Vanliga frågor och svar om Copilot för projekt med ansvarsfull AI

Den här artikeln innehåller svar på vanliga frågor om Microsoft Copilot för projekt.

AI-drivna funktioner

Copilot erbjuder AI-drivna upplevelser som hjälper projektansvariga att utföra viktiga och tidskrävande uppgifter med hjälp av ett enkelt kommando eller klick. AI-assisterade verktyg och insikter ökar projektansvarigas möjlighet att lyckas med sina projekt. Med dessa funktioner underlättas en sömlös projektstrukturering och riskbedömning tillsammans med förslag på riskreducering, samt statusrapporter som integrerar schemaläggning och ekonomiska data. De ger värdefulla insikter om övergripande projektframsteg, ekonomisk prestanda och schemaefterlevnad. Eftersom det är enkelt att skapa uppgifts-, risk- och projektsammanfattningar hjälper Copilot projektansvariga att spara tid och på ett mer effektivt sätt allokera fokus till strategiskt arbete.

Vad är Copilot för projekt?

Copilot för projekt är en uppsättning funktioner som rationaliserar projektledningsuppgifter i systemet via vanlig engelska. Utifrån ett projektnamn och en beskrivning som ges som indata kan Copilot för projekt skapa en förberedande uppdelad arbetsstruktur (WBS), vilket förenklar planeringsprocessen för uppgifterna. För pågående projekt underlättar Copilot för projekt en riskbedömning genom att analysera riskregistret och ge förslag på riskreducerande åtgärder tillsammans med sannolikheten att respektive identifierad risk kan inträffa.

Dessutom kan projektansvariga enkelt generera detaljerade statusrapporter via Copilot. De kan integrera precisa sammanfattningar av schemaläggnings- och ekonomiska data, samtidigt som de ger insiktsfull information om projektets övergripande utveckling, ekonomiska resultat och schemaefterlevnad. Rapporterna sparas och kan lätt hämtas med alla tidigare redigeringar kvar.

Copilot erbjuder även en sidochattfunktion som förbättrar tillgängligheten och effektiviteten i projektledningen genom att låta användarna utföra alla dessa åtgärder med hjälp av skrivna kommandon.

Vad kan Copilot för projekt uträtta?

Copilot för projekt hjälper kunderna att förbättra projektlednings- och genomförandeprocesser och att slutligen leverera sina projekt mer effektivt. Genom att dra nytta av kraften hos avancerade maskininlärningstekniker, inklusive behandling av naturligt språk som används av Azure Open AI, kan kunderna spara tid, minska risken för under- eller överskattning av uppgifternas varaktighet samt löpande förbättra projektplanerings- och körningsprocesserna. Därför kan Copilot för projekt hjälpa sina verksamheter att förbättra projektleveranstider, minska kostnader, öka kundnöjdheten och i slutändan även främja tillväxt och lönsamhet.

Projektansvariga inom professionella serviceorganisationer är ofta överens om att en av de mest repetitiva och tidskrävande uppgifterna i jobbet är att skapa projektstatusrapporter. Projektansvariga samlar först in och sammanfattar data från flera källor. Därefter tillhandahåller de information om alla aspekter av projektets hälsa: omfattning, schema eller budget. För att kunna ge en sammanfattning av hoten mot projektet sammanfattar de slutligen också riskerna.

Copilot för projektets projektstatusrapport ger projektansvariga ett försprång genom att automatiskt generera rapportens huvudkomponenter. Därför kan projektansvariga fokusera på texten som ska användas. De kan förfina vad som är relevant för det specifika projektet utan att behöva lägga energi på repetitiva uppgifter som till exempel datasammansättning och summering. En korrekt projektstatusrapport ger stora tidsbesparingar per projekt. Dessa besparingar kan vara särskilt viktiga om projektansvariga delar upp sin tid mellan flera projekt i en organisation.

Vilka avsedda användningar har Copilot för projekt?

I egenskap av AI-assistent till projektansvariga tillhandahåller Copilot för Projekt en uppsättning avsedda användningsområden:

• Uppgiftsplan/WBS – Automatisk generering av WBS är tänkt att ge projektledaren ett försprång i processen med att skapa en projektleveransplan. Det fungerar ungefär som en projektmall där relaterade aktiviteter i strukturen sammanhangsberoende bygger på projektets omfattning och tidslinje. När det gäller en projektmall förväntas att aktiviteterna ändras för att uppfylla projektets detaljerade behov. Ändringarna kan till exempel vara borttagningar, tillägg och ändringar i varaktighet, insats, beroenden och tilldelande.
• Risker och riskreduceringsplan – Automatisk generering av risker är avsett att hjälpa projektledaren att identifiera och dokumentera potentiella hot mot ett projekts hälsa. Med tanke på hur projektets omfattning, scheman och budget har fördelats kan riskregister ge projektchefen ett sätt att varna alla relevanta intressenter om faktorer som kan hindra projektet från att förbli grönt. För varje risk ingår motsvarande riskreducering.
• Projektstatusrapport – Syftet med systemet är att tillhandahålla en redigerbar projektstatusrapport så att projektledaren får ett försprång när han eller hon utför en vital del av jobbfunktionen. Alla textavsnitt kan och bör granskas av projektledaren innan rapporten slutförs och distribueras. I de flesta organisationer delas projektstatusrapporter med både kunder och den interna ledningen för serviceorganisationen.

Hur utvärderades Copilot för projekt? Vilka mått används för att mäta prestanda?

Vi utvärderar funktionerna både kvalitativt och kvantitativt. För att utvärdera funktionens kvalitet har vi genomfört användarstudier med projektansvariga för att samla in feedback om deras erfarenheter, utvärdera funktionens kvalitet och ge förslag på förbättringar.

Dessutom övervakar vi telemetridata för att spåra antalet kunder som har testat funktionen, hur framgångsrik funktionen är och andelen positiv visavi negativ feedback. Innan vi släppte funktionen Copilot i på flera olika geografiska platser har vi genomfört omfattande tester för att säkerställa funktionerna. Om du stöter på problem med det genererade innehållet eller något av de ovan angivna användningsfallen, lämna då feedback. Din feedback kommer att användas för att förbättra Microsofts produkter och tjänster. Organisationens IT-administratörer kan ha åtkomst till dina feedbackdata i hanteringssyfte. Mer information finns i se Sekretesspolicy. 

Copilot för projekt har bedömts för flera olika språk. För mer information om språktillgänglighet, se Internationell tillgänglighet för Copilot. Systemet kanske inte fungerar lika bra på språk som inte har bedömts, och korrekthet och användarupplevelse kan komma att påverkas.

Vilka begränsningar har Copilot för projekt? Hur kan användare minimera effekten av begränsningarna i Copilot för projekt när systemet används?

• AI-genererade uppgifter skapar inte automatiskt skapade tilldelningar, beroenden eller punkter i uppgiftschecklistan. Du kan lägga tilll önskade parametrar när uppgifterna har genererats automatiskt.
• Faktiska värden, t.ex. tid, utgifter eller material, måste loggas innan riskbedömningen och projektstatusrapporten kan genereras via Copilot.
• Även om AI-genererade sammanfattningen ger en första översikt kanske den inte alltid ger en korrekt bild av projektets verkliga sammanhang eller hälsa. Alla delar av sammanfattningens text kan redigeras och bör granskas noga av projektledaren innan rapporten slutförs och distribueras. Vid behov bör ändringar göras för att säkerställa en korrekt representation av projektets status.

Vilka driftfaktorer och inställningar gör det möjligt att på ett effektivt och ansvarsfullt sätt använda Copilot för projekt?

• Som en administratör kan du aktivera och inaktivera funktionen Copilot för projekt med hjälp av funktionskontrollinställningar.
• Som funktionsanvändare kan du ge korta och korrekta kommandon i sidopanelen för att utlösa den önskade åtgärden. De utlösare som är relaterade till de tidigare beskrivna scenarierna ger önskat resultat, till exempel "skapa uppgifter, skapa en riskplan, skapa projektstatusrapport". Utlösare som inte är avsedda att anropa dessa tre funktioner visar ett fel.
• Utdatan baseras på uppgifternas projektnamn och beskrivning, samt på projektekonomiska data för riskbedömningen och projektstatusrapporten.