Delvisa redovisningskvittningar
Redovisningskvittningsprocessen gör det möjligt för en organisation att ”stämma av” clearingkonton. På så sätt säkerställer organisationen att det belopp som bokförs på ett huvudkonto rensas helt från det kontot.
Exempel
En organisation betalar ett försäkringsbolag 12 000 USD i oktober för en årlig försäkring. 12 000 USD kan ännu inte kostnadsföras helt, eftersom försäkringsbolaget inte har uppfyllt sina avtalsförpliktelser. För varje månad som går redovisas 1 000 USD som en utgift och 1 000 USD rensas från kontot för upplupna kostnader som ett kreditbelopp. Därför börjar kontot för upplupna kostnader med ett saldo på 12 000 USD debet. Varje månad bokförs sedan en 1 000 USD kredit för att minska saldot på kontot. Efter 12 månader rensas 12 000 USD och redovisningskvittningen kan slutföras genom att markera de 13 transaktionerna, som netto till 0 (noll). Du kan inte kvitta 12 000 USD debet förrän alla krediter har bokförts. Om kostnader av denna typ sträcker sig över räkenskapsår kan det vara svårt att använda redovisningskvittningar och de avancerade översiktsalternativen, eftersom kvittningar inte kan gå över räkenskapsår.
I Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.42 finns funktioner för delredovisningskvittningar. Den här funktionen åtgärdar problemet med utgifter som sträcker sig över räkenskapsår, eftersom den gör det möjligt att göra en delredovisningskvittning i slutet av året (eller varje månad eller räkenskapsperiod). I föregående exempel på en försäkring, i slutet av december, har 3 000 USD rensats från kontot för upplupna kostnader. På sidan Redovisningskvittningar kan därför den ursprungliga debettransaktionen 12 000 USD och tre kredittransaktioner 1 000 USD väljas och kvittas i redovisningen. Återstående 9 000 USD överförs sedan till nästa år för redovisningskvittning.
En annan fördel med partiella redovisningskvittningar är att kvittningar som har sitt ursprung i leverantörsreskontra eller kundreskontra kan kvittas automatiskt i redovisningen. Om du vill aktivera den här funktionen ställer du in alternativet Automatisk kvittning från delredovisning till redovisning till Ja på fliken Redovisningskvittningar på sidan Allmänna huvudboksparametrar (Redovisning>Redovisningsinställning>Allmänna huvudboksparametrar).
Förutsättningar för delredovisningskvittningar
Om du vill använda delredovisningskvittningar anger du följande alternativ till Ja på sidan Redovisningsparametrar:
- Aktivera avancerade alternativ för kännedom
- Aktivera bokföring av realiserade valutakursvinster/-förluster för redovisningskvittningar
Anteckning
I version 10.0.40, flyttades funktionerna Aktivera avancerade alternativ för kännedom, Bokför realiserade vinster och förluster för redovisningskvittningar, och Aktivera processautomation för redovisningskvittning från funktionshantering och blev alternativ på sidan Allmänna huvudboksparametrar.
Viktigt
När du aktiverar funktionen för delredovisningskvittningar kan den inte inaktiveras eller stängas av, eftersom data migreras till nya tabeller. Alla tidigare alternativ för redovisningskvittning som krävs kan inte heller inaktiveras eller stängs av. Dessa alternativ inkluderar Aktivera avancerade alternativ för kännedom och Aktivera bokföring av realiserade valutakursvinster/-förluster för redovisningskvittningar. Alternativen Aktivera processautomation för redovisningskvittning och Automatisk kvittning från delredovisning till redovisning kan ställas in på Ja eller Nej när som helst.
För delredovisningskvittningar, liksom i den befintliga funktionen för redovisningskvittningar, måste huvudkontot läggas till i listan över konton. Undantaget till den här regeln är alla konton som kvittas i redovisningen (leverantörsreskontra eller kundreskontra). Om alternativet Automatisk kvittning från delredovisning till redovisning anges till Ja, kvittas konton av den typen automatiskt och behöver inte tas med i listan över konton. Om de läggs till i listan kan du visa dem på sidan Redovisningskvittningar.
Delvis kvitta transaktioner
Om alternativen Medvetenhet mellan redovisningsavräkning och årsbokslut och Delvisa redovisningskvittningar anges till Ja, sidan Redovisningskvittningar på följande sätt:
Huvudkontot är obligatoriskt eftersom alla redovisningskvittningar måste slutföras för transaktioner i ett enda huvudkonto.
Alla redovisningskvittningar måste slutföras inom ett räkenskapsår.
Du kan ändra bokföringsskiktet efter behov, men du kan inte kvitta transaktioner som finns i olika bokföringsskikt.
Om du vill visa huvudkonto och dimensioner separat, välj en uppsättning av ekonomiska dimensioner.
Filtret Status har statusen Delvis kvittad och du kan välja mer än en status åt gången. Följande statusalternativ är tillgängliga:
- Allt
- Inte kvittad (standardalternativet)
- Kvittat
- Delvis kvittad
Summorna för redovisningsvalutan och rapporteringsvalutan visas.
Knappen Återför markerade transaktioner flyttas till sidan Historik för redovisningskvittningar.
För delredovisningskvittningar behöver debet inte vara lika med kredit. Om transaktioner kvittas delvis har vissa transaktioner därför ett återstående saldo. Kvittningshistoriken spåras nu för alla transaktioner och följande kolumner läggs till i rutnätet för att spåra denna information.
- Historik
- Belopp i rapporteringsvaluta
- Återstående belopp i transaktionsvaluta
- Återstående belopp i redovisningsvaluta
- Återstående belopp i rapporteringsvaluta
När en debettransaktion delvis avräknas med en kredittransaktion, eller när en kredittransaktion delvis avräknas med en debettransaktion, är statusen för den fullt avräknade transaktionen Kvittad. Statusen för den delvis kvittade transaktionen är Delvis kvittad och kolumnerna för återstående belopp visar det belopp som fortfarande måste kvittas. En debettransaktion kan kvittas med flera kredittransaktioner, eller en kredittransaktion kan kvittas med flera debettransaktioner. Verifikation GJ00105 är till exempel en debet för 1 000 USD. Verifikation GJ00210 för 700 USD och verifikation GJ00236 för 300 USD markeras för kvittning med debet.
| Status | Verifikation | Datum | Utdrags-ID | Kvittningsdatum | Debet | Kredit | Resterande belopp |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Inte kvittad | GJ00105 | 2024-10-01 | 1 000,00 | ||||
| Inte kvittad | GJ00210 | 2024-10-15 | 700.00 | ||||
| Inte kvittad | GJ00236 | 2024-11-05 | 400,00 |
Efter kvittningen anges kolumnen Kvittnings-ID till Flera för debettransaktionen, eftersom fler än en kredit kvittades. Varje par av debet-/kredittransaktioner har ett eget kvittnings-ID, som visas i kolumnen Kvittnings-ID. Eftersom den andra kredittransaktionen på 400,00 inte är helt kvittad får statusen Delvis kvittad och det återstående beloppet uppdateras till 100,00.
| Status | Verifikation | Datum | Utdrags-ID | Kvittningsdatum | Debet | Kredit | Resterande belopp |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kvittat | GJ00105 | 2024-10-01 | Flera | 2024-11-05 | 1 000,00 | 0,00 | |
| Kvittat | GJ00210 | 2024-10-15 | 012264 | 2024-11-05 | 700.00 | 0,00 | |
| Delvis kvittad | GJ00236 | 2024-11-05 | 012265 | 400,00 | 100,00 |
Visa kvittningar/Historik över redovisningskvittningar
Om du vill visa kvittnings-ID och kvittningshistorik väljer du en transaktion som har ett värde för Kvittnings-ID och väljer sedan Visa kvittningar i åtgärdsfönstret. På sidan Historik för redovisningskvittningar visas varje par av debet- och kredittransaktioner som kvittats med hjälp av det kvittnings-ID som skapades för varje par.
Använd sidan Historik för redovisningskvittningar för att återföra transaktioner som redan har kvittats. När du väljer en transaktion väljs automatiskt motsvarande transaktion som har samma kvittnings-ID. Välj Återför markerade transaktioner väljer du alternativen för återföringsdatum och ange en kommentar efter behov. Välj sedan Återföra. Om en transaktion kvittades och sedan återfördes, och den har statusen Delvis kvittad eller Inte kvittad, har kolumnen Historik en bockmarkering som anger att det finns historik. Om du vill visa all kvittningshistorik väljer du Visa kvittningar. Om du vill visa alla återförda kvittningar markerar du kryssrutan Visa återföringar.
Kolumnen Användar-ID innehåller en granskningslogg för det användar-ID som kvittade eller återförde transaktionen.
Förfrågan om redovisningskvittning
Om du vill visa redovisningskvittade transaktioner går du till Redovisning>Förfrågningar och rapporter>Förfrågan om redovisningskvittning.
Kolumnerna Återstående belopp i transaktionsvaluta, Återstående belopp i redovisningsvaluta och Återstående belopp i rapporteringsvaluta i rutnätet visar värden för delvis kvittade transaktioner.
Om kolumnen Kvittnings-ID anges till Flera, välj Visa kvittningar för att öppna sidan Historik för redovisningskvittning där du kan se hela kvittningshistoriken.
Automatisk kvittning från delredovisning till redovisning
Alternativet Automatisk kvittning från delredovisning till redovisning finns på fliken Redovisningskvittningar på sidan Redovisningsparametrar. Innan du aktiverar det måste följande alternativ anges till Ja:
- Aktivera avancerade alternativ för kännedom
- Aktivera bokföring av realiserade valutakursvinster/-förluster för redovisningskvittningar
- Delvisa redovisningskvittningar
Alternativet Automatisk kvittning från delredovisning till redovisning kan anges till (anges till Ja) och stängas av (anges till Nej) efter behov. När den är inställd på Ja kvittas kontona för leverantörsreskontra och kundreskontra automatiskt under kvittningsprocessen i redovisningen. Du måste ställa in det här alternativet på Ja om du vill göra automatisk kvittning. Emellertid behöver konton för kundfordringar och leverantörsskulder inte läggas till manuellt i kontolistan. Om kontona läggs till i listan över konton kan de visas på sidan Redovisningskvittningar. Transaktioner som kvittas automatiskt kan sedan visas. Vid behov kan du kvitta alla transaktioner som använder kontona för leverantörsreskontra eller kundreskontra manuellt.
Andra redovisningskonton som läggs till i listan över konton kvittas inte automatiskt. Dessa redovisningskonton kan dock kvittas manuellt på sidan Redovisningskvittningar.
Befintliga transaktioner på leverantörsskulder och kundfordringar kvittas inte automatiskt om de relaterade transaktioner i redovisningsjournalen kvittades före alternativet Automatisk kvittning från delredovisning till redovisning anges till Ja.