Scenario: Generera rutinmässiga dokument automatiskt med Microsoft Syntex
Använd innehållssammansättningsfunktionen i Microsoft Syntex för att skapa moderna mallar för filer som måste skapas regelbundet. Filer kan sedan genereras baserat på dessa mallar, antingen via manuell begäran eller via en automatisering.
Funktioner som används:
- Innehållssammansättning
- SharePoint-listor
- Power Automate
Rutinmässiga underhållsrapporter
Du kan använda innehållssammansättning för att automatisera genereringen av dagliga inspektions- eller underhållsrapporter. Dessa rapporter har vanligtvis mycket standardiserad text med vissa fält eller värden som anges av användaren efter inspektionen.
I dag inspekterar användare delar fysiskt och fyller sedan i en lista eller ett formulär eller fysiska pappersrapporter. Detta leder till mer arbete med att omvandla dessa data till digitalt innehåll som kan användas ytterligare.
Så här implementerar du en Microsoft Syntex lösning:
Konfigurera ett dokumentbibliotek där du vill lagra rapporterna.
Konfigurera en SharePoint-lista med de kolumner som krävs som du behöver fyllas i av personalen i frontlinjen.
Gå till dokumentbiblioteket och skapa en modern mall med hjälp av en befintlig rapport. Skapa fält för de värden som anges av medarbetare i frontlinjen. Associera fälten med kolumnerna i SharePoint-listan som du tidigare har konfigurerat.
Skapa nu ett Power Automate-flöde med åtgärden "Generera dokument med Microsoft Syntex" och använd utlösaren "När ett listobjekt skapas". Den här åtgärden säkerställer att när en ny post läggs till av en frontlinjearbetare i listan genereras en ny rapport.
Med hjälp av Microsoft Forms kan du skapa ett formulär för medarbetare i frontlinjen för att ange värden i listan eller exponera själva listan så att de kan lägga till värden.
Nu kan du granska alla dagliga rapporter när de skapas baserat på värden som medarbetare i frontlinjen anger i formuläret.
Obs!
Även om det här exemplet använder en SharePoint-lista som en datakälla kan du använda vilken datakälla som helst som utlösare för att generera dokument om du har åtkomst till den Power Automate-anslutningsapp som krävs.