Hantera lagring genom att ta bort dokument eller komprimera data

En central roll, till exempel programadministratören, måste regelbundet hantera historiska dokument genom att ta bort eller komprimera dem.

Dricks

Lär dig mer om andra sätt att minska mängden data som lagras i en databas genom att läsa Minska mängden data som lagras i Business Central-databaser i vår dokumentation för utvecklare och IT-proffs.

Ta bort dokument

I vissa fall kan det hända att du behöver ta bort fakturerade inköpsorder. Du kan emellertid inte ta bort dem om du inte helt har fakturerat och tagit emot artiklarna på inköpsordern. Business Central hjälper dig genom att söka efter det.

Företag tar vanligtvis bort returorder efter att de har fakturerats. När du bokför en faktura överför Business Central den till sidan Bokförd inköpskreditnota . Om du har markerat kryssrutan Returutleverans i kreditnota på sidan Inköpsinställningar överförs fakturan till sidan Bokförd returutleverans . Du kan ta bort dokumenten med hjälp av batch-jobbet Ta bort faktrd inköpsret.order. Innan du tar bort dokument, kontrollerar batch-jobbet om inköpsreturorder är helt levererade eller fakturerade.

Avropsorder tas inte bort automatiskt när du har behandlat och fakturerat alla relaterade inköpsorder. Istället kan du ta bort dem med batch-jobbet Ta bort fakturerade avropsorder.

Företag tar vanligtvis bort fakturerade serviceorder automatiskt efter att de är fullt fakturerade. När en faktura bokförs skapas en motsvarande transaktion som sedan kan visas på sidan Bokförda servicefakturor.

Serviceorder tas dock inte bort automatiskt om det totala antalet på ordern bokfördes från sidan Servicefaktura i stället för från själva serviceordern. Sådana fakturerade order kan behöva tas bort manuellt genom att köra batch-jobbet Ta bort fakturerade serviceorder .

Komprimera data med datumkomprimering

Du kan komprimera data i Business Central för att spara i databasen vilket i Business Central Online till och med kan spara pengar. Komprimeringen, baseras på datum och funktioner, kombinerar flera gamla transaktioner till en ny.

Du kan komprimera poster som uppfyller alla följande villkor:

• De gäller stängda räkenskapsår.
• Fältet Öppen ställs in på Nej.
• De är minst fem år gamla. Om du vill komprimera data som är mindre än fem år ska du kontakta din Microsoft-partner.

Leverantörsreskontratransaktioner från föregående räkenskapsår kan exempelvis komprimeras så att endast en kredittransaktion och en debettransaktion skapas per konto och månad. Den nya transaktionens belopp är summan av alla komprimerade transaktioner. Det datum som tilldelas är det första datumet i perioden som komprimerats, t.ex. den första dagen i månaden (om transaktionerna är komprimerade per månad). När komprimeringen är utförd kan du fortfarande se nettoförändringen för respektive konto under föregående räkenskapsår.

Antalet transaktioner som skapas från en datumkomprimering beror på hur många filter du definierar, vilka fält som kombineras och hur lång period du väljer. Det finns alltid minst en transaktion. När batch-jobbet har slutförts visas resultatet på sidan Datumkomprimeringsjournaler.

Du kan komprimera följande typer av data med hjälp av batch-jobb.

• Banktransaktioner – redovisningstransaktioner, momstransaktioner, bankkontotransaktioner, redovisningsbudgettransaktioner, kundreskontratransaktioner och leverantörsreskontratransaktioner.
• Dist.lagertransaktioner
• Resurstransaktioner
• Artikelbudgettransaktioner
• Anläggningstillgång – Anl. transaktioner, Anl. underhållstransaktioner och Anl. försäkringstransaktioner.

När du definierar kriterier för komprimeringen kan du behålla innehållet för vissa fält med hjälp av alternativen under Behåll fältinnehåll. Vilka fält som är tillgängliga beror på vilka data du komprimerar.

Anmärkning

Innan du kan köra datumkomprimeringen måste analysvyer vara aktuella. Läs mer i avsnittet Uppdatera en analysvy.

Efter komprimeringen behålls alltid innehållet i följande fält: Bokföringsdatum, Leverantörsnr, Dokumenttyp, Valutakod, Bokföringsmall, Belopp, Återstående belopp, Originalbelopp (BVA), Återstående belopp (BVA), Belopp (BVA), Inköp (BVA), Fakturarabatt (BVA), Givet kassarabattbelopp (BVA) och Möjlig kassarabatt.

Bokför komprimerade poster

Komprimerade transaktioner bokförs något annorlunda än standardbokföring. Denna skillnad är för ett minska antalet nya redovisningstransaktioner som skapas av datumkomprimering och är särskilt viktigt när du behåller information som dimensioner och dokumentnummer. Datumkomprimering skapar nya poster enligt följande:

• På sidan Redovisningstransaktioner skapas nya transaktioner för de komprimerade transaktionerna. Fältet Beskrivning innehåller Komprimeringsdatum så att de komprimerade transaktionerna är lätta att identifiera.
• På redovisningssidor, till exempel Kundreskontratransaktioner, skapas en eller flera nya transaktioner.

Bokföringsprocessen skapar luckor i nummerserien för transaktioner på sidan Redovisningstransaktioner. Dessa nummer tilldelas endast transaktionerna på redovisningssidorna. Det nummerintervall som har tilldelats transaktionerna finns på sidan Bokförd redovisningsjournal i fälten Från transaktion nr. och Till transaktrionsnr..

Anmärkning

När du har kört datumkomprimeringen kan du inte återföra leverantörs- eller banktransaktioner för transaktioner som påverkas av komprimeringen.

Antalet transaktioner som skapas från en datumkomprimering beror på hur många filter du definierar, vilka fält som kombineras och hur lång period du väljer. Det finns alltid minst en transaktion.

Varning

Datumkomprimeringen raderar poster. Därför ska du alltid ta en säkerhetskopia av databasen innan du kör batch-jobbet.

För att köra en datakomprimering

1. Välj ikonen , ange Dataadministration och välj sedan relaterad länk.

2. Gör något av följande, beroende på dina behov:

   • Om du vill använda en assisterad guide för att ställa in datumkomprimering för en eller flera typer av data väljer du Guide för dataadministration.
   • Om du vill ställa in komprimering för en enskild typ av data väljer du Datakomprimering , Komprimeringstransaktioner och väljer sedan de data som ska komprimeras.

   Anmärkning

   Du kan bara komprimera data som är äldre än fem år. Om du vill komprimera data som är mindre än fem år ska du kontakta din Microsoft-partner. De måste använda OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep händelsen i kodmodulen "Datumkomprimering" för att ställa in tröskelvärdet.

Se även

Administration

Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit