Arkivera dokument

Du kan arkivera försäljnings-, inköps- och serviceorder, offerter, returorder och ramorder. Om du använder projekthanteringsfunktioner kan du också arkivera dina projekt. Du kan arkivera dokument och projekt flera gånger. En ny arkiverad version sparas varje gång.

För försäljningsdokument där originalet finns och inte har bokförts, kan du använda åtgärd återställa för att skriva över det med en arkiverad version.

Anmärkning

Du kan bara återställa försäljningsdokument och projekt. Åtgärden är inte tillgänglig för arkiverade inköpsdokument.

För arkiverade dokument där originalet tagits bort kan du återanvända innehållet genom att kopiera informationen, till exempel med åtgärd Kopiera från dokument.

Om du vill studera arkiverade dokument väljer du ikonen , anger Arkiv och väljer sedan tillhörande länk. Om arkivet som du är intresserad av inte visas direkt i avsnittet Gå till rapporter och analyser kan du behöva välja Visa mer.

Så här ställer du in automatisk dokumentarkivering

Du kan automatisera arkivering för att skapa en ny version av det arkiverade dokumentet när någon gör något av följande:

• Ändrar status eller tar bort ett dokument eller projekt.
• Skriver ut, hämtar eller skickar ett dokument via e-post.
• Konverterar en offert till en order eller faktura.
• Bokför en order.

Följande steg beskriver hur du ställer in automatisk arkivering av försäljningsdokument från sidan Försäljningsinställningar. Stegen är liknande för inköpsdokument och projekt.

• För inköpsdokument använder du sidan Inköpsinställningar.
• För projekt använder du sidan Projektinställningar.
• För tjänster använder du sidan Konfigurera servicehantering.

1. Välj ikonen , anger Försäljningsinställningar och väljer sedan tillhörande länk.
2. På snabbfliken arkivering anger du om du vill aktivera automatisk arkivering för de olika typerna av försäljningsdokument. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

Följande tabell beskriver alternativen för fält Arkivera offerter.

Alternativ	Description
Aldrig	Aldrig arkivera försäljningsofferter när de tas bort.
Fråga	Välj för att uppmana användaren att välja huruvida försäljningsofferter ska arkiveras när de tas bort.
Alltid	Arkivera en försäljningsoffert automatiskt när du tar bort den.

För att manuellt arkivera en försäljningsorder

Följande förfarande beskriver hur du manuellt arkiverar en försäljningsorder. Stegen är liknande för alla dokument och projekt som du kan arkivera.

1. Välj ikonen , ange Försäljningsorder och välj sedan tillhörande länk.
2. Öppna en försäljningsorder som du vill arkivera.
3. Välj åtgärden Arkivera dokument.

Försäljningsordern arkiveras. Du kan visa den på sidan Arkiverade försäljningsorder.

Så här återställer du ett icke-bokfört försäljningsdokument eller ett projekt från arkivet

Du kan endast återställa dokument om originaldokumentet inte har bokförts.

Nedan beskrivs hur du ändrar innehållet återställa en arkiverad försäljningsorder till den ursprungliga försäljningsordern. Stegen är liknande för alla inköpsorder, avropsorder, returorder och offerter.

1. Välj ikonen , ange Försäljningsorderarkiv och välj sedan tillhörande länk.
2. Markera den arkiverade försäljningsordern eller versionen av den som du vill återskapa och välj sedan åtgärden Återskapa.

Innehållet i den ursprungliga försäljningsordern eller projekt ersätts med värdet för den valda arkiverade versionen.

För att ta bort arkiverade versioner

Använd en kvarhållningsprincip för att rensa arkiverade versioner som inte längre behövs. Med hjälp av kvarhållningsprinciper kan administratörer definiera hur länge de vill lagra data. De kan t.ex. skapa en princip som tar bort data efter förfallodatum. Mer information finns i Definiera kvarhållningsprincip.

Det finns några saker du bör notera om att skapa kvarhållningsprinciper för arkiverade dokument och projekt:

• Om det ursprungliga dokumentet inte tas bort kan Business Central inte ta bort de arkiverade versionerna. Arkiverade versioner upphör inte att gälla så länge som den ursprungliga finns.
• När du anger kvarhållningsprincip kan du ange att du vill att principen ska ta bort alla arkiverade versioner utom det senaste. Du kan till exempel ha 10 versioner och ha kvar en kopia av det senaste.
• Business Central beräknar utgångsdatumet för dokument som baseras på datumet för den senaste arkiverade versionen.

Relaterad information

Spåra dokumentrader
Försäljning
Allmänna affärsfunktioner
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här