Rekommendationer för att skriva innehåll i användargränssnittet
Gäller dennma checklisterekommendation för välstrukturerad upplevelseoptimering för Power Platform:
| XO:09 | Innehållet måste vara lättförståeligt och ge en tydlig riktning. Använd en lättillgänglig, konsekvent och professionell ton som underlättar slutförandet av uppgift. |
|---|
I den här guiden beskrivs rekommendationer för hur du skapar effektivt innehåll som är skräddarsytt för användarupplevelser. Innehåll fungerar som det primära kommunikationssättet i ett användargränssnitt och innehar mer kraft i att kommunicera komplexa idéer än enbart visuella element. De ord vi använder i ett program påverkar hur användare navigerar och hjälper dem att navigera i programmet, oavsett om de använder sig av en process eller delar viktig systeminformation.
Viktiga designstrategier
Att skriva innehåll som är en del av användargränssnittsdesignen är både en konst och en vetenskap. Att kombinera dessa bästa praxis för copywriting med bästa praxis för visuell design kommer att förbättra användarupplevelsen.
Gör innehållet skanningsbart
När du använder en affärsapp är man inte intresserad av funktionerna i användargränssnittet eller att bli underhållen av ett utsmyckade språk. De fokuserar på att slutföra uppgiften. Hjälp dem genom att skriva korta, sökbara block. Dela upp text i kortare meningar och stycken. Undvik överdrivet utsvävande språk. Användare besöker ofta ett användargränssnitt med specifika mål i åtanke och innehållet bör sömlöst vägleda dem mot dessa mål.
Var kortfattad. Innehållet bör vara kortfattat och rakt på sak. Kortfattat betyder inte begränsat – det betyder effektivt. Använd så få ord som möjligt med bibehållen mening. Se till att vartenda ord i innehållet har ett syfte. Tillhandahåll endast den information som behövs vid rätt tidpunkt. Kom ihåg att för mycket innehåll är mindre sannolikt att läsas. Följ Mark Twains råd: "Att skriva är lätt. Allt du behöver göra är att stryka över fel ord."
Börja med den viktigaste informationen: värdeförslaget. Om utrymmet tillåter kan du lägga till ett kort stycke eller två med information i prioritetsordning. Om du behöver säga mer använder du länken Läs mer. Ibland är det lättare att skriva meddelandets brödtext först och sedan skriva rubriken.
Använd specifika program om det är möjligt. Specifika verb är mer meningsfulla för människor än generiska. Hjälp användaren att snabbt förstå vilka alternativ eller åtgärder som behövs genom att använda vissa ord som "hämta", "uppdatera", "välja" eller "ändra". Du kan undvika förvirring och undvika tvetydighet genom att säga ord med flera olika betydelser.
Se till att det är kontextuellt och uppgiftsfokuserat
Berätta för andra vad de behöver veta. Innehållet ska ge användarna den nödvändiga informationen för att kunna utföra sina uppgifter eller fatta informerade beslut inom användargränssnittet. Användarna förväntar sig innehåll som vägleder deras interaktioner och förväntar sig tydlig och relevant information som uppfyller deras behov. Innehåll får aldrig orsaka förvirring eller frustration.
Små bitar skapar ett naturligt flöde. Fokusera på användaren, den åtgärd som vidtas eller på vad du kan förvänta dig härnäst. Inkludera inte information som är irrelevant eller som distraherar från den omedelbara uppgiften, detta för att undvika frustration och kognitiv belastning.
Dra nytta av fördelarna innan åtgärden eller funktionen vidtas. Detta tillvägagångssätt ökar användarens förmåga att snabbt slutföra uppgifter genom att först förklara fördelen. Vilket positivt resultat får vi när åtgärden har slutförts? Förklara fördelen innan du säger åt dem att vidta en åtgärd, och undvik att be om en åtgärd innan du förklarar varför.
För innehåll på uppgiftsnivå, fokusera inte på att skryta med ditt företags varumärke på ett obstruktivt sätt. Till exempel, kassera "Microsoft Connector skytteltrafik kommer bekvämt att anlända till din campusplats kl. 14:15" till förmån för "Skytteltrafik kommer att anlända kl. 14:15."
Tala på vanligt språk
Använd ett enkelt, tydligt språk som målgruppen lätt förstår, utan onödig jargong eller tekniska termer. Användarna bör kunna förstå innehållet och minska risken för förvirring eller felaktig tolkning, vilket i sista hand förbättrar interaktionen. Håller inte högre läsnivåer än tionde klass. Att upprätthålla en lämplig läsnivå förbättrar tillgängligheten och inkluderingen, vilket tillgodoser ett bredare spektrum av användare.
Inkludera meningar på 25 ord eller mindre. Meningarna ska vara korta och koncisa. Korta meningar med tillräcklig information underlättar förståelsen, vilket gör innehållet lättare att läsa och förstå.
Undvik jargong och akronymer. Även de flesta programvarutekniker föredrar enkla och icke-tekniska språk. Det är särskilt viktigt att undvika problem i felmeddelanden. Det är också viktigt att komma ihåg att många vanliga uttryck är talspråk och kanske inte är meningsfulla för alla.
Byt ut alltför tekniska ord med enklare. Ord som "konfigurera", "aktivera" eller "ogiltig" är tekniska. Håll det enkelt. Använd endast akronymer som användarna är bekanta med. Skriv ut akronymer vid det första omnämnandet på varje sida och inkludera referensen inom parentes: Till exempel "call to action (CTA)".
Undvik dubbla negativa resultat. Dubbla negationer ökar den kognitiva belastningen. De får människor att lägga extra tid på att avkoda meddelandet. Fokusera på direkta, positiva åtgärder.
Använd en artig och vänlig ton
Var artig, men inte alltför inlåtande. Människor förväntar sig att få uppmaningar och att agera. Att använda "snälla" i hela användargränssnittet är onödigt. Använd termer som "snälla" och "förlåt" sparsamt, reservera dem för uppgifter som är betungande, beror på ett fel från din sida eller har allvarliga konsekvenser. Det är emellertid aldrig bra praxis att vara oartig, fördomsfull, arrogant eller cynisk i gränssnittsinnehåll.
Skriv som om du pratar direkt till användaren. Att använda "du" stöder en vänlig ton genom att fokusera på användaren och hjälper till att undvika passiv röst. Utelämna pronomen och tillhörande hjälpverb och börja din mening med ett verb. Återigen fokuserar du på att skapa en anslutning med hjälp av "du" eller "din".
Undvik att blanda första persons possessiva ("Min instrumentpanel") och andra persons språk för att minska kognitiv belastning.
När produkten eller programmet adresserar användaren använder du "vi" eller din organisations namn. Undvik förvirring genom att vara tydlig med vem som pratar eller agerar. Använd till exempel "Vi hittade de här resultaten" istället för "Jag hittade de här resultaten." Att använda "vi" kan få användargränssnittet att kännas mer mänskligt och visa ansvar för systemfel, vilket understryker användarens betydelse varje steg på vägen. Undvik emellertid att använda "vi" för mycket eftersom det kan avleda användarens behov. Om du vill fokusera på användaren reserverar du "vi" för systemfel, statusuppdateringar och andra systemrelaterade problem.
Använd vanliga sammandragningar, som "det är", "du är", "det är" och "gör inte" för att skapa en vänlig, informell ton. Använd aldrig ditt företags namn i den possessiva formuläret och undvik att använda det i en kontraktion. Undvik tvetydiga sammandragningar som "det fanns" och "vad är". Undvik att blanda sammandragningar och stavade ord i användargränssnittet, eftersom det skapar inkonsekvens och minskar förtroendet. Att använda stavade ord i stället för vanliga sammandragningar introducerar onödig formalitet.
Bibehåll stilistisk konsistens
Använd ett ord eller en fras konsekvent för att referera till en specifik handling i hela upplevelsen. Till exempel, om du kallar processen för att säkra en bokning för "bokning" i ett område av gränssnittet, kalla det inte "planering" eller "schemaläggning" någon annanstans. För att förbättra enhetligheten kontrollerar du ordanvändningen i hela organisationen. Skapa en lista med överenskomna villkor för din stilguide som ditt team kan hänvisa till.
Använd rätt versaler. Gå till exempel med på att använda skiftläge för meningar i hela användargränssnittet, endast versaler med det första ordet i en mening, med egennamn namn på personer, platser och vissa produkter alltid versaler. För underrubriker, knappar och hyperlänkar, använd skiftläge utan skiljetecken. När du är osäker, använd inte stora bokstäver. Använd skiftläge för befattningar (ekonomichef), organisationsnamn eller avdelningar (personal), märkesvaror eller program och namn på personer och platser. Alla kepsar rekommenderas inte under några omständigheter. Om du behöver betona text kan du överväga att använda olika typografistilar som storlek, teckensnittsvikt eller färg istället för kapslar.
Prioritera rätt meningsstruktur
Hur folk reagerar på och tycker om din program beror delvis på kvaliteten på skriften och den övergripande röst och ton som du kommunicerar med. I allmänhet, när du skriver, finns det fyra typer av påståenden eller meningsstrukturer. Vanligtvis används tre av de fyra användargränssnittsinnehåll, beroende på syftet med innehållet och produktens typ.
- Använd deklarativa uttryck regelbundet. En beskrivning av funktionerna i en komponent är ett exempel på när du kan använda en deklarativ instruktion.
- Använd krav fritt. Dessa är prompter och kommandon, till exempel att be användaren att granska ändringar och sedan skicka.
- Var försiktig när du frågande uttalanden. Det här är frågor. De kan accepteras i produktflöden när användarna måste fatta beslut. De kan hjälpa till att avslöja lösningar eller klargöra en användares behov.
- Använd utropande uttalanden sparsamt, eftersom deras positiva effekt minskar med överanvändning.
Vet när du ska använda aktiv röst
I den aktiva rösten utför subjektet handlingen i meningen, till exempel "Ange några bokstäver". I passiv form tar subjektet emot handlingen, till exempel "Några bokstäver ska anges".
Passiv röst döljer eller utelämnar aktören, vilket gör meningen mindre direkt och ibland tvetydig. Den saknar tydlighet och auktoritet.
I följande tabell visas aktiv kontra passiv röst.
| Aktivt | Passivt |
|---|---|
| "Klicka på knappen "Skicka" för att spara dina ändringar." | "Dina ändringar sparas när du klickar på knappen Skicka". |
| "Ange din e-postadress om du vill få uppdateringar." | "Uppdateringar kommer att tas emot efter det att e-postadressen har angetts." |
| "Välj önskat språk i listrutan." | "Önskat språk kan väljas i listrutan." |
| "Fyll i formuläret med kontaktinformationen." | "Formuläret ska fyllas i med kontaktuppgifter." |
| "Läs igenom villkoren innan du fortsätter." | "Villkoren bör granskas innan du fortsätter." |
| "Klicka på bilden för att se den i full storlek." | "Bilden kan ses i full storlek genom att klicka på den." |
I de här exemplen ger den aktiva rösten tydliga instruktioner till användaren (ämnet) genom att ange vilken åtgärd som ska vidtas. Denna tydlighet hjälper användarna att förstå vad de behöver göra mer effektivt eftersom det ger bättre vägledning. I de passiva exemplen anges ingen aktör, så det är oklart vem som ska utföra handlingen i ämnet. Användaren bör vara medveten om när de behöver vidta åtgärder.
Passiv röst kan användas för att mjuka upp meddelanden eller undvika att vara för direkt, till exempel när fel uppstår. När fokus till exempel ligger på att förmedla information om vad som har hänt snarare än att tilldela skuld eller ansvar, använd den passiva formen. Vi upptäcker att fel uppstår oavsett vem som ligger till grund för felen. Antyd aldrig att skylla på eller anklaga användaren.
I följande tabell visas aktiv kontra passiv röst i felmeddelanden.
| Aktivt | Passivt |
|---|---|
| "Du angav lösenordet felaktigt." | "Lösenordet har angetts felaktigt." |
| "Vi kunde inte hitta filen." | "Filen kunde inte hittas." |
| "Du skickade formuläret." | "Formuläret har skickats." |
| "Vi stötte på ett fel när vi bearbetade din begäran." | "Ett fel uppstod när din begäran bearbetades." |
| "Dina ändringar har sparats." | "Dina ändringar har sparats." |
För affärspraxis och standard måste du använda den aktiva rösten. I allmänna riktlinjer (särskilt när du rekommenderar saker att undvika eller felmeddelanden) bör du emellertid använda passiv röst.
Var uppmärksam på innehåll som behövs för hjälpmedelsteknik
Tillgänglighet innebär att säkerställa att innehållet är märkbart, funktionsdugligt och förståeligt av alla användare, inklusive de med funktionshinder. Funktioner som beskrivande alternativ, eller "alt", text för bilder säkerställer att användargränssnittets innehåll kan nås och enkelt förstås av användare som är beroende av hjälpmedelsteknik. Även om alt-text ofta används tillsammans med bilder för att ge en textbeskrivning för skärmläsare, kan den också användas för icke-textelement på en webbsida, till exempel videor, ljudfiler, diagram, grafer och interaktiva komponenter som knappar eller ikoner.
När du skriver alternativtext ska du ge en precis och beskrivande text som förmedlar bildens syfte och innehåll. Den ska vara tydlig, informativ och relevant för bildens sammanhang. Undvik för mycket tekniskt språk eller onödig information. Fokusera på att förmedla viktig information, t.ex. nyckelobjekt, handlingar eller visuella element, samtidigt som du undviker subjektiva tolkningar av bilden. Håll det hela kortfattat för att säkerställa att det läses effektivt av skärmläsare. Tänk på att standardrekommendationen för maximal längd för alternativ text vanligtvis är cirka 125 tecken. Skriv i en neutral ton och se till att innehållet är grammatiskt korrekt.
Skriva för internationella målgrupper
När du skriver innehåll för ett program som används över hela världen, överväg kulturell mångfald och känslighet för att säkerställa inkludering och relevans för användare med olika bakgrund. Använd ett kulturellt neutralt språk som är lätt att förstå för en global målgrupp. Undvik dagligt tal, slang eller kulturspecifika referenser. På så sätt kommer du inte av misstag att utesluta eller förolämpa användare från olika regioner eller språkliga bakgrunder. Tillhandahåll lokaliserade versioner av gränssnittet med översättningar som är skräddarsydda för varje målgruppsspråk- och dialektpreferenser för att öka användarens engagemang och förståelse.
Förstå kulturella normer, värderingar och preferenser när du utformar innehåll för en internationell målgrupp. Olika funktioner har olika kommunikationsstilar, etikett och sociala funktioner som påverkar användarnas beteende och förväntningar. Att skapa gränssnitt som resonerar med användarna innebär att man överväger faktorer som färgsymbolik, ikonografi och innehållspresentationsformat som är specifika för varje kultur. Välj visuella element som ikoner och bilder som är meningsfulla för användare i olika kulturella sammanhang. Även om vissa symboler kan ha universella betydelser, kan andra variera avsevärt i tolkning beroende på kulturella normer och övertygelser. Att samarbeta med lokala experter eller genomföra användartester under design- och lokaliseringsprocessen kan ge värdefulla insikter och säkerställa att gränssnittet speglar målgruppens kulturella nyanser och preferenser.