Generera ekonomiska rapporter
Den här artikeln innehåller information om att generera en ekonomisk rapport.
Gör på följande sätt om du vill generera en rapport:
- Öppna rapportdefinitionen, välj Generera.
- Sidan Rapportköstatus öppnas och visar platsen för rapporten i kön.
Allt eftersom rapportgenereringen fortskrider kan följande indikatorer för rapportköstatus vara synliga på sidan Rapportköstatus.
| Status | Tillstånd | Beskrivning |
|---|---|---|
| Köar | Mellanliggande | Rapportdefinitionen valideras innan rapporten läggs i genereringskön. |
| I kö | Mellanliggande | Rapporten anger rapportens genereringskö och väntar på att bearbetas. |
| Bearbetas | Mellanliggande | Den här statusen följer vanligtvis statusen Köad och går vanligtvis över till statusen slut när bearbetningen är klar. |
| Efterbearbetning | Mellanliggande | Den här statusen följer statusen Bearbetning och visar att alla rapportdata har samlats in, men att det inte utförs några åtgärder, som beräkning och sammanslagning. |
| Avbryter | Mellanliggande | Rapporteringen avbryts på användarens begäran. Det här statusresultatet från en användarbegärd annullering för en rapport i läget Köad eller Bearbetning. Systemet försöker placera rapporten i läget Annullerat om inte systemet är för långt fram och måste slutföra den i ett annat läge. |
| Avbrutet | Slutgiltigt | Rapporten slutförs men slutförs inte på grund av att användaren har begärt stopp. |
| Slutförda | Slutgiltigt | Rapporten är klar att användas. |
| Misslyckat | Slutgiltigt | Bearbetningen av rapporten har slutförts men den bör inte användas. |
Som standard öppnas rapporten i Web Viewer. Följande alternativ är tillgängliga för rapportgenerering:
- Ställa in ett schema för att skapa en rapport eller en grupp av rapporter automatiskt
- Kontrollera om det saknas konton eller data i en rapport och validera riktigheten i en rapport
När du skapar en rapport används de alternativ du har angett på fliken Rapportdefinition.
Generera ekonomisk rapport
För att skapa en ekonomirapport, gå till redovisning > förfrågningar och rapporter>ekonomirapporter.
- Välj en rapport att skapa och klicka på Skapa.
- Fyll i fältet Rapportdatum och klicka på OK.
När rapporten har skapats blir den tillgänglig i avsnittet Rapporter. Du kan välja att Visa eller Ta bort rapporten.
För att generera en rapport med rapportdesigner följ dessa steg:
- Öppna rapportdefinitionen, klicka på Generera.
- Sidan Rapportköstatus öppnas och visar platsen för rapporten i kön. Som standard öppnas rapporten i Web Viewer.
Vad kan du förvänta dig när begäran om rapportgenerering har skickats?
- När kunden har skickat in en begäran om rapportgenerering visas rapporten på sidan Rapportköstatus under Rapportkölista.
- Om flera begäranden om rapportgenerering skickas samtidigt kan upp till tre rapporter bearbetas samtidigt i en instans av den ekonomiska rapportprocessen och upp till fem rapporter kan bearbetas samtidigt i en miljö.
- Kön för rapportgenerering är en först in, först ut-kö.
- Du kan avbryta rapportgenereringen innan den får det slutliga tillståndet genom att markera rapporten och klicka på Ta bort. När rapporten har avbrutits kommer rapporten att avbrytas.
Rapportgrupper
Rapportgrupper är ett effektivt sätt att generera flera rapporter samtidigt. Till exempel vid månadsslutet genererar dina användare åtta rapporter varje månad. Skapa en Rapportgrupp i stället för att välja Generera för var och en av de åtta rapporterna i gruppen. Välj Generera för rapportgruppen så genereras de åtta rapporterna i ett steg. När rapporterna i den valda rapportgruppen har genererats kan du gå till Ekonomiska rapporter (Redovisning > Förfrågningar och rapporter > Ekonomiska rapporter) för att visa de enskilda rapporterna.
Så här ställer du in en resursgrupp:
- Välj i Report Designer Rapportgrupper.
- Välj de befintliga rapportdefinitioner som ska inkluderas i rapportgruppen.
- Välj inställningar för åsidosättningsföretag, detaljer och datum för var och en av rapporterna som ska ingå i gruppen. Vi rekommenderar att du Företag, Period, År och Detaljnivå för varje rapport.
- Spara rapportgruppen.
Schemalägga rapporter
Många företag har en serie grundläggande rapporter som körs regelbundet vid schemalagda tidpunkter som en del av affärsprocesserna. Du kan schemalägga en rapport som ska skapas en gång om dagen, en gång i veckan eller månaden eller årligen. Det kan vara en enstaka rapport eller en grupp rapporter som inbegriper flera företag. Du måste ange dina autentiseringsuppgifter för vart och ett av företagen du anger, t.ex. sådana i en rapportträdsdefinition. Om autentiseringsuppgifterna är ogiltiga visas endast den information du har behörighet att komma åt i rapporterna, t.ex. det aktuella företag du är inloggad i för tillfället. Utdatainformationen läses först från rapportgruppen och sedan från de enskilda rapporterna.
De rapportscheman som skapas och sparas visas under Rapportscheman i navigationsfönstret. Du kan ordna rapporterna i mappar som du skapar. Om en enstaka rapport i ett schema inte skulle köras, körs ändå de övriga av schemats rapporter.
Viktigt
Du måste ha designer- eller administratörsrollen för att kunna skapa, ändra och ta bort rapportscheman. När en rapport körs skapas den med hjälp av autentiseringsuppgifterna för den användare som skapade schemat.
Skapa ett rapportschema
I Report Designer, på menyn Arkiv välj Ny och sedan Rapportschema. Dialogrutan Nytt rapportschema öppnas.
Markera en enskild rapport eller en rapportgrupp som du vill schemalägga under Inställningar. De rapporter och rapportgrupper som visas gäller endast för det valda företaget eller byggblocket som du för närvarande är inloggad i.
Aktivera rapportschemat genom att markera kryssrutan Aktivt. Det är endast den som har skapat rapporten eller en administratör som kan aktivera eller inaktivera ett rapportschema.
Välj det datum när schemat ska börja i fältet Början av återkommande under Frekvens. Klientdatorns aktuella systemdatum är förvalt som standard.
Välj den tidpunkt när rapporten ska köras i fältet Kör rapport. Om du anger en tidpunkt som ligger tidigare än aktuell systemtid körs rapporten på följande schemalagda datum.
Ange hur ofta rapporten ska köras i Upprepningsmönster. Daglig väljs som standard, med ett intervallvärde (dagar) på 1. Andra alternativ inkluderar Veckovis, Månadsvis och Årligen.
Välj när rapporten ska upphöra att genereras i Intervall för återkommande.
- Slutdatum saknas – Rapportschemat körs tills vidare.
- Ange antal förekomster – Rapportsschemat körs angivet antal gånger och sedan inaktiveras det.
- Sluta den – Rapportschemat slutar på angivet datum.
Välj Spara. Skriv ett unikt namn och en beskrivning för rapportschemat i dialogrutan Spara som.
Du måste ha designer- eller administratörsrollen för att kunna kopiera ett rapportschema. Även om en administratör skulle ändra rapportschemat behåller rapporten autentiseringsuppgifterna för den användare som skapade rapporten.
Kopiera ett rapportschema
- Klicka på Rapportscheman i Report Designer och öppna en rapport som du vill kopiera.
- Gå till Arkiv och välj Spara som. Ange ett nytt namn och beskrivning för schemat i dialogrutan Spara som. Det nya schemat visas i navigeringsfönstret när du klickar på OK.
- Ändra fälten och informationen i det nya schemat efter behov och klicka på Spara i verktygsfältet eller klicka på Spara på Arkiv-menyn.
Du måste vara ägare till rapportschemat eller ha administratörsrollen för att kunna ta bort ett rapportschema.
Ta bort ett rapportschema
- Klicka på Rapportscheman i navigeringsfönstret i Report Designer.
- Markera det rapportschema som du vill ta bort och klicka sedan på Ta bort eller klicka på Delete.
- I dialogrutan Bekräfta borttagning väljer du Ja om du vill ta bort rapportschemat permanent. Skulle du sakna behörighet att ta bort schemat visas ett meddelande och rapporten behålls.
Användarinformation och rapporttidsplaner
Om du inte anger de autentiseringsuppgifter som krävs för alla företag som omfattas av rapporterna visas följande felmeddelande när du sparar rapportschemat: ”Du måste ange autentiseringsuppgifter för företagen som ingår i det här rapportschemat. Ange autentiseringsuppgifterna genom att klicka på knappen Behörigheter.”
En användare loggar till exempel in på företag A. Användaren skapar ett schema för en rapport där en rapportträdsdefinition används för att samla in data från flera företag. När rapporten sparas uppmanas användaren ange autentiseringsuppgifterna för de andra angivna företagen i rapportträdsdefinitionen. Om dina autentiseringsuppgifter upphör att gälla skapas inte de rapporter i rapportschemat som påverkas förrän autentiseringsuppgifterna har uppdaterats. Det visas ett meddelande i rapportkön om att behörigheterna måste uppdateras. Körningen av rapportschemat misslyckas om något av följande inträffar (på grund av krav på autentiseringsuppgifter):
- Ett nytt företag har lagts till i ett rapportträd för en enskild rapport.
- En rapport i en rapportgrupp har ändrats.
- En ny rapport för ytterligare ett företag har lagts till i en rapportgrupp.
Du fortsätter genom att klicka på Behörigheter i dialogrutan Schemalägg rapport, och sedan skriver du lämpliga autentiseringsuppgifter.
Funktionen analys av saknade konton
Om det eventuellt saknas ekonomiska konton och dimensioner kan du söka efter dem i alla raddefinitioner, rapportträdsdefinitioner en byggblocksgrupp. Den här funktionen är praktisk om du skapar eller uppdaterar flera konton eller byggblock under kort tid och behöver kunna kontrollera att all ny information finns i rapporterna.
Saknade konton fastställs med hjälp av raddefinitionens eller rapportträdsdefinitionens lägsta och högsta värden. Därefter visas en lista över konton som finns i ekonomidata, men saknas i raddefinitionen eller rapportträdsdefinitionen. Saknade konton med värden som överstiger eller understiger raddefinitionens värden inkluderas inte i listan med saknade konton.
Tips!
Av verifieringsskäl bör den här processen köras innan du skapar månadsrapporter och när du skapar nya byggblock.
Risken för saknade konton är lägre om du använder rapporter som innehåller värdeintervall. Använd om möjligt intervall i byggblocket så att nya konton som skapas kan inkluderas. Om någon rapportdefinition har inställningen @ANY företag kan du logga in i ett visst företag och köra en analys av saknade konton för företaget.
Notering
Om ett nytt företag har lagts till i måste du lägga till det i alla befintliga rapporters rapportträd för att det ska inkluderas i analysen av saknade konton.
Kör analys av saknade konton
Klicka på Verktyg i Report Designer och klicka sedan på Analys av saknade konton.
Välj ett företag som du vill filtrera resultatet efter i Företagsfilter eller välj Alla (inget filter) om du vill visa resultat från alla tillgängliga företag.
Välj den dimension som du vill filtrera resultatet efter i Dimensionsfilter eller välj Alla (inget filter) om du vill visa samtlig dimensionsinformation för alla tillgängliga dimensioner.
Välj ett alternativ för sortering av resultatet i Gruppera efter. Du kan sortera resultatet efter det byggblock som påverkas eller efter dimension och värdemängder.
Granska det resultat som visas. Om du markerar ett objekt i det övre fönstret visas ytterligare information om undantaget i det nedre fönstret. Den omfattar relaterade dimensioner, värden och rapporter.
Du öppnar det objekt som påverkas genom att klicka på dess ikon i listfönstret eller genom att högerklicka på objektet och sedan välja Öppna. Om du vill markera flera objekt håller du ned Ctrl-tangenten samtidigt markerar objekten i det nedre fönstret.
Om resultatet innehåller värden, byggblock eller rapporter som inte ska ingå i analysen högerklickar du på dessa och väljer Ta inte med. Du kan även markera kryssrutan Ta inte med intill objektet så att det tas bort ur listan. Undantagna objekt inkluderas inte när listan uppdateras. Om du vill markera flera objekt håller du ned Ctrl-tangenten samtidigt markerar objekten i det nedre fönstret. Om du vill visa alla objekt, inklusive resultat som du tidigare har valt att inte ta med i analysen markerar du kryssrutan Visa byggblock och värden som har exkluderats och klickar sedan på Uppdatera.
Klicka på Uppdatera för att uppdatera undantag som du har markerat. Klicka på Ja om du vill uppdatera hela resultatet eller klicka på Nej om du bara vill uppdatera markerade objekt.
Anteckning
Om sidan inte har öppnats de senaste 15 minuterna uppdateras det automatiskt när det öppnas.
När du har åtgärdat problemen stänger du dialogrutan genom att klicka på OK.
Tangentbordsgenvägar för analys av saknade konton
Du kan använda följande tangentbordsgenvägar när du kör en analys av saknade konton.
| Om du vill göra detta | Tryck på |
|---|---|
| Filtrera efter företag | Alt+C |
| Filtrera efter dimension | Alt+D |
| Gå till fältet Gruppera efter | Alt+G |
| Visa undantagna block och värden | Alt+S |
| Uppdatera resultatet | Alt+R |
| Undanta det markerade byggblocket | Alt+X |
| Undanta den markerade raddefinitionen | Ctrl+B |
| Undanta det markerade dimensionsvärdet | Ctrl+D |
| Öppna den markerade rapportdefinitionen | Ctrl+R |
| Öppna den markerade raddefinitionen | Ctrl+O |