Dynamics 365 for Outlook Administratörsguide

Viktigt!

Från och med 1 oktober 2020, den äldre Dynamics 365 for Outlook (även kallat Outlook COM-tillägget) tillbaka. Microsoft tillhandahåller inte support eller några ytterligare uppdateringar (inklusive säkerhet och viktiga uppdateringar) i Outlook COM-tillägget för appar för kundengagemang (Dynamics 365 Sales, kundtjänst, Marketing och Field Service).

• Från och med den 4 december 2020 är den äldre Dynamics 365 for Outlook är inte tillgängligt för kundengagemangsappar (Dynamics 365 Sales, Kundtjänst, Marketing och Field Service). Använd det moderna Dynamics 365 App for Outlook istället.
• Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) användare kan fortsätta att använda det äldre Dynamics 365 for Outlook och kommer att fortsätta att få viktiga säkerhetsuppdateringar. Vi rekommenderar emellertid att man övergår till det moderna Dynamics 365 App for Outlook så fort som möjligt.

Om du vill ha mer information och steg för att göra en smidig övergång hämtar du Spelboke för Dynamics 365 for Outlook (COM-tillägg).

Dynamics 365 for Outlook kan synkronisera e-postmeddelanden, kontakter, uppgifter och avtalade tider mellan Office Outlook och Dynamics 365 (klient-till-server-synkronisering). På samma sätt som serversynkronisering används synkroniseringsfilter för att synkronisera meddelandedata från Dynamics 365 till Outlook eller Exchange. Manuellt spårade eller Inkorg-regelbaserad spårning används för att synkronisera meddelandedata från Exchange eller Outlook till Dynamics 365.

När du använder Dynamics 365 for Outlook det finns några synkroniseringskoncept som är viktigt att förstå. Observera att för att ha någon av Dynamics 365 for Outlook-funktionerna måste varje Dynamics 365 for Customer Engagement-användare köra Dynamics 365 for Outlook-tillägg och Dynamics 365-användares postlådepost måste konfigureras på rätt sätt.

När du väljer Dynamics 365 for Outlook som synkroniseringsmetod för meddelandedata i användarens postlådepost synkroniseras e-post, kontakter, avtalade tider och uppgifter som skapats i Outlook med Dynamics 365-appar eller Customer Engagement (on-premises).

Viktigt!

• Du måste ha den senaste versionen av Dynamics 365 for Outlook (version 8.2.3) för att ansluta till Dynamics 365-appar version. Version 8.2.3 har stöd för Transport Layer Security (TLS) 1.2 som krävs för att ansluta Dynamics 365 for Outlook och Dynamics 365 -appar. Mer information finns i Uppdatering för Dynamics 365 for Outlook.
• Om du använder Dynamics 365 for Outlook version 9.0 i offlineläge blir inte bilagor i synkroniserade poster tillgängliga i offlineläge. Om det finns en bilaga till en post är den bifogade filen endast tillgänglig när du är online igen. Om du har lagt till en bilaga i en post i offlineläge synkroniseras den bifogade filen till servern när du är online igen. Om du vill använda bilagor i offlineläge bör du överväga att spara den bifogade filen på enheten.
• Offline-funktionen i Dynamics 365 for Outlook, version 9.0, är inte tillgänglig i Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
• Anpassningar som är beroende av SQL-databasmotorn och den lokala offline-instansen av Dynamics 365 for Outlook stöds inte.
• Microsoft Dynamics 365 for Outlook är inte aktiverat på Dataverse.

Dynamics 365 for Outlook-synkroniseringskoncept.

Observera följande begrepp när du använder Dynamics 365 for Outlook som synkroniseringsagent:

1. Synkroniseringsorganisation. Endast en organisation kan utses som synkroniseringsorganisation. Om du har fler än en Dynamics 365-organisation konfigurerad kan du visa synkroniseringsorganisationen i konfigurationsguiden för Dynamics 365. Konfigurationsguiden är ett program som ingår i Dynamics 365 for Outlook. Observera att du fortfarande kan ansluta till ytterligare organisationer med hjälp av Dynamics 365 for Outlook. Men när en organisation har inte definierats som synkroniseringsorganisation i Dynamics 365 for Outlook, synkroniseras meddelandedata i Outlook inte med den organisationen.

2. Synkronisera postlåda. Endast en Exchange- eller POP3-postlådan kan anges för en enskild Dynamics 365 for Customer Engagement-användare. Du kan inte ange flera postlådor och du kan inte mappa flera Dynamics 365 for Customer Engagement-användare till en enda Exchange- eller POP3-e-postlåda. Postlådan kallas primär postlåda.

3. Synkroniserar Dynamics 365 for Outlook-instans. Endast en Dynamics 365 for Outlook-instans kan utses till den synkroniserande Dynamics 365 for Outlook-instansen. När du loggar in till en organisation från en annan dator som kör Dynamics 365 for Outlook som inte är den synkroniserande Dynamics 365 for Outlook-instansen visas en dialogruta med meddelande där du tillfrågas om du vill ange den aktuella Dynamics 365 for Outlook-instansen som den synkroniserande Dynamics 365 for Outlook-instansen. Observera att när du väljer att inte ange Dynamics 365 for Outlook-instansen som instansen för synkronisering kan du fortfarande ansluta till Dynamics 365 for Customer Engagement-organisationen och utföra uppgifter, men meddelandedata i Outlook synkroniseras inte med Dynamics 365 for Customer Engagement-organisationen.

4. Synkronisera Arbeta offline-data. Arbeta offline-kapacitet använder SQL Server Express som lokalt datalager. När du arbetar offline eller ansluts igen, synkroniserar Dynamics 365 for Outlook posterna för entitetstyper som du väljer med Dynamics 365 for Customer Engagement eller Customer Engagement (on-premises). När du arbetar offline eller ansluts igen, sker en separat synkronisering som inte är en del av meddelandedatasynkroniseringen som beskrivs här. Arbeta offline-kapacitet tillåter användare att skapa, ändra eller ta bort poster offline som senare kan synkroniseras till Dynamics 365 for Customer Engagement eller Customer Engagement (on-premises) när Dynamics 365 for Outlook är online igen.

Sekretesspolicy

När du vill använda Microsoft Dynamics 365 for Outlook for Outlook måste du logga in med dina autentiseringsuppgifter (en e-postadress och ett lösenord). Du kan välja att spara den här informationen lokalt så att du inte behöver ange autentiseringsuppgifterna varje gång du öppnar Outlook. Om du väljer att spara informationen lokalt ansluts Dynamics 365 for Outlook automatiskt till Microsoft Dynamics 365 (online) varje gång du öppnar Outlook.

Efter att du har loggat in och använt Dynamics 365 for Outlook första gången är anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 (online) alltid öppen när du har åtkomst till Internet. Du kan välja att endast inaktivera anslutningen mellan datorn och Dynamics 365 med en konfigurationsinställning, men om du stänger av anslutningen kan Dynamics 365 for Outlook uppvisa sämre prestanda.

Om du använder Dynamics 365 for Outlook för att hålla reda på e-post visas e-posttråden för de användare i organisationen som har behörighet att visa den.

För varje e-postmeddelande du tar emot skickarDynamics 365 for Outlook avsändarens e-postadress, mottagarens e-postadress och meddelandets ämnesrad till Dynamics 365 (online). Detta gör att Dynamics 365 (online) kan verifiera huruvida en viss post ska sparas i Dynamics 365 (online)-tjänsten. När du spårar ett objekt sparar Dynamics 365-tjänsten en kopia av objektet. Den kan visas av andra användare i organisationen med rätt behörigheter. Om du avslutar spårningen av ett objekt är det endast i de fall objektet ägs av dig som kopian automatiskt tas bort från Dynamics 365 (online).

Om du använder Microsoft Dynamics 365 for Outlook när du arbetar offline skapas en kopia av de data du arbetar med och den lagras på den lokala datorn. Data överförs från Dynamics 365 (online) till din dator via en säker anslutning och en länk upprätthålls mellan den lokala kopian och Dynamics 365 Online. Nästa gång du loggar in på Dynamics 365 (online) synkroniseras lokala data med Dynamics 365 (online).

En administratör avgör om organisationens användare ska ha rätt att gå offline med Microsoft Dynamics 365 for Outlook genom att använda säkerhetsroller.

Användare och administratörer kan konfigurera vilka entiteter som kan laddas ned via offlinesynkronisering med hjälp av inställningen Synkroniseringsfilter i dialogrutan Alternativ. Användare och administratörer kan också konfigurera vilka fält som laddas ned (och överföras) med hjälp av Avancerade alternativ i dialogrutan Synkroniseringsfilter.

Om du använder Dynamics 365 (online) när du använder funktionen Synkronisera med Outlook "exporteras" synkroniserade Dynamics 365-data till Outlook. En länk bevaras mellan informationen i Outlook och informationen i Dynamics 365 (online) för att informationen ska förbli aktuell mellan de två programmen. Outlook-synkroniseringen laddar bara ned relevanta Dynamics 365 post-ID när en användare försöker spåra och ställa in ett Outlook-objekt. Företagets data lagras inte på enheten.

En administratör avgör om organisationens användare har behörighet att synkronisera Dynamics 365-data med Outlook genom att använda säkerhetsroller.