Planera organisations- och livscykelstyrning för Microsoft 365-grupper och Microsoft Teams
Microsoft 365-grupper har en omfattande uppsättning verktyg för att implementera de styrningsfunktioner som din organisation kräver.
I följande avsnitt beskrivs funktionerna, rekommenderar metodtips och ger vägledning för att ställa rätt frågor för att fastställa styrningskraven och hur de ska uppfyllas.
Kontrollera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper
Microsoft 365-grupper kan skapas av slutanvändare från flera slutpunkter, inklusive Outlook, SharePoint, Teams och andra miljöer. Att skapa ett team skapar alltid en Microsoft 365-grupp, så att styra Microsoft 365-grupper livscykel styr även livscykeln för team i Microsoft Teams.
Vi rekommenderar starkt självbetjäning för att ge gruppägare och hjälpa användarna att få sitt arbete gjort enklare. Att begränsa skapande av grupper och team kan göra användarna långsammare eftersom många Microsoft 365-tjänster kräver att grupper skapas för att tjänsten ska fungera.
Överväg följande styrningsalternativ för att skapa grupper:
- Om du vill begränsa gruppspridningen använder du förfalloprinciper för grupper för att automatiskt ta bort grupper som inte används.
- Begränsa gruppskapandet till medlemmar i en säkerhetsgrupp med dynamiskt medlemskap som innehåller till exempel alla heltidsanställda.
- Begränsa gruppskapandet till en säkerhetsgrupp och kräva att användarna slutför träningen i organisationens gruppanvändningsprinciper för att bli medlemmar i säkerhetsgruppen.
Om du vill begränsa vem som kan skapa grupper kan du läsa Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper för information om hur du konfigurerar detta.
Gruppborttagning, återställning och arkivering
När en Microsoft 365-grupp tas bort behålls den som standard i 30 dagar. Den här 30-dagarsperioden kallas "mjuk borttagning" eftersom du fortfarande kan återställa gruppen. Efter 30 dagar tas gruppen och det associerade innehållet bort permanent och kan inte återställas.
Om du har kvarhållningsprinciper för att behålla chatt, filer eller e-post bevaras dessa objekt när gruppen har tagits bort. Mer information finns i Läs mer om kvarhållningsprinciper .
Om du vill ta bort en grupp men bevara innehållet från en eller flera av de gruppanslutna tjänsterna kan du läsa Mer information finns i Arkivera grupper, team och Viva Engage.
Namngivningsprincip för grupper
En namngivningsprincip för grupper kan hjälpa dig att styra grupper på två sätt:
- En namngivningsprincip för prefix/suffix kan användas för att framtvinga fasta strängar eller Microsoft Entra attribut i början eller slutet av ett gruppnamn och dess associerade e-postadress. Genom att göra detta kan du se till att till exempel avdelningsnamn eller regioner inkluderas i gruppnamn.
- En princip för blockerade ord kan säkerställa att vissa ord, till exempel namnen på chefer, inte används i gruppnamn.
Namngivningsprinciper tillämpas när grupper skapas från någon av de gruppanslutna tjänsterna.
Om du vill använda namngivningsprinciper för grupper kan du läsa Microsoft 365-grupper namngivningsprincip.
Grupprincip för förfallodatum
Du kan ange en förfalloperiod och alla grupper som når slutet av perioden och inte förnyas tas bort. Förfalloperioden börjar när gruppen skapas eller på det datum då den senast förnyades.
När du har angett att grupper ska upphöra att gälla:
- Gruppens ägare meddelas att förnya gruppen när förfallodatumet närmar sig.
- Aktiva grupper förnyas automatiskt.
- Alla grupper som inte förnyas tas bort.
- Alla grupper som tas bort kan återställas inom 30 dagar av gruppägarna eller en global administratör.
Förfalloprinciper är ett bra sätt att begränsa gruppspridningen genom att se till att grupper som inte längre används tas bort. Om du vill skapa en grupprincip för förfallodatum läser du Microsoft 365-grupper Förfalloprincip.
Relaterade ämnen
Planeringsrekommendationer för samarbetsstyrning