Сбор контента для дела

Завершено

Коллекции в eDiscovery (премиум) позволяют диспетчерам обнаружения электронных данных искать источники данных хранения (например, почтовые ящики и сайты SharePoint). Они также могут выполнять поиск в источниках данных, не относящихся к хранению (например, в почтовых ящиках групп и Teams), а также использовать определенные критерии поиска (например, ключевые слова и диапазоны дат) для определения область поиска. Это помогает при оценке содержимого, которое может иметь отношение к делу.

Преимущества коллекций

• Эффективное определение области. Коллекции предоставляют оценку содержимого, помогая руководителям принимать обоснованные решения о размере и область соответствующих данных.
• Автоматизированные процессы. Автоматизация процесса сбора сокращает время и усилия, необходимые для управления сохранением данных вручную.
• Комплексный поиск. Коллекции могут выполнять поиск по различным источникам данных и типам контента, включая электронную почту, документы и беседы Teams.

Рабочий процесс создания коллекций и управления ими

Рабочий процесс создания коллекций в eDiscovery (премиум) и управления ими включает несколько ключевых этапов:

1. Создайте и запустите оценку коллекции:

1. Определение источников данных. Определите источники данных, не относящиеся к хранению, для поиска. Вы также можете включить дополнительные источники данных, которые не относятся к делу.
2. Настройка поискового запроса. Используйте ключевые слова, свойства и условия для создания поисковых запросов, возвращающих содержимое, которое, вероятно, относится к делу.
3. Отправить коллекцию. Создайте оценку коллекции, включая объем данных, расположение содержимого и количество попаданий в поисковые запросы.

2. Просмотр оценки и статистики. После создания оценки коллекции и ее запуска следующим шагом является просмотр статистики сбора. Эта статистика помогает проверить, найдено ли соответствующее содержимое, и определить расположения содержимого с наибольшим успехом. Вы также можете просмотреть пример результатов поиска, чтобы убедиться, что они находятся в область исследования.

3. Пересмотр и повторное выполнение оценки сбора. На основе оценок и статистики, возвращаемых коллекцией, может потребоваться уточнить поиск. Настройте источники данных и поисковый запрос, чтобы расширить или сузить область коллекции. Обновите и повторно запустите оценку коллекции, пока не будете уверены, что она содержит наиболее релевантный контент.

4. Фиксация оценки коллекции в наборе для проверки. Если удовлетворены результатами сбора:

• Завершение область сбора. Убедитесь, что коллекция возвращает тип содержимого, соответствующего делу.
• Фиксация набора проверки. Добавьте коллекцию в набор для проверки, включая параметры бесед чата, облачных вложений и версий документов.
• Обработка. Содержимое подвергается большей обработке во время приема в набор для проверки с применением OCR для извлечения текста из изображений.

5. Обзор коллекции. После фиксации коллекции в наборе для проверки сохраняются подробные сведения о коллекции, предоставляя историческую запись собранных элементов. Эта запись включает статистику об извлеченных элементах, глубоком индексировании, используемом поисковом запросе и расположениях содержимого, из которых были собраны элементы.

Управление коллекциями и источниками данных

Просмотр и редактирование сведений о хранителях, переиндексирование данных хранителя и освобождение хранителей являются важными задачами управления коллекциями. На вкладке Источники данных перечислены все хранимые лица, добавленные в дело. Выберите хранителя, чтобы просмотреть подробные сведения. Чтобы обновить источники данных, выберите Изменить источник, измените расположение данных и параметры удержания, а затем отправьте изменения.

Повторное индексирование обеспечивает исчерпывающие и точные результаты поиска, упорядочивая данные для быстрого поиска и получения. Выберите хранителя и выберите Обновить индекс для частично индексированных элементов. Если дело закрыто или хранитель больше не имеет отношения, выберите хранителя и нажмите кнопку Освободить, чтобы удалить удержание и обновить состояние хранителя.

Если состояние удержания не применено правильно, выберите хранителей и выберите действие Повторная удержание .

Создание оценок сбора и управление ими

Перед созданием оценки сбора добавьте в дело хранителей и источники данных, не относящиеся к хранению. Убедитесь, что у вас есть необходимые разрешения для создания оценки коллекции. Сохраните ход выполнения в виде черновика коллекции и завершите его позже, если потребуется. Чтобы создать оценку коллекции, выполните приведенные далее действия.

1. Перейдите к eDiscovery>Premium на портале Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview.
2. Перейдите на вкладку Варианты и откройте дело обнаружения электронных данных (премиум), а затем перейдите на вкладку Коллекции .
3. Выберите Создать коллекцию , чтобы начать процесс создания коллекции.
4. Введите имя (обязательно) и описание (необязательно) для коллекции. Имя нельзя изменить после создания коллекции, но описание можно изменить.
5. На странице Источники данных хранителя выберите конкретных хранителей, добавленных в дело, или используйте параметр Выбрать все для поиска всех хранителей, добавленных в дело.
6. На странице Источники данных , не относящиеся к хранению, выберите конкретные источники данных, не относящиеся к хранению, добавленные в дело, или используйте параметр Выбрать все , чтобы выбрать все источники данных, не относящиеся к хранению, добавленные в дело.
7. На странице Дополнительные расположения выберите другие почтовые ящики и сайты для поиска в коллекции.
8. Создайте поисковый запрос на странице Поисковый запрос, используя ключевые слова, пары свойств или список ключевое слово. Добавьте условия поиска, чтобы сузить область коллекции.
9. Проверьте и отправьте оценку сбора. Система создает оценку, отображая статистику и выборку результатов для проверки.

При фиксации оценки коллекции в наборе для проверки настройте такие параметры, как потоки беседы, облачные вложения и версии документов. Добавьте коллекцию в новый или существующий набор проверки и нажмите кнопку Зафиксировать , чтобы завершить процесс.

Управление оценками сбора

Используйте меню Действия на всплывающей странице оценки коллекции для выполнения различных задач управления, таких как редактирование коллекции, фиксация коллекции в наборе для проверки, экспорт отчетов и удаление оценки коллекции. После фиксации оценки коллекции в наборе для проверки доступны только параметры Копировать коллекцию и Экспортировать как отчет .

Что происходит после фиксации оценки сбора

После того как оценка сбора фиксируется в наборе проверок, выполняется несколько важных процессов и проверок:

• Набор для проверки создается и отображается на вкладке Наборы проверки .
• Поисковый запрос коллекции выполняется повторно для сбора последних элементов.
• Ход выполнения обязательства по сбору отображается на всплывающей странице оценки сбора.
• Элементы обрабатываются с применением оптического распознавания символов (OCR) для извлечения текста из изображений.
• Состояние коллекции обновляется на Зафиксировано.

Просмотр статистики сбора и отчетов

После фиксации коллекции в наборе для проверки становятся доступны различные статистические данные и отчеты:

• Вкладка Сводка: содержит сведения об элементах коллекции, оценках, индексировании, типах файлов и многом другом.
• Вкладка Источники данных: отображает сведения о хранимых и нерепетиционных источниках данных.
• Вкладка Статистика поиска: сохраняет историческую статистику из оценки коллекции для сравнения.

Различия между оценками сбора и фактическими зафиксированных коллекциями

Часто наблюдаются различия между оценками сбора и фактическим количеством элементов, зафиксированных в наборе для проверки. Эти различия могут возникать из-за:

• Дочерние элементы. Дополнительные элементы, такие как вложения, могут увеличить количество элементов в наборе для проверки.
• Повторяющиеся элементы. Элементы, уже хихи в наборе для проверки, больше не добавляются.
• Параметры конфигурации коллекции. Параметры, выбранные в процессе фиксации, могут повлиять на количество добавленных элементов.
• Оценка и фактические результаты. Различия могут возникнуть из-за изменений в данных между оценкой и фиксацией коллекции.

Узнайте, как создать коллекцию

Просмотрите видеоверсию интерактивного руководства (доступны субтитры на разных языках).

Обязательно выберите полноэкранный режим в видеоплеере.