Gruppera resurser i arbetslag

Genom arbetslag med resurser kan expeditörer söka efter och schemalägga flera resurser samtidigt. Resursarbetslag kan omfatta en grupp medarbetare, underleverantörer, utrustning, lokaler eller en kombination av dessa som ska utföra samma arbete under en viss tidsperiod. Genom att använda arbetslag blir schemaläggningen snabbare och enklare och teammedlemmarna kan arbeta tillsammans på ett mer enhetligt sätt.

Avsändare använder ofta arbetslag för att schemalägga en kravgrupp med flera krav till flera resurser. Men du kan schemalägga enskilda krav till arbetslag också.

Arbetslag lämpar sig för scenarier där:

• En grupp resurser kommer att arbeta tillsammans under en tid.
• ett arbetslag träffas på en plats på morgonen, åker gemensamt i ett fordon och arbetar tillsammans hela dagen mellan olika jobb.
• en ny medarbetare skuggar en erfaren medarbetare för att lära sig nya färdigheter.

Skapa ett medarbetare

En resurs är en bokningsbar resurs som används som behållare för de underordnade resurser som är medlemmar i arbetslaget.

1. Öppna området Resurser och under Resurs, välj Resurser och välj Ny.

2. Välj Medarbetare som Resurstyp.

3. Ange ett Namn och välj Tidszon för medarbetare.

4. Välj en Medarbetarstrategi. Det finns tre Strategialternativ för arbetslag.

   

5. Under fliken Schemaläggning ställer du in Startplats och Slutplats. Detaljerad information om platsalternativen finns i Ange bokningsbara resurser.

6. Välj Spara.

Strategialternativ för medarbetaren

Besättningsstrategin avgör hur besättningen hanterar sitt arbete när det passerat Schemalagd status (till exempel Reser, Pågående eller Slutfört). Det finns tre alternativ:

• Hantering av medarbetarledare: Medarbetarledare sköter arbetet för medarbetarna. Överväg det här alternativet när ett arbetslag består av flera användare. Du kan bara ha en resurs utsedd som ledare åt gången, och det måste finnas en ledare för att du ska kunna skapa en arbetsorderbokning.
• Självhantering av medarbetarmedlemmar: Resurserna kan hantera sina egna uppgifter även när bokningen har påbörjats. Välj det här alternativet för arbetslag som är grupper som regelbundet arbetar tillsammans, men kanske inte alltid samarbetar på samma plats eller tid. Självhantering innebär också en bättre tidsinsamling som passar för organisationer som fakturerar tid som har lagts ned på arbetet.
• Överlappande och Godkänn sammanhängande medarbetarändringar: Alla resurser i en besättning kan hantera allt arbete under all status. Detta är det perfekta alternativet när ett arbetslag består av en individ och resten av arbetslaget är utrustning.

Kommentar

Logiken som hör ihop med arbetslagsstrategierna påverkar endast arbetsorderrelaterade, bokningsbara resurser. Om en tilldelad resurs uppdaterar sin egen bokning till Slutförd uppdateras sluttidsvärdet till den aktuella tidstämpeln. Om en annan användare eller medlemsresursen uppdaterar bokningsstatusen till Slutförd för en tilldelad resursens räkning behålls värdet för föregående sluttid för bokningssluttiden.

Besättningsstrategierna påverkar också om och hur en besättningsbokning schemaläggs om när en associerad resursbokning ändras.

Lägg till underordnade resurser i arbetslaget

Relatera andra bokningsbara resurser till personalen som arbetslagsmedlemmar. Om det inte redan har gjorts skapar du de bokningsbara resurserna.

1. Öppna resursen Medarbetare.

2. Välj Relaterad>resursens underordnade.

3. Välj ny bokningsbar resursgrupp.

4. Välj den underordnade resursen och ange dataintervallet när resursen ska ingå i arbetslaget.

5. Välj Medarbetarmedlemstyp och ange om resursen är en medlem av arbetslaget eller dess ledare. För att bli ledare behöver den bokningsbara resursen typen användare.

6. Välj Spara och stäng.

Dricks

Start- och slutplats för resurser är viktiga saker när du ska boka krav för arbete på plats. Systemet tar medlemmarnas plats från deras individuella resursprofiler och inte från det överordnade arbetslaget. Det är viktigt att du ändrar platsen för medlemsresursen om en resurs flyttar mellan olika arbetslag. Om du till exempel vill att ett arbetslag ska träffas på en central plats på morgonen anger du start- och slutplatsen till organisationsenhetens adress för arbetslagshuvudresursen och resursens underordnade.

Medlemmar på schemaläggningstavlan

Arbetslaget och dess medlemmar visas på schemaläggningstavlan på samma sätt som andra resurser. Arbetslag som matchar schemaläggningstavlans filter visas i listan över resurser, även om resursens underordnade för arbetslaget inte matchar filtren.

Arbetslagsresurser används en annan ikon än enskilda resurser. Det tidsintervall som en resurs tillhör arbetslaget visas som ett grått område på tavlan. Det påminner expeditörer och resurshanterare om att resursen tillhör ett arbetslag.

Om du schemalägger ett jobb för en enskild medlem påverkas hela personalens tillgänglighet.

Schemaläggning av enskilda krav för arbetslag

Tilldela ett enskilt krav till arbetslagsresursen skapas en bokning för hela arbetslaget.

Du kan inte schemalägga kravgrupper manuellt till besättningar, bara enstaka krav.

När schemaläggningsassistenten visar varje arbetslag som individuella resurser. Om du är bokad har endast den enskilda resursen en bokning. Arbetslagsresursen kan också returneras i resultatet om arbetstiden och andra begränsningar matchar. Att boka en besättning bokar alla besättningsmedlemmar och besättningen under följande villkor:

1. Bokningsposten faller inom "FromDate" och "ToDate" som konfigurerats för den bokningsbara resursgruppen som tillhör medlemmen.
2. Arbetstimmarna gäller för medlemmen under bokningsdagarna och bokningarna faller inom dessa arbetstider.

Kommentar

När ett enskilt krav bokas för ett arbetslag, manuellt eller med schemaläggningsassistenten, skapas en kravgrupp automatiskt och alla bokningar relateras till kravgruppen. Det garanterar att synkroniseringen är synkroniserad om du ändrar dem. Den automatiska grupptypen för kravgruppen har angetts till Medarbetare.

Det är dock bara arbetslagshuvudresursen som länkas till de enskilda kravet i denna nya kravgrupp.

Schemalägg kravgrupper för arbetslag med schemaassistenten

Att schemalägga en uppsättning krav för en grupp resurser som fungerar tillsammans är det primära användningsfallet för arbetslag.

Schemaläggningsassistenten kan föreslå både en grupp med enskilda resurser och ett arbetslag som kan utföra en kravgrupp.

När schemaassistenten söker sammanställer den en grupp resurser för varje krav i kravgruppen. Själva arbetslagsresursen är bara en behållare.

Utöka arbetslaget för att se hur arbetslagets medlemmar matchas med ett krav inom kravgruppen.

När du väljer och bokar ett arbetslag relateras bokningen för varje arbetslagsmedlem till kravet de matchas till. Den relaterar även till kravgruppen. Arbetslagsresursen får också en bokning, vilket gör det enkelt att hantera arbetslaget som en enskild enhet.

Fler arbetslagsmedlemmar än krav

Ett arbetslag som innehåller fler resurser än vad som behövs för kravgruppen visas som ett resultat i schemaläggningsassistenten, men längre ned i resultatet eftersom det inte passar lika bra.

Du kan fortfarande boka en arbetslag med överskottsresurser. Alla bokningar kommer att länka till kravgruppen, men bokningar för icke-matchande resurser kommer inte att ha en länk till ett krav.

Färre arbetslagsmedlemmar än krav

När du söker efter tillgänglighet kan det hända att arbetslaget kan behöva ytterligare resurser för att uppfylla kraven.

Schemaläggningsassistenten kombinerar arbetslag och enskilda resurser för att uppfylla kravgruppen, och noterar också vilka resurser som tillhör arbetslaget.

Ändra snabbt en resurs besättningsmedlem för en dag

Du kan snabbt göra medlemsändringar för besättningsresurser genom att ändra besättningstilldelningen. Byt en resurs från en besättning till en annan, lägg till en otilldelad resurs till en besättning eller ta bort en resurs från en besättning. Ändringarna gäller för en enskild dag i besättningens tidszon. Alla framtida bokningar för den dagen återspeglar ändringarna i medlemmarnas scheman.

Kommentar

Om du vill göra ändringar i besättningar som är längre än en dag, redigera besättningskonfigurationen direkt.

Öppna resursallokeringsverktyget på sidan Resurser och öppna en vy med minst en resurs av besättningstyp. Välj Tilldelning av besättning i kommandofältet. Verktyget öppnar den aktuella dagen baserat på din lokala tid och du ändrar den med datumväljaren. Besättningar visar i verktyget enligt deras ordning i vyn. Du kan redigera upp till femton besättningar samtidigt.

Använd dra och släpp för att flytta resurser mellan olika besättningar eller tilldela tillgängliga resurser till en besättning. För att ta bort en resurs från en besättning, välj resursen och välj Ta bort i kommandofältet. Du kan markera flera resurser genom att hålla ned kontroll-/kommandoknappen när du väljer.

Spara dina ändringar för att uppdatera en besättning. När du har har sparats behandlar systemet ändringar i medlemskapet. Nya medlemmar får ett heldagsmedlemskap i besättningens tidszon. Borttagna medlemmar får sina befintliga besättningsmedlemskap uppdelade med en hel dags mellanrum. Om det finns små överlappningar utan bokningar kommer de motstridiga medlemskapen att lösas till förmån för målbesättningen. När till exempel en resurs flyttas från en besättning i en tidszon till en angränsande tidszon. Under bearbetningen tillåter inte systemet ytterligare ändringar.

Efter att medlemskapsändringarna har avslutats börjar bokningarna falla asynkront. Nya medlemmar får aktiva bokningar flyttade till efter dagen för de tilldelning i besättningen. Medlemmar som tas bort från en besättning får sina besättningsbokningar inställda. Detta kan ta några minuter att bearbeta, beroende på antalet bokningar och resurser.

Kommentar

Om ledaren i en ledarhanterad besättning flyttas till en annan besättning kommer han eller hon att förlora sin ledarstatus för den dagen, även om han eller hon återgår till den ursprungliga besättningen. Om du vill välja en ny ledare eller återställa statusen redigerar du besättningskonfigurationen direkt.

Komponenter i verktyget för besättningstilldelning

• Rutnät för besättningsmedlem: Varje besättning har information om antalet resurser som är tillgängliga och förväntade för den besättningen och besättningens tidszon. En extra resurs är en medlem av den besättningen som från 12:00 till 12:00 i besättningens tidszon. Resurser som är tilldelade besättningen listas i alfabetisk ordning om de har ett medlemsintervall som omfattar majoriteten av den givna dagen i besättningens tidszon.
• Bokningsruta: Ett avsnitt visar alla bokningar som besättningen har för dagen. Du kan öppna bokningsposterna för mer information, men du kan inte ändra dem i verktyget för besättningstilldelning.
• Panelen Tillgängliga resurser: Den listar resurser som är tillgängliga för arbete men som inte är medlemmar i en besättning för den valda dagen. I den här listan övervägs inte resurskapaciteten. Den visar endast resurser som arbetar denna dag. Du kan ändra vy och söka efter resurser efter namn.