Konfigurera manuella beslut i ett arbetsflöde
I den här artikeln beskrivs hur du konfigurerar olika egenskaper för ett manuellt beslut.
Högerklicka det manuella beslutet och klicka sedan på Egenskaper för att öppna sidan Egenskaper om du vill konfigurera ett manuellt beslut i arbetsflödesredigeraren. Använd sedan följande procedurer när du vill konfigurera egenskaperna för det manuella beslutet.
Namnge beslutet
Följ dessa steg när du vill ange ett namn för det manuella beslutet.
- Klicka på Grundinställningar i det vänstra fönstret.
- Ange ett unikt namn för det manuella beslutet i fältet Namn.
Ange en ämnesrad och instruktioner
Du måste ange en ämnesrad och instruktioner för användare som är tilldelade det manuella beslutet. Om du till exempel konfigurerar ett beslut för inköpsrekvisitioner kan användaren som tilldelats beslutet se ämnesraden och instruktionerna på sidan Inköpsrekvisitioner. Ämnesraden visas i ett meddelandefält på sidan. Användaren kan sedan klicka på ikonen i meddelandefältet för att visa instruktionerna. Följ dessa steg när du vill ange en ämnesrad och instruktioner.
Klicka på Grundinställningar i det vänstra fönstret.
Ange ämnesraden i fliken Instruktioner, i fältet Arbetsuppgift.
Om du vill göra ämnesraden mer personlig kan du infoga platshållare. Platshållare ersätts med lämpliga data när ämnesraden visas för användarna. Följ dessa steg när du vill infoga en platshållare:
- Klicka på den plats i textrutan där platshållaren ska visas.
- Klicka på Infoga platshållare.
- Välj önskad platshållare i listan som visas.
- Klicka på Infoga.
Om du vill lägga till översättningar av ämnesraden följer du dessa steg:
- Klicka på Översättningar.
- Klicka på Lägg till på sidan som visas.
- I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
- I fältet Översatt text anger du texten.
- Om du vill anpassa texten kan du infoga platshållare enligt vad som beskrivs i steg 3.
- Klicka på Stäng.
I fältet Arbetsuppgiftsinstruktioner anger du instruktionerna.
Om du vill anpassa instruktionerna kan du infoga platshållare. Platshållare ersätts med lämpliga data när instruktionerna visas för användarna. Följ dessa steg när du vill infoga en platshållare:
- Klicka på den plats i textrutan där platshållaren ska visas.
- Klicka på Infoga platshållare.
- Välj önskad platshållare i listan som visas.
- Klicka på Infoga.
Om du vill lägga till översättningar av instruktionerna följer du dessa steg:
- Klicka på Översättningar.
- Klicka på Lägg till på sidan som visas.
- I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
- I fältet Översatt text anger du texten.
- Om du vill anpassa texten kan du infoga platshållare enligt vad som beskrivs i steg 6.
- Klicka på Stäng.
Ange möjliga resultat av ett beslut
Vanligtvis ställs en fråga till beslutsfattaren när ett dokument tilldelas till en beslutsfattare. Svaret på frågan är oftast Ja eller Nej eller Sant eller Falskt. Gör på följande sätt när du vill ange möjliga resultat av det manuella beslutet.
Klicka på Grundinställningar i det vänstra fönstret.
Ange namnet på resultatet eller alternativet i fliken Resultat, i fältet Resultat 1.
Följ dessa steg för att lägga till översättningar av resultaten:
- Klicka på Översättningar.
- Klicka på Lägg till på sidan som visas.
- I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
- I fältet Översatt text anger du texten.
- Klicka på Stäng.
Ange namnet på resultatet eller alternativet i fältet Resultat 2.
Följ dessa steg för att lägga till översättningar av resultaten:
- Klicka på Översättningar.
- Klicka på Lägg till på sidan som visas.
- I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
- I fältet Översatt text anger du texten.
- Klicka på Stäng.
Ange när meddelanden ska skickas
Du kan skicka meddelanden till andra när ett beslut har fattats, delegerats eller eskalerats. Följ dessa steg för att ange när meddelanden skickas och vem de skickas till.
Klicka på Meddelanden i det vänstra fönstret.
Markera kryssrutan bredvid händelserna som meddelandena ska skickas för:
- [Val 1] – Den tilldelade användaren har valt [Val 1].
- [Val 2] – Den tilldelade användaren har valt [Val 2].
- Delegera – Den tilldelade användaren har tilldelat beslutet till en annan användare.
- Eskalera – Den tilldelade användaren har inte fattat beslutet inom den tilldelade tiden.
Välj raden för en händelse som du valde i steg 2.
Ange meddelandetexten i textrutan i fliken Meddelandetext.
Om du vill anpassa meddelandet kan du infoga platshållare. Platshållare ersätts med lämpliga data när meddelandet visas för användarna. Följ dessa steg när du vill infoga en platshållare:
- Klicka på den plats i textrutan där platshållaren ska visas.
- Klicka på Infoga platshållare.
- Välj önskad platshållare i listan som visas.
- Klicka på Infoga.
Om du vill lägga till översättningar av meddelandet följer du dessa steg:
- Klicka på Översättningar.
- Klicka på Lägg till på sidan som visas.
- I listan som visas väljer du det språk som du skriver texten i.
- I fältet Översatt text anger du texten.
- Om du vill anpassa texten kan du infoga platshållare enligt vad som beskrivs i steg 5.
- Klicka på Stäng.
Ange vem meddelandena ska skickas till i fliken Mottagare. I följande register väljer du ett av alternativen och följer sedan de ytterligare stegen för detta alternativ innan du går vidare till steg 8.
Alternativ Meddelandemottagare Ytterligare steg Deltagare Användare som tilldelas en specifik grupp eller roll - Välj Deltagare i fliken Rollbaserad i listan Deltagartyp innan du väljer den grupp- eller rolltyp som du vill skicka meddelanden till.
- Välj den grupp som du vill skicka meddelanden till i listan Deltagare.
Användare av arbetsflöde Användarna i det aktuella arbetsflödet - När du har valt Användare av arbetsflöde i fliken Användare av arbetsflöde väljer du en användare som deltar i arbetsflödet i listan Användare av arbetsflöde.
Användare Specifika användare - Klicka på fliken Användare när du har valt Användare.
- Listan Tillgängliga användare innehåller alla användare. Markera de användare som du vill skicka meddelanden till, och flytta sedan dessa användare till listan Markerade användare.
Upprepa stegen 3 till och med 7 för varje enskild händelse du valde i steg 2.
Tilldela ett beslut
Följ dessa steg för att ange vem som ska tilldelas ett manuellt beslut.
Klicka på Tilldelning i det vänstra fönstret.
I fliken Tilldelningstyp väljer du ett av alternativen i följande register, och följer sedan de ytterligare stegen för detta alternativ innan du går vidare till steg 3.
Alternativ Användare som tilldelats beslutet Ytterligare steg Deltagare Användare som tilldelas en specifik grupp eller roll - Välj Deltagare och sedan fliken Rollbaserad i listan Deltagartyp för att välja den typ av grupp eller roll som du vill tilldela beslutet.
- Välj den grupp eller roll som du vill tilldela beslutet i listan Deltagare.
Hierarki Användare i en specifik organisationshierarki - Välj Hierarki innan du går vidare och väljer fliken Hierarkival i listan Hierarkityp, och sedan väljer den hierarkityp som du vill tilldela beslutet.
- Systemet måste hämta ett intervall med användarnamn i hierarkin. Dessa namn representerar användare som kan tilldelas beslutet. Följ dessa steg för att ange start- och slutpunkt för det intervall användarnamn som systemet hämtar:
- Markera en person i listan Starta från för att ange startpunkten.
- Klicka på Lägg till villkor för att ange slutpunkten. Ange därefter ett villkor som avgör var någonstans i hierarkin som systemet slutar att hämta namn.
- I fliken Hierarkialternativ väljer du de användare i intervallet som ska tilldelas steget:
- Tilldela samtliga hämtade användare – Beslutet tilldelas alla användare i spannet.
- Tilldela endast till senast hämtade användare – Beslutet tilldelas endast den senaste användaren i intervallet.
- Exkludera användare med följande villkor – Beslutet har inte tilldelats någon användare i spannet som uppfyller ett visst villkor. Klicka på Lägg till villkor för att ange villkoret.
Användare av arbetsflöde Användarna i det aktuella arbetsflödet - När du har valt Användare av arbetsflöde i fliken Användare av arbetsflöde väljer du en användare som deltar i arbetsflödet i listan Användare av arbetsflöde.
Användare Specifika användare - Klicka på fliken Användare när du har valt Användare.
- Listan Tillgängliga användare innehåller alla användare. Markera de användare som ska tilldelas beslutet och flytta sedan dessa till listan Markerade användare.
I fliken Tidsgräns, i fältet Tidslängd, anger du hur mycket tid som användaren har på sig att fatta beslutet. Välj ett av följande alternativ:
- Timmar – Ange antalet timmar som användaren har på sig att fatta beslutet. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Dagar – Ange antalet dagar som användaren har på sig att fatta beslutet. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Veckor – Ange antalet veckor som användaren har på sig att fatta beslutet.
- Månader – Välj den dag och vecka som användaren måste fatta beslutet senast. Du kanske till exempel vill att användaren ska fatta beslutet senast på fredagen i den tredje veckan i månaden.
- År – Välj dag, vecka och månad då användaren måste fatta beslutet senast. Du kanske till exempel vill att användaren ska fatta beslutet senast på fredagen i den tredje veckan i december.
Om användaren inte fattar beslutet inom den tilldelade tiden, är beslutet försenat. Ett beslut som är försenat eskaleras, baserat på de alternativ som du väljer i avsnittet Eskalering på sidan.
Ange vad som ska hända när ett beslut är försenat
Om en användare inte fattar beslutet inom den tilldelade tiden, är beslutet försenat. Ett beslut som är försenat kan eskaleras eller automatiskt tilldelas en annan användare. Följ dessa steg för att eskalera beslutet om det är försenat.
Klicka på Eskalering i det vänstra fönstret.
Markera kryssrutan Använd eskaleringsväg om du vill skapa en eskaleringsväg. Systemet tilldelar automatiskt beslutet till de användare som listats i eskaleringsvägen. Till exempel representerar följande register en eskaleringsväg.
Sekvens Eskaleringsväg 1 Tilldela till: Donna 2 Tilldela till: Erin 3 Slutgiltig åtgärd: [Val 1] I detta scenario tilldelar systemet det försenade beslutet till Donna. Om Donna inte fattar beslutet inom angiven tidsperiod, tilldelar systemet beslutet till Erin. Om Erin inte fattar beslutet inom angiven tidsperiod, väljer systemet [Val 1] som beslut.
Klicka på Lägg till eskalering för att lägga till en användare i eskaleringsvägen. I följande register väljer du ett av alternativen och följer sedan de ytterligare stegen för detta alternativ innan du går vidare till steg 4.
Alternativ Användare som beslutet eskaleras till Ytterligare steg Hierarki Användare i en specifik organisationshierarki - Välj Hierarki innan du går vidare och väljer fliken Hierarkival och, i listan Hierarkityp, den hierarkityp som du vill eskalera beslutet till.
- Systemet måste hämta ett intervall med användarnamn i hierarkin. Dessa namn representerar användare som beslutet kan eskaleras till. Följ dessa steg för att ange start- och slutpunkt för det intervall användarnamn som systemet hämtar:
- Markera en person i listan Starta från för att ange startpunkten.
- Klicka på Lägg till villkor för att ange slutpunkten. Ange därefter ett villkor som avgör var någonstans i hierarkin som systemet slutar att hämta namn.
- I fliken Hierarkialternativ väljer du de användare i intervallet som ska tilldelas beslutet:
- Tilldela till samtliga hämtade användare – Beslutet eskaleras till alla användare i intervallet.
- Tilldela endast till senast hämtade användare – Beslutet eskaleras endast till den senaste användaren i intervallet.
- Exkludera användare med följande villkor: – Beslutet eskaleras inte till någon användare i intervallet som uppfyller ett visst villkor. Klicka på Lägg till villkor för att ange villkoret.
Användare av arbetsflöde Användarna i det aktuella arbetsflödet - När du har valt Användare av arbetsflöde i fliken Användare av arbetsflöde väljer du en användare som deltar i arbetsflödet i listan Användare av arbetsflöde.
Användare Specifika användare - Klicka på fliken Användare när du har valt Användare.
- Listan Tillgängliga användare innehåller alla användare. Markera de användare som beslutet ska eskaleras till, och flytta sedan dessa till listan Markerade användare.
I fliken Tidsgräns, i fältet Tidslängd, anger du hur mycket tid som användaren har på sig att fatta beslutet. Välj ett av följande alternativ:
- Timmar – Ange antalet timmar som användaren har på sig att fatta beslutet. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Dagar – Ange antalet dagar som användaren har på sig att fatta beslutet. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Veckor – Ange antalet veckor som användaren har på sig att fatta beslutet.
- Månader – Välj den dag och vecka som användaren måste fatta beslutet senast. Du kanske till exempel vill att användaren ska fatta beslutet senast på fredagen i den tredje veckan i månaden.
- År – Välj dag, vecka och månad då användaren måste fatta beslutet senast. Du kanske till exempel vill att användaren ska fatta beslutet senast på fredagen i den tredje veckan i december.
Upprepa steg 3 och 4 för varje användare som ska läggas till i eskaleringsvägen. Du kan ändra alla användarnas ordningsföljd.
Om användarna i eskaleringsvägen inte fattar beslutet inom den tillåtna tidsperioden, kommer systemet att fatta beslutet. Om du vill ange vilket alternativ som systemet väljer, välj då raden Åtgärd och sedan en åtgärd i fliken Slutåtgärd.
Ange en tidsgräns
Följ dessa steg om beslutet måste fattas inom en viss tid.
Notering
De alternativ som du väljer i denna procedur åsidosätter alternativen som du valde i avsnitten Tilldelning och Eskalering på sidan.
Klicka på Avancerade inställningar i det vänstra fönstret.
Markera kryssrutan Ange en tidsgräns för arbetsflödeselement.
Ange när beslutet måste fattas i fältet Tidslängd. Välj ett av följande alternativ:
- Timmar – Ange antalet timmar. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Dagar – Ange antalet dagar. Välj sedan den kalender som används inom din organisation, och ange information om organisationens arbetsvecka.
- Veckor – Ange antalet veckor.
- Månader – Välj den dag och vecka då beslutet senast måste vara fattat. Du kanske till exempel vill att beslutet ska vara fattat senast på fredagen i den tredje veckan i månaden.
- År – Välj dag, vecka och månad då beslutet måste vara fattat. Du kanske till exempel vill att beslutet ska vara fattat senast på fredagen i den tredje veckan i december.
Om tidsgränsen överskrids kommer systemet att fatta beslutet. I listan Åtgärd väljer du det alternativ som systemet ska vidta.