Leverantörssamarbete med externa leverantörer
Modulen för Leverantörssamarbete vänder sig till leverantörer som inte har elektronisk dataväxling (EDI) med Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Här kan leverantörer arbeta med inköpsorder, fakturor, information för försändelselager och anbudsförfrågningar och även få tillgång till delar av sina huvuddata. I dnena artikel förklaras hur du kan samarbeta med externa leverantörer som använder gränssnittet för leverantörssamarbete när de arbetar med inköpsorder, anbudsförfrågningar och försändelselager. Det förklaras även hur du låter en viss leverantör använda leverantörssamarbeten, samt hur du definierar den information som alla leverantörer ser när de svarar på en inköpsorder.
För mer information om vad externa leverantörer kan göra i gränssnittet för leverantörssamarbeten, se Leverantörssamarbete med kunder.
För mer information om hur leverantörer kan använda leverantörssamarbeten i faktureringsprocessen, se Arbetsyta för leverantörssamarbetesfakturering. För mer information hur du reserverar nya användare av leverantörssamarbeten, se Hantera användare av leverantörssamarbete.
Definiera information som visas för leverantörer när dessa svarar på inköpsorder
När leverantörer svarar på en inköpsorder som du skickar till dem, visas en av tre meddelanderutor där de måste bekräfta att de vill acceptera, avvisa eller godkänna inköpsordern med ändringar. Eftersom informationen som måste visas för leverantören vid den tidpunkten kan vara specifik för din verksamhet kan du ange den text som ska visas i vart och ett av bekräftelsemeddelandena. Texten kan till exempel informera leverantören om de nästkommande stegen i processen, eller om leveransvillkor och villkor.
Så här definierar du den text som visas i svaret på inköpsordern:
- Gå till sidan Information för leverantörer som svarar på inköpsordrar, välj svarstyp och sedan Redigera.
- I rutan Informationsmeddelande anger du informationen som ska visas för leverantörer i meddelanderutan.
Om du måste lägga till meddelanden på flera språk, skapa då separata meddelanden och ange lämplig språkkod för varje språk. Meddelandet som visas för varje leverantör är på det språk leverantören använder.
Ange alternativen för leverantörssamarbete för en specifik leverantör
En administratör konfigurerar de allmänna inställningarna för leverantörssamarbete, till exempel vilka säkerhetsroller som är tillgängliga för alla leverantörer som du samarbetar med. Det finns dock inställningar som kan skilja sig åt mellan olika leverantörskonton. Du bör konfigurera dessa inställningar.
- Aktivera leverantörssamarbeten.
- Ange om leverantören ska se prisinformation.
Aktivera leverantörssamarbeten
Innan användarkonton kan skapas för en extern leverantör, måste du konfigurera leverantörskontot så att leverantören kan använda leverantörssamarbete. Gå till sidan Leverantörer och ange fältet Samarbetesaktivering på fliken Allmänt. Följande alternativ är tillgängliga:
- Aktiv (IO bekräftas automatiskt) – Inköpsorder bekräftas automatiskt om leverantören godkänner dem utan ändringar. Om du använder det här alternativet ska du schemalägga batchjobbet Bekräfta godkända inköpsorder från leverantörens samarbete, som ansvarar för bearbetningen av bekräftelserna. Instruktioner finns i nästa avsnitt.
- Aktiv (IO bekräftas inte automatiskt) – Din organisation måste manuellt bekräfta inköpsorder det att leverantören har godkänt dem.
Tidsplanera batchjobbet för automatisk bekräftelse
Om du använder alternativet Aktivt (IO bekräftas automatiskt) för en eller flera av dina leverantörer (som beskrivs i föregående avsnitt), måste du schemalägga batchjobbet Bekräfta godkända inköpsorder från leverantörssamarbete som ansvarar för att bearbeta och bekräfta dina inköpsorder. Annars görs aldrig automatiska bekräftelser. Gör på följande sätt när du schemalägger detta jobb.
Gå till Anskaffning och inköp > Inköpsorder > Bekräfta inköpsorder > Bekräfta godkända inköpsorder från leverantörssamarbete.
I dialogrutan Bekräfta godkända inköpsorder från leverantörssamarbete på snabbfliken Kör i bakgrunden, välj Återkommande.
I dialogrutan Definiera återkommande definiera schemat som jobbet ska köras på. När du väljer schema ska du tänka på följande:
- Om systemet bearbetar en stor mängd data och kör många batchjobb kan prestanda vara ett problem. I detta fall ska du troligtvis inte köra det här jobbet mer ofta än var 10:e minut (beroende på dina andra krav). Om prestanda inte är ett problem för dig kan du köra det så ofta som var 1 till 2 minut om det behövs.
- Om dina leverantörer snabbt vill leverera varor (inom den dag de enkom har avtalats) ska upprepningen ofta förekomma (var 10:a till 30:e minut). På det här sättet kan lagerarbetare ta emot varorna mot det bekräftade inköpsordern när bekräftelsen har gjort.
- Om dina leverantörer vill ha lång ledtid (mer än 24 timmar) kan du ställa in den här uppgiften så att den bara körs en gång om dagen eller så.
Välj OK för att tillämpa ditt schema och återgå till dialogrutan Bekräfta accepterade inköpsorder från dialogrutan för leverantörssamarbete.
Ställ in ytterligare bakgrundsalternativ om det behövs. Dialogrutan innehåller de vanliga alternativen för inställning av batchjobb i Supply Chain Management.
Mer information om batchjobb finns i Översikt över batchbearbetning.
Ange om leverantören ska se prisinformation
Om du vill dela prisinformation för inköpsorder via gränssnittet för leverantörssamarbete måste du ange alternativet Inköpsorderpriser/belopp på fliken Standardvärden för inköpsorder för leverantörskontot till Ja. Prisinformationen omfattar enhetspris, rabatter och avgifter.
Arbeta med inköpsorder när leverantörssamarbete används
Skicka en inköpsorder till en leverantör
Inköpsordrar förbereds i Supply Chain Management. När en inköpsorder har statusen Godkänd skickar du den till leverantören genom att välja Skicka för bekräftelse på sidan Inköpsorder. Statusen för inköpsordern ändras sedan till I extern granskning. När inköpsordern har skickats kan leverantören se den på sidan Inköpsorder för granskning i gränssnittet leverantörssamarbete. Leverantören kan sedan acceptera eller avvisa inköpsordern eller föreslå ändringar. Leverantören kan också lägga till kommentarer för att kommunicera information som ändringar i IO:n. Om du vill dra säljarens uppmärksamhet till en ny inköpsorder kan du även använda utskriftshanteringssystemet för att skicka inköpsordern via e-post.
Bekräftelse och godkännande av en inköpsorder av en leverantör
När en leverantör godkänner en inköpsorder kan den bekräftas automatiskt, eller så kanske den måste bekräftas manuellt. Detta beror på om fältet Samarbetesaktivering är inställt på Aktiv (IO bekräftas automatiskt) eller på Aktiv (IO bekräftas inte automatiskt) för leverantören.
Följande tabell visar det typiska informationsutbytet, beroende på leverantörens svar när du skickar en inköpsorder för bekräftelse.
| Leverantörssvar | Resultat |
|---|---|
| Leverantören godkänner ordern och Supply Chain Management är konfigurerat för att automatiskt bekräfta inköpsorder som leverantören godkänner. | Statusen för ordern uppdateras till Bekräftad. Om ordern av någon anledning inte kan uppdateras, registreras leverantörens svar fortfarande som Godkänd, men statusen för inköpsordern förblir I extern granskning.
Inköpsordern som skickades till leverantören och har statusen I extern granskning uppdateras med bekräftat inleveransdatum på raderna. Uppdateringen som initierar en ny version anges automatiskt till statusen Bekräftad. När inköpsordern har bekräftats visas den i gränssnittet leverantörssamarbete. |
| Leverantören godkänner ordern men Supply Chain Management är inte konfigurerat för att automatiskt bekräfta inköpsorder som leverantören godkänner. | Säljarens svar registreras som Godkänt, men statusen för inköpsordern förblir i extern granskning.
Inköpsordern som skickades till leverantören och har statusen I extern granskning uppdateras med bekräftat inleveransdatum på raderna. Uppdateringen som initierar en ny version anges automatiskt till statusen I extern granskning. Du kan manuellt bekräfta inköpsordern. |
| Leverantören avvisar ordern. | Säljarens svar registreras som Avvisad och statusen för IO:n förblir I extern granskning. Kasseringen tas emot tillsammans med leverantöranmärkningen. |
Leverantören godkänner ordern med ändringar. Ändringar föreslås på radnivån. Leverantören kan godkänna eller avvisa enskilda rader. Nedan följer några ändringar som leverantören kan föreslå:
|
Leverantörens svar registreras som Accepterad med ändringar och inköpsorderns status förblir I extern granskning. Statusen visar vilka typer av ändringar som leverantören har föreslagit. Information om automatisk förbrukning av ändringarna finns i avsnittet Uppdatera inköpsordern när en leverantör föreslår ändringar senare i det här ämnet. |
Du kan använda arbetsytan Förberedelse av inköpsorder för att övervaka vilka inköpsorder som leverantören har svarat på. Den här arbetsytan innehåller två listor med inköpsorder med statusen I extern granskning:
- I extern granskning kräver åtgärd
- En extern granskning som avvaktar leverantörens svar
Ändra en inköpsorder
När du behöver ändra en inköpsorder som leverantören redan har besvarats måste du skicka en ny version av inköpsordern till leverantören. Den nya inköpsordern får ett versionstillägg som visar att den är en modifierad version av en inköpsorder som skickats tidigare. Med hjälp av sidan Historik för leverantörsbekräftelse av inköpsorder kan du och dina leverantörer spåra historiken för respektive order. Föregående bekräftad version av inköpsordern ligger kvar i listan över bekräftade inköpsorder tills den nya inköpsordern har bekräftats.
Avbryta en inköpsorder
När du avbryter in inköpsorder ändras statusen till Approved. Du måste skicka tillbaka inköpsordern till leverantören så att denne kan bekräfta eller avvisa upphävandet. När annulleringen har bekräftats visas IO:n i leverantörens lista över bekräftade IO:r som Annullerad.
Lägga till bilagor till en inköpsorder
Du kan lägga till bilagor såsom filer, bilder och anteckningar till inköpsordern genom att använda dokumenthanteringssystemet. Bilagor av typen Extern kommer att vara synliga för leverantören när du skickar inköpsordern.
Uppdatera en inköpsorder när en leverantör föreslår ändringar
Om en leverantör har svarat på en inköpsorder och föreslår ändringar är nästa steg att behandla svaret.
I arbetsytan Förberedelse av inköpsorder i listan I extern granskning kan du identifiera inköpsorder som en leverantör har godkänt med ändringar. Från den här listan kan du navigera till leverantörens svar.
I ett svar kan en leverantör ändra följande information i huvudet.
- Referens för leverantörsdokument
- Leveranssätt
- Leveransvillkor
- Bekräftat inleveransdatum
Leverantören kan också lägga till en anteckning eller bifogad fil.
På raderna kan leverantören ändra kvantiteten och inleveransdatumet, lägga till anteckningar och bilagor, avvisa en rad, ersätta en rad med en annan produkt som ska anges som text och dela upp en rad i flera leveranser. Statusen för en rad varierar beroende på vilka ändringar som har föreslagits av leverantören:
- Godkänd med ändringar
- Avvisad
- Ersatt – I det här fallet läggs en extra rad till som har statusen Ersättning.
- Bekräftat
- Dela upp i tidsplan – I det här fallet läggs extra rader med statusen Schemalägg rader till.
Om en rad inte har några ändringar är radstatusen Accepterad.
I svaret kan du genom radstatus utläsa vilken typ av ändringar som gjorts av leverantören. Dessutom visas alla ändrade fält i fet stil, vilket hjälper dig att identifiera ändringarna.
Du kan uppdatera en inköpsorder genom att välja Behandla uppdatering av inköpsorder när du har fått svar eller på en rad i taget. Med hjälp av fältet Är uppdateringen av inköpsorder behandlad? i huvudet och på raderna kan du se om systemet har behandlat huvuden eller rader för att uppdatera inköpsordern med de ändringar som kommer från svaret. Du kan enbart köra åtgärden Behandla uppdatering av inköpsorder en gång per huvud eller rad.
Inte alla föreslagna ändringar kan uppdateras på en inköpsorder. Endast uppdateringar av rubriken och uppdateringar av datum och kvantiteter på raderna kan uppdateras automatiskt på inköpsordern. För andra ändringar måste du manuellt uppdatera inköpsordern. I detta fall kommer värdet på Är uppdateringen av inköpsordern behandlad? att vara Manuell uppdatering. Om till exempel en leverantör föreslår att en rad ska delas upp i en tidsplan måste ändringen göras manuellt.
Alla rader som har statusen Godkänd har ett bekräftat inleveransdatum. När du kör åtgärden Bearbeta uppdatering av inköpsorder uppdateras datumet på inköpsordern. Anteckningar och bifogade filer överförs inte automatiskt till den aktuella inköpsordern. Handelsavtal utvärderas heller inte på inköpsorderraderna när du uppdaterar den aktuella inköpsordern via åtgärden Behandla uppdatering av inköpsorder.
Statusar och versioner för inköpsorder
Det här avsnittet beskrivs olika statusvärden som en inköpsorder kan ha tills den har bekräftats. Här beskrivs också när nya versioner av inköpsordern görs tillgängliga för leverantören. Beteendet varierar beroende på om du använder ändringshantering för inköpsorder.
Versioner och status om du inte använder ändringshantering
Tabellen nedan visar ett exempel på förändringar i status och version som en IO kan gå igenom.
| Åtgärd | Status och version |
|---|---|
| Den första versionen av inköpsordern skapas i Supply Chain Management. | Statusen är Godkänd. |
| Inköpsordern skickas till leverantören. | En version registreras i gränssnittet för leverantörssamarbete, och statusen ändras till I extern granskning. |
| Leverantören skickar svaret Godkänd med ändringar. | Statusvärdet är fortfarande I extern granskning. |
| Du gör några förändringar som begärs av leverantören. | Statusen ändras till Approved. |
| Du skickar den nya versionen av inköpsordern till leverantören. | En ny version registreras i gränssnittet för leverantörssamarbete, och statusen ändras till I extern granskning. |
| Leverantören godkänner den nya versionen av inköpsordern. | Statusvärdet är fortfarande I extern granskning såvida inte leverantörskontot har konfigurerats att automatiskt ange inköpsorder till statusen Bekräftad när leverantören godkänner dem. |
Leverantörer måste inte bekräfta en inköpsorder med hjälp av gränssnittet leverantörssamarbete. De kan också skicka ett e-postmeddelande eller kommunicera deras godkännande av en inköpsorder via andra kanaler. Du kan manuellt bekräfta ordern. I det här fallet får du en varning om att ordern bekräftas, även om det inte finns något svar från leverantören. Inköpsordern visas sedan i bekräftelsehistoriken som en öppen, bekräftad order som inte har fått några svar. Leverantören har vid den här punkten inte längre möjlighet att bekräfta eller avvisa inköpsordern.
Notering
Den version av inköpsordern som är tillgänglig för andra processer i Supply Chain Management är alltid den senaste versionen, även om denna version ännu inte har registrerats i gränssnittet leverantörssamarbete.
Versioner och status om du använder ändringshantering
Om du har inaktiverat ändringshantering för inköpsorder, kommer inköpsordern att genomgå ett arbetsflöde för godkännande för att nå statusen Godkänd. Denna process är inte synlig för leverantören.
Tabellen nedan visar ett exempel på förändringar i statusen och versionen som en IO kan gå igenom när ändringshantering är aktiverad. En version registreras när inköpsordern godkänns, inte när inköpsordern skickas till leverantören eller bekräftas.
| Åtgärd | Status och version |
|---|---|
| Den första versionen av inköpsordern skapas i Supply Chain Management. | Statusen är Utkast. |
| IO:n är skickad till godkännandeprocessen. (Godkännandeprocessen är en intern process som leverantören inte är inblandad i.) | Statusvärdet ändras från Utkast till Under granskning till Godkännande om IO:n inte avvisas under godkännandeprocessen. Den godkända inköpsordern registreras som en version. |
| Inköpsordern skickas till leverantören. | Versionen registreras i gränssnittet för leverantörssamarbete, och statusen ändras till I extern granskning. |
| Du kan göra några ändringar som begärts av leverantören, antingen manuellt eller genom att använda åtgärden Bearbeta uppdatering av inköpsorder på svaret för att uppdatera inköpsordern. | Statusen ändras tillbaka till Utkast. |
| IO:n skickas till godkännandeprocessen igen. | Statusvärdet ändras från Utkast till Under granskning till Godkännande om IO:n inte avvisas under godkännandeprocessen. Alternativt kan systemet konfigureras så att specifika fältändringar inte kräver nytt godkännande. I det här fallet ändras statusen först till Utkast och sedan uppdateras automatiskt till Godkänd. Den godkända inköpsordern registreras som en ny version. |
| Du skickar den nya versionen av inköpsordern till leverantören. | Den nya versionen registreras i gränssnittet för leverantörssamarbete, och statusen ändras till I extern granskning. |
| Leverantören godkänner den nya versionen av IO:n. | Statusen ändras till Bekräftad antingen automatiskt eller när du får svar från leverantören och sedan bekräftar IO:n. |
Dela information om försändelselager
Om du använder försändelselager, kan leverantörerna använda gränssnittet för leverantörssamarbete för att visa information på följande sidor:
- Inköpsorder som förbrukar försändelselager – Inköpsorder för försändelselager skapas när ägarskapet för lagret ändras från leverantören till ditt företag. En produktinleverans bokförs samtidigt. Dessa försändelseinköpsorder visas bara på sidan Inköpsorder som förbrukar försändelselager. De inkluderas inte på sidan Alla bekräftade inköpsorder i modulen Leverantörssamarbete.
- Mottagna produkter från försändelselager – Den här sidan visar alla transaktioner där ägarskapet för produkter har överförts från leverantören till ditt företag. Leverantörer kan använda den här informationen för att fakturera kunden.
- Behållning i försändelselager – Den här sidan visar det leverantörsägda, tillgängliga försändelselagret som har inlevererats på ditt lagerställe.
Arbeta med anbudsförfrågningar när du använder leverantörssamarbete
Det här avsnittet beskriver interaktioner mellan kunder och leverantörer vid anbudsförfråganprocessen. Här förklaras också hur information skickas till leverantörerna. En grundläggande översikt över stödet för anbudsförfråganprocessen finns i Anbudsförfrågningar (RFQ) – översikt.
Alternativ, bilagor, ändringar och returer
Alternativ – I huvudet till en anbudsförfrågan kan du ange att alternativ tillåts för artikelrader inte finns i kataloger. När alternativ aktiveras kan leverantörer lägga till en alternativ rad för varje begärd rad.
Bilagor – Bilagor kan läggas till på både huvudnivå och radnivå för en anbudsförfrågan. Bilagor kan klassificeras som antingen interna eller externa. Interna bilagor kan bara visas på kundens sida, medan leverantörer kan visa externa bilagor när de har skickats.
Leverantörer kan också lägga till bilagor i sina budsvar. Dessa bilagor kan visas på kundens sida när en leverantör har skickat budsvaret. Bilagor som leverantörer lägger till klassificeras alltid som externa. Du får tillgång till en bilaga som en leverantör har lämnat in tillsammans med ett bud genom att välja Budbilagor eller Radbilagor för bud.
Du öppnar bilagor som har skickats tillsammans med anbudsförfrågningar med hjälp symbolen med dokumentgemet i svaret.
Ändringar – När en ändring har slutförts tas de befintliga budsvaren bort så att de kan ersättas med uppdaterade värden. Information som radpris och kvantitet från föregående budsvar kan visas via journalerna för anbudsförfrågan.
Om du vill att ändringsprocessen ska vara tvingande går du till sidan Anskaffnings- och källparametrar, snabbfliken Anbudsförfrågningar och anger alternativet Låser anbudsförfrågningar när de skickas till Ja. (Det här alternativet är inställt och obligatoriskt för den offentliga sektorn.)
Returer – Om en leverantör har skickat ett bud, men mer eller ändrad information krävs för anbudsförfrågan, kan kunden returnera budet till leverantören. Uppgifterna från budet som skickades tidigare bevaras, och leverantören kan göra de begärda ändringarna utan att behöva starta om budprocessen.
Tillägg för offentlig sektor
Med de utökade funktionerna för den offentliga sektorn går det att skicka en anbudsförfrågan till leverantörer och publicera den. När du publicerar en anbudsförfrågan kan alla som begär informationen visa det arbete som omfattas av offentlighetsprincipen. Allt tillgängligt arbete återspeglas på listsidan Öppna publicerad anbudsförfrågningar, och annullerade, väntande eller beviljade anbudsförfrågningar kan visas på listsidan Stängda publicerade anbudsförfrågningar. Dessa dokument kan även visas på en plats utanför Supply Chain Management genom integreringer med följande datatabeller:
- Publicerade anbudsförfrågningar
- Rad för publicerade anbudsförfrågningar
- Huvudbilagor för publicerade anbudsförfrågningar
Med dessa enheter kan personer som inte är allokerade användare i Supply Chain Management men som har åtkomst till den externa platsen, visa tillgängligt och avslutat arbete. Med de utökade funktionerna i Skicka och publicera kan användare som konfigurerar parametrar för anbudsförfråganprocessen dessutom definiera en e-postmall. När prokuristen sedan skapar anbudsförfrågan måste han eller hon välja e-postmallen för att kunna skicka den begärda informationen till leverantörerna i ärendet.
Den användare som konfigurerar parametrarna för anbudsförfråganprocessen kan skapa flera e-postmallar. Dessa e-postmallar kan innehålla både statisk text och följande utbytestoken. Dessa token ersätts med sammanhangsberoende värden när ett e-postmeddelande skapas.
- %RFQCase%
- %RFQCaseName%
- %bidType%
- %inviteOnly%
- %expiryDateTime%
- %requester%
- %requestingDepartment%
- %accountnum%
- %todaysdate%
- %createddate%
Om en ändring krävs och skickas efter att en anbudsförfrågan har skickats, skickas anbudsförfrågan på nytt till alla inbjudna leverantörer. Det publicerade dokumentet uppdateras också på sidan Öppna publicerad anbudsförfrågningar.