Planeringsöverväganden för att distribuera Outlook för Windows
En noggrann genomgång av organisationens meddelandekrav hjälper dig att planera din Outlook-distribution till användare i företaget.
Fastställa en organisations behov
Organisationens meddelandemiljö hjälper dig att forma Outlook-distributionen. Faktorer att tänka på är om du uppgraderar Microsoft Outlook, installerar programmet för första gången, planerar för roaming eller fjärranvändare eller väljer en kombination av dessa och andra faktorer.
Viktigt
- Outlook 2016 och senare versioner stöder inte anslutning till Exchange Server 2007.
- Outlook 2016 och senare versioner kräver nu att AutoDiscover konfigureras, annars kan de inte ansluta till Exchange Server. De hämtar Exchange-anslutningsinställningar direkt från AutoDiscover i stället för registret, vilket gör profiler mer tillförlitliga, men det gör även Automatisk upptäckt till en obligatorisk funktion. Mer information finns i Tjänsten för automatisk upptäckt.
MSI jämfört med distributionsmetoderna Klicka-och-kör
Det finns två primära installationstekniker för Office: Windows Installer (MSI) och Klicka-och-kör. Volymlicensierade versioner av Office, till exempel Office Standard 2016, använder Windows Installer (MSI). Office som medföljer Microsoft 365 Enterprise-abonnemang använder Klicka-och-kör. Till exempel använder Outlook som ingår i Microsoft 365-appar för företag Klicka-och-kör.
MSI- och Klicka-och-kör-versionerna av Office och Outlook 2016 har olika konfigurationsalternativ och administrationsverktyg. För MSI-baserade distributioner använder du Office Customization Tool (OCT) före installationen för att ange användarnas standardinställningar, installera Outlook, sedan framtvinga dessa inställningar och förhindra att användare ändrar dem efter installationen med hjälp av grupprincip. För Klicka-och-kör-distributioner använder du först Distributionsverktyget för Office för att ange ett litet antal inställningar, installerar Outlook och anger sedan alla anpassningsinställningar och förhindrar att användarna ändrar dem efter installationen med hjälp av grupprincip.
Uppgradera eller starta installationen av Outlook
Om du uppgraderar från en tidigare version av Outlook bör du överväga om du ska migrera tidigare inställningar, ändra användarprofiler och använda nya anpassningsalternativ. Som standard migreras användarinställningarna automatiskt, förutom säkerhetsinställningar. Anpassning av Outlook-inställningar är valfritt och behövs bara om du vill ändra standardinställningarna. Dessutom kan Outlook automatiskt skapa en ny Outlook-profil med hjälp av tjänsten Automatisk upptäckt.
Om du distribuerar en volymlicensierad version av Office som använder Windows Installer (MSI) kan du migrera användarnas aktuella inställningar och göra andra anpassningar med hjälp av Office Customization Tool (OCT ). Du kan till exempel definiera nya Microsoft Exchange-servrar eller anpassa nya funktioner. Om du distribuerar Microsoft 365-appar för företag och måste ändra inställningarna från standardkonfigurationen kan du använda grupprincip eller registret.
Migrera data
När du uppgraderar från Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 eller Outlook 2013 migrerar Outlook data åt dig. Datamigrering från tidigare versioner av Outlook än Outlook 2003 och andra e-postprogram stöds inte.
Fjärr- och roaminganvändare
Cachelagrat Exchange-läge rekommenderas för alla konfigurationer, men det gynnar särskilt fjärranvändare. Cachelagrat Exchange-läge skapar en lokal kopia av användarnas postlådor. Detta ger användarna mer tillförlitlig åtkomst till sina Outlook-data, oavsett om de är anslutna till ett nätverk eller inte. Mer information finns i Planera och konfigurera cachelagrat Exchange-läge i Outlook 2016 för Windows.
Du kan anpassa Outlook för att optimera upplevelsen för fjärranslutna och centrala användare och konfigurera Outlook för flera användare på samma dator. När flera användare delar samma dator använder du Windows-inloggningsfunktioner på datorns operativsystem för att hantera verifiering av användarinloggning.
Flerspråkiga krav
Outlook stöder Unicode i hela produkten för att hjälpa flerspråkiga organisationer att sömlöst utbyta meddelanden och annan information i en flerspråkig miljö.
Office består av det språkneutrala kärnpaketet plus ett eller flera språkspecifika paket. Förutom språkverktygen som ingår i varje språkversion kan du ladda ned och distribuera språkverktyg för andra språk för att hjälpa flerspråkiga grupper att arbeta med och redigera filer på många språk. Mer information finns i Planera för distribution av Office 2016 med flera språk.
Klient- och meddelandeserverplattformar
Även om Outlook fungerar bra med många versioner av Exchange och andra e-postservrar, kräver vissa funktioner i Outlook specifika versioner av Exchange. Mer information finns i Exchange Online servicebeskrivning.
Om du har en lokal Exchange Server och planerar att lägga till Exchange Online för att samexistera i din miljö finns det två saker att tänka på:
- Det finns ingen delegering mellan lokala chefer. Om chefens konto är anslutet till Exchange Online måste ombudets konto också finnas på Exchange Online.
- Ett konto som är lokalt kan inte ha "Skicka som"-behörigheter för ett konto som är anslutet till Exchange Online.
Tänk också på att användarautentiseringsmetoden skiljer sig mellan en lokal Exchange Server och Exchange Online. Exchange Online användare anger sin e-postadress (som användarnamn) och lösenord. Användarna kan dock välja att spara lösenordet så att de bara behöver ange det en gång.
Välja när och hur du installerar Outlook
Du har alternativ för när och hur du installerar Outlook. Tänk till exempel på vilket av följande som är bäst för din organisation:
- Installera eller uppgradera Outlook för olika grupper av användare i faser eller samtidigt.
- Installera Outlook som ett fristående program.
- Installera Outlook före, under eller efter en Office-installation.
Varje organisation har en annan miljö och kan göra olika val när det gäller att tajma Outlook-uppgraderingar. Du kan till exempel ha en meddelandegrupp som ansvarar för att uppgradera Outlook och en separat grupp som planerar distribution för andra Office-program. I det här fallet kan det vara enklare att uppgradera Outlook separat från resten av Office i stället för att försöka samordna distributionen mellan de två grupperna.
Observera att en MSI-version av Outlook, till exempel Office Standard 2016, inte kan samexistera med tidigare MSI-versioner av Outlook på samma dator. Du kan dock installera en Klicka-och-kör-version av Outlook, till exempel med Microsoft 365-appar för företag, för att köra sida vid sida med MSI-versioner av Outlook före Outlook 2016. Du kan dock inte ha Klicka-och-kör-versioner av Outlook 2013 och Outlook 2016 installerade på samma dator. Om du har två versioner av Outlook installerade på samma dator kan du inte köra dem samtidigt.
Obs!
Vi rekommenderar att du bara har en version av Office installerad på en dator. För migreringsscenarier kan du behöva flera versioner av Office på samma dator under en kort tidsperiod. Vi rekommenderar dock att du avinstallerar den tidigare versionen av Office så snart som möjligt efter att du har migrerat till den senaste versionen av Office.
Anpassa Outlook-inställningar och -profiler
Du kan anpassa en MSI-installation av Outlook för att hantera Outlook-användarinställningar genom att ange de här inställningarna i OKT.
När du använder OCT för att anpassa Outlook sparar du alternativ och andra installationsinställningar i anpassningsfilen .msp som tillämpas under installationen. Senare uppdaterar du inställningarna genom att öppna filen i OKT och spara en ny kopia av filen.
För Klicka-och-kör-installationer av Outlook, till exempel med Microsoft 365-appar för företag, kan du använda grupprincip eller registernycklar för att anpassa Outlook-inställningar.
Obs!
PRF-filer fungerar inte och behövs inte längre i Outlook 2016 och senare versioner eftersom konton ska konfigureras automatiskt i kontoguiden när du använder Automatisk upptäckt.
Konfigurera prenumerationer och andra delningsfunktioner för Outlook
Outlook innehåller funktioner som gör att du enkelt kan prenumerera på nya innehållskällor och dela funktionerna med användare i och utanför organisationen. Innehållskällor inkluderar SharePoint-kontakter, uppgifter och kalendrar, tillsammans med lokala och Internetbaserade kalendrar (iCals).
Really Simple Syndication (RSS) är en annan delningsfunktion som gör det möjligt för användare att prenumerera på interna eller Internetbaserade källor med syndikerat innehåll (.xml filer) för att undvika att behöva kontrollera en webbplats för ny information. Du kan distribuera specifika RSS-feeds eller kalenderprenumerationer till användare, konfigurera inställningar för att hantera hur användare kan dela dessa prenumerationer eller innehåll, ange hur ofta servrarna uppdaterar användarnas kopior av data med mera.
Använda Outlook med Fjärrskrivbordstjänster
Med Fjärrskrivbordstjänster (RDS), som tidigare kallades Terminal Services, i Windows Server kan du installera en enda volymlicensierad kopia av Outlook på en RDS-aktiverad dator. I stället för att köra Outlook på lokala datorer ansluter flera användare till servern och kör Outlook från den servern. Mer information finns i Office 2016 i RDSH- och VDI-distributioner och Hantera Outlook-sökning i icke-beständiga miljöer.
Arkivera automatiskt i Outlook
Outlook-postlådor växer när användare skapar och tar emot objekt. För att behålla postlådor hanterbara behöver användarna en annan plats för att lagra eller arkivera äldre objekt som är viktiga men sällan används. Det är vanligtvis mest praktiskt att automatiskt flytta dessa äldre objekt till arkivmappen och att ta bort objekt vars innehåll har upphört att gälla och inte längre är giltigt. AutoArchive i Outlook kan hantera den här processen automatiskt för användare. Vi rekommenderar dock att du använder funktionen In-Place arkivering i Exchange Server eftersom det eliminerar behovet av personliga mappfiler (.pst). Med hjälp av In-Place arkivering kan användarna visa en arkivpostlåda och flytta eller kopiera meddelanden mellan sina primära postlådor och arkivet. Mer information finns i Arkivering på plats i Exchange.
Kvarhållningsprinciper i Outlook
Inställningar för kvarhållningsprinciper kan hjälpa användare att följa riktlinjerna för kvarhållningsprinciper som organisationen upprättar för dokumentkvarhållning. Du kan inte distribuera inställningar för automatisk arkiveringsbaserad kvarhållning via Outlook med hjälp av grupprincip. Om du måste distribuera kvarhållningsprinciper kan du utforska funktionerna för hantering av meddelandehantering (MRM) i Exchange Server. Mer information finns i Hantering av meddelandeposter i Exchange Server.
Säkerhetsöverväganden för Outlook
Outlook innehåller många säkerhetsfunktioner, varav vissa är markerade i följande avsnitt.
Virusskydd
Du kan konfigurera virusskydd och andra säkerhetsinställningar i Outlook med hjälp av grupprincip. Du kan också använda Outlook-säkerhetsmallen för att konfigurera inställningar, som i tidigare versioner av Outlook. Genom att använda någon av konfigurationsmetoderna kan du till exempel ändra listan över filtyper som blockeras i e-postmeddelanden.
Objektmodellen (OM) Guard som hjälper till att förhindra virus från att använda Outlook-adressboken (OAB) för att spridas uppdateras. Outlook söker efter uppdaterat antivirusprogram för att avgöra när OAB-åtkomstvarningar och andra Säkerhetsvarningar för OAB ska visas.
Planeringsöverväganden för Outlook-antivirus
När du planerar antivirusgenomsökning för Outlook-filer och e-postmeddelanden bör du vidta försiktighetsåtgärder för att förhindra de problem som kan uppstå.
Skanna Outlook-filer Outlook-datafiler (*.pst) och offlinemappfiler (*.ost) är de outlook-filer som används oftast. Om du använder antivirusprogram för att utföra genomsökning på filnivå på dem, medan Outlook används, kan problem med dataskada uppstå.
Problem med skadade data kan också uppstå om du söker igenom Outlook-adressboksfiler (*.oab ), skicka/ta emot inställningsfiler (*.srs ), *.xml filer och Outlprnt-filen, även om möjligheten är mindre eftersom personer kommer åt dessa filer mindre ofta.
Skanna e-postmeddelanden Vi rekommenderar inte att du söker igenom *.pst, *.ost och andra Outlook-filer direkt. I stället rekommenderar vi att du söker igenom bifogade filer för e-postmeddelanden på e-postservern och på Outlook-klientdatorn.
Om du vill skanna e-postmeddelanden som finns på en e-postserver måste du använda antivirusprogram som har utvecklats för att skanna inkommande och utgående e-post.
- Om du vill skanna e-postmeddelanden som finns på Exchange Server använder du ett antivirusprogram som fungerar med Exchange.
- Om dina e-postmeddelanden finns på en e-postserver som finns hos en Internetleverantör kontrollerar du att Internetleverantören använder antivirusprogram för att söka igenom inkommande och utgående e-postmeddelanden.
Om du vill söka igenom de bifogade filer som ingår i e-postmeddelanden på klientdatorn använder du antivirusprogram på klientdatorn. Vi rekommenderar detta om ett oönskat meddelande når e-postklienten eftersom antivirusprogrammet på e-postservern inte kunde identifiera det.
Skräppost och nätfiskeskydd
Outlook innehåller ett skräppostfilter som ersätter de regler som användes i tidigare versioner av Outlook för att filtrera e-post. Meddelanden som fångas av filtret flyttas till mappen Skräppost Email, där de kan visas eller tas bort senare.
Skräppostavsändare lägger ofta till en webb-beacon i HTML-e-postmeddelanden som innehåller externt innehåll, till exempel grafiska bilder. När användarna öppnar eller visar e-postmeddelandet verifierar webbfyrerna att deras e-postadresser är giltiga. Detta ökar sannolikheten för att användarna får fler skräppostmeddelanden. Outlook minskar sannolikheten för att användare blir mål för framtida skräppost genom att blockera automatiska bildnedladdningar från externa servrar som standard.
Outlook skyddar mot problem som skapas av nätfiskemeddelanden och bedrägliga domännamn. Som standard visas nätfiskemeddelanden i Outlook. Dessa meddelanden verkar legitima, men de försöker lura användare att ange personlig information, till exempel en användares bankkontonummer och lösenord. Outlook hjälper också till att förhindra att e-postmeddelanden tas emot från bedrägliga användare genom att varna om misstänkta domännamn i e-postadresser. Outlook stöder internationaliserade domännamn (IDN) i e-postadresser. Med IDN:er kan personer registrera sig och använda domännamn på sina egna språk i stället för på engelska. IDN-stöd gör det möjligt för nätfiskare att skicka homografattacker, en situation där ett look-alike domännamn skapas med hjälp av alfabettecken från olika språk, inte bara engelska, med avsikt att lura användare att tro att de besöker en legitim webbplats.
Konfigurera kryptografiska funktioner för Outlook
Outlook tillhandahåller kryptografiska funktioner för att skicka och ta emot säkerhetsförbättrade e-postmeddelanden via Internet eller intranätet. Du kan anpassa funktioner i en Outlook-distribution för att ange kryptografiska alternativ som är lämpliga för din organisation.
Du kan också implementera ytterligare funktioner för att förbättra säkerheten i e-postmeddelanden. Du kan till exempel ange säkerhetsetiketter som matchar organisationens säkerhetsprincip. En intern etikett för endast användning kan implementeras som en säkerhetsetikett för e-postmeddelanden som inte ska skickas utanför företaget.
Begränsa behörighet för e-postmeddelanden
IRM (Information Rights Management) hjälper användare att förhindra att känsliga e-postmeddelanden och annat Office-innehåll, till exempel dokument och kalkylblad, vidarebefordras, redigeras eller kopieras av obehöriga personer. I Outlook kan användare använda IRM för att markera e-postmeddelanden med "Vidarebefordra inte", vilket automatiskt begränsar mottagarnas behörighet att vidarebefordra, skriva ut eller kopiera meddelandet. Dessutom kan du definiera anpassade IRM-behörighetsprinciper i Office för organisationens behov och kan distribuera de nya behörighetsprinciperna som användarna kan använda med e-postmeddelanden eller andra Office-dokument. Mer information finns i Skydda känsliga meddelanden och dokument med hjälp av IRM (Information Rights Management) i Office 2016.
Protokoll och servrar för Outlook och e-post
De primära e-postservrarna och tjänsterna som stöds av Outlook omfattar följande:
- Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)
- Post Office Protocol version 3 (POP3)
- Internet Mail Access Protocol version 4 (IMAP4)
- MAPI för Exchange Server (version 2007 och senare versioner)
- Exchange Active Sync för anslutning till tjänster som Outlook.com (Hotmail) för åtkomst till e-post, kalender, kontakter och uppgifter
- Andra meddelande- och informationskällor som möjliggörs av hur Outlook använder MAPI-utökningsgränssnittet.
Användare kan använda funktionerna Kontakter, Uppgifter och Kalender i Outlook 2016 utan att vara anslutna till en e-postserver.
Uppgradera från en tidigare version av Outlook
Du kan installera Outlook 2016 eller senare versioner över en tidigare installation av Outlook. Användarinställningar som lagras i registret migreras när du uppgraderar från Outlook 2003 eller senare versioner till Outlook 2016 eller senare versioner. Om det redan finns en MAPI-profil på en användares dator kan du vanligtvis konfigurera en distribution för att fortsätta använda profilen.
Observera att en MSI-version av Outlook, till exempel Office Standard 2016, inte kan samexistera med tidigare MSI-versioner av Outlook på samma dator. Du kan dock installera en Klicka-och-kör-version av Outlook, till exempel med Microsoft 365-appar för företag, för att köra sida vid sida med MSI-versioner av Outlook före Outlook 2016. Du kan dock inte ha Klicka-och-kör-versioner av Outlook 2013 och Outlook 2016 installerade på samma dator. Om du har två versioner av Outlook installerade på samma dator kan du inte köra dem samtidigt.
Obs!
Vi rekommenderar att du bara har en version av Office installerad på en dator. För migreringsscenarier kan du behöva flera versioner av Office på samma dator under en kort tidsperiod. Vi rekommenderar dock att du avinstallerar den tidigare versionen av Office så snart som möjligt efter att du har migrerat till den senaste versionen av Office.
När du uppgraderar användare från en tidigare version av Outlook måste du göra val om hur du konfigurerar användarprofiler, överväg problem med cachelagrat Exchange-läge och vara medveten om ändringar i fax och formulär.
Uppgradera till Office med cachelagrat Exchange-läge aktiverat
Processen för att uppgradera användare som för närvarande har cachelagrat Exchange-läge aktiverat i Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 eller Outlook 2013 är enkel. Om du inte ändrar inställningar för cachelagrat Exchange-läge sparas samma inställningar för Outlook 2016 och senare versioner.
När Outlook 2016 eller senare versioner installeras skapas som standard en ny komprimerad version av Outlook-datafilen (.ost). Den här komprimerade versionen av .ost är upp till 40 % mindre än storleken på .ost-filerna som skapades i tidigare versioner av Outlook. Om du måste hindra Outlook från att skapa en ny komprimerad Outlook-datafil (.ost) använder du mallen Outlook grupprincip (Outlk16.admx) för att aktivera principen Skapa inte ny OST vid uppgradering. Du hittar den här inställningen under Användarkonfiguration\Principer\Administrativa mallar\Microsoft Outlook 2016\Kontoinställningar\Exchange.
Mer information om planering av cachelagrat Exchange-läge finns i Planera och konfigurera cachelagrat Exchange-läge i Outlook 2016 för Windows.
Installera flera versioner av Outlook på samma dator
Om du använder den volymlicensierade versionen (MSI-baserad installation) med Outlook, till exempel Office Standard 2016, kan du inte ha två versioner av Outlook installerade. Uppgraderingsprocessen tar som standard bort den tidigare versionen. Men om du flyttar från volymlicensierad till en prenumerationslicensversion, till exempel med Microsoft 365-appar för företag, som använder Klicka-och-kör-installation, är det möjligt att ha två versioner av Outlook installerade på samma dator.
Obs!
Vi rekommenderar att du bara har en version av Office installerad på en dator. För migreringsscenarier kan du behöva flera versioner av Office på samma dator under en kort tidsperiod. Vi rekommenderar dock att du avinstallerar den tidigare versionen av Office så snart som möjligt efter att du har migrerat till den senaste versionen av Office.
Ytterligare överväganden när du planerar en Outlook-uppgradering
För att förbereda för en uppgradering måste du besvara följande ytterligare frågor:
- Ska du ändra Outlook-användarprofiler som en del av en uppgradering? Du kan till exempel definiera en ny Exchange Server (till exempel Exchange Online) eller aktivera nya funktioner i Outlook.
- Hur ska du skapa och lagra en säkerhetskopia av din befintliga installation? Innan du uppgraderar till en ny version rekommenderar vi att du säkerhetskopierar befintliga data.
- Hur lär sig användarna om det nya gränssnittet och funktionerna i Office? Mer information finns i Hjälpcenter för Outlook och Videoträning för Outlook för Windows.
- Måste du utvärdera Outlook-tillägg i din miljö?
Överväganden för 32-bitars Outlook-program vid uppgradering till en 64-bitarsplattform
Om du har utvecklat MAPI-program (32-bitars Messaging Application Programming Interface) är tillägg eller makron för Outlook åtgärder som du bör vidta för att ändra och återskapa de 32-bitarsprogram som ska köras på en 64-bitarsplattform.
Outlook är tillgängligt som ett 32-bitarsprogram och ett 64-bitarsprogram. Vilken version av Outlook du väljer beror på vilken version av Windows-operativsystemet (32-bitars eller 64-bitars) och versionen av Office (32-bitars eller 64-bitars) som är installerad på datorn, om Office redan är installerat på datorn.
Faktorer som avgör möjligheten att installera en 32-bitars eller en 64-bitars version av Outlook inkluderar följande:
- Du kan installera 32-bitars Office och 32-bitars Outlook på en 32- eller 64-bitarsversion av Windows-operativsystemet som stöds. Du kan endast installera 64-bitarsversionen av Office och 64-bitars Outlook på ett 64-bitars Windows-operativsystem som stöds.
- Standardinstallationen av Office på en 64-bitarsversion av Windows-operativsystemet är 32-bitars Office.
- Den installerade versionen av Outlook är alltid samma som versionen av Office, om Office är installerat på samma dator. Det betyder att en 32-bitarsversion av Outlook inte kan installeras på samma dator där 64-bitarsversioner av andra Office-program redan är installerade, till exempel 64-bitars Word 2016 eller 64-bitars Excel 2016. På samma sätt kan inte en 64-bitarsversion av Outlook installeras på samma dator där 32-bitarsversioner av andra Office-program redan är installerade.