Как общаться с командой о OKR и Viva Цели

Завершено

Эффективное взаимодействие — это ключевое свойство OKR-чемпиона, которое значительно влияет на успех программы OKR. Поскольку OKR-чемпионы отвечают за обучение, содействие внедрению и помощь своим командам в освоении изменений, возможность четкого и эффективного общения крайне важна.

1. Оценка готовности

Важно определить, насколько восприимчивы пользователи к изменению способа работы и внедрению новых технологий. Ваш план развертывания должен отражать готовность вашей организации.

Для определения готовности и побуждения к изменениям необходимо:

• Сформулировать общую потребность и видение: рассказать о причине изменений и необходимости действовать сейчас
• Объяснить необходимое изменение: как выглядит текущее состояние и как будет выглядеть будущее состояние?
• Мобилизовать обязательства: определить ключевых заинтересованных лиц и заручиться поддержкой руководителей; провести анализ сопротивления

Определите готовность, задав следующие вопросы:

• Какими были факторы успеха при предыдущем развертывании новой технологии? Какие ошибки были допущены?
• Происходят ли в вашей организации другие крупные развертывания или события?
• Какие внутренние ресурсы можно задействовать для распространения информации? Например, существующие каналы связи, регулярное обучение и мероприятия руководства.
• Какие преимущества и риски связаны с этим развертыванием?
• Как можно подчеркнуть преимущества?
• Как можно снизить риск?

Совет

Выполните подробный анализ и определите готовность команды и группы пользователей; Мы рекомендуем сначала пилотировать Viva Цели в одной команде для выявления и решения любых проблем в ранней контролируемой среде.

2. Планирование

Определите критерии успеха

• Чего вы пытаетесь достичь с помощью Viva Целей?
• Как выглядит успех с Viva Цели? Будьте точными. Что вы надеетесь увеличить и уменьшить, и насколько? Опишите свое будущее состояние. Вы даже можете использовать платформу OKR для определения успеха Viva Целей и назначения себе или своей команде этого OKR.

Определите ключевые результаты и вехи

• Ваши ключевые результаты должны улучшиться в зависимости от внедрения и показать руководству влияние Viva Целей на ваш бизнес
• Поставьте вехи. Где вы находитесь сегодня и где вы надеетесь быть через квартал? Через два квартала? Через год?

Определите способы сбора информации и оценки удовлетворенности пользователей, а также степени выполнения плановых показателей.

Примерами являются NPS сотрудников, данные внутренних опросов и данные пользователей из Viva Целей.

Соберите ядро своей команды

Для внедрения новых технологий и методик требуется участие и поддержка со стороны всего предприятия. Ниже приведены ключевые группы и участники команды, которые могут помочь в объединении важных для вашей организации результатов по технологиям и бизнесу. У каждой группы или участника есть определенная роль в реализации и внедрении, и их следует задействовать как можно раньше и чаще.

Роль	Обязанности
Ответственного спонсора	Информирование о высокоуровневом видении и ценностях Viva Цели в масштабах всей компании
Супер-чемпион	Обеспечение реализации бизнес-целей после внедрения Viva Целей
Лидеры	Помощь в евангелизации Viva Целей и управление обработкой возражений
Руководитель проекта	Контроль процесса развертывания и логистики Viva Целей
Администратор клиента (ИТ-специалист)	Контроль всех технических аспектов развертывания и развертывания Viva Целей
Руководители отделов (заинтересованные лица)	Определите, как отделы будут использовать Viva Цели и поощрять вовлеченность
Ранние последователи	Использование Viva Целей на ранних этапах и предоставление отзывов, чтобы помочь сгладить любые проблемы перед широким запуском для всей организации
Ведущий по обучению сотрудников	Управление учебным контентом о Viva Цели и обмен данными о ней
Сообщество OKR и Лидер L&D	Отвечает за создание и управление внутренним сообществом, ориентированным на OKR, что позволяет проводить широкие обсуждения и координировать возможности обучения в компании.

3. Развертывание

Ваша конечная цель заключается в том, чтобы Viva Цели работали во всей организации, чтобы вы могли связать ежедневную работу каждого участника команды с бизнес-результатами.

Однако по мере продвижения к модели зрелости OKR и управлению изменениями, связанными с развертыванием, мы рекомендуем облегчить вашей организации реализацию OKR с помощью пилотного развертывания для пользователей.

Преимущества пилотного проекта для пользователей двояки: во-первых, вы быстро узнаете, как работает методология в вашей корпоративной культуре, и получите представление о проблемах и возможностях. Во-вторых, пилотная группа может служить примером для остальной части организации. Ее успех в достижении своих целей будет мотивацией для подключения других групп.

Вот три способа проведения пилотного развертывания для пользователей.

Пилотная группа руководства

Один из самых популярных путей развертывания программы OKR — сверху вниз. Преимущество этого пути состоит в том, что руководство полностью поддерживает программу, а цели и ключевые результаты очень хорошо согласованы.

Вот как это происходит:

• В первом квартале группа руководителей устанавливает цели и ключевые результаты (OKR). Так как OKR прозрачны по своей природе, вся организация будет иметь представление об этих целях.
• В течение первого квартала в качестве примера устанавливается еженедельная периодичность контрольных проверок. Повестки дня собраний строятся вокруг измерения OKR.
• Когда первый квартал заканчивается, руководители команд уже обучены. Они разрабатывают свои OKR, согласованные с командой высшего руководства.
• Через квартал или два руководители групп развертывают свои ключевые результаты. В этот момент подключаются отдельные участники команд.
• Попросите участников принять схему обучения по программе лидерства OKR по требованию. Таким образом каждый участник пилотного проекта получит возможность обучать, вовлекать и повышать квалификацию своих сотрудников в области методики и программного обеспечения OKR.

Пилотная группа отдела

Другой популярный метод развертывания рассчитан на один отдел или группу (например, отдел маркетинга, ИТ-отдел или группу разработчиков продуктов) и заключается в проведении развертывания сверху вниз с участием руководителей групп и отдельных сотрудников.

Вот как это происходит:

• При формальной или неформальной поддержке высшего руководства, группа принимает еженедельную периодичность для регистрации в течение 1-2 кварталов, экспериментируя с тем, что работает, и вносит гибкие изменения. По ходу дела руководители команд отчитываются перед руководством об успехах, проблемах и рекомендациях.
• После того, как отдел и руководство освоятся с этим ритмом работы, составляется план обучения, чтобы распространить OKR на всю организацию. В этом плане используется опыт, наработанный отделом, чтобы сделать процесс как можно более плавным для всей организации.
• Попросите участников принять схему обучения по программе лидерства OKR по требованию. Таким образом каждый участник пилотного проекта получит возможность обучать, вовлекать и повышать квалификацию своих сотрудников в области методики и программного обеспечения OKR.

Другой вариант: "Теория Большого Взрыва"

Хотя в пилотном внедрении программы OKR мы придерживаемся принципа "ползи-иди-беги", зрелые компании, способные эффективно и результативно провести организацию через изменения, могут выбрать запуск OKR в масштабах всей организации сразу.

Преимущество этого подхода "Большой Взрыв" состоит в том, что компании могут использовать динамику начального рывка и быстрее реализовать преимущества OKR во всей организации. Однако этот подход часто требует больше ресурсов, поэтому он наиболее успешен, когда руководство компании полностью куплено, общение ясно, а развертывание поддерживается схемой обучения Приступая к работе с Viva Цели.

Независимо от того, какой путь вы выберете, важно выяснить, что лучше всего подходит для вашей организации. Не торопитесь, так как обычно требуется несколько кварталов, чтобы освоиться с изменениями. Вскоре вы войдете в устойчивый ритм, и ваша программа OKR будет расти, развиваться и преобразовывать вашу организацию в процессе.

Измерение успешности

Ваши цели определяют нужный результат и позволяют измерять успех развертывания Viva Целей.

Важно обеспечить полное участие заинтересованных сторон в определении OKR, чтобы они чувствовали свою сопричастность и согласовывали эти показатели успеха с определенными задачами проекта. OKR должны включать в себя сочетание технических и ориентированных на пользователя успехов.

Цель	Ключевые результаты	To-Do
Реализация Viva Целей в FY22, чтобы мы могли улучшить фокус и развивать наш бизнес	KR1: все SLT задают OKR в 1-м квартале KR2: подключить и обучить 500 пользователей в 2-м квартале KR3: 100% пользователей добавили ORK в Viva Цели в 3 квартале.	— Определить пилотные команды — Составить пилотный план тестирования — Включить пилотных пользователей в Teams — Реализовать пилотный проект — Провести опрос для сбора отзывов о пилотном проекте — Измерить успешность пилотного проекта
Создание ритма бизнеса на Viva Цели, чтобы мы могли внедрить OKR в нашу повседневную рабочую жизнь	FY22 Q22 SLT бизнес-обзор, проведенный и завершенный в Viva Цели KR1: увеличьте использование панели мониторинга Viva Целей на собраниях с 1x до 3x во 2-м квартале. KR2: увеличить использование панели мониторинга Teams с 1 до 2 раз в месяц. KR3: все руководители групп проходят одну контрольную проверку в месяц.	- Компания OKRs добавлена в Viva Цели. — Руководители проходят по крайней мере одну контрольную проверку. — Создать привлекательную панель мониторинга для проверок.

4. Обучение и внедрение

Мы рассмотрим все, что вам нужно знать о написании отличных OKR в модуле Написание эффективных OKR с помощью Viva Целей и включение OKR в ваши бизнес-ритмы в модуле Обеспечение успеха программы OKR .

5. Доработайте план коммуникации

Одной из наиболее важных частей быть чемпионом OKR является эффективное общение о вашей программе OKR с Viva Цели.

Сведите вместе план коммуникации и временную шкалу

Используйте поэтапный подход к коммуникациям и позаботьтесь, чтобы нужные коммуникации происходили в нужное время так, чтобы все члены команды чувствовали включенность и поддержку.

Доработайте план коммуникации с учетом аудитории

OKR-чемпиону необходимо учитывать три аспекта вашей аудитории: профессиональную роль ее участников, как они учатся и к какому типу личности они относятся.

Профессиональная роль

Информация, которую мы даем и как мы ее даем, должна зависеть от того, с кем мы общаемся. Так мы сможем удовлетворять потребности или решать проблемы, связанные с ролью собеседника. Например, содержание презентации и способ ее подачи изменится, если она будет проводиться для группы руководителей, а не команды инженеров. Учитывая роль участника, мы можем связать информацию с ним непосредственно.

Полезный способ начать адаптировать информацию для вашей аудитории — рассмотреть, что ожидается от нее каждый день.

• Как введение OKR поможет ей?
• Какие потенциальные препятствия или опасения могут возникнуть у нее?
• Насколько ограничена ее пропускная способность?
• Можно ли выделить место в распорядке дел участников аудитории, чтобы они чувствовали, что у них есть время на обучение и адаптацию к изменениям, которые от них требуются?

Зная, какие индивидуальные проблемы и потребности могут возникнуть, ваша команда будет чувствовать себя более уверенно и осознавать, что для нее есть обоснованный путь к будущему. Это также способствует развитию любознательности, открытости и мышления роста.

Стили обучения

OKR-чемпионы должны совместно с коллегами разрабатывать эффективные стратегии коммуникации и проявлять гибкость, реагируя на различные потребности. Не существует универсального способа коммуникации. Однако это не означает, что не существует полезных стратегий, которые помогают людям общаться инклюзивно.

Ключевые стратегии инклюзивной коммуникации:

• Меняйте методы. По возможности используйте различные подходы. Планируйте время интерактивной совместной работы с альтернативным вариантом для независимых рабочих часов, предоставляйте визуальные ресурсы для сопровождения устных собраний, записывайте собрания и включайте расшифровку в реальном времени.
• Следуйте рекомендациям по специальным возможностям. Примите такие меры, как проверка документов на порядок чтения, включение субтитров на собраниях и добавление альтернативного текста к изображениям. Использование таких инструментов, как проверка читаемости (Майкрософт), обеспечит соответствие документов отраслевым стандартам.
• Привлекайте своих коллег. Все мы объясняем происходящее так, как это понятно нашему собственному мозгу; это значит, что при изучении нового материала часто возникает непонимание и трудности. Попросите своих коллег рассказать о вашем преподавании своими словами. Это позволит проверить проверяет понимание и расширяет пути коммуникации.

Инклюзивная коммуникация — это непрерывная работа, которую OKR-чемпионы должны постоянно проверять.

Типы личности

Последний элемент, который необходимо учитывать при изучении вашей аудитории, — это тип личности. Автор бестселлеров Гретхен Рубин предложила схему под названием "Четыре склонности", которая оказывается полезной для профессиональной аудитории, особенно при внедрении изменений и новой информации. Так как OKR-чемпионы занимаются и тем, и другим, это особенно мощный инструмент, о котором надо знать.

Изучая реакцию людей на ожидания, изменения и новую информацию, Рубин обнаружила, что людей можно разделить на четыре большие категории:

• Скептики
• Поборники
• Должники
• Бунтари

Знание основ каждого типа личности и стратегий, которые можно использовать при работе с ними, помогает OKR-чемпионам эффективно коммуницировать и поддерживать единство команды.

Скептики хотят обоснования и охотятся за информацией. Спрашивающие просыпаются и думают: "Что нужно сделать сегодня?" Они мотивированы выполнением того, что они одобряют и понимают. Как только вы их убедите, Скептики станут мощными союзниками и защитниками. И наоборот, им не нравится тратить время и силы на деятельность, с которой они не согласны. Не пугайтесь их вопросов; если они давят на вас, то, скорее всего, потому, что пытаются добиться согласия и понимания того, о чем вы просите.

• Стратегии:
  • Планируйте регулярные рабочие часы; Это, скорее всего, сведет ваши усилия к минимуму, поскольку они поймут, что существует определенное время и место, где они могут задавать любые возникающие вопросы.
  • Укажите контактные данные, по которым они могли бы обращаться с вопросами за пределами аудитории.

Поборники хотят знать, что нужно сделать. Сторонники просыпаются и думают: "Что в расписании и списке заданий на сегодня?" Они очень мотивированы, чтобы сделать что-то. Они очень не любят совершать ошибки, получать упреки или не доводить дело до конца (если оно есть в списке дел, оно будет сделано!). Если обучение было включено в их расписание, Поборники, скорее всего, будут готовы изучать и применять новую информацию и практику.

• Стратегии:
  • Предоставьте все ресурсы, которые могут им понадобиться (pdf-файлы, ссылки, презентации и т. д.).
  • Ясно излагайте вопросы и задания для них.

Должники мотивируются ожиданиями и правилами. Долгеры просыпаются и думают: "Что я должен сделать сегодня?" Они очень мотивированы подотчетности. Они очень не любят, когда им делают замечание или когда они подводят других. Для успеха в работе с Должниками надо четко установить ожидания и определить ответственность.

• Стратегии:
  • Установите барьеры, чтобы Должники шли в нужном направлении (будьте готовы к тому, что их придется немного подтолкнуть).
  • Планируйте регулярные контрольные проверки, чтобы убедиться, что они соглашаются и чувствуют поддержку.

Бунтарям нужна свобода делать все по-своему. Они сопротивляются почти всем правилам. Повстанцы просыпаются и думают: "Что я хочу сделать сегодня?" Они очень мотивированы чувством свободы и самоопределения. Возможно, вам будет трудно добиться поддержки со стороны бунтарей, но поскольку они часто бывают новаторами и лидерами, то, приняв идею, они будут подталкивать других к ней. Ключевой момент — это настойчивость. Бунтари процветают при независимости. Уважать ее — отличный способ удержать Бунтарей с вами.

• Стратегии:
  • Уважайте их потребность в независимости, спрашивая их совета.
  • Дайте им небольшие руководящие роли (например, назначьте их ответственными за комнаты отдыха или проекты). Это поощряет их участие и дает им возможность самим выбрать обучение (а не чувствовать, что его им навязали).

Вы не всегда будете знать, какой состав участников обучения, но иметь какой-то образец реакции разных людей поможет вам подготовиться и удовлетворить потребности вашей команды.

Эффективная коммуникация требует хотя бы периферийного понимания аудитории. Заранее проделанная работа по учету профессиональных ролей, разнообразия стилей обучения и различных типов личности может помочь OKR-чемпионам адаптировать информацию и коммуницировать более эффективно.