Årsslutsstängning för inköpsorder
Den här artikeln beskriver nödvändiga steg och inställningar för att köra årsslutsprocessen för inköpsorder.
Årsslutsprocessen för inköpsorder gör det möjligt för organisationer som använder modulen Budget att överföra öppna inköpsorder under årsbokslutet. Under den här överföringen frisläpps (eller återförs) årsslutsbudgeten i budgetregister och nya rader skapas i nästa öppna period. Redovisningsdatumen och de ekonomiska fördelningsdatumen på inköpsordern uppdateras.
Om du registrerar inteckningar för inköpsorder i redovisningen, inklusive inköpsorder för projekt, kan du generera stängningsposter i redovisningen och mot budgeterade reservationer i slutet av varje räkenskapsår. I början på det nya räkenskapsåret kan du skapa öppningsposter för att registrera inteckningarna och budgetreservationerna korrekt. Dessa poster säkerställer att reservationer för inköpsorderinteckningar registreras korrekt på årsbokslutet och i budgetkontroll. Läs mer i Om inköpsorderinteckningar.
För projekt är kontot som fördelningar tilldelas under det nya räkenskapsåret det konto som definieras på sidan Årsslutsprocess för inköpsorder i modulen Redovisning. Det är inte kontot som definieras på sidan Inställning av redovisningsbokföring i modulen Projekthantering och redovisning.
För organisationer inom den offentliga sektorn som använder huvudbudgetreservationer, gå till Slutför en huvudbudgetreservation (offentlig sektor) och Överför information om budgetreservationsinformation till ett nytt räkenskapsår (offentlig sektor).
Anteckning
Huvudbudgetreservationer är endast tillgängliga om konfigurationsnyckeln Offentlig sektor är aktiverad.
Om det gäller en delvis fakturerad inköpsorder stängs endast beloppet som inte har fakturerats och öppnas sedan igen i nästa räkenskapsår.
Stängning av inköpsorderinteckningar och stängning av ett räkenskapsår är separata processer. Inköpsorderinteckningar stängs vanligtvis innan ett räkenskapsår stängs. Läs mer om att stänga räkenskapsår i Årsbokslut.
Anteckning
(FRA) Fransk offentlig sektor kan också skapa eller uppdatera utfästelser i det nya räkenskapsåret. Läs mer i (FRA) Om utfästelser (offentlig sektor) och (FRA) Bearbeta inköpsorderinteckningar och åtaganden vid årets slut (offentlig sektor).
Förutsättningar
Innan du startar inköpsorderns årsslutsprocess måste följande förutsättningar konfigureras.
Aktivera budgetkontroll
Budgetkontroll aktiveras ofta när inteckningar skapas för inköpsorder. Du behöver inte aktivera budgetkontroll för att använda den här processen. Budgetregisterposter skapas dock bara om budgetkontroll har aktiverats.
Alternativet Bearbeta och överför budget för årsbokslut kan bara användas om budgetkontroll har aktiverats. Läs mer i Översikt över budgetkontroll.
Aktivera inteckningsprocessen
Inteckningprocessen måste vara aktiverad innan inteckningar för inköpsorder kan registreras i redovisningen och innan du kan köra årsslutsprocessen för inköpsorder korrekt. Mer information finns i Belasta inköpsorder.
Skapa bokföringsdefinitioner
Konfigurera följande bokföringsdefinitionen i modulen Inköp på sidan Bokföringsdefinitioner efter behov:
- Årsslut för inköpsorder – Den här bokföringsdefinitionen används för att återföra inteckningar och utestående budgetreservationer för inköpsorder i räkenskapsåret som slutar och för att skapa årsbokslutposter i redovisningen.
- Inköpsorderinteckningar – Den här bokföringsdefinitionen definierar hur intecknade belopp registreras i redovisningen. Den används också i det nya räkenskapsåret för att återföra årsbokslutposter och för att återaktivera inteckningar i redovisningen.
Läs mer i Bokföringsdefinitioner.
Tilldela bokföringsdefinitioner transaktionsbokföringstyper
Använd sidan Bokföringsdefinitioner för transaktioner om du vill tilldela bokföringsdefinitioner transaktionbokföringsdefinitionerna som motsvarar dem. Det går även att definiera villkoren som ursprungliga transaktioner måste uppfylla innan en specifik bokföringsdefinition går att använda.
Välj följande transaktionsbokföringstyper i modulen Inköp och följ sedan stegen på sidan Bokföringsdefinitioner:
- Årsslutsstängning för inköpsorder – Välj bokföringsdefinitionen som skapades för inköpsorderns årsslut.
- Inköpsorder – Välj bokföringsdefinitionen som används för inköpsorderinteckningar.
Alternativ för årsslutsbearbetning
Välj ett av följande alternativ för årsslutsprocess för att stänga inköpsorderinteckningar i det räkenskapsår som stängs och för att återinteckna dem i det nya räkenskapsåret.
Anteckning
Årsslutsprocessen som du väljer används för inteckningar på alla valda inköpsorder. Om konfigurationsnyckeln Offentlig sektor är aktiverad kan du åsidosätta valet och ersätta ett annat årsslutsprocessalternativ för specifika medel som du väljer på sidan Medel.
| Alternativ | Stängnings- och öppningssteg som äger rum för inköpsorderinteckningar |
|---|---|
| Bearbeta och överför inte budget | Stängningssteg:
Öppningssteg:
|
| Bearbeta och överför budget | Obs! Det här alternativet är bara tillgängligt om budgetkontroll är aktiverat. Stängningssteg:
Öppningssteg:
|
Förbereda årsslutsprocess för inköpsorder
Anteckning
Innan du kan köra årsslutsprocessen för inköpsorder måste parametern Inkludera överföringsbelopp aktiveras på fliken Tillgängliga budgetmedel i budgetkontrollkonfigurationen.
Hämta inköpsorder under inköpsorderns årsslutsprocess genom att uppfylla följande villkor:
- Inköpsorder har tillståndet Bekräftad eller så har de reserverade budgetvärden (inteckning).
- En inköpsorder är öppen eller delvis fakturerad.
- Arbetsflödet för godkännande av inköpsorder är slutförd.
- Det finns inga utkastfakturor för inköpsordern. Om det finns en utkastfaktura måste den tas bort eller bokföras innan du startar årsbokslutsprocessen.
- Inköpsstatus är Restorder eller Inlevererad.
- Den senaste redovisningshändelsen för inköpsordern ligger under räkenskapsåret som väljs under årsslut för inköpsorder. Om du till exempel väljer 2023 måste redovisningsdatumet för den senaste redovisningshändelsen ligga i 2023. Annars undantas den relaterade inköpsordern.
- Både innevarande räkenskapsår och nästa räkenskapsår är öppna.
Välj inköpsordrar och kör årsslutsprocess för inköpsorder
- Gå till Redovisning>Periodisk>Stängning av räkenskapsår>Årsslutsprocess för inköpsorder.
- Välj Hämta inköpsorder i det nedre fönstret.
- I frågedialogrutan som visas definierar du kriterier för de inköpsorder som du vill inkludera i årsslutsprocessen. Villkoren inkluderar datum, datumintervall, leverantörskonto, inköpsordertyp, inköpsordersaldo och ekonomiska dimensioner. Välj OK när du är klar.
Anteckning
Om funktionen Aktivera ej hämtningsbart inköpsorderformulär för årsslutsprocessen för inköp är aktiverad kan användarna validera orsaken till varför specifika inköpsorder inte är tillgängliga för bearbetning av inköpsorderårets slut på sidan Ej hämtningsbara inköpsorder.
Följande villkor kontrolleras och måste uppfyllas för att beställningen ska kunna behandlas under årsbokslutsprocessen för inköpsorder:
- Inköpsorderstatus ska vara Bekräftad men inte helt fakturerad. Det ska inte finnas några fakturautkast.
- Godkännandestatus måste vara Godkänd.
- Redovisningsdatumet ska vara det räkenskapsår då inköpsorderårets slut körs.
- Det senaste bokföringstillfället för inköpsordern ska vara inom det år som årsbokslutsprocessen för inköpsorder genomförs.
- Inköpsordern ska vara budgetkontrollerad eller ha reservationer aktiverade.
På sidan Årsslutsprocess för inköpsorder visar det nedre fönstret frågans resultat. Välj kryssrutan Inkludera för var och ett om du bara vill ta med specifika inköpsorder i frågeresultatet i årsslutsbearbetningen. Inkludera alla inköpsorder från frågeresultaten genom att välja Inkludera alla. Välj Exkludera alla om du vill ta bort markeringen av alla inköpsorder. Inteckningar för de valda inköpsorderna återförs under räkenskapsåret som slutar. De intecknade beloppen blir sedan tillgängliga under det nya räkenskapsåret.
Tips
Du kan visa information om inköpsorder genom att välja Visa inköpsorder. Du kan även välja Visa redovisningsjournal om du vill visa årsboksluts- och öppningsposterna som skapas för enskilda inköpsorder.
Välj hur inköpsorderinteckningar ska bearbetas i fältet Alternativ för årsslut.
Om du valde årsbokslutsalternativet Bearbeta och överför budget måste du välja en ursprunglig budgetkod. Den här koden används för budgetjusteringar som görs i räkenskapsåret som stängs. Inget arbetsflöde får väljas för den valda koden. I annat fall stoppas årsbokslutsbearbetningen för arbetsflödesgodkännanden.
Om du valde årsbokslutsalternativet Bearbeta och överför budget måste du välja en kod för överförd budget. Den här koden används för budgetjusteringar som görs i det nya räkenskapsåret. Inget arbetsflöde får väljas för den valda koden. I annat fall stoppas årsbokslutsbearbetningen för arbetsflödesgodkännanden.
Granska standardvärdena i fälten Kalender och Räkenskapsår. Du kan ändra det valda räkenskapsåret direkt på den här sidan. Om du vill ändra den valda räkenskapskalendern måste du dock använda sidan Redovisning.
Du kan välja kalendernamnet för att öppna sidan Räkenskapskalendrar. Där kan du visa en beskrivning av räkenskapskalendern. Du kan också visa räkenskapsåren som ingår i räkenskapskalendern.
Granska standardvärdena i fälten Stängningsparametrar och gör ändringarna som krävs.
- Fältet Redovisningsdatum anger den sista dagen i valt räkenskapsår. Det går inte att ändra värdet.
- Fältet Typ anges vanligtvis som Pågående för en period som kan användas för att registrera redovisningstransaktioner. Välj Stängning om du använder en UB-period för att åtskilja UB-posterna.
- Välj vilken bokslutsperiod som används om du valde Stängning som typ.
Granska värdena i fälten IB-parametrar. Det går inte att ändra dessa värden.
- Fältet Redovisningsdatum anger den första dagen i IB-räkenskapsåret.
- Fältet Period anger den första perioden som har typen Pågående i den IB-räkenskapsåret. Den här periodtypen används för att registrera redovisningstransaktioner.
Välj Bearbeta när du är klar att köra årsslutsprocessen för inköpsorder.
Om du får meddelanden, gör de korrigeringar som krävs. Kör sedan processen igen för berörda inköpsorder.
Viktigt
Granska registerposterna som har skapats i föregående och aktuellt räkenskapsår för att kontrollera att inteckningar är korrekta i processen för årsbokslut. Du kan visa alla budgetregisterposter på sidan Budgetregisterposter.