Tjänstrekommendationer för postlådeanvändning i Exchange Online övervakning

En Exchange Online servicerådgivning informerar dig om postlådor som är undantagna och riskerar att nå eller överskrida kvoten. Dessa tjänstrekommendationer ger insyn i antalet postlådor i din organisation som kan kräva administratörsintervention.

Dessa tjänstrekommendationer visas i Administrationscenter för Microsoft 365. Om du vill visa dessa tjänstrekommendationer kan du gå till Hälsa>Tjänststatus>Exchange Online och sedan leta efter lagringsgränser för postlådor under organisationsscenarierna, eller så kan du gå till Hälsa>Tjänststatus>Exchange Online och välj fliken Aktiva problem. Här är ett exempel på en tjänst för postlådeanvändning under aktiva problem.

När du kommer åt tjänstrådgivningen visas en länk under Användarpåverkan. Om du väljer den länken öppnas ett utfällt fönster med en lista över berörda postlåde-GUID:er för din klientorganisation. Listan är begränsad till högst 155 postlådor.

Om din klientorganisation överskrider mer än 155 postlådor vid eller närmar sig lagringskvoten går du till administratörsportalen och öppnar din användningsrapport för postlådan. Alternativt är https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsagedirekt-URL:en till postlådeanvändningsrapporten .

Obs!

Rapportinformationen för postlådans användning kan vara 24 timmar efter aviseringen om postlådeanvändningstjänstens rådgivning.

Vad indikerar dessa tjänstrekommendationer?

Tjänstrekommendationerna för postlådeanvändning informerar administratörer om undantagna postlådor som närmar sig lagringskvoten för postlådor. Den typ av undantag som kan placeras på postlådor inkluderar bevarande av juridiska skäl, eDiscovery-undantag och Microsoft 365-kvarhållningsprinciper (som är konfigurerade för att behålla data). När en postlåda är spärrad kan användare (eller automatiserade processer) inte ta bort data permanent från sin postlåda. I stället bör administratörer konfigurera kvarhållningsprinciper för hantering av meddelandeposter (MRM) i Exchange Online (i linje med organisationens efterlevnadsprinciper relaterade till datakvarhållning) för att flytta data från en användares primära postlåda till deras arkivpostlåda.

Om en undantagen postlåda inte har något arkiv och når ett kritiskt tillstånd eller ett varningstillstånd bör administratörer aktivera arkivpostlådor och aktivera automatisk utökning av arkivering. Kontrollera att kvarhållningsperioden för den arkivprincip som tilldelats postlådan (som flyttar e-post från den primära postlådan till arkivpostlådan) endast behåller data i huvudpostlådan så länge som det behövs. Om inget görs för att lösa de kvotproblem som identifieras av rekommendationen för postlådans användningstjänst kanske användarna inte kan skicka eller ta emot e-postmeddelanden eller mötesbjudningar.

Undantagna postlådor utan arkiv

Om en postlåda är spärrad och närmar sig eller har nått sin kvot och inte har ett arkiv, kan en administratör aktivera en arkivpostlåda (och eventuellt aktivera automatisk utökning av arkivering) tillsammans med att se till att en MRM-arkivprincip tillämpas på postlådan. (En MRM-arkivprincip är en kvarhållningsprincip i Exchange Online som flyttar objekt till arkivpostlådan.) Mer information om hur undantag interagerar med kvoter och rekommenderade kvotstorlekar för huvudpostlådan och mappen Återställningsbara objekt finns i Öka kvoten för återställningsbara objekt för undantagna postlådor.

Undantagna postlådor med ett arkiv

Om en postlåda är spärrad, har ett arkiv och närmar sig eller har nått kvoten för återställningsbara objekt kan en administratör öka kvoten för mappen Återställningsbara objekt. Mer information finns i Öka kvoten för återställningsbara objekt för undantagna postlådor.

Om en administratör ökar kvoten för återställningsbara objekt bör de också se till att en MRM-arkivprincip som flyttar objekt till arkivpostlådan tillämpas på postlådorna. Kvarhållningsperioden för arkivprincipen måste vara tillräckligt kort så att objekten inte behålls för länge i den primära postlådan innan de flyttas till arkivet.

Obs!

MRM-arkivprinciper flyttar också objekt från mappen Återställningsbara objekt i den primära postlådan till mappen Återställningsbara objekt i motsvarande arkivpostlåda. Den här funktionen förhindrar att postlådan överskrider kvoten för kvoten för återställningsbara objekt.

MRM-kvarhållningsprinciper i din organisation

Principer för arkivkvarhållning kan konfigureras på olika sätt, beroende på organisationens behov. Detaljerad information om kvarhållningsprinciper finns i Kvarhållningstaggar och kvarhållningsprinciper i Exchange Online. En administratör kan visa befintliga kvarhållningsprinciper genom att köra följande kommando:

Get-RetentionPolicy | FL

Kvarhållningsprinciper kan tillämpas på och vidta olika åtgärder för postlådor med eller utan arkiv. Följande är en kort översikt över vanliga åtgärder för arkivkvarhållningsprinciper:

• MovePrimaryToArchive och MoveDumpsterToArchive instruerar kvarhållningsprincipen att flytta innehållet i huvudpostlådan eller mappen Återställningsbara objekt till postlådans arkiv när principens villkor har uppfyllts. De här taggarna anges av administratörer och tillämpas oavsett användarens individuella inställningar.
  • Den kvarhållningsprincip som tillämpas på att flytta innehåll för återställningsbara objekt bör vara relativt kort för att säkerställa att användarens primära postlåda inte når sin kvot för återställningsbara objekt.
• En personlig arkivtagg innebär att den här principen kan tillämpas av användare på deras personliga mappar för att arkivera innehåll enligt det angivna schemat.

MRM-kvarhållningsprinciper fungerar inte som förväntat

Administratörer har de verktyg som krävs för att utvärdera orsaken till en icke-funktionell kvarhållningsprincip och åtgärda eventuella fel. Några vanliga felscenarier är att principen inte tillämpas korrekt eller att det inte går att bearbeta en postlåda.

Information om hur du felsöker kvarhållningsprinciper finns i Felsöka kvarhållningsprinciper i Exchange Online.

Hur ofta visas dessa tjänstrekommendationer?

Om du inte löser kvotproblemen kan du förvänta dig att se den här typen av tjänstrådgivning var sjunde dag. Efterföljande tjänstrekommendationer kan innehålla högre postlådeantal för andra postlådor som närmar sig sin kvot. Om du löser kvotproblem uppstår den här tjänstrådgivningen endast när en annan postlåda med kvotproblem identifieras.

Mer information

• Information om hur du felsöker och löser problem med arkivpostlådor finns i Microsoft Purview-felsökning.
• Vägledning om hur du identifierar de undantag som placerats på en postlåda finns i Så här identifierar du vilken typ av undantag som placeras på en postlåda.