny om du vill spara denna utgift och skapa en ny. Alternativt klickar du på Spara och stäng om du vill återgå till utgiftsrapporten.
Om utgifter som du har tilldelat till en annan juridisk person kräver ytterligare fördelning går du till snabbfliken Utgiftsrader och klickar på Övrigt > Fördela belopp.
Mer information om att slutföra fördelningen finns i proceduren ”Fördela en utgift” i det här avsnittet.
Överst på sidan
Returnera ett kontantförskott i utgiftsrapporten
Om du får ett förskott från din organisation, men inte spenderar hela beloppet, kan du skapa en utgiftsrad i en utgiftsrapport där du returnerar resten.
Gå till sidan Ny utgiftsrapport, snabbfliken Utgiftsrader, och klicka på Övrigt > Returnera förskott.
Välj kategorin Retur av förskott och sedan, i åtgärdsrutan, väljer du Lägg till i sammanfattning.
Markera raden för den returnerade förskottsbegäran och sedan, på snabbfliken Utgiftsrader, klickar du på Redigera.
Ange förskottsbeloppet som du vill returnera och klicka sedan på Spara och stäng.
Överst på sidan
Dela upp en kreditkortstransaktion om du vill inkludera privata utgifter
En del av en utgiftstransaktion som du debiterar på ditt företagskreditkort kan bestå av en del privata utgifter. Till exempel om den totala utgiften för en måltid är 65 euro kanske din partner också deltog i måltiden. Eftersom din partner inte ingår i din organisation, kan du dela upp transaktionen. Kostnaden för din partnerns del av måltiden anges sedan som privata utgifter som du är skyldig din organisation.
Anteckning
Du kan bara dela upp en kreditkortstransaktion för att inkludera privata utgifter om kreditkortstransaktionen importerats till Microsoft Dynamics AX. Du kan inte att registrera en transaktion manuellt och sedan dela upp den.
Välj den importerade transaktionen som du vill dela och klicka sedan på Dela till personlig på sidan Ny utgiftsrapport på fliken Utgiftsrader.
Ange beloppet för den transaktion som du vill ange som en affärsutgift.
Välj Lägg till resterande som privat och klicka sedan på Spara och stäng.
Överst på sidan
Lägg till gäster
När du registrerar representations- eller måltidskostnader i en utgiftsrapport måste du kanske registrera utgifter för andra personer. Anta att du har bjudit en potentiell kund på middag. När du registrerar måltidskostnaden i utgiftsrapporten, kan du också ange gästerna.
Gå till sidan Ny utgiftsrapport och välj utgiften som du vill lägga till gäster för, och gör sedan något av följande beroende på vilken version av Microsoft Dynamics AX 2012 du använder:
I Microsoft Dynamics AX 2012 R2: Klicka på Annat > Personer som deltog i underhållningen.
I : Klicka på Annat > Gäster.
Välj om gästen är intern för din organisation, en personlig gäst eller en kontakt som är extern för din organisation.
Välj namnet på gästen och ange sedan gästens företag eller organisationen, samt titeln.
Upprepa steg 1 till och med 3 för varje gäst som du vill lägga till på utgiftsraden.
Klicka på Spara och stäng.
Överst på sidan
Bifoga kvitton i en utgiftsrapport
Du kan bifoga elektroniska kvitton för utgifter i en utgiftsrapport. Du kan också visa kvitton som redan har bifogats. Du kan koppla kvitton till utgiftsrapporten när som helst.
Gå till sidan Ny utgiftsrapport, åtgärdsrutan, fliken Utgiftsrapport gruppen Bifoga och klicka på Bifoga kvitton.
Klicka på någon av följande knappar som bifogar ett kvitto till din utgiftsrapport:
Bifoga kvittofil – Bläddra på datorn för att hitta och bifoga en kopia av utgiftskvittot.
Bifoga insamlade kvitton – Bifoga ett kvitto som har skickats in via mobiltelefon, fax eller annan enhet.
Lägg till URL – Lägg till URL till platsen där kvittot finns.
Klicka på Stäng när du är klar med att bifoga kvitton till utgiftsrapporten.
Överst på sidan
Skicka en utgiftsrapport
Klicka på Skicka på sidan Redigera utgiftsrapport när du har angett all information som krävs av din organisation och bifogat alla kvitton, om kvitton krävs.
Överst på sidan
Skriv ut ett försättsblad med streckkod för en utgiftsrapport
Om du måste skicka en utgiftsrapport och kvitton med fax kan du skriva ut ett försättsblad med streckkod som länkar din utgiftsrapport med dina kvitton. Du kan skriva ut en försättssida innan du skapar en utgiftsrapport, eller så kan du skriva ut en försättssida för en befintlig rapport.
- Gå till sidan Ny utgiftsrapport, åtgärdsrutan, fliken Utgiftsrapport och klicka på Skriv ut försättsblad med streckkod.
Anteckning
Om du skriver ut ett försättsblad med streckkod för en utgiftsrapport som du inte har skapat än, öppnas ett nytt fönster som innehåller en unik streckkod. När utgiftsrapporten skapas, associeras streckkoden och de bifogade kvittona med din medarbetarpost.
Överst på sidan