Política e Retenção no SharePoint Server 2010
Artigo original publicado em 13 de outubro de 2011, quinta-feira
No Microsoft Office SharePoint Server 2007, liberamos a Política de Gerenciamento de Informações. Isso permitiu auditoria e expiração com base no tipo de conteúdo. Com o SharePoint Server 2010, a flexibilidade de retenção aumentou muito. Agora há diversas ações de retenção que podem ser executadas de forma personalizada, e é fácil acionar fluxos de trabalho personalizados. O maior recurso novo é a capacidade de executar retenção com base no local (definir retenção por pasta) que abre novas opções para planos de arquivos hierárquicos. Você também pode executar retenção de vários estágios.
Configurando a Política
A página de configurações da Política de Gerenciamento de Informações pode ser acessada indo para a galeria dos tipos de conteúdo do site e clicando no link Configurações da política de gerenciamento de informações. Na página de configurações, você pode preencher uma descrição administrativa, que é exibida aos administradores ao configurar políticas. Uma declaração de política também pode ser exibida aos usuários finais, por exemplo, ao abrir um documento do Word, eles receberão uma barra de informações. Há quatro categorias de política: retenção, auditoria, códigos de barras e etiquetas.. A retenção permite especificar ações que ocorrem após uma determinada data. A auditoria lhe dá opções para seleção de operações para itens que serão rastreados. Códigos de barras e etiquetas podem ser usados para rastrear documentos.
Ações de Retenção
As ações de retenção incluem:
· Mover para lixeira
· Excluir permanentemente
· Transferir para outro local - Você pode selecionar desde locais Enviar Para configurados que enviarão um documento para um organizador de conteúdo
· Iniciar um fluxo de trabalho - selecione entre os fluxos de trabalho disponíveis associados ao tipo de conteúdo (ou liste no caso de política baseada em local)
· Ir para próximo estágio
· Declarar registro - isso marcará o item como um registro usando o novo recurso de registros existentes. No nível de coleta do site, você pode especificar se um registro deve ser tratado como um item normal, exclusão em bloco ou edição e exclusão em bloco. Para usar esta ação, o recurso de coleta do site Registros Existentes deve estar ativado.
· Excluir rascunhos anteriores
· Excluir todas as versões
Na seção de eventos, você observará que pode selecionar colunas, e há uma opção desativada para definir uma fórmula de retenção personalizada. Essa opção está disponível se uma fórmula de retenção personalizada foi instalada no servidor. Você pode consultar o artigo Criando uma Fórmula de Expiração Personalizada com base em Metadados no SharePoint Server para obter mais informações sobre a criação de uma fórmula de retenção personalizada.
Retenção com base no Tipo de Conteúdo e com base no Local
Com o SharePoint Server 2010, você pode configurar a retenção com base no tipo de conteúdo ou com base no local. A retenção com base no tipo de conteúdo permite que você especifique que todos os itens de um tipo de conteúdo específico seguirão uma programação de retenção. Para especificar um estágio de retenção, vá para a página de configurações da política de gerenciamento de informações, que pode ser acessada a partir da página de configurações principal para um tipo de conteúdo. Ali, você pode clicar no botão de ativação para retenção e adicionar novos estágios. É importante observar que páginas, blogs e wikis são tipos de conteúdo que possem política e também documentos.
A retenção também pode ser especificada por biblioteca e pasta. Para fazer isso, navegue para a lista à qual você deseja configurar a retenção, vá para a página de configurações da lista e depois clique no link de configurações da política de gerenciamento de informações. Por padrão, os itens seguirão a retenção com base no tipo de conteúdo. Para alterar a fonte da programação de retenção, clique no link alterar fonte. Agora todos os itens desta lista seguirão a programação de retenção especificada para esta lista, e não o que for especificado para o tipo de conteúdo. À esquerda da tela, há um controle de árvore que pode ser usado para navegar pelas pastas na lista. Você pode usar esse controle para selecionar diferentes pastas e especificar uma programação de retenção para essa pasta específica e todas as pastas abaixo dela. 
As pastas herdam a política de local de seu pai. No nível de lista, eu posso definir uma programação de retenção para todos os itens expirarem 5 anos após a data de criação. Então, todos os itens da lista recebidos expirarão após 5 anos. No caso da pasta Confidencial, eu preciso manter os itens por 7 anos, portanto agora os novos itens da pasta confidencial (incluindo novas pastas) expirarão em 7 anos.
Você também pode definir programações de retenção em vários estágios. Digamos que, quando um documento não é modificado por mais de 90 dias, as versões anteriores não serão necessárias, portanto, para economizar espaço, eu quero que todos os rascunhos anteriores sejam excluídos (como cada versão ocupa o tamanho total do documento, 10 versões significam 10 vezes o espaço que pode ser ocupado). Também não quero que os documentos se aglomerem nesta biblioteca porque é um espaço colaborativo. Após 1 ano, os documentos não são mais necessários, mas precisam ser mantidos por 7 anos devido a questões legais. Eu posso definir um segundo estágio para enviar todos os documentos para um centro de registros após 1 ano.
O SharePoint Server 2010 oferece recursos bastante aprimorados e flexibilidade para retenção de documentos. Alguns dos principais aprimoramentos incluem opções de retenção de vários estágios, mais ações de retenção personalizadas e retenção com base no local. Além disso, aprimoramentos com a criação de fluxos de trabalho com o SharePoint Designer o tornam muito mais fácil para criar fluxos de trabalho personalizados e criar ações de retenção para resolução de suas necessidades.
Quentin Christensen
Gerente de Programa, Gerenciamento de Documentos e Registros
Esta é uma postagem de blog localizada. O artigo original encontra-se em Policy and Retention in SharePoint Server 2010