Mäta affärsvärdet för Power Platform-lösningar
Att mäta affärsvärdet i Power Platform är en viktig aspekt för att säkerställa framgång och avkastning på investeringen. Power Platform erbjuder en plattform med ingen eller lite kod för att bygga appar, automatisera uppgifter, effektivisera affärsprocesser och infundera AI i dina lösningar. Funktionerna kan ge stora fördelar och det är viktigt att spåra och mäta värdet för den verksamhet som plattformen levererar.
Affärsvärdet för plattformen har ofta två fördelar: IT-fördelar och värdet av de program som körs på plattformen. Från ett IT-perspektiv är de viktigaste fördelarna med att minska utvecklings- och underhållskostnaderna, minska licenskostnaden för tredje part och minska den tekniska kostnaden.
Programmen hjälper vanligtvis till att förbättra en eller flera drivrutiner för affärsvärde, till exempel:
- Prestandaförbättring: Program som hjälper företag att förbättra sin operativa effektivitet och ändamålsenlighet, förbättra resultaten och öka medarbetarnas och kundernas tillfredsställelse. Vi ser mätbara effekter i KPI:er som försäljningstillväxt, tid till marknad och förbättrad kundnöjdhet.
- Direkta eller indirekta kostnadsbesparingar: Program som hjälper organisationer att minska sina driftskostnader genom att automatisera manuella processer, minska fel och förbättra resursutnyttjandet. De kan också hjälpa organisationer att indirekt spara pengar genom att förbättra kvaliteten på produkter och tjänster, till exempel genom att minska mängden papper, material eller andra resurser.
- Riskreducering: Program som hjälper organisationer att minska riskerna genom att förbättra datasäkerheten, säkerställa efterlevnad av regulatoriska krav och minska risken för fel, t.ex. minska risken för processavbrott och dataintrång.
- Affärsomvandling: Program som hjälper organisationer att omvandla sin verksamhet och sina affärsmodeller. Detta kan göra det möjligt för företag att anpassa sig till ändrade marknadsvillkor, introducera nya produkter eller tjänster eller ersätta gamla system.
Prata med företagsanvändare
Att prata med företagsanvändare är en metod för att fastställa affärsvärdet i Power Platform-lösningar. Om du ställer specifika frågor och aktivt lyssnar på svar kan företag få värdefull information om vad som ligger till grund för beteenden, hur utmaningar står inför och hur Power Platform kan lösa problem.
Att bedöma affärsvärdet innan du skapar en lösning är nödvändigt för att säkerställa att lösningen tillgodoser företagets specifika behov och mål och verifierar att den anpassar sig efter KPI:er i organisationen. Genom att utvärdera verksamhetsvärdet i förväg kan företag identifiera områden som kräver förbättringar, potentiella risker och områden där du kan spara kostnader.
Ibland kanske det inte är möjligt att mäta affärsvärdet före utveckling på grund av den naturliga expansionen av plattformen. Om viktiga intressenter ger feedback om befintliga Power Platform-lösningar kan de hjälpa till att fastställa affärsvärdet och identifiera förbättringsområden genom att ändra lösningen.
Prestandaförbättringar och direkt eller kostnadseffektiv sparande
Att mäta förbättringarna som Power Platform-lösningar har på befintliga processer kan göras på flera sätt.
| Mått | Description |
|---|---|
| Tids- och kostnadssparande | Ett sätt att mäta förbättringen av operativ effektivitet är genom att beräkna tids- och kostnadsbesparingar som uppnås genom att implementera en automatiserad process. Jämför den tid det tar att slutföra en uppgift före och efter automatisering samt tillhörande kostnader som arbete, material och utrustning. Sparande kan beräknas utifrån sparade timmar per vecka eller månad, felreduktion och kostnadssparande per uppgift. |
| Felminskning | Ett sätt att mäta effektivitetsförbättringar är att åtgärda felprocenten. Automatiserade processer är utformade för att minimera fel. Att spåra antalet fel före och efter implementering kan vara en bra indikation på prestandaförbättringen. |
| Produktivitetsförbättringar | Du kan mäta produktivitetsförbättringarna i automatiserade processer genom att jämföra de resultat som uppnåtts före och efter implementeringen. Ange antalet slutförda uppgifter eller mängden arbete som har slutförts under en viss tidsperiod. |
Exempel på frågor om effektivitetsförbättringar och kostnadssparande
Här är några exempel på frågor som du kan ställa för att fastställa tids- och kostnadssparande, felreduktioner och produktivitetsförbättringar:
- Hur lång tid tog det i genomsnitt att slutföra den här processen innan automatiseringen slutfördes och hur lång tid tog det i genomsnitt nu när den automatiseras?
- Vad innebär det att slutföra en process snabbare med färre fel?
- Vad skulle du göra med den lediga tiden?
- Hur mycket pengar spenderade du på arbetskostnader för denna process innan automatiseringen och hur mycket har du sparat sedan den har automatiserats?
- Kan du ge några exempel på fel eller misstag som har inträffat under den här processen innan automatiseringen och hur har automatiseringen fört med sig att minska eller ta bort felen?
- Vilken är den aktuella arbetsvolym som den automatiserade processen hanterar jämfört med den föregående manuella processen?
- Hur har den automatiserade processen förbättrat hastigheten på uppgifternas slutförande?
- Finns det exempel på uppgifter som har varit tidskrävande eller svåra att utföra manuellt och som har underlättats och gått snabbare med automatisering?
Minimera risken
Det går att mäta den påverkan ett nytt program har på att minimera risken på flera sätt.
| Mått | Description |
|---|---|
| Riskminskning | Du kan identifiera riskerna som programmet är utformad för att minska och spåra antalet incidenter eller problem relaterade till dessa risker före och efter implementering. Du kan också beräkna de ekonomiska konsekvensanalyserna av dessa händelser och jämföra kostnaderna före och efter implementeringen. |
| Förbättring av regelefterlevnad | Om det nya programmet har utformats för att förbättra regelefterlevnaden kan du mäta påverkan genom att kontrollera efterlevnadsnivån före och efter implementeringen. Du kan identifiera de regler eller standarder som programmet har utformats för att följa och följa upp regelefterlevnaden med tiden. |
| Incidentsvarstid | Du kan jämföra hur lång tid det tar att identifiera källan till ett problem över den tid det tar att lösa problemet före och efter implementeringen. |
Exempel på frågor som kan vara till exempel om risk för förmildring är viktiga
Här är några exempel på frågor som du kan ställa för att minska riskerna, förbättra regelefterlevnaden och svarstider för incidenter:
- Hur har Power Platform-lösningen hjälpt till att minska sannolikheten för fel eller misstag i den process eller funktion den har stöd för?
- Hur har Power Platform-lösningen hjälpt till att öka åtgärderna för säkerhet och regelefterlevnad för den process eller funktion den stöder?
- Finns det exempel på situationer där Power Platform-lösningen har hjälp till att identifiera eller undvika problem innan de uppstår allvarliga problem?
- Hur ser den genomsnittliga svarstiden ut för incidenter innan Power Platform-lösningen utvecklades och hur jämförs det med den aktuella genomsnittliga svarstiden?
Affärsomvandling
Det finns många olika mått som kan användas för att mäta vilken påverkan nya program och lösningar har på affärsomvandlingen. De mått som passar bäst beror på det specifika program eller den specifika process som implementeras och målen för affärsomvandlingen. Här följer några vanliga metoder:
| Mått | Description |
|---|---|
| Effektivitetsförbättringar | Utvärdera den effektivitetsförbättring som uppnåtts genom att implementera lösningen genom att jämföra den tid det tar att slutföra en uppgift eller process före och efter implementeringen. |
| Intäktsökning | Ett sätt att mäta effekten av ett nytt program eller process är genom att analysera effekten på intäkterna, före och efter implementering. |
| Medarbetarproduktivitet | Du kan utvärdera de anställdas produktivitet före och efter implementeringen. Detta kan till exempel vara att jämföra uppnådd produktion eller spåra den tid det tar att utföra en uppgift. |
| Total ägandekostnad (TCO) | För ett lokalt eller ett internt system kan du beräkna den totala ägandekostnaden. Detta omfattar alla kostnader som är kopplade till att äga, använda och underhålla systemet under dess livstid. Du kan till exempel inkludera kostnader för maskinvara och programvara, underhållskostnader, kostnader för energi och kostnader för underhåll, personal, driftavbrott och ersättningskostnader. Dessa kostnader kan sedan jämföras med kostnaden för Power Platform. |
| Medarbetarens tillfredsställelse | Undersökningar, intervjuer, fokusgrupper och analyser kan användas för att mäta effekten av ett nytt system eller en ny process. Genom att använda en kombination av dessa metoder kan organisationer få en omfattande bild av personalens tillfredsställelse före och efter att ett nytt system eller en ny process har implementerats. |
Exempel på frågor som kan vara viktiga för omvandling av affärsverksamheten
Här är några exempel på frågor som du kan ställa för att förbättra effektiviteten, öka omsättningen, öka produktiviteten för anställda och TCO:
- Hur mycket har tiden att slutföra en viss uppgift eller process minskat sedan Power Platform-lösningen implementerades?
- Kan du utföra fler uppgifter inom samma tidsperiod sedan du implementerar Power Platform-lösningen?
- Har antalet fel eller funktionsfel minskat sedan Power Platform-lösningen implementerades?
- Har teamet kunnat uppfylla deadlines mer konsekvent sedan Power Platform-lösningen implementerades?
- Har teamet kunnat ta extra uppgifter eller ansvarsområden sedan Power Platform-lösningen implementerades?
- Vilka är de löpande underhållskostnaderna för lokal system, inklusive programuppdateringar, maskinvara och teknisk support?
Ytterligare mått för affärsvärde
Generella affärsdrivkrafter ger en stark grund för att utvärdera effektiviteten av Power Platform-lösningar. Ytterligare åtgärder bidrar till en mer omfattande och detaljerad prestandavy.
I följande tabell visas åtgärderna tillsammans med exempelfrågor.
| Mått | Description | Exempelfrågor |
|---|---|---|
| Varumärkets anseende | Den information som personer har om ett företags produkter, tjänster och värden |
|
| Anställdas kompetens och funktioner | Den kompetens och kunskap som finns i ett företags arbetsstyrka, som kan bidra till företagets framgång och tillväxt |
|
| Innovation | Möjligheten för ett företag att utveckla nya produkter, tjänster eller affärsmodeller som uppfyller förändrade marknadskrav eller skapar nya marknadsmöjligheter |
|
| Tid till marknad | Hur lång tid det tar ett företag att utveckla och lansera en ny produkt eller tjänst, vilket kan påverka företagets möjlighet att fånga upp marknadsandelar och generera intäkter |
|
| Konkurrensfördel | Ett företags unika styrkor och funktioner skiljer sig från konkurrenternas och de kan ge ett försprång på marketplace |
|
| Medarbetarens tillfredsställelse | I vilken utsträckning anställda känner sig uppfyllda, motiverade och förtiga i sitt arbete, vilket kan påverka produktiviteten, behållningen och företagets övergripande framgång |
|
| Mångfald och integration | I vilken utsträckning ett företags arbetsstyrka återspeglar det allmännas intresse och företagets arbete med att skapa en miljö som värdesätter och ger stöd till alla anställda |
|
| Hjälpmedel | I vilken utsträckning ett företags produkter, tjänster och lokaler kan användas av personer med specifika behov |
|
| Miljö och hållbarhet | Företaget försöker minska sin påverkan på miljön och sitt arbete med att marknadsföra affärsmetoder som balanserar ekonomiska, sociala och miljörelaterade mål |
|
Scenario: Hur mäts affärsvärde
Tänk på följande situation där du har blivit ombedd att mäta affärsvärdet av att digitalisera en befintlig pappersbaserad process. Tänk på faktorer som kostnadssparande, ökad produktivitet, förbättrad regelefterlevnad, riskreduktion och bättre datahantering.
Den befintliga processen
Organisationens fältteknikerteam måste utföra en säkerhetskontroll av sina fordon dagligen innan de börjar arbeta. Detta innebär att identifiera eventuella fel eller skador, registrera körmil och registrera eventuella andra relevanta uppgifter. Teamet dokumenterar inspektioner på pappersformulär som lagras i arkiveringsdiskar vid varje depå. Fältteknikerparken består av 1 000 bilar. Inspektionen tar 2 och 3 minuter per fordon och innebär utmaningar för att spåra och analysera insamlade data och förbli kompatibla.
Mäta påtagligt värd
Förbättring av anställdas produktivitet och effektivitet: Digitalisering av processen har potential att effektivisera inlämning och bearbetning av fordonssäkerhetskontroller. Det kommer att krävas en viss ansträngning av ingenjörerna för att skicka in fordonskontroller, till exempel kan de behöva följa nya riktlinjer för att säkerställa att förfrågningarna fylls i korrekt. Det påtagliga värdet av att digitalisera genom mått på anställdas produktivitet och effektivitet är lågt eller svårt att beräkna vid denna tidpunkt.
Kostnadsbesparingar: Baserat på timpriset på $50 för en fältingenjör, och förutsatt att varje ingenjör spenderar 12 timmar per år på processen, är den totala kostnaden för organisationen $600 per ingenjör per år.
Baserat på analys om tidsbesparing kan den potentiella kostnadsbesparingen med att digitalisera processen inte vara så stor som förväntat. Det kan emellertid finnas immateriella fördelar med en digitaliserad process, såsom förbättrad datanoggrannhet och snabbare tillgång till information som är svår att kvantifiera men som ändå tillför ett värde till organisationen.
Mäta immateriellt värde
Formulär lagras i arkivskåp i varje depå, vilket innebär att det inte finns någon central synlighet eller garanti för att kontroller utförs på ett korrekt sätt. Genom att digitalisera processen och skapa en central vy över regelefterlevnad får du följande fördelar:
- Minskning av risk: Minskar antalet osäkra fordon i drift och ökar antalet fordonskontroller som utförs.
- Minskning av kostnader: Minskar fordonets underhåll genom att identifiera problem tidigare.
- Förbättrad medarbetarupplevelse: Förbättras med en förenklad process.
- Förbättrad kundupplevelse: Förbättras med färre störningar.
Resultat för bedömning av affärsvärde
Genom att prata med ämnesexperten och titta på processen i befintligt skick, har du kunnat fastställa värdet av att digitalisera en process med hjälp av många åtgärder:
| Mått | Affärsvärde | Värdetyp | Värdenivå |
|---|---|---|---|
| Medarbetarproduktivitet | Att digitalisera denna process kommer sannolikt inte att minska den tid som ingenjörer lägger ner på att fylla i pappersbaserade formulär. | Materiella | Lägst |
| Effektivitetsförbättringar | Genom att digitalisera processen upptäcks fel snabbt. | Immateriella | Högst |
| Riskminskning | Att digitalisera denna process kommer att öka efterlevnaden av den dagliga säkerhetskontrollen och leda till en minskning av antalet osäkra fordon. | Immateriella | Högst |
| Minskning av kostnader | Det kan finnas tidigare upptäckt av fordonsfel som leder till en minskning av kostnaderna för underhåll av flottan. | Immateriella | Högst |
| Medarbetarerfarenhet | Genom att förenkla den här processen kan detta leda till ökad tillfredsställelse och arbetsglädje för anställda eftersom anställda kan utföra sina uppgifter med större enkelhet och effektivitet. | Immateriella | Medium |
| Kundupplevelse | Färre avbrott med felaktiga bilar. | Immateriella | Högst |
Lär dig hur Microsoft du mäter affärsvärde.
Justera mot organisationens KPI:er och OKR
Att justera affärsvärdet för Power Platform-lösningar till organisationernas KPI:er samt mål och viktiga resultat är viktigt för att maximera påverkan på lösningarna.
Genom att anpassa Power Platform-lösningar till KPI:er och OKR ser organisationer till att de tar sig an de viktigaste affärsbehoven och får den största påverkan. Detta kan hjälpa till att säkerställa att Power Platform-lösningar betraktas som värdefulla för den som är erfaren och beslutsfattare som ofta ansvarar för att godkänna resursallokeringar. Olika verktyg och funktioner finns tillgängliga för hjälp.
CoE-startpaket – Eftersläpning för innovation
Innovationseftersläpning är en funktion i startpaket för Center of Excellence som är utformat för att hjälpa organisationer att prioritera och hantera innovativa idéer för Power Platform-lösningar. Det är en förvaringsplats för idéer som skickas in av anställda och intressenter och kan hjälpa till att förbättra affärsprocesser, öka effektiviteten eller skapa nya nyheter. Den fungerar som en bra utgångspunkt för att försumma det verkliga affärsvärdet i lösningar och se till att idéer inte glöms bort.
Läs mer:
- Upptäck appar och värde med hjälp av kvarvarande uppgifter för innovation – Power CAT Live
- Konfigurera komponenter för innovationseftersläpning
- Använda appen för innovationseftersläpning
Sammanfattning
Att mäta affärsvärdet för Power Platform-lösningar är viktigt eftersom det ger insikter i hur dessa lösningar bidrar till organisationens övergripande framgång. Genom att mäta affärsvärdet bestämmer organisationer hur deras investeringar i Power Platform ger de förväntade resultaten, bidrar till framgången för organisationens digitala omvandlingsstrategi och identifierar möjligheter att förbättra processer, automatisera uppgifter och optimera resurser.
Den här vägledningen är avsedd att göra det lätt att förstå de olika åtgärder som kan användas för att definiera värdet i en Power Platform-lösning. Genom att ställa frågor till processägare, fokusera grupper, användargrupper och apptillverkare för att förstå användarnas behov, identifiera vanliga användningsfall, utvärdera befintliga lösningar och demonstrera avkastning på investeringen för intressenterna.
Användbara resurser
Läs mer om att mäta affärsvärde:
- Hur Microsoft mäter man affärsvärde
- Definiera värdet av ett affärsproblem
- Total ekonomisk effekt av Power Platform premiumfunktioner (Forrester)
Läs mer om hur kunderna inser värdet av Power Platform-lösningar: