Budgetförslag
Organisationer lägger mycket tid och resurser på att förbereda sina budgetar. Mycket av det arbetet är repetitiva ansträngningar med lågt mervärde, som att samla in data som används i budgeteringsprocessen. Ytterligare arbete krävs för att utarbeta en rad-för-rad-budget per avdelning.
Budgetförslag ger följande fördelar:
- Gör det enkelt att samla in historisk data från faktiska uppgifter eller budget för att användas för budgetering inom Dynamics 365 Finance.
- Låter dig göra ändringar av budgeten med hjälp av olika tidsramar eller kombinationer av budget och historiska fakta.
- Genererar en ny budget som kan förfinas ytterligare och upprepas med den värdefulla uppmärksamheten att tillämpa kunskap och insikter som kanske inte finns i historisk data.
- Tillhandahåller budgetförslaget som ett budgetregisterdokument, som är lätt att ändra, importera, exportera och använda för standardrapportering i hela Dynamics 365 Finance.
Importera tillräckligt med data för en bra förutsägelse
Kvaliteten på förutsägelserna beror på att ha tillräckligt med rensade data som är konsekventa under flera år. I vissa fall räcker tre år med konsekventa data, men ofta är fem till tio år bäst. Om 10 år av historisk data inte finns i systemet idag, överväg att rensa tidigare historisk data som kanske inte finns i systemet och ladda upp det som en historisk budget.
Termen rensningsdata avser att säkerställa att data är konsekventa när det gäller konton och ekonomiska dimensioner när en omorganisation har skett, eller importera äldre data som genererats före en ändring i diagrammet av konton eller ekonomiska dimensioner.
Inställning av budgetförslag
Slutför följande steg för att ställa in funktionen Budgetförslag.
- Efter att ha aktiverat en funktion kommer ett nytt menyalternativ med namnet Budgetförslag under Budgetering > Inställning > Grundläggande budgetering kommer att vara tillgänglig för användare med rollen administratör för Finance Insights. Inställningen för fältet Aktivera funktion måste ändras från Nej till Ja. Inga förutsägelser kommer att genereras förrän funktionen är aktiverad.
Exempel – Skapa ett budgetförslag
Budgetförslag måste gå igenom följande steg för att förbereda den föreslagna budgeten som ett utkast till budgetregisterdokument:
- Skapa ett budgetförslag under Budgetering > Periodisk > Generera budgetförslag som användare med rollen Budgetchef.
- Ett datumintervall tillhandahålls för början och slutet av data som ska användas för förutsägelsen.
- Ett urval av faktiska, budget- eller både faktiska och budgetdata görs.
- Individuella attribut kan läggas till för att förfina vilken data som genereras för att begränsa till specifika kontotyper för faktiska uppgifter.
- Individuella filter läggs till för att förfina vilka specifika budgetmodeller och koder som ska användas för att avgöra vilken budgetdata som ska användas.
Observera att de övergripande datumfiltren som valts inkluderar följande:- Utgångskriterier för vilken budgetmodell och budgetkod som ska användas för utmatningen.
- Inmatningskriterierna genererar rå indata och aggregeras för att vara i månatliga datamängder per dimensionskombination för den aktuella uppsättningen budgetdimensioner, enligt definitionen under Budgetering > Inställning > Grundläggande budgetering > Dimensioner för budgetering.
- Indata skickas till AI Builder för att tillämpa maskininlärning för att generera förutsägelser.
- AI Builder returnerar förutsägelsedata till Dynamics 365 Finance.
- Du kan sedan slutföra processen och generera prognoserna som en budgetförslagspost.
- Budgetförslaget kan ses och ändras inom budgetregisterposter, eller inom något av de rapporteringsalternativ som finns.
Datumen som väljs för utdata genereras av systemet baserat på 12 månaders förutsägelser efter slutdatumet för inmatningen. Beakta följande exempel.
| Startdatum för indata | Slutdatum för indata | Ut börjar | Ut slutar |
|---|---|---|---|
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | 1 jan 2020 | 31 dec 2020 |
| 1 jul 2014 | 30 jun 2018 | 1 jul 2018 | 30 jun 2019 |
De angivna budgetmodellerna kontrolleras mot datumen för att avgöra vilka budgetregisterposter som ska användas och har individuella budgetposter inkluderade. Tänk på följande exempel.
| Startdatum för indata | Slutdatum för indata | Budgetmodell | Budgetrader | Inkluderat |
|---|---|---|---|---|
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | FY2017 | Jun 302017 | x |
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | FY2018 | 30 jun 2018 | x |
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | Årlig | 30 jun 2017 | x |
| 1 jan 2017 | 31 dec 2019 | Årlig | 30 jun 2016 |
Att bevisa, förfina och lita på maskininlärningsproduktionerna
Funktionen Budgetförslag använder historisk data, såväl som din indata, för att bygga en maskininlärningsmodell. Följande punkter ger vägledning som kan hjälpa till att optimera en modells resultat och vägleda din användning av data.
- Maskininlärningsmodeller fungerar bäst när de analyserar en konsekvent datauppsättning över tid. Som nämnts ovan är det optimalt att ha 10 års data som använder samma kontoplan och dimensioner. Modeller som använder mer data är sannolikt mer effektiva än modeller som använder mindre.
- Modeller använder historiska data och sofistikerad matematik för att föreslå ett rimligt troligt resultat. Förslagen som genereras kan hjälpa dig att skapa effektivare budgetar med mindre arbete. Att generera bästa möjliga budget sker dock när dina chefer är engagerade och deltar i att förfina de budgetförslag som genereras.
- Vissa aktiviteter är lättare att förutsäga exakt än andra. Till exempel kan aktiviteten på vissa löne- och kostnadskonton vara mer regelbunden och därför vara lättare att förutse än konton som spårar mer volatil aktivitet.
- Resultaten bör jämföras mot verkliga siffror med hjälp av standardrapportering för verkligt mot budget, samt rapporten för verkligt mot budget ekonomisk rapportering, med månatliga kolumner tillagda för att visa detaljerade avvikelsesummor och avvikelseprocentanalys.
- Du kan generera förutsägelser för historisk aktivitet och börja utvärdera förutsägelserna genom att jämföra vad förutsägelserna skulle ha varit för innevarande år, med aktivitet från innevarande år.
Att bevisa med utfall jämfört med budgetförfrågan
Utfall jämfört med budgetförfrågan kan användas för att få en radvis vy av utfall jämfört med budgetförslaget. I Förfrågningsparametrar, ställ in startdatum och slutdatum och din utgående budgetmodell. Ställ också in Budgetregistrets ingångsstatus till Utkast.
En årsvy som inkluderar det faktiska beloppet, budgetbeloppet, avvikelsebeloppet och den använda procentandelen är tillgänglig i resultaten. Den här sidan kan sedan öppna sidan Periodbalans där du kan granska vilket konto som helst efter varje period för en mer djupgående utvärdering som visar avvikelsebeloppet.
Att bevisa med ekonomisk rapportering
Du kan använda rapporten Utfall kontra budget – Standard ekonomisk för att se sammanfattningar och detaljerade vyer av utfall jämfört med budgetförslaget. Standardrapportdesignen inkluderar en enda årsvy för ursprunglig budget, reviderad budget, utfall, avvikelsebelopp, avvikelseprocent och procent av budget. Rapporten kan enkelt uppdateras för att inkludera 12 månatliga kolumner med motsvarande värden, snarare än ett enda belopp med avvikelser. Du kan ställa in budgetförslagets budgetmodell genom att välja Rapportalternativ och sedan välja budgetmodellen från listrutan Scenarier. Detta kommer att uppdatera rapporten till rätt budgetmodell.
När en 12-månaders ekonomisk rapport exporteras till Excel kan du enkelt infoga ett linjediagram eller miniatyrdiagram för att ge en grafisk vy av in- eller utdata som hjälper till att avslöja trender i data.