Skapa ett flöde för att hantera projektgodkännanden

Artikel
03/15/2023

Anteckning

Den här artikeln är en del av en självstudie med att använda Power Apps, Power Automate och Power BI med SharePoint Online. Var noga med att läsa introduktionen för att få en översikt samt relaterade nedladdningar.

I den här uppgiften skapar vi ett flöde för processen att godkänna projekt. Power Automate är integrerat med SharePoint, så det är enkelt att skapa ett flöde direkt från en lista. Flödet vi skapar utlöses när ett objekt läggs till i listan Projektbegäranden. Flödet skickar ett e-postmeddelande till projektgodkännaren som godkänner eller avvisar begärandet direkt i ett e-postmeddelande. Flödet skickar sedan ett godkännande eller avvisande i ett e-postmeddelande till projektets beställare och uppdaterar listorna.

Steg 1: Konfigurera flödesmallen

I listan Projektbegäranden klickar eller trycker du på Flöde och därefter Skapa ett flöde.
Klicka eller tryck på Skicka e-postmeddelande för godkännande när ett nytt objekt läggs till i den högra rutan.
Om du inte redan är inloggad loggar du in på SharePoint och Outlook. Klicka eller tryck sedan på Fortsätt.

Nu kan du se mallen för det här flödet, redo att slutföras. Rutorna i flödet motsvarar steg. Indatan hämtas från föregående steg, samt genom att du anger den. Varje steg kan sedan ge utdata till efterföljande steg.
Skriv ett namn som är giltigt i din klientorganisation i rutan Tilldelad till.

Nästa ruta i flödet svarar på projektgodkännarens beslut och dirigerar flödet till någon av de två förgreningarna: Om ja eller Om nej.

Steg 2: Skapa åtgärder för Godkänn = ja

Den här förgreningen skickar som standard ett e-postmeddelande med godkännande till begäranden. Vi ska också uppdatera listan Projektförfrågningar och lägga till ett objekt på listan Projektinformation eftersom projektet har godkänts.

Klicka eller tryck på Informera objektets skapare om godkännande i förgreningen Om ja, och visa sedan standardalternativen för det e-postmeddelande som har skickats till begäranden genom att välja Redigera.
Som standard skickas ett e-postmeddelande till den person som skapade listobjektet, med ämnesraden och meddelandetexten som visas. Du kan uppdatera dessa om du vill.
Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd.
Under Välj en åtgärd söker du efter "SharePoint". Klicka eller tryck sedan på SharePoint – Uppdatera objekt.
Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.
Markera rutan ID och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll.

Det dynamiska innehållet är tillgängligt i hela flödet, baserat på föregående steg. I det här fallet är informationen för listan tillgänglig och vi kan använda den i de åtgärder som vi skapar.
Välj rutan Rubrik, sök efter ”Rubrik” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Rubrik.
I rutan Godkänd anger du ”Ja”. Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.
Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd igen. Den här gången lägger vi till ett objekt i listan Projektinformation för projektet som godkändes.
Under Välj en åtgärd söker du efter "SharePoint". Välj sedan SharePoint – Skapa objekt.
Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.
Välj rutan Rubrik, sök efter ”Rubrik” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Rubrik.
Välj rutan RequestId och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll .
I rutan PMAssigned anger du ”Ej tilldelad”. Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.

Steg 3: Granska åtgärd för Godkänn = nej

Den här förgreningen skickar som standard ett e-postmeddelande med avvisande till begäranden. Vi ska också uppdatera listan Projektförfrågningar. Vi lägger inte till något objekt i listan Projektinformation eftersom projektet inte kommer att fortsätta.

Klicka eller tryck på Informera objektets skapare om avvisande i förgreningen Om nej, och visa sedan standardalternativen för det e-postmeddelande som har skickats till begäranden genom att välja Redigera.
Som standard skickas ett e-postmeddelande till den person som skapade listobjektet, med ämnesraden och meddelandetexten som visas. Du kan uppdatera dessa om du vill.
Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd.
Under Välj en åtgärd söker du efter "SharePoint". Klicka eller tryck sedan på SharePoint – Uppdatera objekt.
Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.
Markera rutan ID och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll.
Välj rutan Rubrik, sök efter ”Rubrik” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Rubrik.
I rutan Godkänd anger du ”Nej”. Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.
Längst upp höger på skärmen klickar eller trycker du på Skapa flödet.

Flödet är slutfört och det bör se ut som följande bild när du minimerar rutorna.
Längst upp höger på skärmen klickar eller trycker du på Klar.

Steg 4: Kör godkännandeflödet

I listan Projektbegäranden klickar du på Snabbredigering och lägger till ett objekt enligt följande:
- Title = "Ny skärm till Maggan"
- Description = "Maggan behöver en 24-tums skärm"
- ProjectType = "Ny maskinvara"
- RequestDate = "2017-03-02"
- Requestor = "Maggan Björk"
- EstimatedDays = "1"
- Approved = "Väntande"
Klicka på Klar överst på sidan när du är färdig.
Kontrollera inkorgen i godkännarens e-postkonto. Det bör finnas ett e-postmeddelande som liknar följande.
När du har klickat på Godkänn eller Avvisa kör flödet en annan process och du får feedback som liknar följande direkt i e-postmeddelandet.
Flödet skickar ett e-postmeddelande till Maggan med Allans svar, som i följande bild. Detta e-postmeddelande kommer från Maggan eftersom de äger flödet.