Руководство по конфиденциальности для сообщений электронной почты брифинга
Важно!
Мы приостановили отправку сообщений электронной почты брифинга, чтобы внести некоторые улучшения. Вы по-прежнему можете получить доступ к надстройке Outlook Viva Insights или приложению Viva Insights в Teams, чтобы получить доступ к ключевым функциям, пока эта служба не возобновится. Дополнительные сведения об этом изменении см. в статье Приостановка брифинга.
При обработке данных для сообщений электронной почты брифингов корпорация Майкрософт защищает конфиденциальность сотрудников и полностью соответствует местным нормативным требованиям, таким как Общий регламент по защите данных (GDPR). Брифинг защищает конфиденциальность следующими способами:
- Личные и частные сообщения. Ваши сообщения о брифингах являются личными и частными и отправляются вам только непосредственно в почтовом ящике, к которым никто в вашей организации, включая ИТ-администратора или руководителя, не может получить доступ.
- Данные всех пользователей хранятся в закрытом режиме . В сообщениях электронной почты о брифингах не содержатся новые личные сведения о других пользователях в вашей организации. Аналитические сведения и действия основаны на информации, созданной вами и вашей организацией, просто в течение обычного рабочего дня. Сообщения электронной почты о брифинге основаны на информации, к которым у вас уже есть доступ, но не может быстро агрегироваться без помощи.
- Безопасность почтовых ящиков. Данные электронной почты для брифингов используют Exchange Online электронной почты и данные календаря, а также обрабатывают и хранят любые аналитические сведения или действия в почтовом ящике Exchange Online, поэтому безопасность данных встроена и обеспечивается Exchange.
- Соответствие GDPR . Корпорация Майкрософт соответствует GDPR при предоставлении сообщения электронной почты для брифинга.
- Конфигурация на уровне пользователя . Администратор может включать или отключать все функции электронной почты брифинга для одного или нескольких пользователей. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка электронной почты для брифинга . Затем пользователь может выбрать Отменить подписку в конце любого электронного сообщения брифинга, чтобы по отдельности отказаться.
- Дополнительные сведения всегда доступны . В первом письме для брифинга описано, что это такое, что ваши данные хранятся в конфиденциальном виде, и содержатся ссылки на документацию для получения дополнительных сведений. Все последующие сообщения о брифинге всегда будут содержать информационные ссылки и возможность отмены подписки.
Ваш опыт работы с электронными письмами для брифингов
Вы можете использовать сообщение электронной почты о брифинге для выполнения следующих задач:
- Подготовьтесь к собраниям, на которых отображаются связанные задачи или документы, связанные с сегодняшними собраниями.
- Управление задачами , которые напоминают вам о ожидающих задачах из электронной почты.
- Ищите максимальное время , запланируя время в календаре, которое заглушивает уведомления о непрерывной и независимой работе.
Принципы действия
Аналитические сведения и действия в сообщении электронной почты о брифинге основаны на данных почтового ящика Exchange Online, таких как электронная почта и данные календаря. Аналитические сведения основаны на данных, которые уже доступны в почтовом ящике Exchange Online.
Например, если вы хотите определить, какие обязательства вы взяли на себя перед другими пользователями, вы можете вручную просмотреть каждое сообщение электронной почты в почтовом ящике. Сообщение электронной почты о брифинге просто избавляет вас от этого оголительного процесса.
Соответствие требованиям GDPR
Корпорация Майкрософт помогает контроллерам данных выполнять следующие обязательства по электронной почте для брифинга:
Защита и защита персональных данных пользователей. Все данные хранятся в почтовом ящике Exchange Online сотрудников. Вычисляемые метрики, такие как задачи, добавляются в почтовый ящик. Таким образом, сообщение электронной почты о брифинге отвечает этому обязательству в силу Exchange Online также выполняет обязательство:
- Корпорация Майкрософт не будет использовать данные клиентов в Exchange Online для рекламы.
- Корпорация Майкрософт не будет добровольно раскрывать Exchange Online данные клиентов правоохранительным органам.
- Корпорация Майкрософт будет выполнять все требования, связанные с шифрованием данных Exchange Online, и внедрит элементы управления, чтобы снизить риски нарушения безопасности и обеспечить непрерывность бизнес-процессов согласно ISO 27001 и 27018.
Уведомление пользователей в случае обнаружения нарушения. Корпорация Майкрософт уведомляет контакты о конфиденциальности клиентов в течение 72 часов после того, как корпорация Майкрософт узнает о нарушении безопасности, используя стандартные операционные процедуры реагирования на инциденты Microsoft 365.
Удовлетворение запросов пользователей (DSR) на экспорт, удаление или ограничение обработки персональных данных. Корпорация Майкрософт поддерживает ваши потребности в выполнении запросов пользователей следующими способами.
- Запросы на экспорт данных . Пользователи могут просматривать аналитические сведения в электронном сообщении брифинга и управлять ими, если они хотят иметь постоянные копии своей информации.
- Запрос на ограничение обработки . Используйте PowerShell, чтобы отказаться от использования сотрудниками сообщения о брифинге. Кроме того, сотрудники могут по отдельности отменить подписку на сообщение электронной почты о брифинге, чтобы ограничить обработку своих данных.
- Удалить данные сотрудников. Войдите в Центр администрирования Microsoft Entra, а затем удалите данные сотрудника с помощью портала управления пользователями.
Дополнительные сведения см. в статье Соответствие GDPR.