Optimera affärsprocessen
Nu när du har kontrollerat hela affärsprocessen kan du utmana dig och sedan optimera den. Genom att förenkla processen undviker du att låta de anställda bli överväldigande eller förvirrande.
Några användbara sätt att optimera processen:
Börja med målen. Identifiera de mål du vill uppnå med affärsprocessen. Dessa mål bör ge en allmän vision om förhoppningar för framtida processer.
Fundera över om något kan slutföras mer effektivt, mer billigt eller med bättre kvalitet.
Leta efter nyckeltal för att identifiera vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras.
Gå tillbaka och läs in data genom att dela processdokumentet med teamet.
Dela processdokumentet med ledningen för att få ett perspektiv på en högre nivå och ge öppet ansvar för varje steg i processen.
Se efter i vilken process som ska visa den användare eller kund som du kan dra nytta av och fundera på hur du kan förbättra deras upplevelse och effektivitet.
Viktiga frågor att fråga:
Går det att klippa ut återstående aktiviteter från processen för att öka effektiviteten eller kvaliteten, eller minska kostnaderna?
Om utklippsaktiviteten är viktig för hela verksamheten kan den hanteras i en separat affärsprocess?
Kan ett steg förbättras för att nå ditt mål på ett bättre sätt?
I kan du ändra ordning på stegen?
Går det att kombinera steg?
Kan steg i den här processen köras samtidigt?
Kan du minska antalet personer som krävs för att utföra processen?
Kan du ändra hur du meddelar nästa person i processen så att de svarar snabbare?
Finns det några aspekter av processen som du kan automatisera ytterligare? T.ex.:
Samla in data automatiskt jämfört med manuell inmatning
Automatisera beslut utifrån data
Automatisera åtgärden som utförs
Använda AI för att ersätta mänsklig uppmärksamhet
Anteckning
Om din uppgift är helt klar på skrivbordet kan du använda process advisor för att optimera processen automatiskt. Process advisor har funktioner för att analysera processen och visualisera den i en processmappning. Processmappning avslöjar flaskhalsar och mått för processen genom en analysrapport.
Exempel: optimera utgiftsrapport processen
Vi granskade den aktuella utgiftsprocessen och hittade några uppenbara förbättringar av att göra:
Publicera papper för hela processen. (Vi noterade också besparingarna och miljökonsekvenserna som en projektförmån.)
Kontrollera eventuella kompatibilitetskontroll innan rapporten skickas för godkännande. (Avsevärt minskar den fullständiga processtiden.)
Slå upp och lägg till bokföringskoder automatiskt när utgiftsrapporten skickas.
Aktivera redovisning för att flytta de godkända utgifterna till ekonomisystemet utan att behöva ange några data på nytt.
Skapa veckovisa utgiftsrapporter automatiskt från digitala data.
Charlotte funderar på att överväga ytterligare sätt att optimera budgetgranskning processen. Och Rebecca håller på att söka igenom hur halvårsgranskningen kan optimeras med hjälp av AI.
Den föreslagna optimerade processen ser ut som följande bild.
Anteckning
Kan du berätta om dina inställningar för dokumentationsspråk? Svara i en kort undersökning. (observera att undersökningen är på engelska)
Undersökningen tar ungefär sju minuter. Inga personuppgifter samlas in (sekretesspolicy).