Projektinställningar för arbetsorder
I modulen Tillgångshantering krävs en projektrelation för varje arbetsorderjobb. Projektet som är kopplat till ett arbetsorderjobb gör det möjligt att spåra kostnader för olika projekt som är relaterade till Tillgångshantering, t.ex. interna underhållsprojekt, servicehanteringsprojekt och investeringsprojekt.
Projektinställningar för ett arbetsorderjobb
När du skapar ett arbetsorderjobb på en arbetsorder, kan projektinställningarna i modulen Projekthantering och redovisning och inställningarna för arbetsorderprojekt i modulen Tillgångshantering bestämma hur projekt kan användas för kostnadskontroll på tillgången som valts för arbetsorderjobbet. I det här avsnittet beskrivs följande delar av projektinställningarna som används för en arbetsorder: det överordnade projektet (projekt-ID), projekttyp, projektaktiviteter och ekonomiska dimensioner:
När du skapar ett arbetsorderjobb på en arbetsorder, skapas automatiskt ett unikt projekt-ID och en relaterad projektaktivitet för det. Men om flera arbetsorderjobb på en arbetsorder innehåller samma till gång används samma projekt-ID för dem. Med andra ord skapas ett projekt-ID för varje till gång på en arbetsorder.
- Det överordnade projektet (projekt-ID) för ett arbetsorderjobb finns i inställningen för överordnat projekt. (Mer information om inställning av överordnade projekt finns i nästa avsnitt.) Om du till exempel associerar en kund eller en funktionsplats med ett specifikt överordnat projekt, används det överordnade projektet varje gång du skapar arbetsorder för den kunden eller den funktionsplatsen. Om du inte relaterar ett visst projekt-ID till t.ex. en funktionsplats, används nästa relevanta överordnade projekt i inställningarna för arbetsorderprojektet.
- En projekttyp krävs för varje projekt-ID. Projekttypen finns under inställningen av projektgruppsinställningen. (Mer information om inställningar för projektgrupper finns i nästa avsnitt.) Om det inte finns någon matchning i projektgruppsinställningen används projektgruppsinställningen för det överordnade projektet.
- Inställningarna för att kräva att projektaktiviteter på prognoser och journaler kopieras från det överordnade projektet till arbetsorderprojektet. Om alternativen Timme, Utgift och Artikel är inställda på Ja för projektet som används som ett överordnat projekt är en projektaktivitet obligatorisk för prognoser och journaler. (Om du vill få åtkomst till dessa alternativ väljer du Projekthantering och redovisningsprojekt>projekt>Alla projekt och välj sedan det projekt som används som överordnat projekt. Alternativen finns i avsnittet Kräv aktivitet i journaler på snabbfliken Inställningar.)
Ekonomiska dimensioner kopieras från till gången och kopplas ihop med det överordnade projektet.
I nästa avsnitt förklaras hur du konfigurerar överordnade projekt och projektgrupper. Överordnat projekt och överordnade grupper används för att kontrollera arbetsorder. De används också för rapportering om arbetsorder.
Ställa in arbetsorderprojekt
Innan du börjar skapa arbetsorder måste du skapa arbetsorderprojekt. Sidan Projektinställningar för arbetsorder (Tillgångshantering>Inställningar>Arbetsorder>Projektinställningar) har två flikar: Överordnat projekt och Projektgrupp.
På fliken Överordnat projekt kan du konfigurera projektrelationer som kan användas om inget projekt har ställts in för den tillgång som valts för arbetsorderjobbet. Det är inte obligatoriskt att konfigurera ett överordnat projekt om ditt företag använder tillgångsprojekt. Det är bara relevant om du vill använda arbetsorderprojekt i stället för tillgångsprojekt. I så fall måste du konfigurera minst ett överordnat projekt.
På fliken Projekt grupp kan du konfigurera projektgrupper som kan associeras med arbetsordertyper, tillgångstyper och tillgångar.
Projektgrupper kan användas för att skapa specifika kategorier (grupper) som används för kostnadskontroll. Genom att t.ex. skapa projektgrupper för specifika tillgångstyper eller arbetsordertyper kan du utföra detaljerad spårning av underhållskostnader per typ.
Projektgrupper är inte obligatoriska. Om du inte konfigurerar projektgrupper används det överordnade projektet för att bestämma projektgruppen och ett underordnat projekt skapas från det överordnade projektets projektgrupp.
Inställningen möjliggör fullständig integrering med modulen Projekthantering och redovisning. Därför kan du spåra kostnaderna som är relaterade till arbetsorder i de relaterade projekten. I följande procedur beskrivs inställningarna för arbetsorderprojekt.
Välj Tillgångshantering>Inställningar>Arbetsorder>Projektinställningar.
På fliken Överordnat projekt väljer du Lägg till.
I fälten Arbetsordertyp, Funktionsplats, Tillgångstyp och Tillgång väljer du värden. För varje rad som du lägger till kan du bara ange ett fält eller flera fält. Antalet fält som du anger bestämmer vilken kombination som används när ett projekt-ID väljs i Tillgångshantering.
Om du väljer en funktionsplats inkluderas automatiskt underordnade platser. Om du väljer en till gång kan du skapa fler inställningsrader för arbetsorderprojekt för samma till gång, men du kan välja olika projekt för den tillgången.
I fältet Projekt-ID, välj det projekt som ska vara relaterat till inställningen som du skapade i steg 3.
Om projektinställningarna bara ska gälla under en begränsad period väljer du ett slutdatum i fältet Slutdatum. Annars väljer du Inget.
Som standard är startdatumet det datum då du lägger till arbetsorderprojektet på sidan. Det styrs av fältet Giltig från, som är dolt som standard. Om du vill visa fältet Giltig från väljer du Visa>Alla. Du kan sedan använda fältet Giltig från tillsammans med fältet Slutdatum för att ange en begränsad giltighetsperiod för arbetsorderprojektet.
På fliken Projektgrupp väljer du Lägg till.
I fältet arbetsordertyp väljer du en arbetsorder.
Om du vill att projektgruppsassociationen ska vara mer specifik väljer du en tillgångstyp i fältet Tillgångstyp eller en tillgång i fältet Tillgång.
I fältet Projektgrupp väljer du den projektgrupp som ska vara relaterad till arbetsordertypen. En arbetsordertyp med namnet Förebyggande underhåll kan till exempel associeras med en projektgrupp som har namnet Förebyggande underh eller Internt. Alternativt kan en arbetsordertyp Investering som används för arbetsorder som är relaterade till investeringar och anläggningstillgångar associeras med en projektgrupp med namnet Investera eller Investering.
Välj Spara.
Notering
Varje gång en arbetsorderrad skapas söker Tillgångshantering efter en projektgrupp som ska relateras till jobbprojektet för arbetsordern. Sökningen baseras på inställningarna som beskrivs i denna artikel. Varje projektgrupp har en relaterad projekttyp. Projekt grupper som har projekttypen Tid och material eller Fastpris är endast giltiga för tillgångar som är relaterade till ett kundkonto.
När det tillgängliga arbetsorderprojektet eller projektgruppen väljs i systemet för överordnade projekt och projekt grupper, baseras valet på de poster som du skapade med hjälp av föregående procedur. Tillgångshantering går igenom poster som är relaterade till arbetsorderprojektet för att söka efter en eventuell matchning. Den kontrollerar alltid den mest specifika kombinationen först. Med andra ord, för arbetsorderns överordnade projekt söker Tillgångshantering först efter en möjlig matchning för fältet Tillgång. Om ingen matchning hittas söker den efter en matchning för fältet Tillgångstyp. Om ingen matchning hittas söker den efter en matchning för fältet Funktionsplats och så vidare. Som du kan se i layouten på sidan Projektinställningar för arbetsorder innebär detta att, för att hitta den mest specifika kombinationen, kontrollerar Tillgångshantering varje post från höger till vänster för en matchning. Om det inte finns någon matchning används den standardpost där endast ett projekt-ID har valts. Du hittar den relaterade projektgruppen på samma sätt. Tillgångshantering kontrollerar först en möjlig matchning för fältet Tillgång, sedan fältet Tillgångstyp och sedan fältet Arbetsordertyp. Om det inte finns någon matchning används den standardpost där endast en projektgrupp har valts.