Konfigurera manuella uppgifter i ett arbetsflöde

Artikel
03/21/2023

I den här artikeln beskrivs hur du konfigurerar olika egenskaper för en manuell uppgift.

Högerklicka uppgiften och klicka sedan på Egenskaper för att öppna sidan Egenskaper om du vill konfigurera en manuell uppgift i arbetsflödesredigeraren. Använd sedan följande procedurer när du vill konfigurera egenskaperna för den manuella uppgiften.

Ange ett namn på uppgiften

Följ dessa steg när du vill ange ett namn för den manuella uppgiften.

Klicka på Grundinställningar i det vänstra fönstret.
I fältet Namn anger du ett unikt namn för uppgiften.

Ange en ämnesrad och instruktioner

Du måste ange en ämnesrad och instruktioner för användare som är tilldelade till uppgiften. Om du till exempel konfigurerar en uppgift för inköpsrekvisitioner, kan användaren som tilldelats uppgiften se ämnesraden och instruktionerna på sidan Inköpsrekvisitioner. Ämnesraden visas i ett meddelandefält på sidan. Användaren kan sedan klicka på ikonen i meddelandefältet för att visa instruktionerna. Följ dessa steg när du vill ange en ämnesrad och instruktioner.

Klicka på Grundinställningar i det vänstra fönstret.
Ange ämnesraden i fältet Ämne för arbetsartikel.
Om du vill göra ämnesraden mer personlig kan du infoga platshållare. Platshållare ersätts med lämpliga data när ämnesraden visas för användarna. Följ dessa steg när du vill infoga en platshållare:
1. Klicka på den plats i textrutan där platshållaren ska visas.
2. Klicka på Infoga platshållare.
3. Välj önskad platshållare i listan som visas.
4. Klicka på Infoga.
Om du vill lägga till översättningar av ämnesraden följer du dessa steg:
1. Klicka på Översättningar.
2. Klicka på Lägg till på sidan som visas.
3. I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
4. I fältet Översatt text anger du texten.
5. Om du vill anpassa texten kan du infoga platshållare enligt vad som beskrivs i steg 3.
6. Klicka på Stäng.
I fältet Arbetsuppgiftsinstruktioner anger du instruktionerna.
Om du vill anpassa instruktionerna kan du infoga platshållare. Platshållare ersätts med lämpliga data när instruktionerna visas för användarna. Följ dessa steg när du vill infoga en platshållare:
1. Klicka på den plats i textrutan där platshållaren ska visas.
2. Klicka på Infoga platshållare.
3. Välj önskad platshållare i listan som visas.
4. Klicka på Infoga.
Om du vill lägga till översättningar av instruktionerna följer du dessa steg:
1. Klicka på Översättningar.
2. Klicka på Lägg till på sidan som visas.
3. I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
4. I fältet Översatt text anger du texten.
5. Om du vill anpassa texten kan du infoga platshållare enligt vad som beskrivs i steg 6.
6. Klicka på Stäng.

Tilldela åtgärden

Följ dessa steg för att ange vem som ska tilldelas den manuella uppgiften.

Klicka på Tilldelning i det vänstra fönstret.

I fliken Tilldelningstyp väljer du ett av alternativen i följande register, och följer sedan de ytterligare stegen för detta alternativ innan du går vidare till steg 3.

Alternativ	Användare som tilldelas uppgiften	Ytterligare steg
Deltagare	Användare som tilldelas en specifik grupp eller roll	Välj Deltagare i fliken Rollbaserad i listan Deltagartyp, innan du väljer den grupp- eller rolltyp som du vill tilldela steget. Välj den grupp eller roll i listan Deltagare som du vill tilldela uppgiften.
Hierarki	Användare i en specifik organisationshierarki	Välj Hierarki innan du går vidare och väljer fliken Hierarkival i listan Hierarkityp och väljer den hierarkityp som du vill tilldela uppgiften. Systemet måste hämta ett intervall med användarnamn i hierarkin. Dessa namn representerar användare som kan tilldelas uppgiften. Följ dessa steg för att ange start- och slutpunkt för det intervall användarnamn som systemet hämtar: Markera en person i listan Starta från för att ange startpunkten. Klicka på Lägg till villkor för att ange slutpunkten. Ange därefter ett villkor som avgör var någonstans i hierarkin som systemet slutar att hämta namn. I fliken Hierarkialternativ väljer du de användare i intervallet som ska tilldelas uppgiften: Tilldela samtliga hämtade användare – Uppgiften tilldelas alla användare i intervallet. Tilldela endast till senast hämtade användare – Uppgiften tilldelas endast den senaste användaren i intervallet. Exkludera användare med följande villkor – Uppgiften tilldelas inte till någon användare i intervallet som uppfyller ett visst villkor. Klicka på Lägg till villkor för att ange villkoret.
Användare av arbetsflöde	Användarna i det aktuella arbetsflödet	När du har valt Användare av arbetsflöde i fliken Användare av arbetsflöde väljer du en användare som deltar i arbetsflödet i listan Användare av arbetsflöde.
Användare	Specifika användare	Klicka på fliken Användare när du har valt Användare. Listan Tillgängliga användare innehåller alla användare. Markera de användare som ska tilldelas uppgiften och flytta sedan dessa till listan Markerade användare.
Kö	En arbetsuppgiftskö	Klicka på fliken Köbaseradnär du har markerat Kö. Följ dessa steg om du vill tilldela uppgiften till en specifik kö: I listan Kötyp väljer du Arbetsuppgiftskö. Välj kön i listan Könamn. Om ett visst villkor ska bestämma vilken kö beslutet har tilldelats, följer du dessa steg: I listan Kötyp väljer du Villkorsbelagda arbetsuppgiftsköer. I listan Könamn väljer du Villkorsbaserad kö. Obs!: Det här alternativet används bara för ett fåtal arbetsflöden, till exempel ärendehantering.

I fliken Tidsgräns i fältet Tidslängd anger du hur mycket tid som användaren har på sig att slutföra uppgiften. Välj ett av följande alternativ:
- Timmar – Ange antalet timmar som användaren har på sig att slutföra uppgiften. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Dagar – Ange antalet dagar som användaren har på sig att slutföra uppgiften. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Veckor – Ange antalet veckor som användaren har på sig att slutföra uppgiften.
- Månader – Välj den dag och vecka som användaren måste slutföra uppgiften senast. Du kanske till exempel vill att användaren ska slutföra uppgiften senast på fredagen i den tredje veckan i månaden.
- År – Välj dag, vecka och månad då användaren senast måste slutföra uppgiften. Du kanske till exempel vill att användaren ska slutföra uppgiften senast på fredagen i den tredje veckan i december.
Om användaren inte slutför uppgiften inom den tilldelade tiden, är uppgiften försenad. En uppgift som försenas eskaleras, baserat på de alternativ som du väljer i avsnittet Eskalering på sidan.

Ange vad som händer när en uppgift är försenad

Om en användare inte slutför den manuella uppgiften inom den tilldelade tiden, är uppgiften försenad. En uppgift som är försenad kan eskaleras eller automatiskt tilldelas en annan användare. Följ dessa steg för att eskalera uppgiften om den är försenad.

Klicka på Eskalering i det vänstra fönstret.
Markera kryssrutan Använd eskaleringsväg om du vill skapa en eskaleringsväg. Systemet tilldelar automatiskt uppgiften till de användare som har listats i eskaleringsvägen. Till exempel representerar följande register en eskaleringsväg.

Sekvens Eskaleringsväg

1 Tilldela till: Donna

2 Tilldela till: Erin

3 Slutlig åtgärd: Avvisa

I detta scenario tilldelar systemet den försenade uppgiften till Donna. Om Donna inte slutför uppgiften inom angiven tidsperiod, tilldelar systemet uppgiften till Erin. Om Erin inte slutför uppgiften inom den tilldelade tiden, avslår systemet dokumentet som skickats in för bearbetning.

Sekvens	Eskaleringsväg
1	Tilldela till: Donna
2	Tilldela till: Erin
3	Slutlig åtgärd: Avvisa

Klicka på Lägg till eskalering för att lägga till en användare i eskaleringsvägen. I fliken Tilldelningstyp väljer du ett av alternativen i följande register och följer sedan de ytterligare stegen för detta alternativ innan du går vidare till steg 4.

Alternativ	Användare som uppgiften eskaleras till	Ytterligare steg
Hierarki	Användare i en specifik organisationshierarki	Välj Hierarki innan du går vidare och väljer fliken Hierarkival i listan Hierarkityp och väljer den hierarkityp som du vill eskalera uppgiften till. Systemet måste hämta ett intervall med användarnamn i hierarkin. Dessa namn representerar användare som uppgiften kan eskaleras till. Följ dessa steg för att ange start- och slutpunkt för det intervall användarnamn som systemet hämtar: Markera en person i listan Starta från för att ange startpunkten. Klicka på Lägg till villkor för att ange slutpunkten. Ange därefter ett villkor som avgör var någonstans i hierarkin som systemet slutar att hämta namn. I fliken Hierarkialternativ väljer du de användare i intervallet som uppgiften ska eskaleras till: Tilldela samtliga hämtade användare – Uppgiften eskaleras till alla användare i intervallet. Tilldela endast till senast hämtade användare – Uppgiften eskaleras endast till den senaste användaren i intervallet. Exkludera användare med följande villkor – Denna uppgift eskaleras inte till någon användare i intervallet som uppfyller ett visst villkor. Klicka på Lägg till villkor för att ange villkoret.
Användare av arbetsflöde	Användarna i det aktuella arbetsflödet	När du har valt Användare av arbetsflöde i fliken Användare av arbetsflöde väljer du en användare som deltar i arbetsflödet i listan Användare av arbetsflöde.
Användare	Specifika användare	Klicka på fliken Användare när du har valt Användare. Listan Tillgängliga användare innehåller alla användare. Markera de användare som uppgiften ska eskaleras till, och flytta sedan dessa till listan Markerade användare.

I fliken Tidsgräns i fältet Tidslängd anger du hur mycket tid som användaren har på sig att slutföra uppgiften. Välj ett av följande alternativ:
- Timmar – Ange antalet timmar som användaren har på sig att slutföra uppgiften. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Dagar – Ange antalet dagar som användaren har på sig att slutföra uppgiften. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Veckor – Ange antalet veckor som användaren har på sig att slutföra uppgiften.
- Månader – Välj den dag och vecka som användaren måste slutföra uppgiften senast. Du kanske till exempel vill att användaren ska slutföra uppgiften senast på fredagen i den tredje veckan i månaden.
- År – Välj dag, vecka och månad då användaren senast måste slutföra uppgiften. Du kanske till exempel vill att användaren ska slutföra uppgiften senast på fredagen i den tredje veckan i december.
Upprepa steg 3 och 4 för varje användare som ska läggas till i eskaleringsvägen. Du kan ändra alla användarnas ordningsföljd.
Om användarna i eskaleringsvägen inte slutför uppgiften inom den tillåtna tidsperioden, utförs uppgiften automatiskt i systemet. Om du vill ange den åtgärd som systemet ska vidta, välj då raden Åtgärd och sedan en åtgärd i fliken Slutåtgärd.

Ange när systemet ska agera automatiskt på uppgiften

Du kan konfigurera systemet så att detta automatiskt utför en manuell uppgift när särskilda villkor uppfylls. Till exempel kräver en uppgift att en medlem av utgiftsrapportavdelningen granskar de kvitton som skickas in tillsammans med en utgiftsrapport. Enligt företagets policy måste denna uppgift utföras om det totala beloppet för utgiftsrapporten är större än 100 USD. I så fall kan du konfigurera systemet för att automatiskt markera uppgiften som Slutförd om totalbeloppet är mindre än 100. Följ dessa steg för att ange när systemet vidtar en åtgärd för den manuella uppgiften.

Klicka på Automatiska åtgärder i det vänstra fönstret.
Markera kryssrutan Aktivera automatiska åtgärder.
Klicka på Lägg till villkor.
Ange ett villkor.
Ange eventuellt ytterligare villkor som krävs.
Följ dessa steg för att bekräfta att de villkor som du har angett har ställts in korrekt:
1. Klicka på Ja.
2. På sidan Testa arbetsflödesvillkor, i avsnittet Testa arbetsflödesvillkoret, markerar du en post.
3. Klicka på Ja. Systemet utvärderar posten i syfte att avgöra om den uppfyller villkoren som du angett.
4. När du vill återgå till sidan Egenskaper klickar du på OK eller på Avbryt.
I listan Automatisk slutförandeåtgärd väljer du den åtgärd som systemet ska vidta för uppgiften.

Ange när meddelanden ska skickas

Du kan skicka meddelanden till andra när en manuell uppgift har delegerats, eskalerats, slutförts eller avvisats, eller när en ändring har begärts. Följ dessa steg för att ange när meddelanden skickas och vem de skickas till.

Klicka på Meddelanden i det vänstra fönstret.
Markera kryssrutan bredvid händelserna som meddelandena ska skickas för:
- Delegera – Uppgiften har tilldelats en annan användare.
- Eskalera – Den tilldelade användaren har inte slutfört uppgiften inom den tilldelade tiden.
- Slutförd – Den tilldelade användaren har slutfört uppgiften.
- Avvisa – Den tilldelade användaren har avvisat dokumentet som har skickats.
- Begär ändring – Den tilldelade användaren har begärt en ändring i dokumentet som har skickats.
Välj raden för en händelse som du valde i steg 2.
Ange meddelandetexten i textrutan i fliken Meddelandetext.
Om du vill anpassa meddelandet kan du infoga platshållare. Platshållare ersätts med lämplig information när meddelandet visas för användarna. Följ dessa steg när du vill infoga en platshållare:
1. Klicka på den plats i textrutan där platshållaren ska visas.
2. Klicka på Infoga platshållare.
3. Välj önskad platshållare i listan som visas.
4. Klicka på Infoga.
Om du vill lägga till översättningar av meddelandet följer du dessa steg:
1. Klicka på Översättningar.
2. Klicka på Lägg till på sidan som visas.
3. I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
4. I fältet Översatt text anger du texten.
5. Om du vill anpassa texten kan du infoga platshållare enligt vad som beskrivs i steg 5.
6. Klicka på Stäng.

Ange vem meddelandena ska skickas till i fliken Mottagare. I följande register väljer du ett av alternativen och följer sedan de ytterligare stegen för detta alternativ innan du går vidare till steg 8.

Alternativ	Meddelandemottagare	Ytterligare steg
Deltagare	Användare som tilldelas en specifik grupp eller roll	Välj Deltagare i fliken Rollbaserad i listan Deltagartyp innan du väljer den grupp- eller rolltyp som du vill skicka meddelanden till. Välj den grupp eller roll som du vill skicka meddelanden till i listan Deltagare.
Användare av arbetsflöde	Användarna i det aktuella arbetsflödet	När du har valt Användare av arbetsflöde i fliken Användare av arbetsflöde väljer du en användare som deltar i arbetsflödet i listan Användare av arbetsflöde.
Användare	Specifika användare	Klicka på fliken Användare när du har valt Användare. Listan Tillgängliga användare innehåller alla användare. Markera de användare som du vill skicka meddelanden till, och flytta sedan dessa användare till listan Markerade användare.

Upprepa stegen 3 till och med 7 för varje enskild händelse du valde i steg 2.

Ange en tidsgräns

Följ dessa steg om den manuella uppgiften måste slutföras inom en viss tid.

Notering

De alternativ som du väljer i denna procedur åsidosätter alternativen som du valde i avsnitten Tilldelning och Eskalering på sidan.

Klicka på Avancerade inställningar i det vänstra fönstret.
Markera kryssrutan Ange en tidsgräns för arbetsflödeselement.
Ange när uppgiften måste vara slutförd i fältet Tidslängd. Välj ett av följande alternativ:
- Timmar – Ange antalet timmar som uppgiften måste slutföras inom. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Dagar – Ange antalet dagar som uppgiften måste slutföras inom. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Veckor – Ange antalet veckor som uppgiften måste slutföras inom.
- Månader – Välj den dag och vecka då uppgiften senast måste vara slutförd. Du kanske till exempel vill att uppgiften ska ha slutförts senast på fredagen i den tredje veckan i månaden.
- År – Välj dag, vecka och månad då uppgiften senast måste vara slutförd. Du kanske till exempel vill att uppgiften ska ha slutförts senast på fredagen i den tredje veckan i december.
Om tidsgränsen överskrids, utförs åtgärden automatiskt i systemet. I listan Åtgärd väljer du den åtgärd som ska vidtas i systemet.

Ange vilka åtgärder som är tillgängliga för användaren

När den manuella uppgiften tilldelas en användare, måste användaren vidta åtgärder för uppgiften. Följ dessa steg för att ange vilka åtgärder som användaren kan vidta för uppgiften.