Dela via

Lösning med invoice capture

  • Artikel

Den här artikeln innehåller information om lösningen Invoice Capture som automatiskt skapar leverantörsfakturor från digitala fakturabilder.

Avdelningen för leverantörsreskontra (AP) hanterar och bearbetar fakturor för varor och tjänster som tas emot. Revisorn verifierar data på leverantörsfakturor av följande skäl:

  • Undvik extra arbete om justeringar eller korrigeringar krävs under stängning av period
  • Att betala leverantörsfakturor i rätt tid och förhindra ekonomisk förlust på grund av fel eller misstag

Optisk teckenigenkänning (OCR) har blivit allmänt använd av olika branscher under de senaste åren. Det är nu vanligt att tryckta texter digitaliseras så att de kan redigeras elektroniskt, sökas igenom, lagras mer vanligt och visas online. Den digitala texten kan användas i maskinprocesser, till exempel datorer, maskinöversättning, text till tal, nyckeldata och textutvinning.

Utvecklingen av tekniken för artificiell intelligens (AI) har gjort det möjligt för moderna OCR-lösningar att läsa olika fakturaformat från olika leverantörer utan att kräva mycket mänsklig inblandning. Fler företag inser att de kan spara pengar och göra fakturor mer korrekta genom att bearbeta fakturor via automation i stället för att bearbeta dem manuellt.

Obligatoriska roller

I följande tabell visas vilka roller som krävs för att ställa in och använda lösningen Invoice Capture.

Roll Åtgärder System Rollnamn
Administratör
  • Konfigurera miljöer i Microsoft Power Platform
  • Implementera lösningar i Microsoft Power Platform.
  • Ställ in anslutningar mellan Dynamics 365 och AI Builder.
  • Ställ in Azure Data Lake Storage platser.
  • Installera Invoice Capture.
  • Dynamics 365
  • Microsoft Power Platform
  • Azure Data Lake Storage
  • Dynamics 365-administratör
  • Power Platform-administratör
  • Storage Blob Data-ägare
Miljöskapare
  • Skapa anpassade AI-modeller och skapa flöden i Power Automate.
  • Microsoft Power Platform
  • Miljöskapare
AP administratör
  • Ställ in och konfigurera Invoice Capture.
  • Microsoft Power Platform
  • Dynamics 365 Finance
  • Administratörsroll för leverantörsreskontra
  • InvoiceCaptureOperator
Ansvarig för leverantörsreskontra
  • Granska och korrigera insamlade fakturor i Invoice Capture.
  • Invoice Capture i Power Platform
  • Dynamics 365 Finance
  • Rollen Leverantörsreskontraansvarig
  • InvoiceCaptureOperator

Rollen InvoiceCaptureOperator måste inkluderas i rollinställningarna för att validerings- och valideringslogiken ska kunna köras i Invoice Capture och för att fakturan ska överföras till Dynamics 365 Finance. För ett beröringsfritt scenario måste rollen läggas till motsvarande flödesanvändare på sidan appar för ekonomi och drift.

Sedel

Rollen miljöskapare måste tilldelas administratör för leverantörsreskontra om de skapar kanaler i Invoice Capture.

Licens

För att kunna använda Invoice Capture-lösningen måste följande licenser övervägas för Dynamics 365 Finance-kunder:

  • Power Apps-licens (per användare) – Om användare inte har en fullständig Dynamics 365 Finance-licens och vill få åtkomst till Invoice Capture krävs en Power Apps-licens med rollen InvoiceCaptureOperator tilldelad i Dynamics 365 Finance.
  • Azure Data Lake Storage-prenumeration – Vanligtvis behöver Dynamics 365 Finance-kunder inte prenumerera på mer Azure Data Lake-lagring om Dataverse-fillicensen för 20-gigabyte (GB) är tillräcklig för att bevara ursprungliga fakturadokument. Olika appar delar denna Dataverse-fillagring. Extra prenumerationer kan behövas om Dataverse-filkapaciteten inte är tillräcklig. Detsamma gäller för Dataverse databaslagring (standardkapacitet: 10 GB).
  • Fakturabearbetningsavgift baserad på antalet fakturor – Dynamics 365 Finance-kunder har rätt till 100 transaktioner för Invoice Capture per klientorganisation och månad. Om kunder behöver fler transaktioner måste de köpa extra lagerhållningsenheter för elektronisk fakturering (SKU) för 300 USD för 1 000 transaktioner per klientorganisation och månad. Transaktionskapaciteten är tillgänglig månadsvis, använd-det-eller-förlora-det och kunder måste köpa för toppkapacitet.

FAQ-licensiering

Hur beräknas antalet fakturor för månadskvoten? Ingår mottagna filer?

  • Nej, endast de mottagna fakturorna kommer att betraktas som giltiga transaktioner. Om filen har filtrerats med filfilterinställningen kommer den inte att räknas.

Finns det en lista över miljötyper som stöds för Invoice Capture?

Om en roll inte har licensen för Invoice Capture, kan de visa eller logga till Invoice Capture?

  • Rollen Invoice Capture-operatör används endast i Dynamics 365 Finance. Det blockerar inte användare från att logga in på Invoice Capture. Motsvarande åtkomst till de virtuella entiteterna missas dock och användaren får ett felmeddelande.