Dela via

Policyer för trevägsmatchningar

  • Artikel

Den här artikeln innehåller exempel på trevägsmatchning.

Exempel: trevägsmatchning för artiklar

Sammanfattning: Ken är personuppgiftsansvarig på huvudkontoret för en juridisk person som heter Fabrikam. Ken bestämmer att alla leverantörsfakturor som baseras på inköpsorder ska matchas med inköpsorder (tvåvägsmatchning). För inköp av artiklar som används som anläggningstillgångar ska fakturorna matchas mot både inköpsorderraderna och produktinleveransraderna (trevägsmatchning).

Fabrikam arbetar med flera juridiska personer och medarbetare i hela världen. När volymen av transaktionökningar ökar, ökar även avvikelser mellan inleveranser och fakturor. Detta resulterar i att tillgångar skrivs av. Fakturor från leverantörer betalas, men processen omfattar inte att identifiera avvikelser när färre artiklar tas emot än vad som beställts, eller när artiklar inte tas emot alls. Utgifterna ökar eftersom de anställda fortfarande behöver verktyg och annat material för att utföra sina jobb. Ken vill vara säker på att leverantörerna skickar de beställda produkterna och att artiklarna tas emot av Fabrikams anställda. Därför behöver Ken tvåvägs- och trevägsmatchning för alla juridiska personer i organisationen. Fakturamatchning ser till att problem med artiklar som har försvunnit eller inte har tagits emot kan spåras och lösas.

Fakturamatchningsprinciperna i det här exemplet hjälper till att uppfylla dessa mål:

  • Ken är kontrollanten för företaget Fabrikam. Ken kan hjälpa människor i organisationen att identifiera och korrigera problem med beställning, mottagning och betalning av artiklar (varor och tjänster) från leverantörer.
  • Phyllis och April är redovisningchefer på ekonomiavdelningen i Fabrikams amerikanska avdelning. De kan tillämpa företagets policy och kontrollera att fakturor betalas, endast efter att fakturorna matchas med inköpsordern och mottagning av varor och tjänster.
  • Tony är produktionchefen för Fabrikams amerikanska avdelning. Tony och annan produktionpersonal kan kontrollera att artiklar tas emot som de har beställts från leverantörerna och dessutom bokförs så att personalen har vad de behöver för att kunna utföra sitt arbete.

Förutsättningar

  • Ken anger matchningspolicyn på juridisk personnivån till trevägsmatchning.

  • Ken anger Automatiskt uppdatering av växling av huvudmatchningsstatus för den juridiska personen till Ja.

  • Ken anger fältet Matchprissummor för den juridiska personen till Procentsats och anger 15 % som toleransprocent.

  • Ken anger matchningspolicyn på artikelnivån för artikel 1500 – CNC Milicron-datorn till trevägsmatchning. Denna artikel är en tillgångsartikel som används för tillverkning på Fabrikam. Fakturor för artikeln matchas med inköpsorderrader för priser och med produktinleveranser för kvantiteter.

  • Tony anger en rekvisition för fem CNC Milicron-datorer. Alicia, en inköpsorderansvarig på Fabrikam, visar en inköpsorder för en juridisk person som heter Contoso för att leverera artiklarna.

    Artikelnummer Kvantitet Enhetspris Nettobelopp Kod för avgifter Avgiftsvärde
    1500 – CNC Milicron-dator 5 8 000,00 40 000,00 Transport och hantering 3 000,00

  • Arnie, en kundreskontraansvarig på Contoso, granskar veckans försändelser. Arnie väljer försändelsetransaktioner för att fakturera Fabrikam för leverans av CNC Milicron-datorerna. Arnie inkluderar en avgift för distribution och hantering. Fabrikam betraktar avgiften som en del av kostnaden för tillgången.

Scenario

  1. Sammy, en anställd på inleveransavdelninen på Fabrikam, tar emot den totala kvantiteten av datorer som levereras från Contoso. Sammy anger en kvantitet på 5 på en produktinleverans. Eftersom inköpsordern har tagits emot helt ändras inköpsorderns status till Inlevererad.
  2. April, leverantörsreskontrakoordinatorn på Fabrikam, matar in och verifierar fakturan som skickas in av Contoso och verifierar följande information:
    • För artiklar som kräver trevägsmatchning matchar kvantiteten på fakturaraden den mottagna kvantiteten. Den inlevererade kvantiteten anges på produktinleveransen som matchas med fakturan.
    • För artiklar som kräver tvåvägs- eller trevägsmatchning ligger priserna på fakturaraden inom toleranserna som definieras i Microsoft Dynamics 365 Finance. Detta omfattar följande typer av prismatchning:
      • Matchning av nettopris – Nettopriset per enhet på fakturaraden matchar nettopriset per enhet på inköpsorderraden, inom toleransprocenten. I det här exemplet är nettoenhetspristoleransen +8 %.
      • Matchning av prissummor – Nettobelopp per enhet på fakturaraden matchar nettobelopp per enhet på inköpsorderraden, inom toleransprocenten, belopp eller procentsats och belopp. I det här exemplet är toleransen för matchning av prissummor +15 %.

Pappersfakturan från Contoso innehåller följande information.

Artikel Kvantitet Enhetspris Nettobelopp
1500 – CNC Milicron-dator 5 8 100,00 40,500.00
Transport och hantering 4,000.00
Skatt 0,00
Totalt 44,500.00

Fakturaraden inkluderar följande information.

Artikelnummer Kvantitet Enhetspris Nettobelopp för rad Matchningspolicy Matchning av kvantitet för produktinleverans Prismatchning Prissummematchning
1500 – CNC Milicron-dator 5 8 100,00 40 500,00 Trevägsmatchning Genomförda Genomförda Genomförda

Eftersom denna rad genomgår fakturamatchningprocessen, kan fakturan bokföras.

Exempel: Trevägsmatchning för artikel- och leverantörskombinationer

Sammanfattning: Ken är kontrollant på högkvarteret för av en juridisk person som heter Fabrikam. Ken bestämmer att alla fakturor som baseras på inköpsorder ska matchas med inköpsorder (tvåvägsmatchning). Cassie är bokföringsansvarig på Fabrikans malaysiska avdelning. Cassie anger att valda artiklar som har beställts från vissa leverantörer i Malaysia ska matchas med både inköpsorderrad och produktinleveransrader (trevägsmatchning). Cassie kan också åsidosätta matchningspolicyn till en högre nivå för att matcha för specifika inköpsorder.

Volymen och mängderna är små, och Dit har varit en del problem med leveranser från vissa leverantörer i Malaysia. Av denna anledning anger Cassie kontrollnivån för vissa artiklar och leverantörskombinationer som anskaffas i Malaysia till trevägsmatchning.

Fakturamatchningsprinciperna i det här exemplet hjälper till att uppfylla följande mål:

  • Ken är kontrollanten för företaget Fabrikam. Ken kan hjälpa människor i organisationen att identifiera och korrigera problem med beställning, mottagning och betalning av artiklar (varor och tjänster) från leverantörer.
  • Cassie är bokföringsansvarig för Fabrikans malaysiska avdelning. Cassie kan genomdriva företagets policy och se till att fakturor betalas först efter att de har matchats med inköpsorderrader och produktinleveranser som representerar inleverans av varor och tjänster. Cassie kan även öka kontrollnivån för trevägsmatchning för specifika artiklar för att kontrollera driftskostnader.

Förutsättningar

  • Ken anger matchningspolicyn på juridisk personnivån till tvåmatchning.

  • Ken anger fältet Matchprissummor för den juridiska personen till Procentsats och anger 10 % som toleransprocent.

  • Ken kan ange pristoleransinformation för alla artiklar 2 %.

  • Cassie anger matchningspolicyn på artikeln och leverantörkombinationsnivån för artikeln PH2500 – dator och leverantör Contoso till trevägsmatchning.

  • Alicia, en inköpsordeansvarig på Fabrikams malaysiska avdelning, utfärdar inköpsorder till Contoso för att leverera tre artiklar som visas i följande tabell. När Alicia skapar inköpsordern åsidosätts matchningspolicyn för att den trådlösa musen ska vara trevägsmatchning i stället för tvåvägsmatchning.

    Artikelnummer Kvantitet Enhetspris Nettobelopp Matchningspolicy (standardvärde) Matchningspolicy (på inköpsorderraden)
    PH2500 – dator 2 2 500,00 5 000,00 Trevägsmatchning Trevägsmatchning
    MM01 – Trådlös mus 2 40,00 80,00 Tvåvägsmatchning Trevägsmatchning
    USB-enhet 200 10,00 2 000,00 Tvåvägsmatchning Tvåvägsmatchning

Scenario

  1. Artiklarna har levererats. Sammy, en arbetare på den mottagande avdelningen på Fabrikams Malaysia-avdelning, blir avbruten och bokför inte produktinleveransen omedelbart.
  2. April, leverantörsreskontrakoordinatorn på Fabrikam, registrerar och verifierar fakturan som skickas av Contoso och verifierar följande information:
    • För artiklar, som kräver trevägsmatchning, matchar kvantiteten på fakturaraden den kvantitet som har tagits emot. Den mottagna kvantiteten anges på produktinleveransen som är matchad till fakturan.
    • För artiklar som kräver tvåvägs- eller trevägsmatchning ligger priserna på fakturaraden inom toleranserna som definieras i appen. Detta omfattar följande typer av prismatchning:
      • Matchning av nettopris per enhet – Nettopriset per enhet på fakturaraden motsvarar nettopriset per enhet på inköpsorderraden, inom toleransprocenten. I det här exemplet är nettoenhetspristoleransen +2 %.
      • Matchning av prissummor – Nettobeloppet på fakturaraden motsvarar nettobeloppet på inköpsorderraden, inom toleransprocenten, beloppet eller procentsatsen och beloppet. I det här exemplet är toleransen för matchning av prissummor +10 %.

Pappersfakturan från Contoso innehåller följande information.

Artikel Kvantitet Enhetspris Nettobelopp
PH2500 – dator 2 2 500,00 5 000,00
MM01 – Trådlös mus 2 41.00 82.00
USB-enhet 200 10.05 2,010.00
Total faktura 7,092.00

Fakturaraden inkluderar följande information.

Artikelnummer Kvantitet Enhetspris Nettobelopp för rad Matchningspolicy Matchning av kvantitet för produktinleverans Prismatchning Prissummematchning
PH2500 – dator 2 2 500,00 5 000,00 Trevägsmatchning Ej genomförda Genomförda Genomförda
MM01 – Trådlös mus 2 41,00 82,00 Trevägsmatchning Ej genomförda Ej genomförda Genomförda
USB-enhet 200 10,05 2 010,00 Tvåvägsmatchning Genomförda Genomförda

Observera följande artiklar:

  • För raden PH2500 – Dator har kolumnen Matchning av produktinleveranskvantitet en varningsikon eftersom fakturaraden inte matchas med en produktinleverans.
  • För raden MM01 – trådlös mus har kolumnen Matchning av produktinleveranskvantitet en varningsikon eftersom fakturaraden inte matchas med en produktinleverans. Kolumnen Matchning av enhetspris har en varningsikon eftersom toleransen på 2 % nettopris per enhet överskrids.
  • För USB-enhetsraden är kolumnen Matchning av produktinleveranskvantitet tom eftersom tvåvägsmatchning inte matchar kvantiteterna på fakturaraden och produktinleveransraden.

Om godkännande krävs för att fakturorna ska bokföras med fakturamatchningsavvikelser, måste Godkänn bokföring med växling av matchningsdiskrepans på sidan Fakturamatchningsdetaljer väljas innan fakturan kan bokföras med prismatchningsfel och kvantitetmatchningsfel. Om godkännande inte krävs kan Fakturabearbetning fortsätta om Dit inte finns några andra bokföringsfel.

Mer information finns i Översikt över fakturamatchning för leverantörsreskontra.