Планирование внедрения Teams
Внедрение среди пользователей очень важно для успешного развертывания Microsoft Teams. Teams объединяет широкий спектр различных рабочих нагрузок, таких как обмен сообщениями, файлы и голосовые сообщения. Организации могут существенно изменить бизнес-процессы для эффективной совместной работы и общения с помощью Microsoft Teams. По мере изменения бизнес-процессов конечные пользователи часто считают, что их ежедневные процедуры и процессы также изменяются. Для успешного внедрения Teams пользователи должны положительно принять именно это изменение. Без участия конечных пользователей, внедряющих Teams в качестве основного центра совместной работы, применять Teams не удастся, даже если само развертывание будет выполнено идеально.
В приведенном ниже списке указаны высокоуровневые шаги, которые организациям следует предпринять для внедрения Teams и способствования положительному принятию среди пользователей. Эти действия, которые можно изменить в зависимости от размера организации, помогут обеспечить устойчивый уровень общения с заинтересованными лицами, лидерами, ИТ-администраторами и пользователями для успешного развертывания Microsoft Teams.
Определите ключевых заинтересованных лиц, лидеров и профилей пользователей.
Определите и выберите подходящие бизнес-сценарии.
Проведите пилотный проект с бизнес-пользователями, специалистами по ведению бизнеса и ИТ-специалистами.
Разработайте и запустите кампанию по внедрению и управляйте ей. Скачайте комплект для успешной работы клиента в качестве отправной точки. Хорошая кампания по внедрению включает:
внутренние информационные материалы, например плакаты, цифровые вывески и мероприятия;
сведения для самостоятельного изучения и информация об обучении в определенном расположении;
определенный механизм обратной связи;
предварительно определенные показатели успешности (принятие решения, просмотры ключевых материалов, участие в курсах).
Создайте программу для лидеров наряду с развертыванием службы.
Предоставьте стандартный способ обратной связи.
Выполняйте измерения и делитесь успехами.
Настройте обмен сообщениями и способы в соответствии с отзывами, а затем повторите действия.
Определите ключевых заинтересованных лиц, лидеров и профилей пользователей
Первое правило успешного внедрения — создать динамическую команду, состоящую из ключевых заинтересованных лиц и подходящих людей, которые могут способствовать изменениям в других и влиять на них. Команда должна состоять из ответственных пользователей, представляющих различные разделы организации. Ключевые роли заинтересованных лиц: исполнительные спонсоры, владельцы служб, ИТ-специалисты и лидеры.
Исполнительные спонсоры. Эти люди являются ключевыми руководителями в организации, и их участие важно для внедрения среди сотрудников. Они оказывают наибольшее влияние на культуру компании и могут активно сообщать о ценности и преимуществах новых технологий и бизнес-процессов.
Владельцы служб. Эти люди несут ответственность за то, чтобы люди использовали службу и получают от нее пользу. Определить владельцев служб в организации важно для обеспечения реализации бизнес-целей, установленных для Office 365.
ИТ-специалисты и лидеры. Получить одобрение от каждого пользователя в организации — это непросто. ИТ-специалисты и лидеры могут помочь решить эту проблему и сыграть важную роль в принятии Office 365. Они обладают опытом, стремятся к дальнейшему углублению знаний и готовы предоставлять помощь и обучение коллегам. Они помогают перевести Office 365 в реальность своего отдела или команды.
Организациям следует планировать регулярные собрания этих заинтересованных лиц, чтобы держать их в курсе хода выполнения проектов. Инициирование "совета по совместной работе", чтобы получать отзывы и проводить обсуждения, может быть полезно, если это позволяет корпоративная культура.
Рекомендации. Как ни странно, пользователи, которые могут быть самым серьезным препятствием перед изменениями, также могут стать самыми важными союзниками в развертывании такого типа. Следует заранее и часто взаимодействовать с этими членами организаций, чтобы услышать, что их волнует и какие у них есть вопросы. Часто у них есть ценные отзывы, которые делают проект развертывания Teams более успешным. После того как вы получите одобрение проекта от таких пользователей, другие конечные пользователи, которые, возможно, скептически настроены в отношении изменений, часто следуют их инициативе и используют новую систему.
Профили пользователей
Важно понимать типы пользователей в организации. У вас есть в основном мобильные пользователи? Постоянно ли они участвуют в собраниях или выступают с презентациями? Знаете ли вы, какие из ваших пользователей имеют самые большие проблемы с существующими решениями для совместной работы?
Сегментация пользовательского сообщества таким образом поможет вам определить группы, которые наиболее открыты для изменений. Они часто представляют собой лучшие цели для ранних пилотных бизнес-проектов, и их отзывы важны. Понимание того, как проходит "день из жизни" пользователей поможет вам расставить приоритеты бизнес-результатов, разработать цели внедрения, соответствующие вашему развертыванию, и поддерживать использование с течением времени.
В следующей таблице указаны несколько типичных профилей пользователей.
| Профиль пользователя | Фокус |
|---|---|
| Офисные сотрудники | Работает в основном в офисе, создает собрания и звонки |
| Торговый представитель | Внешний сотрудник, часто общается в чатах и использует хранилище файлов |
| Менеджмент или руководство высшего звена | Работает с конфиденциальными данными, поэтому имеет повышенные требования к безопасности |
Лидеры
Они необходимы для информирования, внедрения и обучения в организации. Лидер — это человек, который в первую очередь помогает другим людям, заинтересованным в новых технологиях, и помогает другим пользователям использовать их в соответствии с вашими рекомендациями.
Определив людей, которые могут стать лидерами совместной работы, вы получите более широкую команду поддержки, которая может предоставлять важные отзывы о планах реализации. Поощрение для лиц, выбранных для этой программы, состоит в том, что она предоставляет им ранние сведения о планах компании и позволяет предоставить отзывы об изменениях, которые улучшат их ежедневные процессы. Любые вложения в это сообщество, будь то время, внимание или награды, вернуться в вашу реализацию с помощью их поддержки и лидерства.
Лидеры помогут вам в следующем:
создание атмосферы, которая способствует внедрению улучшенных бизнес-процессов;
формирование круга влияния в своих командах;
воплощение в жизнь новых методик работы в командах;
определение бизнес-задач и возможных решений;
предоставление отзывов проектной группе и спонсорам.
Для создания успешной программы лидеров пользователям всех типов следует максимально увеличить диапазон и эффективность преимуществ для развертывания Teams.
Дополнительные сведения. Корпорация Майкрософт предоставляет различные инструкции и наборы средств, чтобы помочь компаниям развертывать Teams.