Granska och signera en signaturbegäran med SharePoint eSignature
När en signaturbegäran skapas skickas ett e-postmeddelande till mottagarna. (I vissa fall kan mottagarna också få meddelanden i Teams via appen Godkännanden.) Meddelandet innehåller information om begäran, inklusive alla mottagare som måste signeras och eventuella signeringsinstruktioner. En mottagare behöver inte ha en SharePoint-licens eller ett Microsoft-konto för att signera begäran.
Få åtkomst till dokumentet som ska signeras
När du får e-postmeddelandet väljer du Visa begäran i e-postmeddelandet för att påbörja signeringsprocessen.
Samtycke till att använda din elektroniska signatur
För att fortsätta processen för elektronisk signering måste du godkänna villkoren och godkänna att du använder din elektroniska signatur för signering. På skärmen För allmänna villkor för SharePoint eSignature :
Välj Godkänn för att använda din elektroniska signatur och fortsätt med signeringsprocessen.
Eller välj Neka om du föredrar att inte använda din digitala signatur och kontakta den person som begärde din signatur för att slutföra signaturen med hjälp av en annan metod.
Om du stänger sharepoint-skärmen för eSignature-villkor utan att välja knappen Godkänn kan du öppna dialogrutan igen genom att välja knappen Visa avslöjande i dokumentets övre vänstra område.
Signera dokumentet
När du har accepterat eSignature-villkoren öppnas dokumentvisningsprogrammet på en ny webbläsarflik. Här kan du navigera och läsa dokumentet och granska innehållet. När du är redo att signera väljer du Start. Den här åtgärden tar dig till den första platsen där dina indata behövs.
Det finns tre olika typer av indata som du kan tillfrågas om:
Underskrift
Med elektroniska signaturer kan du signera ett dokument digitalt genom att du kan lägga till en representation av din fysiska signatur.
Om du vill lägga till din signatur skriver du ditt namn. Om du vill välja ett annat teckensnitt för din signatur väljer du Ändra teckensnitt och väljer det teckensnitt som du vill använda.
Välj Klar för att lägga till din signatur i dokumentet.
Välj Nästa för att gå till nästa plats i dokumentet som kräver dina indata.
Initialer
På vissa platser i dokumentet kan du bli ombedd att lägga till dina initialer för att bekräfta en viss sats.
Välj Initial här och ange dina initialer. Den här åtgärden är förifyllda om du redan har angett din signatur.
Välj Nästa för att gå till nästa plats i dokumentet som kräver dina indata.
Datum
Datumet fylls i i förväg med dagens datum.
Skicka det signerade dokumentet
När du har angett alla nödvändiga indata väljer du Skicka för att slutföra signeringsprocessen.
Statusen för begäran ändras från Pågår till Slutförd. Dokumentet blir skrivskyddat. Du får ett e-postmeddelande om att din signatur har tagits emot och att beställaren meddelas.
När alla har signerat dokumentet får du ett e-postmeddelande om var du kan visa dokumentet och begära information. Dokumentet är tillgängligt via knappen Visa begäran i e-postmeddelandet i 30 dagar, så se till att du laddar ned det för dina egna poster.
Avböj att signera dokumentet
Om du granskar dokumentet och inte vill signera det kan du avböja att signera.
I dokumentvisningsprogrammet väljer du Fler alternativ (...) och sedan Neka för att signera.
På skärmen Du vägrar att signera anger du en orsak till att dokumentet inte signeras och väljer sedan Avböj. Eller om du ändrar dig väljer du Avbryt.
När du avböjer kan du inte lägga till din signatur, men du kan se dokumentet i skrivskyddat läge.
När du avböjer skickas ett e-postmeddelande till beställaren som säger att du inte vill signera dokumentet. Om du vägrar att signera slutför du signeringsprocessen och ändrar status för begäran från Pågår till Nekad.
Om det finns fler mottagare får de också ett meddelande om att begäran har nekats.
Visa historik och information om begäranden
Oavsett om du är en beställare eller mottagare kan du välja Visa begäran från någon av dina e-postaviseringar för att visa dokumentet och ta reda på mer om begäran.
I dokumentvisningsprogrammet väljer du fliken Visa historik för att se status för begäran. I panelen Historik kan du se de mottagare som inte har signerat ännu och de aktiviteter som har inträffat hittills, till exempel när begäran skapades och vilka mottagarna är.
Välj fliken Visa information för att se information om begäran. På panelen Information kan du se rubriken för begäran, eventuella instruktioner som beställaren lade till när begäran skickades och vem begäran skickades till.
Övervaka status för en begäran
När du skapar en signaturbegäran med SharePoint eSignature går den igenom olika faser som återspeglas i statusen för begäran. Du kan visa status för en begäran genom att välja Visa begäran i någon av de e-postaviseringar som du fick om signaturbegäran. I följande tabell visas status för begäran och deras innebörd.
| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Pågår | Begäran pågår så snart den har skapats. Statusen förblir i det här tillståndet tills begäran har granskats av alla mottagare eller avbrutits av avsändaren av begäran. |
| Fullbordad | Begäran slutförs när alla mottagare har signerat dokumentet. |
| Annullerad | Begäran har avbrutits av avsändaren. |
| Minskade | En av mottagarna har avböjt att signera. |
När statusen för en begäran är Slutförd, Avbruten eller Nekad kan begäran inte längre hanteras av avsändaren eller mottagarna. Om en mottagare till exempel avvisar en begäran måste avsändaren skicka en ny begäran när orsaken till nekande har åtgärdats. Den ursprungliga nekade begäran kan inte redigeras.
Obs!
För begäranden som skickas via andra leverantörer av elektroniska signaturer bestäms statusen av signaturprovidern och kan skilja sig från den status som beskrivs ovan.
Få åtkomst till det signerade dokumentet
Dokument signerade med Microsoft SharePoint eSignature
Alla parter som är involverade i begäran får ett e-postmeddelande om att begäran har slutförts och att statusen för begäran har slutförts. I e-postmeddelandet kan du välja Visa signerat dokument för att få åtkomst till det signerade dokumentet och begärandehistoriken. Undertecknare kan fortsätta att komma åt och ladda ned det signerade dokumentet från e-postmeddelandet i 30 dagar efter att de fått e-postmeddelandet. Dessutom kommer begärandeavsändare att kunna komma åt den ursprungliga mappen där det signerade dokumentet sparades direkt från e-postmeddelandet.
Obs!
När du öppnar ett PDF-dokument på en SharePoint-webbplats visas inte information om begäran om pdf-standardvisningsprogrammet är inställt på Adobe. Du måste ange PDF-visningsprogrammet som standardvisningsprogram.
Säkerhet för det signerade dokumentet
När alla mottagare har signerat dokumentet läggs signaturerna till och en spårningslogg läggs till i den signerade PDF-filen. Information om begäran, inklusive aktiviteter och tidsstämplar för när de inträffade under signeringsprocessen, ingår. Informationen omfattar datum och tid då begäran skapades, datum och tid när mottagarna signerade och så vidare. Den här informationen ger bevis på signeringsprocessens integritet. Det signerade dokumentet signeras sedan digitalt av ett Microsoft-certifikat för att säkerställa att det inte kan manipuleras.
Dokument signerade med andra signaturprovidrar
Alla parter får ett e-postmeddelande från leverantören när dokumentsigneringen är klar. E-postmeddelandet innehåller vanligtvis en länk till det signerade dokumentet eller som en bifogad fil. Dessutom lagras en kopia av det signerade dokumentet automatiskt i SharePoint. När den har lagrats får den som skapade begäran ett e-postmeddelande från SharePoint eSignature med en länk till SharePoint-platsen. Det signerade dokumentet lagras i en providerspecifik mapp i SharePoint-dokumentbiblioteket för det ursprungliga dokumentet (det ursprungliga dokumentet är pdf-filen som begäran initierades från). Det signerade dokumentet finns med den här mappsökvägen: [Dokumentbibliotek] > Appar\Signerade dokument\provider (till exempel Contoso Documents > Apps > Signerade dokument > Docusign. Kvarhållningsprincipen för det sparade dokumentet ärver kvarhållningsprincipen som konfigurerats av SharePoint- eller klientadministratören.
Obs!
En kopia av det signerade dokumentet sparas inte om begäran avvisas eller avbryts. Ytterligare dokument som laddas upp via plattformen från tredje part (dvs. utanför SharePoint) när du skapar en begäran sparas inte heller tillbaka till SharePoint. Endast dokument som initieras från SharePoint sparas tillbaka till SharePoint.