Förbättra avsändarens rykte i Azure Communication Services-e-post
I den här artikeln beskrivs metodtips för e-postleverans i B2C-kommunikation (business-to-consumer) och hur du använder e-postloggar i Azure Communication Services för att hjälpa dig med ditt e-postrykte. Den här omfattande guiden ger insikter om hur du optimerar hantering av e-postklagomål, främjar hälsosammare e-postmetoder och maximerar framgången för din e-postleverans.
Hantera avsändarens rykte och e-postklagomål för att förbättra e-postleveransen
Azure Communication Services erbjuder e-postfunktioner som kan berika din kundkommunikation. Det finns dock ingen garanti för att e-postmeddelandena du skickar via plattformen hamnar i kundens inkorg. För att proaktivt identifiera och undvika leveransproblem bör du utföra rykteskontroller som:
- Säkerställa en konsekvent och felfri procentandel av e-postmeddelanden som har levererats över tid.
- Analysera specifik information om fel och studsar i e-postleveransen.
- Övervaka rapporter om skräppost och missbruk.
- Upprätthålla en felfri kontaktlista.
- Förstå användarengagemang och placeringar i inkorgen.
- Förstå kundklagomål och tillhandahålla en enkel process för att välja bort eller avbryta prenumerationen.
Om du vill aktivera e-postloggar och övervaka din e-postleverans följer du stegen i e-postloggarna för Azure Communication Services.
E-post studsar: Leveransstatusar och typer
E-post studsar indikerar problem med en lyckad leverans av ett e-postmeddelande. Under e-postleveransprocessen ger SMTP-svaren följande resultat:
Lyckades (2xx): E-posttjänstleverantören accepterade e-postmeddelandet. Det här resultatet garanterar dock inte att e-postmeddelandet hamnar i kundens inkorg. Statusen Levereras anger leverans av e-postmeddelandet.
Tillfälligt fel (4xx): E-posttjänstleverantören kan inte acceptera e-postmeddelandet för tillfället. Men mottagarens adress är fortfarande giltig, vilket möjliggör framtida leveransförsök. Det här resultatet kallas ofta för en mjuk studs. Orsaken kan vara olika faktorer som hastighetsbegränsning eller infrastrukturproblem.
Permanent fel (5xx): E-posttjänstleverantören avvisade e-postmeddelandet. Det här resultatet kallas ofta för en hård studs. Den här typen av studs inträffar när e-postadressen inte finns. En e-postleveransstatus för Bounced anger det här resultatet.
Enligt RFC-definitionerna:
- En hård studs (permanent fel) refererar specifikt till fall där e-postadressen inte finns.
- En mjuk studs omfattar olika typer av fel.
- En skräppoststudering sker vanligtvis på grund av specifika principbeslut.
Dessa metoder är inte alltid enhetliga och standardiserade för e-posttjänstleverantörer.
Hårda studsar
Följande SMTP-koder kan beskriva hårda studsar:
| Felkod | beskrivning | Förklaring |
|---|---|---|
| 521 | Servern accepterar inte e-post | SMTP-servern stötte på ett problem som hindrar den från att acceptera den inkommande e-posten. |
| 525 | Användarkontot har inaktiverats | Användarens e-postkonto har inaktiverats och kan inte ta emot e-postmeddelanden. |
| 550 | Postlådan är inte tillgänglig | Mottagarens postlåda är inte tillgänglig för att ta emot e-postmeddelanden. Postlådan kan vara full eller ha ett tillfälligt problem. |
| 553 | Postlådenamn tillåts inte | Mottagarens e-postadress eller postlådenamn är inte giltigt eller så tillåter inte e-postsystemets principer det. |
| 5.1.1 | Felaktig målpostlådaadress | Målpostlådans adress är ogiltig eller finns inte. Kontrollera adressen för stavfel eller formateringsfel. |
| 5.1.2 | Felaktig målsystemadress | Målsystemadressen är ogiltig eller finns inte. Kontrollera mottagarens e-postdomän eller system för stavfel eller fel. Kontrollera att domänen eller systemet är korrekt konfigurerat. |
| 5.1.3 | Felaktig adresssyntax för målpostlåda | Syntaxen för målpostlådans adress är felaktig. Kontrollera mottagarens e-postadress för formateringsfel eller ogiltiga tecken. Kontrollera att adressen följer rätt syntax. |
| 5.1.4 | Tvetydig målpostlådaadress | Mottagarens e-postadress är inte unik och matchar flera mottagare. Kontrollera att e-postadressen är korrekt och ange en unik adress. |
| 5.1.6 | Målpostlådan har flyttats | Mottagarens postlåda flyttades till en annan plats eller server. Kontrollera mottagarens nya postlådeadress för meddelandeleverans. |
| 5.1.9 | Icke-kompatibelt målsystem | Mottagarens e-postsystem är inte konfigurerat enligt standardprotokoll. Kontakta systemadministratören för att lösa problemet. |
| 5.1.10 | Måladress null MX | Mottagarens e-postdomän har ingen giltig MX-post (Mail Exchange). Kontakta domänadministratören för att åtgärda DNS-konfigurationen (Domain Name System). |
| 5.2.1 | Målpostlådan har inaktiverats | Mottagarens postlåda är inaktiverad, vilket förhindrar meddelandeleverans. Kontakta mottagaren för att aktivera postlådan. |
| 5.2.1 | Problem med utskickslistans expansion | Målpostlådan är en e-postlista och expansionen misslyckades. Kontakta administratören för e-postlistan för att lösa problemet. |
| 5.3.2 | Målsystemet accepterar inte meddelanden | Mottagarens e-postserver accepterar för närvarande inte meddelanden. Försök att skicka e-postmeddelandet igen vid ett senare tillfälle. |
| 5.4.1 | Mottagarens adress avvisades | Mottagarens e-postserver avvisade meddelandet. Kontrollera mottagarens e-postadress för korrekt formatering. |
| 5.4.4 | Det går inte att dirigera | Meddelandet kan inte dirigeras till mottagarens server. Kontrollera mottagarens e-postdomän och serverinställningar. |
| 5.4.6 | Routningsslinga har identifierats | E-postservern påträffade en routningsloop när meddelandet skulle levereras. Kontakta systemadministratören för att lösa loopen. |
| 5.7.13 | Användarkontot har inaktiverats | Mottagarens e-postkonto har inaktiverats och e-postservern accepterar inte meddelanden för det kontot. E-posttjänstleverantören kan ha inaktiverat eller inaktiverat mottagarens e-postadress, vilket gör adressen otillgänglig för att ta emot e-postmeddelanden. Eller så valde användaren eller organisationen att inaktivera e-postkontot. |
| 5.4.310 | DNS-domänen finns inte | Mottagarens e-postdomän finns inte eller har en felaktig DNS-konfiguration. Verifiera domänens DNS-inställningar. |
Att skicka e-postmeddelanden upprepade gånger till adresser som inte finns kan avsevärt påverka avsändarens rykte. Det är viktigt att vidta åtgärder genom att snabbt ta bort dessa adresser från din kontaktlista och noggrant hantera en felfri kontaktlista.
Felkoder för mjuka studsar
Övervaka mjuka studsar (tillfälliga fel) när du skickar e-post. En stor mängd mjuka studsar kan tyda på ett potentiellt ryktesproblem. E-posttjänstleverantörer kan sakta ned din e-postleverans.
Följande SMTP-koder kan beskriva mjuka studsar:
| Felkod | beskrivning | Förklaring |
|---|---|---|
| 551 | Användaren är inte lokal, prova alternativ sökväg | Mottagarens e-postdomän är inte lokal för e-postsystemet. Systemet bör prova en alternativ sökväg för att leverera e-postmeddelandet. |
| 552 | Överskriden lagringsallokering | Mottagarens e-postkonto nådde lagringsgränsen. Be mottagaren att frigöra utrymme för att få nya e-postmeddelanden. |
| 554 | Transaktionen misslyckades | E-posttransaktionen misslyckades av en ospecificerad orsak. Undersök för att fastställa orsaken till felet. |
| 5.2.2 | Målpostlådan är full | Mottagarens postlåda nådde sin lagringsgräns. Mottagaren bör rensa utrymme för att ta emot nya e-postmeddelanden. |
| 5.2.3 | Meddelandelängden överskrider den administrativa gränsen | Meddelandets längd överskrider gränsen i mottagarens e-postsystem. Minska längden på meddelandet till under gränsen. |
| 5.2.121 | Mottagargränsen per timme har överskridits | Mottagarens e-postsystem överskrider gränsen för antalet e-postmeddelanden som den kan ta emot per timme. Försök att skicka e-postmeddelandet senare. |
| 5.2.122 | Mottagargränsen per timme har överskridits | Mottagarens e-postsystem nådde gränsen för att ta emot varje timme. Försök att skicka e-postmeddelandet senare. |
| 5.3.1 | Målets e-postsystem är fullt | Mottagarens e-postsystem är fullt och kan inte acceptera nya e-postmeddelanden. |
| 5.3.3 | Funktionen stöds inte i målsystemet | Mottagarens e-postsystem stöder inte en specifik funktion som krävs för att leveransen ska lyckas. |
| 5.3.4 | Meddelandet är för stort för målsystemet | Meddelandestorleken överskrider gränsen i mottagarens e-postsystem. Kontrollera e-poststorleken och överväg komprimering eller delning. |
| 5.5.3 | För många mottagare | E-postmeddelandet har för många mottagare och en mottagares e-postsystem kan inte bearbeta det. Mottagarens e-postsystem kan ha en gräns för antalet mottagare per e-post. Försök att minska antalet mottagare. |
| 5.6.1 | Media stöds inte | Mottagarens e-postsystem stöder inte medieformatet för e-postmeddelandet. Konvertera medieformatet till ett kompatibelt format. |
| 5.6.2 | Konvertering krävs och är förbjuden | E-postmeddelandets format eller innehåll kräver konvertering, men mottagarens e-postsystem kan inte utföra konverteringen. |
| 5.6.3 | Konvertering krävs men stöds inte | E-postmeddelandets format eller innehåll kräver konvertering, men mottagarens e-postsystem stöder inte konverteringen. |
| 5.6.5 | Konverteringen misslyckades | Mottagarens e-postsystem kunde inte konvertera e-postformatet eller innehållet. Kontrollera e-postinnehållet och försök skicka igen. |
| 5.6.6 | Meddelandeinnehållet är inte tillgängligt | Mottagarens e-postsystem kan inte komma åt innehållet i e-postmeddelandet. Kontrollera om e-postmeddelandets innehåll och bifogade filer är skadade eller kompatibla. |
| 5.6.11 | Ogiltiga tecken | E-postmeddelandet innehåller ogiltiga tecken som mottagarens e-postsystem inte kan bearbeta. Ta bort ogiltiga tecken från innehålls- eller ämnesraden och skicka e-postmeddelandet igen. |
| 5.7.1 | Leveransen är inte auktoriserad, meddelandet nekades | Mottagarens e-postsystem vägrade att acceptera meddelandet eftersom det inte har behörighet att ta emot meddelandet. Kontakta systemadministratören för att lösa problemet. |
| 5.7.2 | Utskickslistans expansion förbjuden | Mottagarens e-postsystem tillåter inte utökning av e-postlistor. Kontakta systemadministratören om du vill ha hjälp. |
| 5.7.12 | Avsändaren autentiseras inte av organisationen | Mottagarens organisation kräver avsändarautentisering. Verifiera autentiseringsinställningarna. |
| 5.7.15 | Prioritetsnivån är för låg | E-postmeddelandets prioritetsnivå är för låg för att mottagarens e-postsystem ska kunna acceptera det. Mottagarens e-postsystem kan ha begränsningar för att acceptera e-postmeddelanden med låg prioritet. Överväg att öka e-postmeddelandets prioritetsnivå. |
| 5.7.16 | Meddelande för stort för angiven prioritet | Meddelandestorleken överskrider den gräns som mottagarens e-postsystem anger för prioritetsnivån. Kontrollera e-poststorleken och prioritetsinställningarna. |
| 5.7.17 | Postlådeägaren har ändrats | Mottagarens postlådeägare har ändrats, vilket orsakar problem med meddelandeleveransen. Kontrollera ägarskapet för postlådan och kontakta postlådeägaren. |
| 5.7.18 | Domänägaren har ändrats | Mottagarens e-postdomänägare har ändrats, vilket orsakar problem med meddelandeleveransen. Kontrollera domänägarskapet och kontakta domänägaren. |
| 5.7.19 | Rrvs-testet kan inte slutföras | RRVS-testet (Recipient Rate Validity System) kan inte slutföras i mottagarens e-postsystem. Kontakta systemadministratören om du vill ha hjälp. |
| 5.7.20 | Ingen Dkim-signatur hittades | Mottagarens e-postsystem hittade inga DKIM-signaturer (Domain Keys Identified Mail) för e-postmeddelandet. Kontrollera DKIM-konfigurationen och signaturen på din sida. |
| 5.7.21 | Ingen acceptabel Dkim-signatur hittades | Mottagarens e-postsystem hittade inga acceptabla DKIM-signaturer för e-postmeddelandet. Kontrollera DKIM-konfigurationen och signaturen på din sida. |
| 5.7.22 | Ingen giltig författare matchade Dkim-signaturen hittades | Mottagarens e-postsystem hittade inga giltiga DKIM-signaturer som matchar författaren för e-postmeddelandet. Kontrollera DKIM-konfigurationen och signaturen på din sida. |
| 5.7.23 | SPF-verifieringen misslyckades | E-postmeddelandet misslyckades SPF-valideringen (Sender Policy Framework) i mottagarens e-postsystem. Kontrollera SPF-posterna och konfigurationen av e-postservern. |
| 5.7.24 | SPF-valideringsfel | Mottagarens e-postsystem hittade ett SPF-valideringsfel. Kontrollera SPF-posterna och konfigurationen av e-postservern. |
| 5.7.25 | Omvänd DNS-validering misslyckades | E-postmeddelandet misslyckades med omvänd DNS-validering i mottagarens e-postsystem. Kontrollera dina omvända DNS-inställningar. |
| 5.7.26 | Flera autentiseringskontroller misslyckades | E-postmeddelandet misslyckades med flera autentiseringskontroller i mottagarens e-postsystem. Granska dina autentiseringsinställningar och -metoder. |
| 5.7.27 | Avsändaradress har null MX | Din e-postdomän har ingen giltig MX-post. Kontakta domänadministratören för att åtgärda DNS-konfigurationen. |
| 5.7.28 | E-postöversvämmning har identifierats | Mottagarens e-postsystem upptäckte en e-postöversväxning. Kontrollera e-posttrafiken och identifiera orsaken till översvämningen. |
| 5.7.29 | Arc-valideringsfel | E-postmeddelandet misslyckades med valideringen av autentiserad mottagen kedja (ARC) i mottagarens e-postsystem. Kontrollera ARC-signaturen på din sida. |
| 5.7.30 | Kräv TLS-stöd krävs | Mottagarens e-postsystem kräver TLS-stöd (Transport Layer Security) för säker e-postöverföring. Kontrollera att systemet stöder TLS. |
| 5.7.51 | Inkommande tilldelning för klientorganisation | Mottagarens e-postsystem tillskriver inkommande e-post till en specifik klientorganisation. Kontrollera e-postmeddelandets avsändarinformation och klienttillskrivning. |
Lista över hanterad undertryckning
Azure Communication Services erbjuder en funktion som kallas en lista över hanterad undertryckning, som kan spela en viktig roll för att skydda och bevara avsändarens rykte.
Cacheminnet för undertryckningslistan håller reda på e-postadresser som har drabbats av en hård studs för alla e-postmeddelanden som skickas via Azure Communication Services. När en e-postleverans misslyckas med någon av de angivna felkoderna läggs e-postadressen till i den internt hanterade undertryckningslistan, som sträcker sig över Azure-plattformen och underhålls globalt.
Här är livscykeln för e-postadresser som ignoreras:
Inledande undertryckning: När Azure Communication Services stöter på en hård studs med en e-postadress för första gången lägger den till adressen i listan över hanterade undertryckningar i 24 timmar.
Progressiv undertryckning: Om samma ogiltiga mottagares e-postadress visas igen i efterföljande e-postmeddelanden som skickas till plattformen inom den inledande 24-timmarsperioden, undertrycks den automatiskt från leverans och cachelagringstiden utökas till 48 timmar. För efterföljande förekomster ökar cachetiden gradvis till 96 timmar, sedan 7 dagar och når slutligen en maximal varaktighet på 14 dagar.
Automatisk borttagningsprocess: E-postadresser tas automatiskt bort från listan över hanterade undertryckningar när inga begäranden om e-postsändning görs till samma mottagare inom den angivna lånetiden. När låneperioden har löpt ut tas e-postadressen bort från listan. Om nya e-postmeddelanden skickas till samma ogiltiga mottagare startar Azure Communication Services en ny cykel genom att göra ett nytt leveransförsök.
Drop in delivery (Leveransfall): Om en e-postadress är under en lånetid tas eventuella ytterligare e-postmeddelanden som skickas till mottagaradressen bort tills adresslånet antingen upphör att gälla eller tas bort från listan över hanterade undertryckningar. Leveransstatusen för den här e-postbegäran ignoreras i e-postloggarna.
E-postadresser kan finnas kvar i listan över hanterade undertryckning i högst 14 dagar. Den här proaktiva åtgärden hjälper till att skydda avsändarens rykte och skyddar dig från de negativa effekterna av att upprepade gånger skicka e-postmeddelanden till ogiltiga adresser. Ändå bör du vidta åtgärder på studsade statusar och regelbundet rensa din kontaktlista för att upprätthålla optimala prestanda för e-postleverans.
Ryktesrelaterade och asynkrona e-postleveransfel
Vissa e-posttjänstleverantörer genererar e-post studsar från ryktesproblem. Dessa studsar klassificeras ofta som skräppost och missbruksrelaterade på grund av specifika problem med rykte eller innehåll. Studsmeddelandena kan innehålla URL:er till webbsidor som ger ytterligare förklaringar till studsarna, för att hjälpa dig att förstå orsaken till leveransfelet och aktivera lämpliga åtgärder.
Förutom studsar på SMTP-nivå kan studsar inträffa när den mottagande servern accepterar ett meddelande. Från början kan svaret från e-posttjänstleverantören föreslå en lyckad e-postleverans. Men senare skickar providern ett studssvar.
Dessa asynkrona studsar dirigeras vanligtvis till den retursökvägsadress som nämns i e-postnyttolasten. Var medveten om dessa asynkrona studsar och hantera dem i enlighet med detta för att upprätthålla optimala prestanda för e-postleverans.
Hantering av avregistrering eller avprenumerering
Att förstå kundernas intresse för din e-postkommunikation och övervakning av avanmälan eller avregistreringsförfrågningar är viktiga aspekter av att upprätthålla ett positivt avsändarrykte. Oavsett om du har en manuell eller automatiserad process för hantering av begäranden om avregistrering är det viktigt att du anger en länk för att avbryta prenumerationen i den e-postnyttolast som du skickar. När mottagarna bestämmer sig för att inte ta emot ytterligare e-postmeddelanden kan de välja länken Avbryt prenumeration och ta bort sin e-postadress från din e-postlista.
Funktionerna i länkarna och instruktionerna i e-postmeddelandet är viktiga. De måste fungera korrekt och meddela programmets utskickslista om du vill ta bort kontakten från lämplig lista.
En mekanism för att avbryta prenumerationen bör vara explicit och transparent ur prenumerantens perspektiv. Den bör se till att användarna vet exakt vilka meddelanden de avregistrerar sig från.
När användare prenumererar på flera listor i din organisation är det idealiskt att erbjuda användarna ett inställningscenter som ger dem möjlighet att avbryta prenumerationen från fler än en lista. Den här processen förhindrar oavsiktliga avregistreringar och gör det möjligt för användare att hantera sina inställningar för att anmäla sig och välja bort på ett effektivt sätt genom att avbryta prenumerationshanteringsprocessen.
Nästa steg
- Metodtips för att implementera DMARC
- Felsöka din DMARC-implementering
- E-postdomäner och avsändarautentisering för Azure Communication Services
- Skapa och hantera en e-postkommunikationsresurs i Azure Communication Services
- Anslut en verifierad e-postdomän i Azure Communication Services
Följande ämnen kan vara intressanta för dig:
- Bekanta dig med e-postklientbiblioteket.
- Lär dig hur du skickar e-postmeddelanden med anpassade verifierade domäner.
- Lär dig hur du skickar e-postmeddelanden med Azure-hanterade domäner.