Automatiserade processer för leverantörsfakturering – översikt

Det här ämnet beskriver möjligheten att automatisera bearbetning av leverantörsfaktura och fördelar med att använda en automatiserad process. Denna funktion består av funktioner som aktiveras i funktionshantering. Dessa funktioner gäller bara för leverantörsfakturor, inte för fakturor som bearbetas via sidan Fakturajournalen eller Fakturaregisterjournal.

Organisationer arbetar ofta med tredje part eller Invoice Capture för att bearbeta pappersfakturor med hjälp av en OCR-tjänsteleverantör. Tjänstprovidern returnerar metadata för den maskinläsbara fakturan. Med hjälp av automatisering kan du med hjälp av funktionerna för automatisering av leverantörsreskontra använda dessa artefakter från leverantörsreskontra.

Du kan automatisera vissa faktureringsprocesser i leverantörsreskontra genom att använda automatisering av leverantörsfakturor. Automatiseringen av leverantörsfakturor omfattar olika uppgifter som baseras på inställningarna för automatisering av leverantörsreskontra. Den automatiserade processen visar information om förloppet för en leverantörsfaktura när den förflyttas genom varje process. Den här funktionen kan hjälpa leverantörsreskontraansvariga och chefer att hantera leverantörsfakturor på ett mer effektivt sätt. Den hjälper också till att minska fel och ineffektivitet som kan uppstå när information anges och bearbetas manuellt.

Automatiseringsprocesser kan användas för att utföra dessa uppgifter:

• Använd förskottsbetalning automatiskt för leverantörsfakturor
• Matcha produktinleveranser mot väntande leverantörsfakturarader.
• Skicka importerade fakturor automatiskt till arbetsflödessystemet.
• Simulera bokföring innan en leverantörsfaktura bokförs.
• Visa arbetsflödes- och automationshistorik snabbt och effektivt.
• Visa och analysera resultaten av automatiserad bearbetning av leverantörsfakturor.
• Återuppta automatisk bearbetning för flera fakturor.

Skicka leverantörsfakturor till automatisering av leverantörsfaktura

När antingen parametern Skicka faktura automatiskt till arbetsflöde eller parametern Matcha automatiskt produktinleveranser med fakturarader är aktiverad skickas alla importerade fakturor automatiskt till automatisering av leverantörsfakturor och väntar på att bakgrundsjobbet för automatisering ska bearbeta dem.

Manuellt skapade fakturor kan skickas till automatisering av leverantörsfakturor genom att aktivera alternativet Inkludera i automatiserad bearbetning i fakturahuvudet. Det här alternativet visas bara när en av automatiseringsfunktionerna är aktiverad.

Fakturor som ingår i den automatiska bearbetningen kan inte redigeras. Om du vill redigera en faktura måste du först utesluta den från automatisk bearbetning genom att inaktivera alternativet Inkludera i automatisk behandling.

Matcha produktinleveranser mot fakturarader som har en policy för trevägsmatchning

Bokförda produktinleveranser kan matchas automatiskt mot fakturarader som en policy för trevägsmatchning har definierats för. Processen körs tills den matchade kvantiteten för produktinleverans är lika med faktura antalet. Som en del av denna process kan du ange det maximala antalet gånger för att försöka med automatisk matchning – Välj det antal gånger som systemet ska försöka matcha produktinleveranser mot en fakturarad innan det finner att processen misslyckades. Processen körs i bakgrunden, antingen varje timme eller per dag. Om du vill definiera ett eget intervall går du till Processautomatisering>Bakgrundsprocesser>Matcha leverantörsfakturarader med produktinleveranser och välj Redigera.

Funktionen styrs av parametern Matcha produktinleverans med fakturarader. När den här parametern är aktiverad visas fältet Automatisk status för produktinleverans på listsidan Väntande leverantörsfaktura. För fakturor som importeras från externa källor är det ursprungliga värdet i det här fältet Har ännu inte körts.

När automatisk matchning av fakturakvitton körs uppdateras statusen baserat på olika villkor:

• Ej tillämpligt – Ingen trevägsmatchande linje hittas. Matchningspolicyn definieras på fliken Inställningar under den anslutna inköpsraden.
• Slutfört – Fakturaradens kvantitet matchades helt mot produktinleveransradens kvantitet.
• Misslyckades – Kvantiteten på den matchade produktinleveransraden är mindre än fakturaradens kvantitet och det maximala antalet försök har uppnåtts.
• Väntar – Kvantiteten på den matchade produktinleveransraden är mindre än fakturaradens kvantitet och det maximala antalet försök inte har uppnåtts.

Skicka importerade leverantörsfakturor automatiskt till arbetsflödessystemet

Som en del av en beröringsfri faktureringsprocess för leverantörsreskontra kan en faktura skickas automatiskt till arbetsflödessystemet. Den här funktionen styrs av parametern Skicka faktura automatiskt till arbetsflöde. Endast fakturor som har slutfört uppgiften Matcha automatiskt produktinleveranser med fakturarader och som fortfarande bearbetas automatiskt kan skickas automatiskt till arbetsflödessystemet. Processen körs i bakgrunden av bearbetningsjobbet Skicka leverantörsfakturor till arbetsflöde. Om du vill definiera intervallet går du till Processautomatisering>Bakgrundsprocesser välj jobbet och välj sedan Redigera.

Parametern Kontrollera status för Matcha produktinleverans för överföring till arbetsflöde kontrollerar först värdet Status för automatiserad inleveransmatchning och avgör om fakturan ska skickas till arbetsflödessystemet. När parametern är aktiverad skickas fakturan till arbetsflödessystemet när statusen Matcha produktinleverans är Slutförd eller Ej tillämplig. När parametern är inaktiverad kan fakturan skickas till arbetsflödessystemet även om statusen Matcha produktinleverans status is Ej genomförd.

Fakturor som skapas med hjälp av Arbetsyta för fakturering för leverantörssamarbete måste manuellt skickas till arbetsflödessystemet.

Tillämpa förskottsbetalningar automatiskt

När parametern Använd förskottsbetalning automatiskt för importerade fakturor är aktiverat, tillämpas eventuell förskottsbetalning som finns automatiskt när fakturan importeras till leverantörsfakturan. Parametern Blockera uppföljande automationsprocess om ansökningen om förskottsbetalning inte kan användas bestämmer om automatiseringen av leverantörsfakturor ska fortsätta om ansökningen om förskottsbetalning misslyckas.

Förvalidera bokföring av leverantörsfaktura

Vid bokföringssimulering slutförs valideringsstegen som utförs under bokföringsprocessen för leverantörsfakturor, men inga konton uppdateras. Om du vill köra processen kan du välja antingen en enda faktura eller flera fakturor på sidan Pågående leverantörsfakturor.

Förbättrad upplevelse för visning av arbetsflödes- och automatiseringshistorik information för leverantörsfakturor

En vy över arbetsflödeshistoriken som är lättläst för leverantörsfakturor tillhandahålls. Arbetsflödeshistorik för leverantörsfakturor kan nås direkt från leverantörsfakturan. Därför behövs det färre musklick för att hitta den informationen. Om din organisation har aktiverat möjligheten att automatiskt skicka in importerade leverantörsfakturor till arbetsflödet, tillhandahålls automationshistoriken för de importerade fakturorna. Automationshistoriken hjälper dig att identifiera det aktuella steget i processen, samt vilka steg som redan har slutförts. När ett steg misslyckas tillhandahålls detaljerad information som hjälper dig att förstå orsaken till felet.

Analyser och mått

Arbetsytan Centrum för leverantörsfakturor kan du fokusera på leverantörsfakturor som inte har gjort dem via den automatiska processen. Sida vid sida på arbetsytan visar information om leverantörsfakturor som inte kunde skickas till arbetsflödessystemet, importeras eller matchas mot produktinleveranser. Microsoft Power BI mätvärden ges också för att ge leverantörsreskontra chefer insikt i effektiviteten vid automatisering av leverantörsfakturor.

Återuppta automatisk bearbetning för flera fakturor

När en importerad faktura inte har skickats till arbetsflödet via den automatiska processen, tas den bort från vidare automatisk bearbetning. En leverantörsreskontraansvarig kan granska och redigera fakturan innan den automatiska processen skickar den igen till arbetsflödet. Om en felorsak kan lösas med samma korrigering för flera fakturor kan du starta om den automatiska processen på sidan Återuppta automatisk bearbetning för fakturor.

Spåra värdet för mottaget fakturadatum

Värdet mottaget fakturadatum anger datum då företaget fick fakturan från säljaren. Den är en utgångspunkt när du vill spåra fakturans utveckling genom automatiseringsprocesserna. Det här värdet kan inkluderas i importerade data för en leverantörsfaktura. För fakturor som skapats manuellt kan du ange datumet. Om inget värde anges används aktuellt datum som standard.

Spåra det importerade fakturabeloppet och importerade momsbeloppsvärden

Värdena Importerat fakturabelopp och Importerat momsbelopp för leverantörsfakturor kan anges i importfilen för leverantörsfakturor. Vanligtvis kommer de här värdena från en faktura som skannats av en utomstående leverantör och ingår i importfilen. När fakturan bearbetas i leverantörsreskontra beräknas värdet baserat på fakturadatan. Fakturan kan bara bokföras om de importerade värdena matchar de beräknade värdena. När arbetsflödet är aktiverat tillämpas valideringen innan arbetsflödet skickas. Matchningsvärden säkerställer att fakturan speglar det belopp som providern ska betala. Om din organisation tillåter att importerade fakturor skickas automatiskt till arbetsflödessystemet, kan du välja att de importerade summorna ska matcha de beräknade summorna innan fakturan kan skickas till arbetsflödessystemet. Funktionen kontrolleras av parametern Kräv att de beräknade summorna är lika med de importerade summorna för arbetsflödeskörning.