Методы инициирования общих изменений

8 мин

После внедрения Microsoft 365 для осуществления преобразований организации, как правило, заинтересованы в использовании передовых методов применения этой технологии. Рассмотрим:

Общие методики по преобразованию и рекомендации по реализации инициатив в этой области
Сценарий определенных распространенных методов и тактик, используемых в обычных рабочих сценариях

Общие рекомендации по осуществлению преобразований

Для внедрения инициатив в области преобразования рассмотрите следующие методы:

Активно вовлекайте спонсоров и заинтересованных лиц. Спонсоры играют ключевую роль в осуществлении преобразований. Вы можете предоставить спонсорам основные тезисы для обсуждения и ролевые модели поведения. Спонсоры также могут помочь создать коалицию поддержки во всей организации. Пример. Когда руководители просят сотрудников использовать Microsoft Teams, они отправляют сообщение через Teams или по электронной почте?
Сообщайте "Что мне это даст". Сообщите о пользе, которую это изменение принесет не только организации, но и отдельному сотруднику. Пример. Сокращение времени, затрачиваемого на непродуктивные собрания, может освободить время для работы над наиболее важными проектами.
Создавайте и укрепляйте психологическую безопасность. Сотрудники могут неохотно использовать новые методы работы из-за страха последствий. Пример. Руководитель отдела отправляет всем сотрудникам сообщение о поддержке и одобрении усилий по осуществлению изменений.
Предпринимайте четкие действия и предоставляйте ясные рекомендации. Что сотрудникам следует делать по-другому и какие рекомендации вы можете дать, чтобы помочь им использовать новые модели поведения? Пример. Всем руководителям рассылаются электронные сообщения с советами и рекомендациями о том, как, например, организовать эффективные индивидуальные встречи для развития навыков сотрудников.
Обменивайтесь информацией о достижениях. Активно делитесь успешными моментами для поддержания нужных моделей поведения. Пример. Поощрение усилий отдела с наибольшим соблюдением зарезервированного времени продуктивной работы во время общего собрания.
Предоставляйте доступ к дополнительным сведениям. Сообщите, к кому или куда сотрудники могут обратиться за дополнительной информацией. Пример. Создание центрального сайта с часто задаваемыми вопросами и обучающими материалами, а также адреса электронной почты, на который пользователи могут направлять свои вопросы.

Общие рекомендации по реализации конкретных сценариев

Ниже приводится несколько распространенных сценариев и тактик для действий:

Уменьшение нагрузки, связанной с собраниями
Развитие эффективных руководителей
Уменьшение разобщенности в организации

Уменьшение нагрузки, связанной с собраниями

Перегрузка собраний является частым бременем для сотрудников, и ее можно измерять с помощью метрик Viva Аналитики. Ниже приведен список распространенных методов, позволяющих уменьшить усталость от собраний.

Планируйте более короткие собрания. Работа занимает больше отведенного на нее времени. Измените продолжительность собрания по умолчанию с 60 до 45 минут и с 30 до 25 минут.
Возьмите за правило планировать время продуктивной работы. Сотрудники часто чувствуют себя перегруженными, потому что выполнение задач совместной работы занимает больше времени, чем ожидается. Время продуктивной работы — это период времени без собраний, который сотрудники могут использовать для выполнения наиболее важных задач.
Приглашайте меньше людей. При подготовке повестки дня укажите цель посещения для каждого сотрудника. Эта практика позволяет выявить участников, присутствие которых не является обязательным, в том числе людей, которым требуются только заметки к собранию.
Отменяйте повторяющиеся собрания. Каждый квартал переоценивайте потребность в повторяющихся собраниях, которые занимают много времени. Попробуйте отменить некоторые из них, а затем добавить их обратно, если они пропущены.
Говорите нет собраниям. Руководители, которые отказываются от собраний, на которых не требуется их присутствие, с кратким объяснением того, почему они отказались, расширяют возможности сотрудников и демонстрируют здоровые привычки.
Используйте Viva Аналитику для сокращения собраний. При составлении приглашения на собрание продолжительностью в один час организатор видит напоминание о необходимости сократить собрание на 15 минут.
Используйте Microsoft Teams вместо проведения собраний. Каналы Teams позволяют участникам команды задавать вопросы и получать на них ответы, а также вносить изменения без необходимости проведения собрания.

Развитие эффективных руководителей

Отношения между сотрудниками и руководителями могут повысить эффективность сотрудников благодаря адекватному консультированию или привести к увольнению, если сотрудники не чувствуют поддержки. Ниже приведен список распространенных методов, позволяющих повысить эффективность руководителей.

Включите аналитику для руководителей. Viva Аналитика предлагает панели мониторинга, помогающие менеджерам определить способы улучшения поведения команды.
Планируйте повторяющиеся индивидуальные встречи. Требуйте, чтобы руководители встречались со своими подчиненными в течение 30 минут по крайней мере два раза в месяц и возложите на них ответственность за достижение этой цели.
Подготовьте темы для обсуждения на индивидуальной встрече, но оставайтесь гибкими. Рекомендуется структурировать индивидуальные встречи, но не слишком жестко, чтобы оставалось место для совместного творчества. Сначала согласуйте темы для обсуждения и не забудьте выделить достаточно времени для обсуждения наиболее важных тем.
Установите четкие права на принятие решений. Создайте четкие правила, когда руководители необходимы для принятия решения, и определите, кто в команде, наиболее близкой к действию, отвечает за решения.
Используйте Teams и OneNote для отправки заметок к собраниям. Сотрудники могут делиться заметками к собраниям, содержащих сведения о решениях и поручениях, с руководителями в качестве альтернативного способа их информирования.

Уменьшение разобщенности в организации