Generera fakturarader när du importerar leverantörsfakturor

Viktigt

Delar av eller hela funktionaliteten som beskrivs i den här artikeln är tillgänglig som en del av en förhandsversion. Funktionen och dess innehåll kan ändras. Mer information om förhandsversioner finns i Tillgänglighet för tjänstuppdateringar.

I den här artikeln beskrivs funktioner för automatisk generering av fakturarader på leverantörsfakturor när fakturor importeras.

Ibland innehåller leverantörsfakturor bara huvudinformation utan radinformation och leverantören skickar fakturorna konsekvent i ett fast mönster:

• Fakturor innehåller alltid samma rader som inköpsordern.
• Fakturor innehåller alltid samma rader baserat på de levererade varorna, med priser baserade på inköpsordern.

För att effektivisera processen kan fakturarader härledas automatiskt från inköpsordern eller produktinleveransen. Följ dessa steg om du vill att fakturarader ska kunna skapas automatiskt.

Aktivera inställningar

1. Gå till Leverantörsreskontra > Inställningar > Parametrar för leverantörsreskontra.

2. På fliken Automation av leverantörsfaktura, under Skapa rad automatiskt för importerade fakturor, ange alternativet Skapa fakturarader automatiskt till Ja.

3. I fältet Välj standardkvantitet för att skapa automatiska fakturarader väljer du den kvantitet som ska användas för att generera fakturarader automatiskt:

   • Beställd kvantitet – Rader genereras från inköpsorderrader. Det här värdet är standardvärdet.
   • Produktinleveranskvantitet – Inköpsordernumret används för att hitta relevanta produktinleveranser. Därefter används produktinleveranskvantiteterna för att generera fakturarader.

   Den här parametern används endast när intervallet för inköpsordernummer anges under fakturaimporten, men produktinleveransintervallet inte har angetts. Om produktinleveransintervallet anges härleds raden alltid från produktinleveransen i stället för från inköpsordern.

4. Ange parametern Tillåt att fakturan importeras utan härledda rader. Den här parametern avgör om fakturaimporten ska blockeras om det inte finns några härledda fakturarader.

Dataenhet ändras

För att stödja den funktionalitet som beskrivs i den här artikeln, läggs tre fält till i dataenheten Leverantörsfakturahuvud:

• HeaderOnlyImport – Detta fält måste ställas in på Ja för att generera rader för fakturarubriker.
• PurchIdRange – Listan med inköpsordernummer. Fakturanumren kan vara ett intervall, t.ex. PO0001..PO0009 (där två punkter separerar början och slutet av intervallet), eller diskreta värden, som t.ex. PO0001,PO0003,PO0006. Alla inköpsorder måste tillhöra samma leverantörskonto i fakturahuvudet. Annars visas följande felmeddelande: ”Det gick inte att generera fakturarader. Inköpsorder har olika leverantörskonton.”
• PackingslipRange – Listan över produktinleveransnummer. Leverantörsfakturarader kan skapas utifrån produktinleveranser. Produktinleveransnummer inkluderas normalt inte på leverantörsfakturor. Ange bara produktinleveransnumren i det här fältet om du klart kan identifiera vilka produktinleveranser som specifika fakturor är för. Fakturarader kan genereras baserat på produktinleveranser. Om detta fält används ignoreras inställningen av fältet Välj standardkvantitet för att skapa automatiska fakturarader på sidan Parametrar för leverantörsreskontra.

Anteckning

Om flera produktinleveransnummer anges skapas flera väntande leverantörsfakturor som har samma fakturanummer. Du måste manuellt konsolidera dessa fakturor innan du kan behandla fakturan vidare. I framtida versioner konsolideras fakturorna automatiskt.

Alla produktinleveranser måste tillhöra samma leverantörskonto i fakturahuvudet.

Resultat

Om rader genereras loggas följande meddelande i historiken för leverantörsfakturaautomatisering: ”Skapa fakturarader automatiskt: Lyckades”.

Om raderna inte genereras loggas följande felmeddelande: ”Skapa fakturarader automatiskt: Misslyckades”.

Importera förskottsfaktura

Förskottsfakturan kan importeras direkt via dataenhet Leverantfakturahuvud när parametern Skapa fakturarader automatiskt är aktiverad.

• HeaderOnlyImport – Ange till Ja för att generera rader för förskottsfaktura.
• PurchIdRange – Inköpsordernumret som anger beloppet för förskottsbetalning.
• VENDORINVOICETYPE – Detta är ”VendorAdvance” för att indikera en förskottsfaktura.
• IMPORTEDAMOUNT – Beloppet på förskottsfakturan.

Importen av en förskottsfaktura accepteras inte när förskottsfakturan redan har genererats utan avräkning enligt inköpsordern.

Importera inköpsordernummer

När en leverantörsfaktura är kopplad till en enskild inköpsorder, anges inköpsordernumret (PurchId) i leverantörsfakturans huvudenhet för att stödja följande funktion:

• Härledning och validering för valutakod – Valutakoden härleds automatiskt från inköpsordern om valutakoden inte anges i leverantörens fakturahuvudentitet. Valideringsfelet uppstår när den importerade fakturan har en annan valutakod mot den som anges på inköpsordern.
• Finansiell dimension är standard – Fakturahuvudets finansiella dimensionsvärden kommer att härledas från inköpsorderhuvudet. Motsvarande ekonomiska dimension på fakturaraderna härleds från leverantörsfakturahuvudet under processen för import av fakturarader. Detta beteende säkerställer överensstämmelse mellan fakturor som importeras med hjälp av ramverk för datahantering (DMF) och fakturor som skapas med hjälp av Väntande leverantörsfaktura.
• Arbetsflöde för leverantörsfaktura – Om fakturavalideringen misslyckas, omdirigeras fakturan till inköpsorderns upphovsman för att åtgärda eventuella avvikelser. Rätt inköpsordernummer säkerställer att leverantörsfakturan omdirigeras till rätt inköpsorderupphovsman under arbetsflödesprocessen.