Dela via

Rekommendationer för formalisering av rutinuppgifter och icke-rutinuppgifter

  • Artikel

Gäller för den här Power Platform rekommendationen för checklistan Well-Architected Operational Excellence:

OE:02 Formalisera hur du kör rutinmässiga, vid behov och brådskande operativa uppgifter med hjälp av dokumentation, checklistor eller automatisering. Sträva efter konsekvens och förutsägbarhet för teamprocesser och leveranser genom att anta branschledande metoder och tillvägagångssätt, t.ex. en "shift left"-strategi.

I den här guiden beskrivs rekommendationer för formalisering av rutinuppgifter och icke-rutinuppgifter. Formalisering av rutinuppgifter och icke-rutinuppgifter är en förutsättning för en effektiv och framgångsrik hantering av arbetsbelastningen. Genom att använda branschbeprövade verktyg och arbetssätt kan arbetsbelastningsteam optimera effektivitet och enhetlighet och automatisera processer när det är praktiskt. Den här metoden hjälper till att minimera risken för att vara oförberedd när problem uppstår, och säkerställer att arbetsbelastningssupporten är effektiv. Genom att vara konsekvent med hur rutinuppgifter, improviserade uppgifter och nödsituationsuppgifter hanteras kan teammedlemmarna i arbetsbelastningen minimera risken för fel och skapa en gemensam känsla av ägarskap.

Viktiga designstrategier

Genom enhetliga processer blir arbetskvaliteten förutsägbar, och förutsägbar arbetskvalitet gör arbetsbelastningssupporten smidigare. För att processerna ska bli konsekventa måste du standardisera processer och dokumentera standardprocedurer för användning. Med standardisering kan arbetsbelastningsteamen underhålla och kontinuerligt förbättra arbetsbelastningen under organisationens övergripande styrning. Använd metoder som automatisering och metoder för vänsterskifta för att minimera potentiella områden med oförutsägbarhet.

Processtandardisering tar många former. Nedan följer några allmänna rekommendationer:

  • De processer du standardiserar bör omfatta alla aspekter av arbetsbelastningshantering: tillförlitlighet, säkerhet, prestanda, upplevelse och driftprocesser. Arbetsbelastningsteamet bör ha så mycket ägarskap över processerna som det behöver för att underhålla och kontinuerligt förbättra arbetsbelastningen under den övergripande styrningen av organisationen.

  • Dokumentationen som du tar fram innehåller standardrutinerna som styr hur saker utförs, men dokumentationen är aldrig slutgiltig. Procedurerna bör utvecklas allt eftersom arbetsbelastningen och teamet utvecklas. Granska och utmana standarder regelbundet för att se till att de är rätt standard för ditt team just nu. Din dokumentation bör vara mallad och versionskontrollerad för att säkerställa konsekvens i dokumentationsformaten och att det Dit finns en register över granskningar och uppdateringar.

  • Dela upp rutinuppgifter, improviserade uppgifter och nödsituationsuppgifter i checklistepunkter som är lätta att förstå så att arbetsbelastningsteamen kan få ett konsekvent resultat i sina processer och minimera potentiella områden av oförutsägbarhet.

Ett exempel på en rutinuppgift är att tillämpa en uppgradering på en lösning i produktionsmiljön. När du bestämmer att du måste uppgradera en lösning kan arbetsbelastningsteamet skapa en checklista som innehåller följande:

  • Testa uppdateringen i test- och mellanlagringsmiljöer.

  • Skapa en begäran om ändringshantering för att distribuera uppgraderingen i produktion.

  • Uppdatera dokumentationen, t.ex. en wiki eller kunskapsbas, så att den senaste informationen återges.

  • Granska avbrottsfönstret för att minimera störningar för användarna.

    Fokusera varje checklistepunkt på en diskret uppgift som är tydligt definierad.

  • Improviserade uppgifter och nödsituationsuppgifter är scenariospecifika, men operatörerna ska fortfarande ha en tydlig förståelse av sina roller och ansvarsområden. De behöver veta hur de kan interagera med arbetsbelastningsteamet och med andra team i organisationen för att effektivt kunna utföra dessa typer av uppgifter.

    En improviserad uppgift kan till exempel handla om att aktivera en ny miljöinställning eller funktion, eller att använda kodkomponenter för utvecklarupplevelser. Det kanske inte finns någon fullständig checklista för testning av den här typen av resurser. Det bör dock finnas allmänna checklistor för hur du lägger till nya resurser eller funktioner i miljöer och standarder som omfattar testning av prestanda, säkerhet och tillförlitlighet i varje steg.

    Din nödsituationsplan bör tydligt definiera roller och ansvarsområden samt allmänna processer och procedurer. För att säkerställa att du hanterar dem på ett effektivt sätt måste du följa den här planen i nödsituationer.

    Improviserade åtgärder och nödsituationsåtgärder är dessutom bra tillfällen att lära dig hur du kan förbättra standardrutinerna. Be arbetsbelastningsteamet fundera över hur åtgärderna kunde ha gått smidigare och avgöra om en uppdatering av befintliga processer kan behöva göras framöver.

  • Anta branschbeprövade metoder för att minimera den tid teamet ägnar åt att uppfinna processer och standarder. Att följa agila metoder med Scrum, organisera arbetet med Kanban-tavlor och införa vänsterskift är alla exempel på metoder som är effektiva för organisationer av alla storlekar. Många organisationer använder versionskontrollerade standardmanualer, wiki, handböcker för nyanställda och driftmanualer för att upprätthålla enhetlighet.

    Förlita dig på ditt teams erfarenhet för att avgöra vilka metoder som passar din livscykelhantering för arbetsbelastningar. Lär dig av andra team om de standarder som de har implementerat för att förstå hur vissa metoder passar in i din organisationsstruktur.

  • Införliva organisationskrav och tvärsnittsfunktioner i standardprocedurerna. Din organisation kan ha standard för vissa processer som du bör anta, till exempel ändringshantering och support. Men du kan också ha möjlighet att utveckla egna standarder för andra processer, så leta efter sätt att införliva de standarder som krävs i dina processer. De processer du äger kommer troligen att överlappa andra teams processer, så sträva efter att anpassa standarderna i praktisk utsträckning.

    Dokumentera var arbetsbelastningsteamets och andra teams processer skiljer sig åt för att säkerställa att arbetsbelastningsteamet kan arbeta bättre med andra team när det Dit finns skärningspunkter. Centrala säkerhetsteam kan använda andra verktyg och procedurer än arbetsbelastningsteamet, och teamen kan samarbeta enklare om de känner till skillnaderna.

  • Använd automatisering för att få enhetlighet. Automatisera uppgifter som är repetitiva och benägna till mänskliga misstag för att minska teamets administrativa arbete. Leta efter möjligheter att automatisera processer, till exempel generera ärenden för hantering av IT-tjänster. Läs mer i Rekommendationer för implementering av automatisering.

Kompromiss: Att kodifiera standardprocedurer kan medföra en risk för att leda till stagnation eller självbelåtenhet. Standarderna bör följas, men de ska inte vara rigida eller statiska. Sträva efter att hitta en balans mellan strikt efterföljande och möjlighet till innovation så att dina processer kan utvecklas på ett säkert sätt med tiden.

Underlätta Power Platform

Även om Dit inte finns några Power Platform produkter som direkt underlättar formaliseringen av processer och procedurer, Microsoft publicerar omfattande vägledning om detta ämne. Använd den här vägledningen för att förstå branschbeprövade och rekommenderade metoder och hur du kan tillämpa dem på din arbetsbelastning.

Power Platform Well-Architected ger också detaljerad vägledning om de processer och procedurer som bör kodifieras för att säkerställa att din arbetsbelastning och ditt arbetsbelastningsteam körs enligt branschstandarder:

Gå vidare

Checklista för driftseffektivitet