5 инструментов для управления проектами, которые помогут вам сэкономить время, деньги и силы
Вести проект в наполненной стрессами среде постоянно меняющейся организации может быть непростой задачей. В современном мире средний офисный сотрудник перегружен бесчисленным количеством дедлайнов, встреч, собраний и задач — и это значит, что, скорее всего, у него нет достаточно времени на то, чтобы посвятить все свои способности проекту. К счастью, вы можете облегчить эти задачи. Чтобы обеспечить успех проекта независимо от того, выполняете вы его для своего клиента или учредителя, познакомьтесь с этими инструментами для управления проектами, которые помогут сэкономить время, деньги и силы.
Диаграммы Ганта и доски scrum
В эпоху бесконечного потока информации – армады слов постоянно борются за наше ограниченное внимание — простое изображение может быть наиболее эффективно. Диаграммы Ганта используют базовые горизонтальные столбики для отображения фаз проекта и его прогресса. С одного взгляда ваши коллеги смогут увидеть текущий статус работы и где потребуется их действия. Также они сразу смогут увидеть, сколько времени отведено на каждую фазу работ.
Доски Scrum функционируют в похожей форме и прекрасно подходят для проектов с менее жёсткими расписаниями и включающими несколько команд. Доски отображают разные фазы проекта — планирование, выполнение и т.д.— и маркеры для каждой команды. По мере выполнения работы и завершения фаз, команды могут перемещать свои маркеры по доске. Это позволяет всем вовлеченным сотрудникам видеть всю картину и свое место в ней.
Назначение задач
Легко пообещать сделать что-нибудь, и гораздо труднее вспомнить и сделать это. Особенно, когда запросы поступают без остановки. Вот почему так важны онлайн-инструменты для назначения задач. Лица, ответственные за завершение своей части проекта – будь это разработка логотипа или сведение финальных цифр, смогут легко войти и увидеть именно то, что им нужно сделать. В зависимости от настроек своей учетной записи они также могут получать уведомления о надвигающихся сроках.
С другой стороны, менеджеры проектов могут следить за своей командой и быть уверенными, что все задачи завершаются вовремя без необходимости прокручивать длинные цепочки сообщений. Это помогает избегать дорогостоящих задержек и нежелательных срывов.
Распределение ресурсов
В среде агентства, распределение ресурсов имеется ключевое значение. Менеджеры проектов нуждаются в эффективном инструменте для составления расписаний и отслеживания часов каждого члена своей команды для предотвращения перегруженности, сорванных сроков и недовольных клиентов. Но такой способ организации не ограничен только «творческим» миром. Не будет ли полезным, даже в корпоративном офисе, видеть ясную картину о доступности каждого сотрудника?
Попросите свою команду оценить, в любой возможной степени, свою доступность по ходу проекта. Пусть они исключат дни своего отпуска, дни, когда они будут заняты встречами и другие занятые дни. Если вы будете знать почасовую доступность, то сможете создавать реалистичные временные шкалы. Онлайн-инструмент для распределения ресурсов упрощает задачи по отслеживанию фактических часов в сравнении с запланированными и вносить соответствующие коррективы, способствуя более плавным рабочим процессам для вас и вашей команды.
Инструменты для сбора отзывов
Возможность предоставления отзывов имеет разное значение для разных людей — некоторые предлагают конкретные и детальные запросы по редактированию, другие оставляют неопределенные эмоции и реакции. Иногда разные заинтересованные лица представляют конфликтующие мнения. Все это усложняет человеку, получающему отзывы, понимание плана действий. Кого им слушать?
Инструменты для сбора отзывов помогают заинтересованным лицам голосовать и ранжировать различные версии практических результатов, упрощая возможность предоставления согласованного направления для группы. Если конкретное мнение должно быть более весомым – возможно, по причине значительного опыта – вы можете посчитать его голос за два.
Встроенные отчеты
Отчеты о ходе работ являются критически важной частью любого проекта — и не должны отнимать много времени. Вместо того, чтобы тратить ценные часы на создание нового отчета, выберите один из встроенных. Вы сможете ввести нужные данные, а программа сама отформатирует и визуализирует их наилучшим образом.
Все это значит, что вы сможете начать планировать свой следующий проект гораздо скорее.